PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS POR CIERRE O DESAPARICIÓN DE ENTIDADES PUBLICAS

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1 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S POR CIERRE 1 PROCEDIMIENTO EMISIÓN DE CRITERIOS TÉCNICOS SOBRE CONSULTAS ATINENTES AL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Realizado por: Kattia Sánchez Chaves y Juan Carlos Vásquez Ureña Dpto. Servicios Archivísticos Externos Aprobado por: Junta Administrativa Analista: Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación Fecha de aprobación y oficio: Revisado por: Virginia Chacón Arias Directora General Ana Virginia García D. Subdirectora General

2 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S POR CIERRE 2 OBJETIVO: Dar respuesta en forma oral o escrita, a las consultas atinentes al Sistema Nacional de Archivos, sobre tratamiento archivístico y otros temas, para apoyar la labor que realizan los archivistas. BASE LEGAL: LEYES Ley Nacional de Archivos, Nº 7202, de fecha 24 de octubre de REGLAMENTOS: Reglamento N C de la Ley Nacional de Archivos, de fecha 30 de enero de 199. POLÍTICAS: Se podrán formular las consultas, atinentes al Sistema Nacional de Archivos, a la Dirección General del Archivo Nacional por cualquier medio: teléfono, fax, correo electrónico o cartas. Los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos serán los encargados de atender las consultas. Si las consultas telefónicas son breves se contestarán en el momento en que se realizan. Si las consultas requieren un estudio más profundo, se responderán por escrito. Las cartas con consultas deben ser dirigidas a la Directora del Archivo Nacional. La Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos designará al funcionario que resolverá las consultas por escrito. Se elaborará un informe, dentro de los plazos fijados por ley, que dará respuesta a la consulta.

3 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S POR CIERRE 3 Archivista 1 Realiza consulta por vía telefónica al Departamento Servicios Archivísticos Externos.. 2 Da respuesta a la consulta. Si requiere investigación se le indica que debe solicitarla por escrito. Archivista 3 Elabora la carta dirigida a la Dirección General del Archivo Nacional. Carta de consulta. Secretaría de la Dirección 4 Recibe la carta, la registra y la traslada a la Directora General. Directora Recibe solicitud y la revisa. Directora 6 Elabora carta para remitir la solicitud al Departamento Servicios Archivísticos Externos. Carta para remitir solicitud al. Secretaría de la Dirección 7 Entrega la carta con la solicitud a la Departamento Servicios Archivísticos Externos. Secretaria 8 Recibe y registra correspondencia en la base de datos y traslada a la Jefatura. Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos Coordinadora Coordinadora 9 Recibe carta, la registra, la analiza y la traslada a la Coordinadora Nacional de Archivos. 10 Recibe, registra y estudia la solicitud. 11 Asigna y traslada la solicitud al profesional en. Hoja de trámite.

4 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S POR CIERRE 4 Archivista Coordinador. 12 Recibe la solicitud y la estudia. 13 Recopila la información que se requiere para elaborar el informe. 14 Sí la consulta lo amerita, coordina una visita con el archivista que realizó la solicitud. Si no, continúa en el paso Atiende al profesional en y le proporciona la información que necesita. 16 Redacta el borrador del informe. 17 Traslada el borrador del Informe al Coordinador del Sistema. 18 Revisa el informe, hace observaciones y lo devuelve al. Informe (borrador) Coordinador Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos 19 Corrige el informe y se lo envía al Coordinador. Si requiere otras correcciones lo devuelve al Profesional en. Si está bien, continúa en el paso Corrige el informe y lo remite al Coordinador del Sistema. 21 Le da el visto bueno al informe y lo remite a la jefatura. 22 Recibe el informe y le hace las observaciones que corresponden. Si está bien sigue en el paso 24.

5 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S POR CIERRE 23 Incluye las observaciones del Jefe del Departamento y termina el informe definitivo. 24 Le asigna número al informe y lo registra en el Control de Informes Técnicos. 2 Imprime el informe definitivo con las copias que requiere. Informe. Jefatura del. 26 Le entrega el informe y las copias a la Secretaria del, para enviarlo al destinatario. 27 Prepara oficio para remitir el informe. 28 Revisa el oficio. Si tiene observaciones lo devuelve a la Secretaria. Si está bien continúa en el paso N Lo corrige y lo pasa a la Jefatura del. Jefatura del. 30 Firma la carta y la devuelve a la. Carta. 31 Envía el informe a la entidad correspondiente. 32 Archiva el informe.