PREVISIONES DE TESORERÍA

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1 PREVISIONES DE TESORERÍA Configuraciones previas (no obligatorias) Creo dos cuentas de previsiones de ingresos 'OPORTUNIDADES ALBERTO' de tesorería y resultados y les asocio las cuentas contables de los productos que vamos a vender (por ejemplo, las cuentas o la cuenta analítica correspondiente para tenerlas disponibles: ). También puedo mapearlas desde las cuentas analíticas existentes en el sistema a través del asistente 'Financial Management->Forecasts- >Analytic-Forecast Accounts Mapping'. Flujo de 'Iniciativas->Oportunidad->Venta->Proyecto' Empezamos dando de alta una INICIATIVA 'INICIATIVA ALBERTO JUNIO 2011' asociándole el partner 'Pexego' y la abrimos. La convertimos a OPORTUNIDAD asociándole un beneficio esperado de 2000 y una probabilidad de éxito del 50%. AHORA LA CONVERTIMOS EN UNA ORDEN DE VENTA. Esto nos habrá creado una orden de venta en borrador. Añadimos un término de pago a la orden de venta de por ejemplo '45 días' y la forma de pago que sea. Añadimos dos lineas a la orden de venta imputando 50 horas de Innovación y 50 de Innovación Onsite. Total: Indico ahora un 'max estimate' de Ahora sustituímos el hito por defecto al 100 por 2 hitos de venta: primero uno al 30% en la fecha 01/09/2011 (guardamos) y ahora otro al 70% al 01/12/ /8

2 Por defecto, intentará asignar una cuenta de previsiones que tenga mapeada la cuenta contable del partner. Si no la tenemos configurada, nos mostrará un aviso en un campo de la pestaña de 'Previsiones' y podremos indicarle las cuentas de previsiones a mano. Al guardar se nos generarán dos lineas de previsiones OPTIMISTAS por hito introducido (una de tesorería y otra de resultados) asociadas a dichas cuentas de previsiones y orden de venta. Si ahora actualizamos los hitos, las previsiones se actualizarán en consecuencia. Asimismo, si creo o borro hitos también se actualizarán. Las fechas que nos asigna con la configuración de pago que hemos elegido de 45 días para el cliente es: Lineas de previsión de RESULTADOS: 01/09/2011 (30 %) y 01/12/2011 (70%) Lineas de previsión de CASHFLOW: 16/10/2011 (30%) y 15/01/2012 (70%) Si ahora cambiamos el tipo de pago de la orden de venta a 60 días, por ejemplo, podremos ver cómo se actualizan las lineas de previsión a lo siguiente: Lineas de previsión de RESULTADOS: 01/09/2011 (30 %) y 01/12/2011 (70%) Lineas de previsión de CASHFLOW: 31/10/2011 (30%) 30/01/2012 (70%) Hago avanzar la orden de venta al siguiente estado 'pending', en el cual se volverá a ejecutar la comprobación de hitos (si no tiene, 2/8

3 se creará uno al 100% de la orden de venta). Confirmo, acepto y creo el proyecto a través del asistente. EL PROYECTO CREADO me ha traído correctamente los datos de la orden de venta (incluídos los hitos) y me ha generado las mismas lineas de previsiones que tenía en la venta, pero de tipo 'Realista'. Si no he especificado ninguna cuenta de previsiones en la venta para que se arrastre al proyecto, se me crearán dos por defecto: una para caja y otra para resultados. Las lineas que mete por defecto de previsiones basadas en el/los hito(s) de venta se actualizarán en consecuencia cuando cambie las cuentas de previsiones. Si ahora ejecuto el hito del 30% incluyendo en la factura las lineas de la que constaba la orden de venta relativas al hito, me habrá: Modificado el estado del hito del proyecto a 'Done' (una vez hayamos 'abierto' la factura) y relacionado con la orden de venta, la factura y el hito de venta. LA FACTURA CREADA a partir de la ejecución del hito está en estado borrador, con una linea basada en el hito que seleccionamos. Asimismo, si las cuentas de previsiones no se han arrastrado del proyecto, creando sus lineas de la siguiente forma: La cuenta de resultados la determina a partir de las cuentas contables y analíticas asociadas a la línea. La cuenta de cashflow la determina a partir de la cuenta contable de la factura. A través de la cuenta contable de la linea (es decir, buscará aquellas cuentas de previsiones que tengan mapeadas esta cuenta contable). Así, se nos habrá creado una linea de 3/8

4 previsiones con la/las cuenta/s que figuren asociadas a la cuenta contable del producto que hemos facturado en ese hito. Esta linea será del tipo 'pesimista'. Si ahora la confirmo, cambio el estado de la factura y las lineas de previsión correspondientes al hito en el proyecto se cierran. Si ahora la CANCELO, se me borran las lineas de previsión. Y si ahora la vuelvo a setear a BORRADOR, se me vuelven a generar, pero las lineas del proyecto correspondientes quedan cerradas (por motivos de visibilidad e histórico). Otras funcionalidades Asistente de resumen-comparación de cuentas de previsión Si sólo elijo un año y un tipo de movimientos para ver el resumen lo hace bien, mostrándome el resumen de importes de los movimientos del tipo seleccionado. Si elijo un segundo año fiscal y no especifico el tipo, el asistente sólo me mostrará los resultados del primer año. Lo mismo sucederá si no especifico un segundo año fiscal pero sí un tipo; es decir, aunque no sean campos obligatorios. sólo realizará la comparativa si rellenamos ambos. La comparación se realizará restando los valores del primer año del segundo. Asistente de mapeo de cuentas analíticas a cuentas de previsiones El asistente realizará en bloque un mapeo de cuentas analíticas a 4/8

5 cuentas de previsión en la posición del árbol correspondiente. Si todas las cuentas analíticas tienen una cuenta de previsiones relacionada, este asistente mostrará el aviso correspondiente y no hará nada. Si existe alguna cuenta analítica sin mapear, se crearán dos cuentas de previsiones: una para resultados y otra para caja, comprobando que sus cuentas padre ya se hayan mapeado (o no) previamente. Al crear un proyecto (por ejemplo, desde una venta), se creará una cuenta analítica, la cual por defecto va a estar mapeada a una cuenta de previsiones, tanto si no se especifica ninguna cuenta de resultados explícitamente como en caso contrario. Asistente de comparación de gastos-presupuestos Filtrando por compañía, año fiscal y eligiendo unas cuentas, el asistente nos mostrará un resumen mensual de gastos y presupuestos estimados -junto con el presupuesto estimado original- basándose en los movimientos de dichas cuentas. En el caso de que ninguna de las cuentas seleccionadas tenga movimientos, el asistente mostrará el mensaje correspondiente. Asistente de previsión basado en turnover de empleados de las áreas de la empresa Con la instalación de este asistente se cargan 4 cuentas de previsión de tipo resultados ('result') y subtipo ingreso ('income') 5/8

6 Se podrá especificar los tipos de precio y en función del número de empleados de las áreas que hayamos elegido, sus precios hora y las horas de trabajo que estimemos van a aportar, se crearán los movimientos optimistas correspondientes repartidos entre los meses que le digamos. Si ahora poblamos una cuenta con el resto de movimientos, los movimientos optimistas que se nos han creado se conservarán sin problema. Asistente de 'propagar a tesorería' (dentro de la cuenta de previsiones) Es un caso común que los movimientos de las cuentas de resultados se propaguen a tesorería, por lo que sólo será visible el botón que lanza dicho asistente desde dentro de las cuentas de tipo 'resultados'. Si existe una cuenta homónima de tesorería sobreescribiré sus valores existentes con los de la cuenta de resultados y si no, se crearán unos nuevos. Tardará un poco en realizarse en función del árbol de cuentas que tengamos... Asistente de 'poblar cuenta' (dentro de la cuenta de previsiones) Este asistente se lanza desde cada cuenta de previsiones para crear/actualizar los movimientos de la cuenta: Si los prorrateamos por meses, se crearán/actualizarán los 6/8

7 movimientos 'presupuesto' repartidos por todos los meses Si especificamos valores manualmente, se crearán los movimientos de los tipos que le indiquemos. Asistente de actualización de movimientos de cuenta y cambio de movimientos 'presupuesto' (Change Budget & Update Forecasts) (dentro de la cuenta de previsiones) Si la política de la cuenta de previsiones no contempla un actualizado automático de valores, este asistente se comportará como el de 'poblar cuenta'. Si tiene marcado el checkbox 'Auto update' se habilitará el botón 'Update Forecasts' que lo que hará será actualizar las cuentas de previsiones siguiendo los siguientes pasos: Buscará los movimientos optimistas, realistas y pesimistas y los actualizará en función de los valores reales hasta la fecha actual o hasta final de año (en función de si regenero también los movimientos 'budget' o no. Esta actualización tendrá en cuenta varios criterios: Si el gasto real ha sido menor que la previsión o no Si el gasto real es mayor que el total del presupuesto Si la cantidad real es igual a la de la previsión, pasamos... Solo actualizamos los meses que tengan gasto real mayor que 0 y si la cuenta se ha creado como presupuesto anual... 7/8

8 PROPUESTAS DE INVERSIONES DE TESORERÍA Configuraciones previas Alguna de las cuentas de previsiones de caja sobre las que se trabaja debe de tener movimientos realistas y pesimistas (si no los tiene, ya avisará el propio asistente). Asistente de cálculo de propuestas de inversiones de tesorería Indicando una serie de parámetros (extraídos de las hojas de cálculo facilitadas a tal efecto), este asistente utilizará como entrada el total de las entradas - salidas de caja del año anterior al seleccionado para generar 3 tipos de documentos (de tipo realista y pesimista): Resultados de tesorería ociosa Propuestas de compra/venta de IFT Propuestas de rentabilidad estimada En el caso de que haya valores negativos en algún mes, el asistente los mostrará en rojo. Dichos resultados quedarán almacenados en forma de histórico en la entrada de menú correspondiente dentro de 'Treasury'. 8/8

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