SISTEMAS DE INFORMACIÓN I TEORÍA

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1 CONTENIDO: TIPOS DE SI: SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS, GROUPWARE, SISTEMA DE WORKFLOW Material diseñado y elaborado por: Prof. Anna Cecilia Grimán

2 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS Los Sistemas de Automatización de Oficinas ayudan a diseminar y coordinar el flujo de información dentro de la organización. Laudon y Laudon, [Laudon y Laudon, 2000], afirman que en las oficinas toma lugar la mayor parte del trabajo de datos y de conocimiento y que las principales actividades que se realizan en éstas incluyen: -Manejo de documentos, incluyendo creación, almacenamiento, recuperación y diseminación. -Planificación para individuos y grupos. -Comunicación, incluyendo iniciación, recepción y manejo de comunicaciones de voz, digitales y basadas en documentos para individuos y grupos. -Manejo de datos, tales como empleados, clientes y vendedores.

3 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS Sistemas típicos de automatización de oficinas Actividad de oficina Manejo documentos Planificación de Tecnología Procesamiento de palabras, publicación personal, digitalización de documentos, manejadores de workflow. Calendarios electrónicos, groupware, intranets. Comunicación Manejo de datos , correo de voz, sistemas de respuesta digital, groupware, intranets. Bases de datos personales, hojas de cálculo, interfaces amigables para bases de datos en mainframe.

4 GROUPWARE Los Sistemas de Soporte y Colaboración en Grupo soportan la creación y compartimiento del conocimiento entre personas que trabajan en grupo. Es construido alrededor de tres principios claves: comunicación, colaboración y coordinación. Permite a los grupos trabajar juntos en documentos, planificar reuniones, enrutar formas electrónicas, acceder a carpetas compartidas, desarrollar bases de datos compartidas y enviar correos electrónicos. Tales capacidades hacen que este tipo de software sirva como un soporte importante a la diseminación del conocimiento dentro y fuera de los grupos que forman la organización.

5 GROUPWARE Capacidades de Gestión del Conocimiento del Groupware Capacidad Publicación Replicación Seguimiento de discusiones Manejo de documentos Manejo de workflow Seguridad Descripción Enviar documentos y trabajar simultáneamente sobre el mismo documento por múltiples usuarios junto con un mecanismo para seguir los cambios de estos documentos. Mantener y actualizar datos idénticos en múltiples PCs y servidores. Organizar discusiones de muchos usuarios sobre diferentes tópicos. Almacenar información de varios tipos de software en una base de datos. Mover y seguir documentos creados por grupos. Prevenir accesos no autorizados a los datos. Portabilidad Disponibilidad del software para acceder la red corporativa con uso móvil. Desarrollo de aplicaciones Desarrollar aplicaciones cliente de software.

6 GROUPWARE Principales categorías groupware para la colaboración Herramientas comunicación electrónica de Publicación Web, Fax, Correo de voz, Correo electrónico (ayudan a la comunicación y colaboración sobre Internet, intranets, extranets y otras redes de computadores) Herramientas conferencia electrónica de Herramientas de Gestión de trabajo colaborativo Sistemas de reuniones electrónicas (SER), Sistemas de chat, Foros de discusión, Videoconferencias, Conferencia de voz, Conferencia de datos (ayudan a los usuarios interconectados por computadoras a compartir información y colaborar mientras trabajan juntos en reuniones de asignaciones, no importa el lugar en el cual se encuentren localizados) Calendario y planificación, Administración de tareas y proyectos, Sistemas de Workflow, Gestión del Conocimiento (ayuda a las personas a acoplarse o manejar las actividades de trabajo en conjunto)

7 Workflow Una secuencia de tareas estructuradas o semi-estructuradas realizadas en serie o en paralelo, por dos o más individuos, que tienen una meta en común. el flujo de información y control en un proceso de negocio. Finalmente, se tiene una definición más completa en la definición de Workflow dada por la WFMC (Workflow Management Coalition Specification): La automatización de los procesos en los que ocurre una transferencia de documentos, información o tareas entre los participantes, de acuerdo a un conjunto de reglas bien definidas, con la finalidad de cumplir una meta de negocio o contribuir a que ésta se logre.

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9 Tipos de Workflows 1. Workflow Colaborativo: Se caracterizan por ser procesos de alto valor para el negocio pero que son ejecutados en muy pocas ocasiones. Se centran principalmente en permitir a los participantes trabajar en conjunto. Los procesos son menos rígidos, y es esencial la habilidad de cambiar la definición del proceso dinámicamente. El rendimiento no es la característica más importante en este tipo de workflow. 2. Workflow de Producción: Se caracterizan por tener un alto valor para el negocio y un factor de repetición muy alto. Poseen una definición muy precisa de las reglas del negocio y la precedencia entre las tareas. Son procesos que involucran a empleados trabajando a tiempo completo en actividades de duración corta.

10 Tipos de Workflows 3. Workflow Ad-Hoc: El tipo de procesos que definen esta categoría de workflows se caracterizan por ser de bajo valor para el negocio y una tasa de repetición bastante baja. Generalmente este tipo de workflows no posee una estructura predefinida y el próximo paso en el proceso es definido por la persona involucrada en el mismo, o es construído individualmente cada vez que sea necesario realizar una serie de acciones distintas. 4. Workflow Administrativo: Se caracterizan por ser de bajo valor para el negocio, pero con una tasa de repetición bastante alta. Tienen como elemento principal la facilidad de definición del proceso de acuerdo a las reglas del negocio, además el rendimiento es significativamente menor que en los worflow de producción. El mismo sistema es capaz de soportar una gran variedad de procesos, y un gran número de empleados pueden estar involucrados en este tipo de workflow.

11 Workflow Management Workflow Management, es una disciplina que estudia la coordinación, comunicación y control de los procesos organizacionales por medio de la Tecnología de la Información, con el propósito de mejorar estos procesos... Workflow Management integra aspectos tecnológicos, organizacionales y de metodología. [Joosten, 1996]. Según la definición dada por la Workflow Management Coalition es un Workflow Management System es un Sistema que define, crea y administra la ejecución de Workflows a través del uso de software, ejecutándose en uno o más motores de Workflow, con la habilidad de interpretar la definición de proceso, interactuar con los participantes de Workflow y, cuando es requerido, invocar el uso de herramientas asociadas a la Tecnología de la Información (TI) y aplicaciones externas.

12 Ventajas de la tecnología workflow Enrutamiento eficiente del trabajo de persona a persona o entre grupos. Integración de las actividades de trabajo automatizadas y humanas. Fácil acceso a documentos pertinentes a alguna actividad específica. Monitoreo y seguimiento de los procesos, incluso respuestas a tiempo real del estado del proceso y costos. Reportes detallados de todas las actividades asociadas con un proceso. Rápido procesamiento del trabajo, ya que el tiempo total de transacción es generalmente mucho mayor que el tiempo para completar cada paso de la tarea. La flexibilidad de estos sistemas permite adaptarse a los diversos cambios que puedan suscitarse en la organización. Eliminación del papel, casi en su totalidad. Se evita la pérdida de documentos relevantes para la organización. Mejora el servicio al cliente. Disminuye personal innecesario.

13 Desventajas de la tecnología workflow Limitado nivel de interoperabilidad e integración con los Sistemas de Información. Uso de lenguajes no estructurados para proveer soporte gráfico a los Sistemas de Manejo de Workflow. Limitación en cuanto al número de instancias de Workflow diarias que pueden ser manejadas. No existen estándares de interoperabilidad entre Workflow y Web.

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