SELECCIÓN DE TALENTO HUMANO

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1 Página: 1/4 ELABORA: Angela María Vargas Martínez REVISA: Ninfa del Carmen Vega Monsalve CARGO: Coordinadora de Gestión Humana CARGO: Directora de Gestión del Conocimiento y Talento Humano FIRMA: FIRMA: APRUEBA: CARGO: FIRMA: 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos bajo los cuales se debe realizar el proceso de reclutamiento y selección del personal que ingresa a la institución con el fin de asegurar que el personal contratado sea competente de acuerdo con los requisitos definidos para ello por la Fundación Hogares Claret. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los candidatos en el ámbito nacional desde que se detecta la necesidad de ocupar una vacante o crear un nuevo cargo hasta su vinculación a la Fundación. 3. DEFINICIONES Educación: Educación de tipo formal y que involucra la obtención de un título con reconocimiento nacional. Experiencia: Se especifica en tiempo; puede ser de dos tipos: tiempo de experiencia externa en el sector o Tiempo de experiencia interna en la Fundación y/o en la actividad específica. Formación: Conocimientos complementarios que se adquieren mediante educación no formal (seminarios, talleres, cursos etc.) y que se requieren para ejecutar correctamente las actividades definidas en un determinado cargo. Habilidades: Aptitudes necesarias para llevar a cabo la actividad; algunas de ellas se pueden desarrollar internamente durante el entrenamiento, y otras son condiciones previamente desarrolladas por las personas.

2 Página: 2/4 Profesiograma: Documento que describe integralmente las condiciones especiales de cada uno de los cargos, como perfil del cargo, responsabilidades, niveles de autoridad, riesgos ocupacionales, metodología de selección y otros. Prueba psicotécnica: Es un test diseñado para evaluar el nivel de inteligencia, aptitudes específicas, los rasgos de personalidad, intereses, valores y las capacidades de un candidato de manera objetiva. Prueba COMPEHC: Es una prueba psicológica diseñada para la Fundación Hogares Claret con el fin de evaluar algunos comportamientos y formas de pensar de acuerdo a los perfiles de la institución. Entrevista de Selección: Es un acto mediante el cual la empresa trata de obtener información del candidato por medio de una serie de técnicas y preguntas. Es la fase definitiva y clave dentro de un proceso de selección que permite encontrar el candidato idóneo para el puesto de trabajo. Reclutamiento: Proceso utilizado para atraer un número determinado de candidatos idóneos para un cargo específico dentro de la institución. 4. DESCRIPCIÓN 4.1. Condiciones generales: El modelo de selección de la Fundación Hogares Claret es un modelo funcional, por lo cual todo proceso de selección debe partir del perfil de responsabilidades o competencias que se requieren para el puesto de trabajo, el cual se encuentra documentado en el profesiograma de cada cargo El incremento de la planta de cargos así como la asignación salarial de cada nuevo cargo será aprobada únicamente por el Comité de Personal previo análisis de la solicitud respectiva, la cual debe ser justificada por el solicitante. La respuesta de aprobación o no que emita el Comité de Personal debe comunicarse al solicitante mediante documento escrito. En caso de aprobación deberá indicarse el nombre del cargo, la asignación salarial, el área de vinculación y el jefe inmediato Para iniciar un proceso de selección se requiere el diligenciamiento del formato F-12 Requisición del Talento Humano por parte del director de programa o área donde se encuentre la vacante o se requiera crear el cargo. En caso de que se requiera cubrir una vacante ya existente, la Dirección Administrativa Regional autoriza mediante firma en el F-12 el inicio del proceso; para nuevos cargos, la Dirección Administrativa Nacional o la Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano debe autorizar mediante firma del F-12. Este documento debe archivarse en la carpeta del empleado en cada regional Los Auxiliares de Recursos Humanos son los encargados de recopilar las hojas de vida de los candidatos y los Directores Administrativos Regionales son los responsables de realizar los procesos de selección. Para el caso de oficina central el área responsable de realizar dichos procesos es la Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano.

3 Página: 3/ Todas las hojas de vida internas y externas, recibidas por la Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano o Auxiliares de Recursos Humanos, serán enviadas para un primer filtro a la persona que solicitó el cubrimiento de la vacante, de tal forma que de acuerdo con el análisis de los conocimientos técnicos requeridos, seleccione los candidatos que deben ser llamados a pruebas Los requisitos de los perfiles establecidos en los profesiogramas aplican para las personas que sean contratadas a partir de la fecha de aprobación de estos, los requisitos de experiencia, formación y educación, para los empleados con más de un (1) año en la institución serán convalidados según criterio y autorización del Comité Directivo Nacional o Regional Todo proceso de selección debe incluir el análisis de la experiencia, los resultados de las pruebas y entrevistas realizadas, así como la verificación de la documentación que avala la experiencia y conocimientos del candidato El cubrimiento de vacantes debe ser una labor desarrollada en conjunto entre el área que tiene la necesidad y la Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano, por lo cual las regionales deben informar permanente a esta área sobre el inicio o desarrollo de los procesos de selección y los resultados obtenidos, bien sea mediante el F-12 u otro medio escrito Toda vacante deberá ser divulgada inicialmente al interior de la Fundación, de tal forma que los empleados de la institución tengan la oportunidad de participar en las convocatorias, siempre que cuenten con las capacidades y requisitos solicitados; de esta manera se estimula el desarrollo profesional y se promueve entre los empleados la posibilidad de realizar carrera en la Fundación. Se aceptará hojas de vida de allegados o referidos de empleados siempre que cumplan con los requisitos solicitados Se tendrá prioridad con el personal interno para suplir las vacantes, en caso de no ser posible se procederá con la convocatoria abierta por medio de la publicación de la oferta en la página web De acuerdo con la complejidad u oferta del cargo podrá publicarse también en periódicos de alta circulación El personal interno que participe en procesos de selección para el cubrimiento de vacantes deberá tener el visto bueno del jefe inmediato actual, el cual avalará las competencias del aspirante con respecto al nuevo cargo Los candidatos a ascensos no podrán contar con sanciones disciplinarias recientes graves en la institución La Fundación podrá realizar procesos de selección que incluyan simultáneamente candidatos internos y externos con el fin de darle transparencia a dichos procesos En caso de que un cargo vacante esté siendo cubierto de forma temporal por un empleado que haya demostrado su idoneidad para dicho cargo mediante informes de desempeño satisfactorios, no será necesario realizar proceso de selección. Bastará con el aval de la Dirección Administrativa Nacional, Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano o Dirección Terapéutica o Administrativa Regional, para nombrar en propiedad al empleado; lo cual debe oficializarse mediante carta de nombramiento.

4 Página: 4/ Para los casos en que la elección corresponda a un ascenso no se requerirá el cumplimiento estricto de los requisitos del perfil del cargo, pero sí la elaboración de un plan de mejoramiento en donde se establezca el cierre de las brechas presentes La Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano o los Directores Administrativos Regionales deben aplicar la prueba F-153 COMPECH y las pruebas de conocimiento respectivas de acuerdo al tipo de cargo Todo candidato debe contar como mínimo con las siguientes pruebas: F-153 COMPEHC Prueba de conocimiento (cuando aplique) Entrevista del Jefe Inmediato Verificación de referencias laborales NOTA: En cada caso se analizará la necesidad de un mayor número de entrevistas u otro tipo de pruebas (polígrafo, visitas domiciliarias). En el caso de aprendices se debe garantizar mínimo la prueba COMPEHC El registro de los resultados de las pruebas y las entrevistas realizadas deben reposar en la carpeta del candidato seleccionado Las pruebas de conocimientos deben estar debidamente calificadas de acuerdo con el siguiente parámetro: Se debe establece el valor de cada pregunta dividiendo 5 entre el número de preguntas de la prueba a aplicar. Se cuenta el total de respuestas correctas y se multiplica por el valor de cada pregunta, esto nos da la calificación obtenida por el candidato. Las pruebas se superan con una calificación mínima de 3. Cada prueba calificada debe incluir al pie de la nota asignada, la fecha y el nombre y cargo de quien calificó. Ejemplo: Prueba de 20 preguntas. El valor de cada pregunta: 5/20=0.25 El candidato respondió 13 preguntas acertadamente: 0.25*13=3.2 Calificación obtenida: Se debe realizar confirmación telefónica de la experiencia laboral y las referencias personales. En caso de ser profesional se debe verificar el certificado de autenticidad o validez del diploma expedido por la Universidad en la cual se haya graduado; sin estos resultados la vinculación no se puede formalizar. Los resultados de las confirmaciones y verificaciones realizadas deben registrarse en el espacio destinado para ello en el respectivo F-153 COMPEHC o adjuntar los correspondientes soportes Es responsabilidad de los Directores Administrativos Regionales garantizar que el candidato seleccionado cumpla con el perfil requerido para el cargo; procesos de selección

5 Página: 5/4 que no cumplan con los parámetros establecidos, donde se evidencien fallas y den como resultado la contratación de candidatos que no cumplan con los requisitos, podrán ser causa de procesos disciplinarios para los Directores Administrativos Regionales Los auxiliares de recursos humanos o la Dirección de Gestión del Conocimiento una vez finalizado los procesos de selección, diligenciarán una base de datos con la información de los candidatos no seleccionados que podrían ser tenidos en cuenta para próximas vacantes indicando la siguiente información: No. Cédula Nombre Completo Fecha de Proceso Cargo al que Aspiró Escolaridad Razones fundamentales por las que no fue elegido Correo Electrónico Teléfono de contacto Los candidatos que no sean seleccionados deben ser notificados de la decisión mediante correo electrónico o comunicación escrita agradeciendo su participación La comunicación de aprobación de un candidato debe ser realizada exclusivamente por el personal encargado de Gestión Humana en la oficina central o por los Directores Administrativos o Terapéuticos Regionales en cada Regional Es requisito para la firma del contrato contar en el examen de ingreso y aptitud laboral. Para el personal manipulador de alimentos también debe tenerse los resultados del coprológico, frotis de uñas (KOH) y frotis faríngeo los cuales deben estar dentro de los parámetros normales y estar avalados por el médico Cuando un candidato que no cumple con el perfil requerido para el cargo debe contratarse por instrucciones de la Alta Dirección, se debe registrar mediante una X en el formato F-177 Cuadro de Ingresos la liberación o aceptación de que el candidato se contratará sin el cumplimiento total de los requisitos. Esta liberación debe tener como soporte un correo del Director Administrativo Nacional donde autorice dicha contratación o su firma en el F-177 Cuadro de Ingresos En procesos de selección de educadores no será necesario el cumplimiento estricto de los requisitos del perfil del cargo siempre y cuando los candidatos sean egresados y hayan aprobado la formación de la Escuela de Educadores. Debe adjuntarse como soporte el certificado de aprobación de dicha formación Los egresados de algún programa de tratamiento en la Fundación que aspiren a laborar en la Fundación, deben presentar paz y salvo de tesorería En el caso de empleados que se hayan retirado voluntariamente de la Fundación y dentro de los 3 meses siguientes a la fecha de retiro aspiren reingresar, no requieren realizar nuevamente el proceso de selección, excepto si en el momento de su ingreso inicial no lo realizaron.

6 Página: 6/ Pasos para el reclutamiento y selección de personal PASO # DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO Identificar la necesidad de un nuevo F-12 cargo o reemplazo de una vacante y 1. Director de Programa o Área Requisición de solicitar el inicio del proceso de talento humano selección Autorizar el inicio del proceso de selección o la creación de un nuevo cargo. Publicar interna y externamente la vacante Recibir y preseleccionar las hojas de vida de los candidatos que cumplen con el perfil requerido o las equivalencias del mismo. Citar a los candidatos cuyas hojas de vida fueron preseleccionadas. Aplicar y valorar las pruebas correspondientes al cargo. Analizar los resultados de las pruebas practicadas a los candidatos. Elegir y nombrar el candidato más competente para el cargo de acuerdo con los resultados de las pruebas. Para el caso de reingresos ver numeral Notificar al área de Gestión Humana los resultados del candidato elegido para iniciar el proceso de vinculación. Comité de Personal / Director Administrativo Nacional / Dirección de Gestión del Conocimiento y Talento Humano. Empleado responsable Empleado responsable Auxiliar Administrativo Empleado Designado por la Directora de Gestión del Conocimiento y Talento Humano o el Director Administrativo o Terapeutico Regional. Directora de Gestión del Conocimiento y Talento Humano/ Director Administrativo o Terapeutico Regional. Comité de Personal / Comité Directivo Regional Empleado responsable F-12 Requisición de Talento Humano N.A. N.A. N.A F-153 COMPEHC, Pruebas de Conocimiento F-153 COMPEHC Prueba de Conocimiento F-177 Cuadro de ingreso N.A.

7 Página: 7/4 5. ANEXOS - F- 12 Requisición de Talento Humano - F- 153 COMPEHC Sistema de Selección de Personal - F- 177 Cuadro de Ingresos - Pruebas de conocimiento disponibles en la Intranet