Nueva Actualización: Manual de nuevas funciones incluidas en la versión actualizada

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1 Nueva Actualización: Manual de nuevas funcines incluidas en la versión actualizada 1

2 Cntents Frma de Cbr: Hits... 3 Tarifa Plana... 4 Módul de Adelants... 5 Generar Liquidacines Ajuste masiv pr mnt (THH): Reprtes Históric de Tip de Cambi: Usuari Vacacines: Nuev Reprte: Demra ingres de hras pr prfesinal Reprte Cicl de Facturación: Nuevs permiss: Secretaria y Tarifa Clientes: Tiene nuevs camps en la creación de cliente

3 Frma de Cbr: Hits Se abre una tabla para ingresar ls hits prgramads, el mnt y la fecha de recrdatri. 3

4 Se ingresan ls hits prgramads y cn el sign de se agregan nuevs. El día que se defina en el camp fecha de recrdatri, el sistema enviará un mail al encargad cmercial recrdand el hit que se vence. Las bservacines sn pcinales y el mnt se puede mdificar en cualquier mment en cas de que las cndicines cambien. Una vez que deseen liquidar/cbrar algun de ests hits deberá ir a Cbranza/Generación de Cbrs a Facturación/Pre-Liquidacines y pueden buscar pr cliente filtrar pr frma de tarificación (se explica más adelante). Tarifa Plana Ahra existe una nueva tarifa, la Tarifa Plana. Esta tarifa cnsiste en aplicar la misma tarifa a tds ls usuaris independientemente de la categría. Es decir si y ingres 150 USD en la tarifa plana para algún cliente, cada abgad/sci/practicante que ingrese una hra para este cliente, se le aplicará la tarifa de 150 USD/hra. Cóm se utiliza? Buscas al cliente que deseas aplicar la tarifa (Admin. Sistema/Clientes). Lueg te vas a la parte de Dats de Tarificación (que antes se llamaba Dats de Cbranza) y en la sección de tarifas vas a ver una nueva que dice plana pr. Deben dar clic a esa tarifa hrasy digitar el mnt de la tarifa plana que deseas aplicar a este cliente. Es imprtante seleccinar la mneda en el camp de arriba que dice Tarifa en. Ver imagen a cntinuación: 4

5 Módul de Adelants El Módul de Adelants permite registrar adelants de efectiv que ns hagan ls clientes. Se puede definir si ests adelants sn para pagar sól hnraris, sól gasts cualquiera de ls ds. Tenems cass en que el cliente ns adelanta efectiv exclusivamente para pagar ls gasts incurrids en cualquiera de sus asunts. También existen cass en que el cliente ns adelanta diner para pagar sól hnraris. En tds ests cass el nuev módul de adelants ns permite registrarl. Cóm utilizarl? Se debe ingresar en Cbranza/Adelants para ingresar un adelant de diner que realice algún cliente. Para agregar un adelant deb de dar clic dnde está la flecha rja en agregar adelant. 5

6 Al dar clic se abrirá la siguiente imagen. En esta pantalla se debe de llenar ls siguientes dats del adelant: Fecha: Se debe ingresar la fecha de ingres del diner al estudi El cliente que realiza el adelant de diner Asunts: Permite definir si el adelant de efectiv se puede utilizar para tds ls asunts de un cliente, para algún asunt en particular. Si se seleccina un asunt específic, el sistema sól permitirá usar este diner para pagar las liquidacines/cbrs del asunt seleccinad. Si n se seleccina ningún asunt (en cualquiera ) permitirá utilizar este diner para pagar liquidacines/cbrs de cualquier asunt de este cliente. Mnt: Ttal del diner adelantad. Mneda: Se debe definir la mneda del diner adelantad (pess, dólares, eurs, etc.) Númer de dcument: Es un camp pcinal y es para llenar el númer de transferencia, númer de cheque, etc. Tip: Permite seleccinar si el adelant se hiz en Efectiv, Cheque, Transferencia u Otr. Descripción: Se puede ingresar cualquier descripción cn infrmación básica del adelant Banc: Si el Estudi tiene agregad ls bancs en el sistema, se puede seleccinar algun del listad. Cuenta: Si el Estudi tiene agregad las cuentas de ls bancs en el sistema, se puede seleccinar una de ellas. Para el pag de Hnraris: Se puede seleccinar que este adelant aplique sól a hnraris Para el pag de Gasts: Se puede seleccinar que este adelant aplique sól a Gasts. Nta: Si se seleccinan ls ds anterires el sistema permitirá aplicar el adelant para pagar tant hnraris cm gasts de este cliente, prevaleciend el pag de ls hnraris antes que ls gasts. 6

7 Una vez que le dams guardar a este adelant se pdría ver el el listad de adelants. Ver imagen a cntinuación. La infrmación que se muestra es: El númer del adelant, el cliente, descripción, mnt cn su mneda y sald dispnible. 7

8 Ahra vams a generar una liquidación/cbr de gasts para el cliente Santander y así pder aplicar el adelant a dicha liquidación/cbr. Entrams en Generación de cbrs (Pre- Liquidación), en filtr digitams Santander y Buscar. Ahí le dims clic al símbl de mneda cn una G para generar el brradr de gasts únicamente (est se cnfigura en ls dats del cliente separar gasts y hnraris ). Lueg se ns abrirá la pantalla de la liquidación/cbr para hacer ls ajustes y revisar ls trabajs. Lueg se me abrirá la pantalla de la liquidación/cbr para pder revisar ls dats y aplicarle cualquier cambi. 8

9 Ahra vams a emitir la liquidación para pder aplicar el adelant de gasts. Ns va a figurar le siguiente mensaje: Si deseams utilizar el adelant de gasts que ingresams anterirmente para pagar esta liquidación debems dar Aceptar, dnde autmáticamente se aplicará el sald dispnible del adelant para pagar el sald de la liquidación. Una vez hech est, entrams al pas de la liquidación, dnde autmáticamente pasa a estad pagad cm l vems en la imagen a cntinuación. Si n tienen el módul de facturación activ se ve de la siguiente manera: Se genera un dcument de pag y autmáticamente queda en el estad de Pagad cn su dcument de pag generad. 9

10 Si tienen el módul de facturación activ se ve de la siguiente manera: Lueg si generams una factura pr el ttal de ls gasts, me va a mstrar un mensaje indicándme si dese utilizar el sald aplicad a la liquidación para abnar esta factura. Ver imagen a cntinuación. 10

11 Una vez que le dy aceptar ya queda aplicad este sald cm pag de la factura y la liquidación y autmáticamente se me descuenta del mnt inicial del adelant. Si ns vams tra vez a la pantalla de adelants pdems ver cm el mnt inicial del adelant es de USD per después de pagar la liquidación de gasts quedó en USD. 11

12 Generar Liquidacines Se aumentarn ls filtrs de esta pantalla: pr asunt, frma de tarificación, tip de tarificación. Se incluyó la Fecha Desde/Hasta en hnraris y gasts para pder filtrar. Igualmente recmendams n usar fecha desde y sól fecha hasta para evitar que queden hras sin liquidar. 12

13 Ajuste masiv pr mnt (THH): En las liquidacines/cbrs ahra se puede editar directamente el mnt ttal sin la necesidad de hacer un descuent. Est se hace a través de un nuev btón que está al lad del mnt de ls trabajs (ver imagen a cntinuación). Si se mdifica el mnt ttal de ls trabajs (hnraris) las tarifas de cada un de ésts se recalculará según el nuev valr. L que hace el sistema es tma el nuev ttal de hnraris y l divide entre el ttal de hras trabajadas cntempland la tarifa de cada usuari. Cabe mencinar que este btón sól aparecerá si la frma de cbr es Tasa de Hra Hmbre (THH), ya que en las tras frmas de cbr el usuari puede mdificar directamente ls valres que desea cbrar. Cóm se utiliza? Primer debems crear una liquidación/cbr irns a una ya creada (Generación de Cbrs Seguimient de Cbrs). Lueg debems asegurarns que la frma de tarificación sea THH, y ns vams al btón de editar mstrad anterirmente. 13

14 Una vez que le dams clic al btón ns muestra un camp para ingresar el nuev mnt: Ingresams el mnt y debems dar clic al btón de flechas verdes para actualizar dich mnt: Ahra el sistema reajustó tdas las tarifas de ls abgads acrde cn el nuev mnt. Si vams a la pantalla 2 de Trabajs pdems bservar cóm se mdificarn estas tarifas. 14

15 Esta nueva tarifa se puede bservar también en el Excel y el Wrd que se descargan de la liquidación/cbr. Si pr algún mtiv desean regresar al mnt riginal de la liquidación/cbr, sól deben de dar clic a y se eliminará el mnt ajustad y quedará el mnt riginal. Cuand hacems est y dams clic al btón de actualizar las tarifas de ls abgads van a vlver al estad riginal. Reprtes Cambi en nmbre de Reprte Mrsidad pr Deuda Cliente y se agregarn varis filtrs 15

16 También el reprte tiene nuevs filtrs. Ahra se puede filtrar pr mneda, se puede desglsar pr mneda (en cas de querer ver tdas en la misma planilla), y se puede seleccinar fecha desde que deseams ver la deuda de ls clientes. Cambi en nmbre Resumen de Cbranzas pr Resumen Liquidacines Cambi en nmbre Reprte de Facturación pr Reprte de Ventas Históric de Tip de Cambi: 16

17 Es un reprte que muestra el históric de ls tips de cambi registrads a l larg del rang de fecha seleccinad. Muestra de frma diaria tds ls tips de cambis que han sid ingresads mdificads en el sistema. Primer se deben seleccinar el rang de fecha desead: El reprte muestra en un Excel la fecha diaria y el tip de cambi en las mnedas utilizadas. El reprte se ve de la siguiente manera: 17

18 Usuari Vacacines: Se definen ls filtrs de fecha desde y hasta y se muestra el siguiente reprte. Es imprtante mencinar que el sistema muestra cada perid que un usuari tma vacacines. Si tma vacacines 3 veces distintas en el añ entnces va a aparecer en tres filas distintas. Cntiene ls siguientes camps: Nmbre del usuari Iniciales: Iniciales ingresadas en el sistema Fecha Inici: Fecha de inici de vacacines del perid Fecha Fin: Fecha de fin de vacacines del perid Cantidad de Días: Cantidad de días hábiles tmads en el perid 18

19 Nuev Reprte: Demra ingres de hras pr prfesinal Este reprte ns permite revisar el cmprtamient de ls abgads en cuant al registr de tiemp, destacand ls tiemps máxims, mínims (en días), prmedis y cantidad sbre el ingres de trabajs de ls abgads pr mes. Se deben de seleccinar ls filtrs: Fecha desde, Fecha hasta y ls prfesinales deseads. Una vez que se descarga el Excel muestra la demra de cada un de ls prfesinales seleccinadas en el rang de fecha deseada. Para cada mes muestra el mayr tiemp de demra en ingres de hras y el menr. Para ls cass en que en la clumna de menr sale sign negativ, significa que el usuari ingres hras para fechas futuras. Es decir si dice -2 el usuari ingres hy una hra para el día de pasad mañana. Lueg muestra el prmedi de demra en ingres de hras de cada prfesinal. Pr últim muestra el ttal e trabajs ingresads pr este prfesinal. A cntinuación se puede apreciar un ejempl de este reprte: 19

20 Reprte Cicl de Facturación: Para emitir este reprte debems dirigirns a Reprtes EspecíficsFacturación Cicl de Facturación Este reprte ns muestra el tiemp que demra una factura en ser pagada pr nuestrs clientes, mstrand un prmedi glbal del primer abn y el pag al 100% de cada factura. En la pantalla de emisión debems seleccinar una Fecha Desde y una Fecha Hasta la cual se refiere a la fecha de emisión del cbr/liquidación fecha de emisión de la factura en aquells clientes que psean el módul de facturación activad, además pdrán seleccinar el tip de dcument tributari a cnsultar cm se puede ver a cntinuación. 20

21 En el reprte encntraran las siguientes clumnas: Cliente: Nmbre del cliente al cuál se emitió la factura Dcument Legal: Tip y númer del dcument legal Fecha Dcument Legal Fecha Primer Pag: crrespnde a la fecha de registr del primer abn a favr de la factura Fecha Pag al 100%: crrespnde a la fecha en que se agregó un pag a esta factura, cuy mnt igualó el 100% del mnt de la factura Tiemp primer pag de la factura (días): Indica el tiemp transcurrid desde la fecha de emisión de la factura hasta la fecha del primer pag Tiemp pag al 100% de la factura (días): Indica el tiemp transcurrid desde la fecha de emisión de la factura, hasta la fecha del pag que cmpleta el 100% de la liquidación la factura. En la parte inferir derecha encntrara ls prmedis de días que ls clientes se demran en pagar las facturas. 21

22 Nuevs permiss: Secretaria y Tarifa Permis Secretaria: Este perfil permite que un usuari cargue hras a nmbre de tr usuari sin la necesidad de perfil prfesinal. Este permis es exclusiv para secretarias persnas que ingresan hras a tras persnas per que n ingresan hras persnales. Cn este permis le permitirá cargar las hras de las persnas que tenga asignadas en la parte de Usuari Secretari De. Cóm se aplica? Debems ingresar a la pantalla de usuaris (admin.sistema/usuaris) y lueg buscar al usuari que deseams trgarle este permis. Cuand ingresams a la pantalla del usuari, debems bajar hasta la parte de Permiss cm se muestra en la siguiente imagen. Lueg debes seleccinar a las persnas que este usuari le(s) puede ingresar hras. Las persnas se seleccinan cn el clic del muse, y si quiere asignar más de una deb dejar presinad el btón de CTRL y dar clic a cada persna. Si dese seleccinar a tds deb dar clic al primer, seleccinar el btón de SHIFT y lueg seleccinar el últim (manteniend el btón SHIFT presinad). Est se define en la siguiente pantalla: Es imprtante aclarar que este usuari sól pdrá ingresar hra de ls usuaris que tenga seleccinads en la pantalla anterir. Este usuari n pdrá ingresar hras prpias a mens que tenga el permis de Prfesinal. Perfil Tarifa: 22

23 Permite designar cuáles usuaris tiene acces a mdificar las tarifas de ls clientes y asunts. Anterirmente tds ls usuaris que tenían el permis de Admin.Dats pdían mdificar las tarifas. Per pr temas de seguridad creams un nuev permis que permite designar el ls usuaris que pueden mdificar tarifas. Si el usuari tiene el permis de Admin.Dats per n tiene el de tarifa, n va a tener acces a las pantallas de tarifa. El usuari puede seleccinar una tarifa y puede cambiar la mneda per n puede mdificar dicha tarifa. Pr ejempl en la pantalla de ls clientes, en la parte de dats de tarificación se vería de la siguiente manera: Cm pueden ver, n le aparece el btón para editar ni crear nueva tarifa. Tampc tiene acces en el menú inicial a la pantalla de tarifas en Cbranza/Tarifas. 23

24 Clientes: Tiene nuevs camps en la creación de cliente Infrmación Cmercial: Usa Impuest hnrari: Permite cnfigurar cada cliente si utiliza n impuest para ls hnraris. Est aplica para Estudis que tienen clientes en el extranjer y a ésts n les cbran hnraris cn impuest. Usa Impuest Gasts: Permite definir si ls gasts cargads a este cliente se les aplica impuest n. Liquidar pr separad: Permite definir si el cliente se liquidan ls hnraris y gasts junts pr separad. Dats Facturación: País: Permite guardar el país del cliente Nmbre Banc y Cuenta: Permite cnfigurar que cada cliente asunt tenga una cuenta del estudi asignada. Lueg este camp puede ser parametrizable en las cartas de cbr. Alertas: Se pueden cnfigurar las alertas para que le lleguen al Encargad Cmercial (Attache Primari) y/ al Encargad (Attache Secundari). 24

25 También se puede incluir ls mails de tras persnas que también les puede llegar ls mails de las alertas. Dcuments legales pr defect (sól aplica para clientes que tengan en nuev módul de facturación): Permite cnfigurar para cada cliente y/ asunt cuales dcuments legales quier generar pr defect para mis hnraris, gasts cn impuest gasts sin impuest. Esta cnfiguración n es necesaria ni bligatria per ayuda a que cuand en el nuev módul de facturación se generen dcuments legales, el sistema les facilite qué tip de dcument generar. 25

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