Opciones Bandeja de Entrada Workflow. Mantenimiento Proyecto Génesis. Universidad Complutense de Madrid

Transcripción

1 Opciones Bandeja de Entrada Workflow Mantenimiento Proyecto Génesis Universidad Complutense de Madrid

2 Tabla de contenidos 1 INTRODUCCIÓN ACCESO A LA BANDEJA DE WORKFLOW OPCIONES PARA EL USUARIO Refrescar Entorno Organizativo Número de Workflows Opción Refrescar Ejecución de Work Item Visualización de Work Item Aceptar Work Item Apartar Work Item Transmistir el Work Item a otro usuario Presentar Doc. Pendientes Log de Workflow Gestión de Anexos Entorno Imprimir Detalles Gestionar Disposición Clasificación Fijar / Eliminar Filtros /03/2005 T172_001v00 Página 2 de 15

3 1 INTRODUCCIÓN El manual da una visión general acerca de la funcionalidad de la Bandeja de Entrada de Workflow. 1.1 ACCESO A LA BANDEJA DE WORKFLOW. El acceso se puede hacer desde la pantalla de acceso SAP Easy Access de SAP R/3 a través del icono que muestra la figura, o bien a través de menú por las rutas fijadas para ello: Menú SAP Presupuestos Modificaciones Presupuestarias Fiscalizar/Autorizar Menú SAP Ejecución del Presupuesto de Ingresos Workflow Modificar por Workflow Menú SAP Servicio de Intervención Autorizar/Rechazar 15/03/2005 T172_001v00 Página 3 de 15

4 La Bandeja de Workflow tiene la siguiente apariencia: 1.2 OPCIONES PARA EL USUARIO Refrescar Entorno Organizativo. Antes de comenzar a utilizar cada nuevo flujo de Workflow daremos el siguiente paso: 1. Acceso a la Bandeja de Workflow 2. Refrescamos la estructura organizativa a través de: Opciones Opciones Workflow Refrescar entorno organizativo NOTA: Realizaremos este paso antes de comenzar a funcionar con el nuevo Workflow y siempre que tengamos el aviso No existen Responsables asignados a esta tarea. 15/03/2005 T172_001v00 Página 4 de 15

5 1.2.2 Número de Workflows La carpeta sobre la que nos posicionamos indicará el número de Workflows o work ítems que contiene dicha carpeta Opción Refrescar Refresca la Bandeja de Entrada del Workflow para mostrar los nuevos Workflows o work ítems Ejecución de Work Item El sistema ejecutará el Work Item sobre el que previamente nos hayamos posicionado. Cada Work Item tendrá una funcionalidad diferente. Por ejemplo la ejecución de un Work Item de autorización mostrará al usuario el documento que se va a autorizar y las opciones Aprobar / Rechazar para que elija el paso a dar con el documento. A) Aprobar el documento B) Rechazar el documento Presupuestario 15/03/2005 T172_001v00 Página 5 de 15

6 C) Si el usuario no desea en ese momento Aprobarlo/Rechazarlo lo que debe hacer es salir de la pantalla utilizando una de las siguientes opciones. Back Finalizar Cancelar También podemos tener Work Ítems que contienen varias opciones de decisión por parte del usuario. Por ejemplo el paso de Dar Entrada al Expediente en Intervención Visualización de Work Item Visualiza datos del Work Item correspondiente al Workflow Aceptar Work Item Es posible que el mismo Work Item de aprobación / rechazo de documentos presupuestarios llegue a más de un usuario. El primer usuario que ejecuta el Work Item, lo está Aceptando. El único usuario que podrá ejecutar el Work Item será el usuario que lo tiene Aceptado. Esto provoca que el resto de usuarios que tienen dicho Workflow en su Bandeja de Entrada no lo tengan disponible y no puedan ejecutarlo Apartar Work Item Permite al usuario dejar disponible un Work Item que hubiera sido previamente aceptado. 15/03/2005 T172_001v00 Página 6 de 15

7 Si el usuario tiene Aceptado un Work Item, y cuando ha visualizado el documento se da cuenta de que no es un documento que deba ser autorizado por él, debe Apartarlo para dejarlo libre y a disposición del resto de usuarios. En ese momento, los usuarios volverán a visualizar en su Bandeja de Entrada el Work Item y podrán Aceptarlo, Ejecutarlo y Autorizarlo Transmistir el Work Item a otro usuario Cuando pulsamos sobre Transmitir el sistema nos solicita el nombre del usuario al que se le transmite el work item. Esto provoca que dicho Work Item desaparece de nuestra Bandeja de Entrada y le llega al usuario que indicamos. Para que el usuario al que transmitimos el Work Item pueda ejecutarlo correctamente debe tener permisos para realizar la acción asociada (Por ejemplo Autorizar documentos) Presentar Doc. Pendientes ( Nueva Presentación ). El sistema solicita la fecha de la nueva presentación del work item, y lo elimina de la bandeja de entrada. El sistema realiza la nueva presentación del Workflow el día que le hayamos indicado Log de Workflow El sistema muestra el Log del Workflow del Work Item sobre el que está posicionado el usuario Gestión de Anexos El sistema permite añadir un anexo al documento. El anexo que incluyamos irá pasando de un nivel de autorización al siguiente. El usuario completa el anexo de la siguiente forma: 15/03/2005 T172_001v00 Página 7 de 15

8 Cuando el documento tiene un anexo se visualiza lo siguiente: Entorno Permite Visualizar Objetos en Workflow. Podemos visualizar el documento presupuestario sin necesidad de ejecutar el Work Item Imprimir Permite imprimir nuestra lista de correos. 15/03/2005 T172_001v00 Página 8 de 15

9 Detalles Visualizamos atributos y detalles del Workflow sobre el que estamos posicionados Gestionar Disposición La disposición permite fijar nuestra zona de correos como más nos interese. Las opciones que permite la Disposición de Pantalla son las siguientes: Seleccionar Disposición Modificar Disposición Grabar Disposición Gestionar Disposiciones 15/03/2005 T172_001v00 Página 9 de 15

10 Si pulsamos sobre Gestionar Disposiciones visualizaremos todas las disposiciones creadas en el sistema y que son de uso para todos los usuarios. Tendremos marcada con un Flag aquella que tiene nuestro usuario seleccionada. Para seleccionar otra haremos un clic sobre la zona de Parametrización Previa en la línea de la disposición que queremos adoptar, y grabaremos para que el sistema reconozca que hemos cambiado de disposición. Las Disposiciones creadas no deben ser modificadas, porque en ese caso estaremos modificando la Disposición para todos los usuarios que la tienen asignada. Si la Disposición no se ajusta a nuestras necesidades crearemos una disposición nueva. 15/03/2005 T172_001v00 Página 10 de 15

11 Si deseamos des-asignar nuestro usuario de la disposición a la que estamos asociados realizaremos lo siguiente: 1. Pulsamos en el icono sobre la flecha. 2. Se desglosará el menú: 3. Pulsamos sobre Gestionar Disposiciones 4. Comprobamos si tenemos marcada alguna disposición, en cuyo caso aparecerá alguna de ellas seleccionada con un flag en verde. 5. En ese caso, hacemos clic sobre el icono para que desasignemos la disposición de nuestro usuario. 6. Nuestra pantalla figurará como sigue: 7. Grabamos. 8. Volvemos a la pantalla del correo con el icono: y nos encontraremos en la pantalla de la sesión Bandeja de Entrada 15/03/2005 T172_001v00 Página 11 de 15

12 9. Para que el sistema adopte los cambios pulsamos sobre: 10. Ahora volvemos a acceder a la Bandeja y tendremos disponibles todos los correos recibidos sin ningún tipo de filtro. 11. Comprobamos en el icono de los filtros que no tenemos fijado ninguno: Para ello debe aparecer Borrar Filtros en gris Clasificación Permite ordenar nuestros correos por el criterio que más nos interese, en orden ascendente o descendente. 15/03/2005 T172_001v00 Página 12 de 15

13 Fijar / Eliminar Filtros El uso de filtros facilita al usuario la gestión de su propio correo. Cuando desglosamos la opción de filtros tenemos: Fijar Filtro y Borrar Filtros. La opción de Fijar Filtro permite mostrar aquellos correos que nos interesen en función de algún tipo de criterio. La pantalla que visualizamos es: Si queremos hacer un filtro por Título nos posicionamos sobre el campo Título y pulsamos sobre. Tendremos entonces: 15/03/2005 T172_001v00 Página 13 de 15

14 Cuando validamos el sistema nos pide los criterios para realizar el filtro: Si queremos visualizar todos los Workflows que contengan la palabra Precompromiso en su título, nuestro criterio será *Precompromiso*. Validamos y obtenemos lo siguiente: 15/03/2005 T172_001v00 Página 14 de 15

15 Tenemos 1400 Workflows en nuestra Bandeja de Entrada y únicamente visualizamos aquellos que cumplen el criterio de nuestro filtro. Si busco por el siguiente criterio * *, obtengo en mi sesión lo siguiente: Tenemos 1400 Workflows en nuestra Bandeja de Entrada y únicamente visualizamos aquel que cumple el criterio fijado en el filtro. 15/03/2005 T172_001v00 Página 15 de 15