BITS e-flow. Business Information Technology Systems, S.L. Fuenfría, 29 Navalcarnero MADRID. Telf.:

Transcripción

1 BITS e-flow Business Information Technology Systems, S.L. Fuenfría, 29 Navalcarnero MADRID Telf.:

2 BITS e-flow BITS e-flow permite a la compañía automatizar los procesos de negocio, tanto en su totalidad, como parcialmente. Durante la creación de un documento, BITS e-flow toma el control del mismo, la información y tareas, que deben utilizarse al remitir el documento de un participante a otro para que éste último ejecute una acción, en función de una serie de reglas predeterminadas. BITS e-flow está diseñado para facilitar la creación de procesos, crear y manejar instancias de WorkFlow, controlar la ejecución de las mismas y la interacción con todos y cada uno de los participantes.

3 Administración y configuración BITS e-flow permite a la persona encargada de la administración del proceso de WorkFlow, definir, construir y modificar la ejecución y desarrollo del mencionado proceso, dando privilegios al administrador para poder entrar en el mismo corazón del motor de workflow y poder dar de alta a participantes, crear nuevos ciclos dentro del proceso e incluir en cada proceso los participantes pertinentes, dando de alta a cada uno de ellos con nivel de acceso al documento preciso. La interpretación de todos estos parámetros es tarea del BITS e-flow, que en función de sus valores asignará actividades a participantes, en función del presente estado del documento y moverá éste a la siguiente actividad, con el consiguiente cambio en los participantes y en el estado. Notificación a participantes Con BITS e-flow los participantes no necesitan estar pendientes de los procesos que se han definido, sólo tienen que esperar a que el sistema les notifique vía que tienen un tarea pendiente esperando para completar el proceso de evolución del documento. Si en un proceso existen diferentes participantes en paralelo el sistema bloqueará el documento cuando uno de los ellos haya comenzado con el proceso de ejecución de la acción pertinente, evitando de este modo tareas redundantes, y a su vez enviará un mensaje al resto de los participantes para que tengan conocimiento del estado del documento y de quien se ha hecho cargo de la ejecución de la acción.

4 Histórico de sucesos BITS e-flow crea un histórico de procesos para cada documento durante la vida de éste. En estos documentos se guardará la hora, la fecha, el participante y la acción desempeñada. Con este registro de eventos los participantes y los administradores de procesos pueden evaluar la actividad de cada uno de los participantes y conocer el tiempo necesario para copletar un proceso.

5 BITS e-flow BITS e-flow Project Status User Groups Traces Documentos de Status (Diferentes para cada proyecto). Aquí esta la información acerca de cada Acción (Grupos implicados, Tareas para realizar, información general,...) Documentos de Traza Documentos automáticos. Muestran el estado actual del documento Personas (Diferentes para cada proyecto). Las personas implicadas en cada proceso. WF Agents. Agentes programados. Tienen como misión el control y ejecución de la trazas. Documentos. Cada documento implicado en el procesode WorkFlow tendrá una acción que hará la llamada precisa al BITS e-flow.

6 Beneficios de la utilización de BITS e-flow Mayor seguridad. En cada tarea, cada participante sólo ve aquellos documentos asignados a él en el BITS e-flow. El control de acceso de cada participante es controlado mediante la definición de grupos en función de los niveles de acceso y de la acción a completar. Mejora en el tiempo de reacción. Se eliminan la acciones manuales, por ello el tiempo transcurrido entre el lanzamiento y la ejecución de una tarea se reduce considerablemente. Información en tiempo real del estado del documento. BITS e-flow, conoce en cada momento el estado y la situación de cada unos de los documentos que esta procesando y podemos saber en todo momento como se encuentra un determinado documento, quien lo debe procesar y que acciones están pendientes de completar. Mayor productividad. Eliminando esperas y procesos repetidos, BITS e-flow, consigue un aumento considerable de la productividad en general de la compañía y en particular de cada uno de los departamentos y personar que intervienen en el proceso.

7 Beneficiarios de BITS e-flow La organización. BITS e-flow incrementa el control sobre la productividad. Clientes. Mejora de los servicios, mejor tiempo de respuesta e información clara del estado de sus peticiones. Dirección. BITS e-flow ofrece a la dirección la posibilidad de tomar decisiones a su debido tiempo y con la información necesaria para ejecutar decisiones efectivas. BITS e-flow ofrece acceso constante al estado de cada instancia de workflow. Esto posibilita a la dirección tener los procesos bajo control. Participantes. Cada participante obtiene una lista de las actividades que debe completar y le ofrece la posibilidad de organizar su tiempo en función a ellas. Para los participantes BITS e-flow supone más flexibilidad en su trabajo, velocidad de ejecución y acceso a la información en el momento preciso y con las tareas previas completadas.