PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE PAGO PAGOS A JUSTIFICAR

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1 PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE PAGO PAGOS A JUSTIFICAR Los pagos a justificar vienen regulados en el Artículo 63 de las Normas de ejecución del presupuesto del ejercicio 2014, donde se definen como: La cantidades que excepcionalmente se libren para atender gastos, sin la previa aportación de la documentación justificativa a la que se refiere la presente normativa y que no se puedan atender con el sistema de anticipos de caja fija. Los documentos a justificar se librarán y se contabilizarán por la naturaleza cierta del mismo, no pudiendo solicitarse para atender gastos de personal. Su utilización se reducirá fundamentalmente para atender gastos de funcionamiento e inversiones. Los perceptores de estas órdenes de pago a justificar quedan obligados a rendir cuenta justificativa de la aplicación de las cantidades recibidas en el plazo de tres meses, que excepcionalmente podrá ser ampliado según lo establecido en el artículo 53 del Decreto Legislativo 1/1999 de 2 de diciembre, que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de la Región de Murcia. Los documentos contables de Pago a Justificar, se expiden a nombre del Cajero Pagador y de su correspondiente Caja Fija, abonándose por transferencia en la cuenta corriente que ésta tiene abierta. El Cajero Pagador se identificará con el CIF de la Universidad (Q E), y MUY IMPORTANTE, debe elegir del desplegable del mismo, la DELEGACIÓN correspondiente a la Caja Fija de su Departamento/Escuela/Servicio. ES IMPRESCINDIBLE SELECCIONAR LA DELEGACIÓN para quedar correctamente identificado en los trámites que se realicen con el programa económico Universitas XXI Económico. Dentro de la casuística de la Universidad para la aplicación del porcentaje de deducción del IVA SOPORTADO, INSTRUCCIÓN 2014 podemos clasificar distintos tipos de pagos a justificar. Hemos elaborado una TABLA EXCEL PJ, donde se calculan los importes según la prorrata que seleccionemos y si es una compra en territorio nacional, intracomunitario o extranjero. Es aconsejable utilizar la tabla, porque recoge el detalle de los importes que corresponden en cada proceso de contabilización del pago a justificar. A continuación detallamos las operaciones paso a paso que intervienen a la hora de realizar un documento contable de Pago a Justificar (PJ), adaptado a la nueva versión de Universitas XXI Económico para el ejercicio 2014, siguiendo el siguiente esquema: 1

2 ESQUEMA DE OPERACIONES DEL DOCUMENTO CONTABLE PJ SOLICITAR FONDOS PARA LA CAJA - Generar Expediente TIPO PJ y ADO (TIPO 05: PJ) - Envío a UAE para Pago ADO (TIPO 05: PJ) INGRESAR FONDOS EN LA CAJA Operación CJ: COBRO PJ Fecha banco - Libramiento de PJ: - Fecha ingreso banco - Tipo de libramiento: CJ - Caja receptora: - Nº Libramiento = Nº ADO - Aplicación Presupuestaria E Importe - IVA Deducible e Importe (en su caso). Novedad HAY ADELANTO DE CAJERO? NO SI CREACIÓN ADELANTO CAJERO -Tercero/Libramiento - Cuenta/Importe - Nº Libramiento - Forma de Pago - Se habilita opción de pago REGISTRAR JUSTIFICANTE DE GASTO (desde el Expediente) REGISTRAR JUSTIFICANTE DE GASTO (desde el Expediente) - Seleccionar en ficha de PAGO: Pagado con Adelanto de Cajero - Desde Ficha Pago - Desde Documentos Pago PAGO DEL JUSTIFICANTE DE GASTO HAY IMPORTE SOBRANTE? SI REINTEGRO SOBRANTE A LA TESORERÍA CENTRAL. Operación RJ NO CREACIÓN DE CUENTA JUSTIFICATIVA ENVIO DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA A LA UAE 2

3 SOLICITAR FONDOS PARA LA CAJA Iniciamos la tramitación de los expedientes desde el módulo de DOCUMENTA Y activamos la opción de nuevo expediente de la carpeta General o mediante el Icono señalado 3

4 1º) Nuevo expediente Pestaña Expediente: Los datos obligatorios a cumplimentar serán los que aparecen marcados en rojo. No obstante, existen otros campos que también pueden ser cumplimentados como son los siguientes: Referencia interna: La denominación será libre, aunque por lo general, se utiliza el formato siguiente PJ-clasificación orgánica-nº de orden. Descripción: se indica el concepto del pago, es decir, especificación del material o servicio que origina el gasto. Fecha de alta: como todos los campos marcados en rojo será obligatoria su cumplimentación. Por defecto aparece la Fecha del día en que se genera, aunque puede ser modificada. Tipo de pago: se tiene que seleccionar la opción de Pago a justificar. MUY IMPORTANTE. Estado del expediente: por defecto aparecerá activada la opción Abierto. Unidad Administrativa solicitante y conformante: A través del cuadro de puntos realizamos la búsqueda y seleccionamos el grupo de gasto (07 Departamentos, 06 Centros, 05 Proyectos y Grupos de Investigación, etc. del que depende la partida presupuestaria a la que se imputa el gasto. El resto de campos no es necesario cumplimentarlos. Con estos datos ya podemos pasar a la pestaña de Datos Presupuestarios, ya que en la pestaña Propuesta no hay que cumplimentarla. 4

5 2º) Datos presupuestarios. Aplicaciones: Desde el botón de búsqueda e introduciendo la clasificación orgánica a la que se imputa el gasto, se selecciona la clasificación económica según la naturaleza del gasto y por tanto se vuelca la partida presupuestaria completa. Impuestos: En caso de que lleve IVA SOPORTADO O DEDUCIBLE (Concepto: ), se reflejaría en esta rejilla de Impuestos. Se puede seleccionar también desde el botón de búsqueda Descuentos: En caso de que lleve IVA REPERCUTIDO (Concepto ), se reflejaría en esta otra rejilla de Descuentos. Se puede seleccionar también desde el botón de búsqueda Una vez cumplimentado los datos presupuestarios, se guarda el expediente desde el icono del diskette o desde la carpeta General opción Guardar : De esta forma, se activa automáticamente la pestaña de Saldos. Ejemplo: 5

6 3º) Saldos. No introducimos datos, solo se puede consultar el estado en que está detallado en el presupuesto. Y pasamos a la pestaña de Datos Asociados 4º) Datos Asociados. En esta pestaña, pinchamos sobre la pestaña Captura de Documentos en Fases de Expediente 6

7 Desplegándose la siguiente ventana, que hace referencia a la generación del nuevo documento contable 5º) Documento Contable de Pago a Justificar. A continuación, mediante el botón de búsqueda seleccionamos el código 240 Autorización, Compromiso y Reconocimiento de Obligaciones sobre Crédito Disponible y pinchamos en el cuadro de Aceptar 7

8 En esta ventana solo tendremos que poner la fecha, ya que el nº de aplicaciones e importes se vuelca, según los datos guardados en el expediente. En las siguientes pestañas: Aplicaciones Impuestos Descuentos No tendremos que poner nada, ya que los datos que contienen ya han sido cumplimentados al generar el expediente. Por tanto, pasamos directamente a la pestaña Interesado donde a través de los botones de búsqueda rellenaremos los siguientes campos: Interesado: el Cajero Pagador se identificará con el CIF de la Universidad (Q E), y MUY IMPORTANTE, debe elegir del desplegable del mismo, la DELEGACIÓN correspondiente a la Caja Fija de su Departamento/Escuela/Servicio. ES IMPRESCINDIBLE SELECCIONAR LA DELEGACIÓN para quedar correctamente identificado en los trámites que se realicen con el programa económico UNIVERSITAS XXI ECONÓMICO. Ordinal Perceptor: Seleccionar la cuenta corriente correspondiente a la Caja Fija de la Unidad de Gasto. 8

9 Tipo de pago: 05 Pagos a Justificar Forma de pago: La forma habitual es mediante Transferencia bancaria. Área origen de gasto: Elegimos la de nuestra provincia, es decir, 30 (MURCIA) Ordinal Pagador: Cuenta Central de Tesorería: En la siguiente pantalla, podemos ver un ejemplo de cómo quedarían cumplimentados los campos descritos. 9

10 En la siguiente pestaña CONTABLES, habrá que indicar en el cuadro del Texto Libre el concepto o descripción del gasto. 10

11 El último paso, será el correspondiente a la pestaña Firmas. Cumplimentar las firmas necesarias Una vez que tengamos el EXPEDIENTE y el DOCUMENTO CONTABLE impreso y firmado lo enviamos a la Unidad de Asuntos Económicos y Presupuestarios, adjuntando la información, factura proforma etc., de que dispongamos, para que una vez revisado y conformado la Sección de Tesorería y Gestión Presupuestaria, lo incluya en una propuesta de pago y tramite su pago a la Caja Fija. INGRESAR FONDOS DOCUMENTO CONTABLE PJ EN LA CAJA FIJA El usuario tendrá que comprobar en la cuenta corriente de su Caja Fija, que se ha realizado el abono del documento contable de pago a justificar y contabilizarlo. El proceso a seguir es el siguiente: Desde el módulo de Justificantes de Gasto, seleccionar: Diario Libramientos 11

12 IMPORTANTE: Se ha modificado en la nueva Versión 8.1 revisión 0.0, para el EJERCICIO 2014, la cumplimentación de los Libramientos del Tipo CJ- Cobro pago a justificar. La modificación consiste en que se ha añadido una rejilla más al libramiento para el registro de los impuestos. La rejilla se llamará IVA DEDUCIBLE. 12

13 La rejilla contendrá las siguientes columnas: Orgánica Libre. Será la columna en la que se registre la clasificación orgánica de la aplicación no presupuestaria de impuestos que se seleccione. Concepto. Será la columna en la que se registre el concepto no presupuestario de la aplicación no presupuestaria de impuestos que se seleccione: En este caso es H.P. IVA Soportado Importe. El usuario registrará manualmente el importe que corresponda en el libramiento al IVA deducible de la operación. Esta columna aparecerá totalizada. Se ha implementado junto a la rejilla un acceso a la tabla de aplicaciones no presupuestarias del ejercicio activo del módulo desde el que se haya abierto el libramiento. No podrán registrarse manualmente aplicaciones no presupuestarias que no se encuentren en la tabla. También se ha implementado un botón para eliminar líneas de la rejilla. 13

14 El registro de los datos en esta rejilla de impuestos no será de carácter obligatorio, es decir, en un libramiento podrán registrarse únicamente aplicaciones presupuestarias y no impuestos. Ejemplo de libramiento cumplimentado, con importe de IVA deducible: Las demás casillas a cumplimentar son iguales que en las anteriores versiones Nº de Libramiento y Nº de Documento, poner el nº del Documento Contable de Pago a Justificar, sería conveniente que apareciese el mismo para unificar datos. Fecha de contabilización y Fecha de Recepción, debéis comprobar en el extracto del banco cuando se abona y poner la fecha de abono en ambas casillas. Fecha Justificación: es de forma automática. Aplicación presupuestaria y el importe. la misma que se especifico en el expediente y en el documento contable Guardamos y automáticamente se abre la pantalla de cobro del PJ 14

15 OPERACIÓN CJ: COBRO PJ Tras guardar un libramiento de cobro de pago a justificar debe generarse la operación de cobro del mismo para reflejar el ingreso en la cuenta de la Caja Fija. La operación de cobro puede generarse en el mismo momento de guardar el libramiento, en cuyo caso se vuelcan los datos de libramiento e importe, o bien a posteriori desde una operación nueva vacía en la que se registrará el número de libramiento de referencia. En ambos casos la modificación consiste en que el importe que se vuelque al campo Importe del bloque Datos de Tesorería, será la suma de lo que se haya registrado en la rejilla de aplicaciones presupuestarias (el importe totalizado) más la suma de lo que se haya registrado en la rejilla de impuestos (el importe totalizado). El resto de datos de la operación se cumplimentarán de la misma manera, se indica en Fecha operación la fecha de abono en el banco y en la casilla Cuenta la cuenta donde se abona. En el siguiente ejemplo aparece el total del Libramiento anterior: 15

16 Una vez contabilizado el abono en el sistema ya podemos gastar con las mismas peculiaridades indicadas en el procedimiento de ACF. ADELANTO DE CAJERO Si aún no disponemos de la factura original y tenemos que anticipar el pago, o anticipar fondos, el sistema los recoge a través del adelanto de cajero. Este se asociará al justificante de gasto y su trámite es igual que en el proceso de ACF, pero con la peculiaridad de que en Tipo de pago debemos poner pago a justificar y en Libramiento tenemos que relacionarlo con el libramiento que corresponda. REGISTRAR JUSTIFICANTE DE GASTO Para contabilizar el gasto podemos: 16

17 1º) Desde el módulo de DOCUMENTA, buscamos por el nº de expediente del pago a justificar y en la pestaña de Datos Asociados, seleccionamos Nuevo Justificante de Gasto, con lo cual ya queda asociado o ligado al expediente, rellenamos el justificante de gasto con la factura que tengamos, igual que para ACF. 2º) Desde el módulo de JUSTIFICANTES DE GASTO con la observancia de que en la pestaña de Otros Datos no se olvide marcar el nº de expediente y referencia interna asociado pues de lo contrario quedaría el expediente abierto y los datos incorrectos, teniendo que anular todo el proceso y volver desde el inicio. Debemos Seleccionar el tipo de pago y buscar el libramiento asociado La forma de registrar los datos de la ficha IMPUTACIÓN de los justificantes del gasto del tipo de pago Pagos a justificar, se ha modificado con respecto al trámite del ejercicio anterior. 17

18 En el ejercicio 2014, las validaciones que se hagan de los importes a cumplimentar en la ficha IMPUTACIÓN estarán relacionadas con los importes registrados en el libramiento del pago a justificar correspondiente. El importe que se registrará en las aplicaciones del presupuesto de gastos deberá validarse contra el importe que para la aplicación se haya registrado en el libramiento en la rejilla de aplicaciones presupuestarias de gastos. El importe que se registrará en las aplicaciones de IVA corresponderá al IVA deducible de la factura, y deberá validarse contra el importe que para la aplicación del IVA se haya registrado en el libramiento en la rejilla de IVA DEDUCIBLE. Respecto a la validación de los importes de la ficha IMPUTACIÓN con los importes de la ficha ECONÓMICO, se modificará y se realizará de la siguiente forma: El importe total registrado en las aplicaciones de gasto deberá ser exactamente igual al importe total menos el IVA deducible de la ficha ECONÓMICO. El importe total registrado en las aplicaciones no presupuestarias de la rejilla de impuestos deberá ser exactamente igual que el importe del campo IVA deducible de la ficha ECONÓMICO. Respecto a los importes de la rejilla de descuentos no se modificarán las validaciones que existen actualmente, es decir, la suma de los importes de todas las aplicaciones de retención, ya sean de ingresos o no presupuestarias, que se encuentren registradas deberá coincidir con el importe de la casilla Importe retención de la ficha ECONÓMICO. En el caso de encontrarse el justificante detallado por líneas los importes con los que deberá realizarse la validación deberán ser los de la ficha ECONÓMICO resumen. PAGO DEL JUSTIFICANTE DE GASTO Para el ejercicio 2014, ES OBLIGATORIO, antes de cumplimentar la FECHA DE PAGO en la pestaña del justificante de gasto, ENVIAR un DUMBO A LA UAE, opción, Vº.Bº justificante de gasto de pago a justificar, con los datos del Nº de Expediente, Nº de Documento Contable de Pago a Justificar y adjuntar copia de la/s factura/s contabilizada/s en el programa económico. Hasta que la UAE, no dé su VºBº a esa contabilización, NO SE PODRÁ CUMPLIMENTAR LA FECHA DE PAGO, ni proceder a elaborar la correspondiente Cuenta Justificativa de pago a justificar. 18

19 Una vez obtenido el documento con el VºBº de la UAE, se adjuntará a la documentación de la cuenta justificativa de pago a justificar El justificante de gasto, UNA VEZ OBTENIDO EL Vº Bº DE LA UAE, se puede pagar de la misma manera que se ha indicado en el procedimiento de ACF. 19

20 Si lo hemos pagado con un Adelanto de Cajero, entonces elegimos esa opción Pagado con Adelanto de Cajero y cumplimentamos la casilla Número adelanto Cajero. Es IMPORTANTE que el Adelanto quede unido al justificante de gasto, y por eso hay que relacionarlo, porque de lo contrario queda abierto. Tenemos que comprobar en la pestaña Otros Datos, que el Justificante de Gasto de pago a justificar, tiene el Nº de Expediente, en caso contrario tendremos que ponerlo, para que quede asociado a él. (IMPORTANTE) REINTEGRO SOBRANTE A LA TESORERÍA CENTRAL En el caso de que no coincidiera por ser mayor el libramiento que el importe del justificante de gasto, antes de efectuar la cuenta justificativa, será necesario hacer una transferencia a la Tesorería Central, con el dinero sobrante. La copia de la transferencia pasará a ser un documento más de la cuenta justificativa. Hay que registrar la devolución de este importe en una operación RJ (Reintegro de Pago a Justificar). 20

21 En el ejercicio 2014, con las modificaciones implementadas en el libramiento se divide el importe cobrado entre aplicaciones del presupuesto de gastos y aplicaciones no presupuestarias de impuestos. Por lo tanto, cuando se calcule el importe de la operación RJ de reintegro de pago a justificar la diferencia deberá calcularse de la misma manera pero el importe que deberá tomarse de cada justificante no será únicamente el imputado a las aplicaciones del presupuesto de gastos sino el imputado a esas aplicaciones más el imputado a aplicaciones de impuestos. El resto de consideraciones que tiene en cuenta el sistema a la hora de calcular el importe de reintegro serán las mismas, la única diferencia estará en, como se ha comentado, el importe a tener en cuenta de los justificantes del gasto (que incluirán las aplicaciones de impuestos). Para realizar la operación, desde el módulo de: JUSTIFICANTE DE GASTO Diario Operación Nueva Operación: Ponemos la Descripción de la operación y en Clase de operación señalamos la RJ, (reintegro de pago a justificar), nos saldrá que es de Tipo PJ, seleccionamos la Caja de la cual sale el reintegro y el Nº libramiento que corresponda y en Datos de Tesorería aparece el importe a reintegrar automáticamente y tenemos que elegir la Cuenta desde donde hacemos el reintegro. 21

22 Guardamos y el programa nos facilita un Nº de Operación, que es el que ponemos como Nº Carta Pago Reintegro, al hacer la cuenta justificativa. Con esto ya hemos reflejado que lo que hemos recibido en el libramiento, nos lo hemos gastado, y el resto los hemos devuelto, estamos en disposición de hacer la cuenta justificativa de pago a justificar, para rendir cuentas. CREACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA DE PAGO A JUSTIFICAR Este procedimiento, sería igual que para las cuentas justificativas de Anticipos de Caja Fija, elegimos la opción: Módulo: Justificantes de gasto: Cuentas Justificativas Pagos a Justificar Justificación 22

23 Elegimos el acuerdo de Caja que corresponda y pinchar en Aceptar. Una vez ahí elegiremos el libramiento que se trate 23

24 En Facturas Asociadas, nos saldrá el/los justificantes de gasto realizados y pagados que hayamos hecho y en el caso de que haya dinero sobrante el Importe de Reintegro. En la casilla de Nº. Carta Pago Reintegro, tenemos que rellenarla y poner el Nº de la Operación RJ En la casilla de Fecha Reintegro, ponemos la fecha de pago del banco, aceptamos y entonces nos sale la siguiente pantalla, donde elegimos los tipos de informes y aceptamos, El proceso de generación de la cuenta justificativa se modifica en el ejercicio 2014 en los siguientes aspectos: En la primera página, la que tiene el título Cuenta de Pagos a Justificar Ordinarios tanto en el bloque DEBE como en el bloque HABER, además de aparecer las aplicaciones del presupuesto de gastos aparecen las de impuestos, es decir: En el bloque DEBE aparecen las aplicaciones de impuestos y sus importes registradas en el libramiento al que corresponde la cuenta justificativa. Lo que sumen los importes de todas las aplicaciones que se aparezcan deberá corresponder al total de libramiento, es decir, a lo que se haya cobrado en la operación de cobro. En el bloque HABER aparecen las aplicaciones de impuestos (Bajo el literal Aplicación Impuestos) y sus importes registradas en los justificantes del gasto asociados al libramiento. 24

25 Cada aplicación aparecerá una única vez con el importe totalizado, es decir sumará el importe imputado a la misma aplicación en todos los justificantes asociados al libramiento. Se deberán mostrar tanto aplicaciones del presupuesto de gastos como aplicaciones no presupuestarias de impuestos. Ejemplo: 25

26 La segunda página de la cuenta justificativa pasa a llamarse: Aplicaciones por IVA deducible. En el informe únicamente aparecerán las aplicaciones de IVA imputadas en los justificantes del gasto asociados al libramiento. 26

27 La parte del informe Relación de justificantes del gasto asociados a la cuenta justificativa no se ha modificado, ni en la primera parte en la que se muestra por aplicación presupuestaria el listado de justificantes con su importe, ni en la segunda en la que aparece por aplicación presupuestaria el listado de operaciones de imputación con sus datos básicos incluido el número de justificante. Ejemplo:

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