Archivos Documentales. Tecnología de la información. Clasificación y Organización. Automatización. Digitalización. Instrumentos de Consulta y Control

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1 INTERRELACIÓN ENTRE SISTEMAS DE ARCHIVO Y SISTEMAS DE GESTIÓN

2 Archivos Documentales Clasificación y Organización Instrumentos de Consulta y Control Acervos definidos Red de enlaces Tecnología de la información Automatización Digitalización Oficina sin papel Firma digital, autenticidad

3 Clasificación y Organización de Archivos Físicos Digitalización e Indexación Implementación de Sistema de Gestión Automatización total Automatización organizada

4 Compatibilidad de Sistemas Administración Documental Sistema Automatizado de Control de Gestión Sistema Integral de Archivos Expediente electrónico Expediente físico Registro, control y seguimiento de asuntos Creación e integración de expedientes únicos Eliminación de documentos duplicados Utilización de firma electrónica avanzada Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital Control de instrumentos de consulta y control archivístico Atención a préstamos y consultas de expedientes Atención a requerimientos internos y externos

5 Esquema de Contexto Recepción, registro, clasificación y turnado de los asuntos Inicio de proceso de gestión definido Digitalización Areas de atención Atención de áreas involucradas en el flujo Termino de Atención del asunto Unidades Administrativas Conformación de expediente electrónico o físico Sistema Automatizado de Control de Gestión Sistema Integral de Archivos (SIARCH) Coordinación General de Archivos

6 Componentes de Sistema de Gestión GESTION Sistema SIARCH CATÁLOGOS OFICIALIA DE PARTES Sistema de Gestión REPORTES Y ESTADISTICAS CORRESPONDENCIA VOLANTES INTERNOS DOCUMENTOS PARA FIRMA

7 Modelo de Operación Servidor de Imágenes Sistema Control de Gestión Administra Recibe Registra Turna Digitaliza documento y anexos Valida Ejecuta reportes y estadísticas. Servidor Base de Datos

8 Conformación del SIADA Sistema de Archivo Sistema de Gestión Instrumentos de Consulta Red de Enlaces Sistema Integral de Administración de Documentos y Archivos (SIADA)

9 MODELO DE OPERACIÓN Servidor Base de Datos (SIARCH- Gestión) Sistema Integral de Archivos Clasifica Organiza Depura Transfiere Servidor Workflow s Servidor de Imágenes (SIARCH-Gestión) Sistema Control de Gestión Control de asuntos Consulta de Expedientes y/o Documentos. Valida Expedientes. Valida Respuestas. Autoriza expedientes. Ejecuta reportes y estadísticas..

10 Archivos de Trámite Archivo de Concentración e Histórico Servidor de Archivo de Concentración e Histórico Procesos de baja documental Depósitos de Archivo de Concentración e Histórico

11 Modelo Estratégico Centro Documental Centro de Respaldo y Soporte Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico O f i c i a l í a d e Microfilmación Alto volúmen Convencional Archivo Activo Archivo Semiactivo Archivo Clasificado Público y de Difusión Cultural P a r t e s Digitalización Archivo Clasificado Valoración y baja documental Sistema Automatizado de Control y Gestión Sistema Integral de Archivos (SIARCH) Instrumentos de Consulta y Control Archivístico

12 Interrelación entre sistemas PDF TIFF WORD EXCEL PPS BD Sistema de Gestión Sistema de Archivo EXP. EXP.

13 Homologación de Procesos Reingeniería de procesos Reingeniería de flujos documentales PROCESO ORGANIZACIONAL Calidad (lista de registros) Tecnologías de la Información Calidad (CADIDO) Sistemas Automatizados de Archivo y Gestión PROCESO ARCHIVÍSTICO Organización Instrumentos de Consulta y Control

14 Esquema General Integración de Expediente Digitalización e Indexación Validación y Clasificación Almacenamiento Físico y Electrónico Asignación Work Flow Atención

15 Esquema General Integración del Expediente Clasificación Almacenamiento Electrónico. Por asunto Orden cronológico Expurgo Clasificación archivística Generación etiqueta e identificación Generación de Códigos de Barras Alta en el Sistema Integral de Archivos (SIARCH). Work Flow

16 Esquema General Clasificación Almacenamiento Electrónico Work Flow Digitalización del Expediente Se contemplan las siguientes actividades: Digitalización de todo el Expediente. Redigitalización de documentos. Digitalización de documentos faltantes y/o actualización de expedientes. Indexación del Expediente Se contemplan las siguientes actividades: Indexación del Documentos. Expediente y de ReIndexación de documentos. sus ReIndexación de documentos faltantes y/o actualización de expedientes.. Control de Calidad digitalizados. de los documentos

17 Esquema General Clasificación Almacenamiento Electrónico Clasificación Se contemplan las siguientes actividades: Clasificación de los expedientes en físico y electrónico. Facilitar el documental. acceso a la información Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. Work Flow 10

18 Esquema General Clasificación Almacenamiento físico Almacenamiento Electrónico Archivo de Trámite Archivo de Concentración Work Flow Administración del Ciclo de vida 11

19 Esquema General Almacenamiento Electrónico Por medio de la Gestión Electrónica de Documentos permite guardar toda la información de los Expedientes Clasificación Almacenamiento Electrónico Digitalización que provenga de archivos físicos La contenida en archivos electrónicos Es necesario crear estructuras clasificatorias, en donde se organiza la información, según las necesidades de cada Dependencia para: Work Flow Permitir su localización de forma precisa inmediata. Búsquedas indexadas y no estructuradas. Publicación y acceso ala información. Consulta en línea. e 12

20 Esquema General Clasificación Asignación Asignación de personal respectivo, por medio de Flujos de Trabajo (WorkFlow) y alarmamientos establecidos, para dar seguimiento al Procesamiento del Expediente. Almacenamiento Electrónico Clasificación Work Flow Estadísticas Generación de estadísticas y gráficas relacionadas con el proceso productivo. Reporte por día Reporte de Pendientes Reporte de Solucionados Reporte de Folios No Turnados Reporte por plazo de Solución Reporte de Asuntos en Proceso. 13

21 Esquema General Flujos de Trabajo (WorkFlow) Automatización del Flujo de documentos, actividades del proceso completo. ideas y Clasificación En el flujo coordinados: de trabajo, existen 4 elementos Almacenamiento Electrónico Work Flow Actores.- Personal o procesos. Objetos.- Documentos, formas electrónicas, etc. Tiempos.- Eventos que disparan el flujo de trabajo. Control.- Estado de los eventos en relación a Objetos, Actores y Tiempos. 14

22 Esquema General Clasificación Almacenamiento Electrónico Atención Respuesta a las solicitudes. Cierre del proceso del expediente. Work Flow Envío de documentación física al archivo físico. 15

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