Informe de Auditoría CP de mayo de BANCO GUBERNAMENTAL DE FOMENTO PARA PUERTO RICO (Unidad 3085)

Transcripción

1 Informe de Auditoría CP de mayo de 1999 BANCO GUBERNAMENTAL DE FOMENTO PARA PUERTO RICO (Unidad 3085) Período auditado : 1 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997

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3 CONTENIDO Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Otros anejos Recomendaciones Cartas ala gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : Página 1 - Ausencia de normas escritas y de controles adecuados sobre las aportaciones económicas a entidades públicas y privadas Deficiencias relacionadas con la formalización del contrato y en la administración de los fondos asignados para la construcción del Museo de Arte de Puerto Rico Deficiencias relacionadas con las resoluciones aprobadas por la Junta de Directores Deficiencias relacionadas con la formalización y administración de los contratos de servicios profesionales y el pago de servicios sin la formalización de contratos

4 Página 5 - Reglamentación inadecuada y otras deficiencias relacionadas con las compras Falla sobre la reglamentación para la concesión de tarjetas de crédito,,,,,,, 26 Anejo 2 - Estados Financieros del BGF al 30 de junio de 1997 y 1998, auditados por una sociedad de contadores públicos autorizados Anejo 3 - Miembros de la Junta de Directores y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, 60

5 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 27 de mayo de 1999 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico (BGF) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes, La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm, 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada, En este informe presentamos el resultado del examen que realizamos sobre las operaciones relacionadas con las donaciones y los auspicios a entidades públicas y privadas, los contratos de servicios, la construcción del Museo de Arte de Puerto Rico y las compras de bienes y servicios, INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El BGF se creó por virtud de la Ley Núm, 17 del 23 de septiembre de 1948, según enmendada (Ley Núm, 17), El propósito fundamental del BGF es ayudar, como agente fiscal, al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en el desempeño de sus deberes, Entre otras

6 cosas, el BGF provee asistencia financiera a todas aquellas agencias, municipios, corporaciones públicas y empresas privadas que contribuyan al desarrollo socio-económico de Puerto Rico de forma tal, que propicien la creación de nuevos empleos y se fomente el desarrollo industrial y la obra pública, Los poderes corporativos del BGF son ejercidos por una Junta de Directores compuestapor siete personas nombradas por el Gobernador con el consentimiento del Consejo de Secretarios, Una vez constituida la Junta, entre sus miembros se elige el Presidente del cuerpo, La Junta designa al Presidente del BGF. La Ley Núm, 17 faculta al BGF para crear subsidiarias independientes y separadas con todos los poderes, derechos, funciones y deberes que la misma Ley le confiere a éste, Al 30 de septiembre de 1997 el BGF tenía las siguientes subsidiarias : (1) Corporación para el Financiamiento de la Vivienda de Puerto Rico, (2) Corporación para el Financiamiento Público de Puerto Rico, (3) Corporación para el Cómputo de Arbitraje y Control de la Deuda Pública de Puerto Rico, (4) Fondo para el Desarrollo del Turismo de Puerto Rico, (5) Fondo de Inversión de Capital de Puerto Rico, y (6) Fondo para el Desarrollo de Puerto Rico, Los recursos para financiar las actividades operacionales del BGF provienen principalmente de las inversiones e intereses sobre los préstamos que otorga a las entidades públicas y al sector privado, Durante los años fiscales al el BGF generó ingresos por $1,471,547,000 e incurrió en gastos por $1,125,014,000, según se indica :

7 Año fiscal Ingresos 000 Gastos 000 Sobrante $ 493,493 $ 402,634 $ 90, , , , , , ,863 Totales PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997, En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores, El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución, Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias, OPINION Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales mencionadas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, Se determinaron seis hallazgos clasificados como secundarios que se comentan en el Anejo 1,

8 CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas, Estos se clasifican como principales y secundarios, Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada, Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves, En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe, Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados abase de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina, El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida, Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1, Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios, 2, Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación, Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor, 3, Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio, 4, Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación,

9 En la sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados, Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente, OTROS ANEJOS En el Anejo 2 se presentan los estados financieros del BGF al 30 de junio de 1997 y 1998, auditados por una sociedad de contadores públicos autorizados, El Anejo 3 contiene una relación de los miembros de la Junta de Directores y de los funcionarios principales del BGF que actuaron durante el período auditado, RECOMENDACIONES A la Junta de Directores del BGF 1, Establecer, en un término razonable, la reglamentación necesaria para regir las operaciones relacionadas con las aportaciones económicas a entidades privadas y gubernamentales y asegurarse de que se incluyan disposiciones para corregir las situaciones que comentamos en el Hallazgo 1, 2, Asegurarse de que se sometapara su evaluación y aprobación toda transacción que asi se requiera por reglamentación o por resolución del cuerpo, de manera que no se repita lo comentado en el Hallazgo 2-a, 3, Ejercer una supervisión efectiva de las funciones del Secretario de la Junta de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas en el Hallazgo 3, 4, Ver que el Presidente del BGF cumpla con las recomendaciones 5 al 7 (hallazgos 1 y2y 4 a16),

10 Al Presidente del BGF 5, Impartir instrucciones al Director de Administración, Operaciones y Contraloría, y ver que cumpla, para que: a, Mantenga un registro de las solicitudes de aportaciones económicas que contenga, entre otra, información sobre el nombre de la entidad solicitante, la fecha de solicitud, el importe solicitado, el propósito y como se dispuso de la misma (Hallazgo 1-b), b, Requiera que las entidades que reciben aportaciones económicas sometan informes detallados con los justificantes sobre el uso dado a las mismas (Hallazgo 1-c), c, Recobre, si aún no se ha hecho, los $5,025 pagados indebidamente al contratista que se menciona en el Hallazgo 2-b sobre el proyecto de construcción del Museo de Arte de Puerto Rico, d, Sobre el presupuesto del Museo de Arte de Puerto Rico : (1) Se realicen los cargos correctamente (Hallazgo 2-c), (2) Se efectúen los ajustes correspondientes para corregir lo comentado en el Hallazgo 2-d, e, Vea que se cumpla con el envío de las copias de los contratos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico dentro del término fijado para ello [Hallazgo 4-a(2)],

11 f, Se asegure que se ejerce una supervisión efectiva sobre los procesos de compra, de manera que (Hallazgo 5-b) : (1) No se efectúen compras con especificaciones restrictivas [apartado (1)], (2) Para toda compra se mantenga una segregación de funciones adecuada [apartado (2)], (3) Se cumpla con la reglamentación vigente y se soliciten cotizaciones para toda compra que así se requiera [apartado (3)], (4) Para cada compra se emite la orden de compra correspondiente [apartado (4)], 6, Sobre los contratos de servicios profesionales y de consultoría (Hallazgo 4) : a, Abstenerse de formalizarlos con efecto retroactivo [apartado a(1)], b, Asegurarse de que existe un contrato escrito previo al inicio de los servicios contratados (apartado b), 7, Someter para la consideración y aprobación de la Junta, en un término razonable, enmiendas a los reglamentos correspondientes que contengan disposiciones para corregir las situaciones que comentamos sobre : a, La necesidad de celebrar subasta formal para determinadas compras a base de los límites que establezca la Junta (Hallazgo 5-a), b, La concesión de tarjetas de crédito a funcionarios y empleados (Hallazgo 6),

12 CARTAS A LA GERENCIA El borrador de este informe fue sometido a la Sra. Lourdes M. Rovira Rizek, Presidenta del BGF y al Lcdo. Marcos Rodríguez-Ema, ex Presidente, para comentarios. COMENTARIOS DE LA GERENCIA \ ' 1. La señora Rovira Rizek contestó el borrador del informe mediante carta del 7 de mayo de 1999 (carta de la Presidenta del BGF). En los hallazgos se incluye parte de sus observaciones. 2. El licenciado Rodríguez-Ema contestó el borrador del informe mediante carta del 28 de abril de Sus observaciones fueron consideradas en la evaluación y redacción final de los hallazgos. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del BGF por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

13 BANCO GUBERNAMENTAL DE FOMENTO Anejo 1 PARA PUERTO RICO Hallazgos Hallazgo 1 - Ausencia de normas escritas y de controles adecuados sobre las aportaciones económicas a entidades públicas y privadas El BGF efectuaba aportaciones económicas (conocidas como donaciones y auspicios) a entidades públicas y privadas con el propósito entre otros, de promover el desarrollo económico, las artes y la cultura y mejorar la calidad de vida de Puerto Rico. La solicitud de aportaciones económicas (aportaciones) se hacían por escrito por parte de las entidades interesadas. Todas las solicitudes requieren la aprobación del Presidente del BGF (Presidente). Del 1 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997 el BGF efectuó aportaciones a entidades públicas y privadas por $5,640,132. De esta cantidad, $5,621,857 fueron desembolsados a favor de entidades públicas para, entre otras cosas, la compra de equipo y materiales, publicidad y la organización de actividades educativas. Los restantes $18,275 fueron desembolsados a favor de entidades privadas a través de auspicios para actividades culturales y programas de becas para estudios. El examen realizado reveló lo siguiente : a. Al 30 de septiembre de 19971a Junta de Directores del BGF no había establecido por escrito normas para regir los procedimientos y demás aspectos relacionados con la solicitud, evaluación y aprobación de las aportaciones.

14 (Cont, Anejo 1) En la Ley Núm, 17 se establece que es responsabilidad de la Junta de Directores adoptar la reglamentación necesaria para la administración y funcionamiento del BGF. b, El BGF no mantenía un registro de las solicitudes de aportaciones recibidas, Dicho registro debe contener, entre otra información, el nombre de la entidad solicitante, la fecha de la solicitud, el importe de la aportación solicitada, el propósito y cómo se dispuso de la misma, Además, debe contener el importe aprobado y la fecha de aprobación, A petición nuestra, la División de Finanzas preparó una lista de las aportaciones aprobadas del 10 de enero de 1995 al 23 de julio de 1997, Dicha información se obtuvo del registro de desembolsos del BGF. Son normas de sana administración y de control interno que los organismos del Gobierno adopten medidas que permitan ejercer control sobre las transacciones aprobadas, Ello incluye mantener registros con información completa y confiable sobre las transacciones fiscales, en este caso las aportaciones, c, El BGF no requirió a las entidades que recibieron aportaciones que sometieran informes detallados con los correspondientes justificantes, sobre el uso de éstas, Las entidades tampoco sometieron informe al respecto, La Ley Núm, 230 del 23 de junio de 1974, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", establece que los jefes de las entidades corporativas son, en primera instancia, responsables de la legalidad, corrección, necesidad y propiedad del uso de los recursos fiscales de las agencias que dirigen, En consonancia con este principio, y como norma de sana administración, es responsabilidad del BGF establecermecanismos de fiscalización que aseguren el uso apropiado de los recursos y fondos del Gobierno, 1 0

15 (Cont, Anejo 1) Las situaciones comentadas impiden al BGF ejercer un control adecuado sobre las transacciones relacionadas con las aportaciones y pueden dar lugar a que no se observen procedimientos uniformes para regir las mismas, Propician, además, el ambiente para que se realicen transacciones irregulares o con errores y se dificulte, entre otras cosas, asignar responsabilidad en caso que fuera necesario, La situación comentada en el apartado "a" obedece primordialmente a que la Junta de Directores (Junta) no había establecido normas escritas para regir los aspectos relacionados con las aportaciones, Lo comentado en los apartados "b" y "c" se atribuye primordialmente a la ausencia de normas que sirvieran de guía al respecto a los funcionarios concernidos, En la carta de la Presidenta del BGF ésta nos indicó, entre otras cosas, lo siguiente : El Banco evaluará la necesidad de establecer un procedimiento interno específico para regir las donaciones y auspicios para actividades culturales y programas de becas (apartado "a"), Todas las aportaciones económicas mencionadas fueron apropiadamente registradas en el mayor general y en los estados financieros del Banco, El Banco se encuentra en el proceso de implantación de un nuevo sistema que facilitará el proveer esta información más eficientemente en futuras ocasiones (apartado "b") El Banco evaluará controles adicionales para asegurarse que las donaciones y auspicios se utilicen de acuerdo a los fines solicitados (apartado "c"), Véanse las recomendaciones 1, 4 y 5-a y b,

16 (Cont. Anejo 1) Hallazgo 2 - Deficiencias relacionadas con la formalización del contrato y en la administración de los fondos asignados para la construcción del Museo de Arte de Puerto Rico El 11 de enero de 1996 mediante la Resolución Núm la Junta autorizó al BGF a participar en el proyecto de construcción del Museo de Arte de Puerto Rico (MAPR). La Junta, además, autorizó la utilización del edificio propiedad del BGF del antiguo hospital municipal de Santurce como sede para la construcción del proyecto mencionado. En la referida resolución la Junta estableció que el BGF sufragaría los gastos incurridos en la restauración, remodelación y construcción del edificio, el estacionamiento y los alrededores del MAPR. Todo esto tenía un costo estimado de $40,000,000. Según la resolución de la Junta, el BGF mantendría la titularidad y el control sobre los inmuebles y aprobaría la estructura organizacional, los programas, los planos y el proceso de construcción del MAPR. El 14 de agosto de 1997 la Junta (Resolución Núm. 6903) autorizó al BGF a aumentar a $55,200,000 la cantidad máxima a invertir en la construcción del MAPR. Según se desprende de dicha resolución, el incremento en la cantidad de recursos obedeció, entre otras cosas, a que se aumentó el área del MAPR en 45,000 pies cuadrados. Según se desprende del "Reglamento para la Operación y Administración del Museo de Arte de Puerto Rico y la Solicitud, Adquisición y Administración de los Donativos", aprobado por la Junta el 30 de abril de 1998, los fondos para la operación y administración del MAPR provendrían entre otros, de las recaudaciones por actividades, de donaciones particulares y de asignaciones legislativas. Dichos fondos serían administrados por funcionarios del BGF hasta que el Gobernador designara la Junta de Síndicos para regir las operaciones del MAPR. Entre el 17 dejulio de 1996 y el 12

17 (Cont, Anejo 1) 26 de septiembre de 1997 el BGF recibió fondos por $377,383 para la operación y administración del MAPR, los cuales se mantenían en cuentas separadas, Del 1 de abril de 1996 al 30 de septiembre de 1997 el BGF había desembolsado $6,986,103 por los servicios de diseño y construcción y gastos administrativos del MAPR, El examen realizado reveló que : a, El 18 de octubre de 1996 el Presidente formalizó un contrato por $475,000 con un contratista para la construcción del MAPR (proyecto), El contrato detallaba los trabajos a realizarse, entre ellos, reparar techos y hormigones, instalar tejas y construir una caseta de inspección en el área del proyecto, El contrato estaría vigente del 21 de octubre al 19 de diciembre de 1996, El 25 de noviembre el Presidente aprobó una orden de cambio por $45,000 la cual autorizaba al contratista a realizar trabajos adicionales tales como, parapetos de ventanas y rellenos de huecos, Mediante esta orden de cambio el costo del proyecto aumentó a $520,000, Al 30 de septiembre de 1997 el proyecto estaba terminado y el BGF había pagado al contratista $455,226, y quedaban pendientes dos certificaciones de pago, Según información provista por el Banco, el Comité Ejecutivo del MAPR, del cual formaban parte dos miembros de la Junta, autorizó al Presidente a suscribir el contrato por una cantidad máxima de $475,000 y a aprobar órdenes de cambio hasta un máximo de un 10 por ciento, El Presidente y tampoco el Comité Ejecutivo del MAPR sometieron para la consideración y aprobación de la Junta el contrato por $475,000 y la orden de cambio por $45,000, En la Resolución Núm, 6730 del 26 de septiembre de 1996 de la Junta ésta autorizó al Presidente a formalizar un contrato por una cantidad no mayor de $350,000 para el proyecto, Se estableció, además, que la Junta pasaría juicio sobre todas las decisiones finales sobre la 13

18 (Cont. Anejo 1) construcción del MAPR. Por otro lado, en el "Reglamento para la Compra y Contratación de Bienes y Servicios del BGF", aprobado por la Junta el 29 de octubre de 1992 se faculta al Presidente a contratar servicios hasta $100,000. Se indica, además, que cualquier contratación en exceso a dicha cantidad deberá ser aprobada por la Junta. La situación señalada privó a la Junta de considerar los términos y condiciones establecidos en el contrato y en la orden de cambio para determinar, entre otras cosas, si contenía aquellos elementos que protegieran adecuadamente los intereses del BGF. La situación comentada se atribuye a que el Presidente y los miembros del Comité Ejecutivo del MAPR se atribuyeron funciones que no les correspondían. Dichos funcionarios incumplieron las directrices impartidas por la Junta y las disposiciones reglamentarias mencionadas. b. Esta Oficina contrató los servicios de un perito en ingeniería civil y estructural para que evaluara los trabajos realizados por el contratista en el proyecto. Dicha evaluación reveló que el contratista no instaló 1,675 pies cuadrados de tejas requeridos en las especificaciones del contrato. A pesar de ello, el BGF pagó $5,025 por dichos trabajos. Los trabajos no realizados fueron certificados como correctos entre el 9 de mayo y 13 de junio de 1997 por los funcionarios del BGF a cargo de supervisar el proyecto y de aprobar los desembolsos del mismo. En la "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" se dispone que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se sometan para pago. Se establece como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia o entidad corporativa. Conforme a ello, los funcionarios del BGF a cargo de supervisar 14

19 (Cont. Anejo 1) el proyecto y de autorizar los desembolsos para éste, debieron asegurarse de que los trabajos se habían realizado de acuerdo a lo establecido en los contratos previo a certificar como correctos los mismos. En los planos y especificaciones del proyecto, que formaban parte del contrato, se estableció la cantidad de pies cuadrados de tejas que se tenían que instalar en el mismo. La situación comentada ocasionó que el BGF pagara indebidamente $5,025 al contratista por trabajos no realizados en el proyecto. Esto privó al BGF de recursos que pudo utilizar prontamente para atender otras necesidades relacionadas con la construcción del MAPR. La situación señalada denota que los funcionarios concernidos no velaron por los mejores intereses del BGF. Además, que no se ejercía una supervisión adecuada del proyecto ni de la aprobación de los desembolsos para el mismo. c. Entre el 20 de marzo de 1996 y el 25 de septiembre de 1997 el BGF realizó desembolsos por $517,269 para gastos operacionales y administrativos del MAPR, que se hicieron con cargo al presupuesto de construcción del mismo, como sigue : Concepto Importe Servicios profesionales, de fotografia y de decoración $231,351 Servicios de vigilancia, consultores, de agua, de luz, de teléfono y de empleos temporeros 145,940 Adiestramientos, membresías, fletes y servicios de alimentos Total

20 (Cont, Anejo 1) Es evidente que los desembolsos indicados no estaban relacionados con la restauración, remodelación y construcción del MAPR, por lo que no procedía que las mismas se hicieran contra el presupuesto de construcción de éste, d, Al 30 de septiembre de 1997 el BGF había hecho ajustes por $72,500 en las partidas presupuestarias del MAPR y quedaban pendientes de realizar los ajustes de los restantes $444,769 ($517,269 - $72,500), En la Resolución Núm, 6598 mencionada la Junta estableció que el BGF construiría y pagaría los gastos incurridos en la restauración, remodelación y construcción del edificio, estacionamiento y alrededores del MAPR, Además, en la Ley Núm, 230 se dispone como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia o entidad corporativa, En consonancia con esta norma los funcionarios del BGF a cargo de autorizar los desembolsos que se realizaban para la restauración, remodelación y construcción del MAPR debieron velar que los mismos se cargaran contra las partidas presupuestarias correspondientes, de manera que no se afectara indebidamente el presupuesto destinado para dicho propósito y para cumplir con lo establecido por la Junta, Las situaciones comentadas en los apartados "c" y "d" no permiten al BGF ejercer un control presupuestario de los recursos asignados para la restauración, remodelación y construcción del MAPR, Dichas situaciones se atribuyenprimordialmente a que el Director de Administración, Operaciones y Contraloría y demás funcionarios concernidos no ejercían una supervisión efectiva de los cargos efectuados al presupuesto del MAPR, 16

21 En la carta de la Presidenta del BGF ésta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente : Con posterioridad a la terminación del contrato se le descontó al contratista la cantidad señalada en el informe,,, (apartado "b"), El Banco prepara trimestralmente un informe que incluye un detalle de los gastos incurridos y los presupuestados del Museo,,, Al 30 de junio de 1998, este informe incluía, entre otras cosas, unapartida titulada Additional Costs not in Budget, aunque el título correcto debió ser Other Budgeted Costs, En la misma se incluían los gastos no relacionados con construcción, Debido a que estos gastos se estaban restando del presupuesto de construcción, se podría interpretar que los mismos formaban parte de dicho presupuesto,,, En el informe del trimestre finalizado en diciembre de 1998 se realizará un ajuste para aumentar el balance disponible del presupuesto de construcción (apartado "c"), Véanse las recomendaciones 2, 4 y 5-c y d, (Cont, Anejo 1) Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con las resoluciones aprobadas por la Junta de Directores La Junta nombra de entre sus miembros a un Comité Ejecutivo que es responsable de conducir las transacciones del BGF durante el período entre las reuniones de la Junta, El Comité Ejecutivo está investido con los poderes de la Junta y efectúa las reuniones que estime pertinentes, Las decisiones tomadas por el Comité Ejecutivo son informadas a la Junta, El examen realizado del control de las minutas de la Junta y del Comité Ejecutivo reveló lo siguiente : a, El Secretario de la Junta (Secretario) mantenía como parte de sus récords las agendas y minutas de cada una de las reuniones celebradas por la Junta y el Comité Ejecutivo, En éstas de detallaban los asuntos discutidos y se hacía referencia al número de las resoluciones aprobadas, No obstante, el Secretario no mantenía un índice o registro de las resoluciones aprobadas por dichos cuerpos que incluyera, entre otras cosas, en orden numérico las resoluciones 17

22 (Cont, Anejo 1) aprobadas con referencia a la fecha de aprobación y una breve descripción del asunto considerado, Apetición de nuestros auditores, el Secretario preparó un informe de las resoluciones emitidas del 1 de enero de 1990 al 31 de julio de 1997 en el que se indicó que se aprobaron 912 resoluciones en dicho período, Como norma de sana administración los organismos del Gobierno deben adoptar medidas que permitan ejercer un control adecuado de las transacciones que se llevan a cabo, Conforme a ello el Secretario se debe mantener un registro sobre las gestiones realizadas por la Junta y el Comité Ejecutivo, que contenga en orden numérico correlativo las resoluciones aprobadas y los asuntos considerados, b, Diecinueve minutas de reuniones realizadas por la Junta del 14 de enero de 1993 al 10 de julio de 1997 no tenían las firmas de todos los miembros de ésta que participaron en las reuniones, Como norma de sana administración y de control interno los documentos que evidencian transacciones, como son las resoluciones de la Junta, deben contener las firmas de los miembros que participaron en las reuniones, c, Tres resoluciones aprobadas por la Junta entre el 30 de julio de 1991 y el 25 de septiembre de 1992 no se numeraron en secuencia numérica para el Secretario en funciones, Como norma de control interno las resoluciones emitidas por la Junta deben mantenerse en estricta secuencia numérica, Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "c" no permiten a la Junta ejercer un control adecuado sobre los acuerdos y resoluciones aprobadas, Por otro lado, pueden afectar la labor de nuestros auditores y de otras entidades que realizan auditorías de las operaciones del BGF. 18

23 (Cont. Anejo 1) Además, puede dar lugar a que pase desapercibido alguna deficiencia relacionada con las gestiones realizadas por dicho cuerpo, como comentamos a continuación. El informe mencionado sobre las resoluciones aprobadas preparado por la Secretaria a petición de nuestros auditores estaba incompleto. Estos determinaron que no se incluyeron 41 resoluciones correspondientes al período del 30 de julio de 1991 al 9 de mayo de Posteriormente el Secretario nos suministró evidencia de las resoluciones faltantes y atribuyó la omisión a fallas de la persona asignada para hacer ese trabajo. Las situaciones comentadas se atribuyen a que la Junta no ejerció una supervisión adecuada de las operaciones realizadas por el Secretario. En la carta de la Presidenta del BGF ésta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente : La Junta de Directores mantiene récords de todas las reuniones, los cuales contienen las fechas y números de las reuniones, los temas discutidos y los números de resoluciones aprobadas. Estos récords se mantienen igualmente tanto para las Juntas del Banco como para las de sus subsidiarias y afiliadas y sus respectivos comités ejecutivos (apartado "a"). Gestionamos la firma del director que faltaba por firmar, por lo que fue subsanada la deficiencia encontrada (apartado "b"). Véase la recomendación 3. Hallazgo 4 - Deficiencias relacionadas con la formalización y administración de los contratos de servicios profesionales y el pago de servicios sin la formalización de contratos a. Del 1 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997 el BGF otorgó 213 contratos de servicios profesionales y consultivos por $59,330,303. El examen realizado reveló que : 19

24 (Cont, Anejo 1) (1) De los referidos contratos 147 por $50,169,837 1 se otorgaron con efecto retroactivo, Los contratos se formalizaron para la prestación de, entre otros, servicios profesionales y consultivos, Los períodos de retroactividad fluctuaron entre 2 y 1,217 días consecutivos, Es norma de sana administración que las entidades del Gobierno establezcan por escrito las obligaciones contractuales de ambas partes en forma precisa antes de prestarse los servicios, Los contratos con carácter retroactivo pueden resultar perjudiciales para el interés público, Entre otras cosas, pueden dar lugar a que se efectúen pagos por servicios no prestados y que surjan pleitos judiciales innecesarios, (2) El BGF sometió a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de 33 contratos de servicios por $17,248,713 formalizados entre el 26 de enero de 1995 y el 30 de septiembre de 1997 luego de transcurridos entre 6 y 249 días consecutivos del termino fijado para ello, En la Ley Núm, 18 del 30 de octubre de 1975 y en el Reglamento Núm, 33 (antes Reglamento Núm, 8) promulgado por el Contralor de Puerto Rico en virtud de la misma se dispone que los organismos del Gobierno remitirán copia de los contratos a esta Oficina dentro de los 15 días siguientes a partir de la fecha de su otorgamiento, Además, en la carta circular Núm, del 17 de julio de 1997 emitida por el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental se establece que el incumplimiento con la Ley Núm, 18 indicada en relación con someter copia de los contratos a la Oficina del Contralor constituye violación a varios artículos de la "Ley de Etica Gubernamental", La situación señalada privó a esta Oficina de considerar con prontitud los contratos indicados y registrados en su sistema computarizado, Además, retrasó las fechas en que los mismos debían estar accesibles a la ciudadanía en calidad de documentos públicos, 1 De acuerdo con los estados financieros el gasto incurrido por estos contratos asciende a $36,217,

25 (Cont, Anejo 1) b, Del 5 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997 el BGF emitió 73 autorizaciones de pago (resoluciones "Nunc Pro Tunc") por $2,007,483 por la prestación de servicios de consultoría financiera y de aspectos legales de varias firmas en fechas en que no había un contrato escrito entre las partes, La Junta aprobó cinco de dichas resoluciones por exceder de $100,000 y las restantes fueron aprobadas por el Presidente, Como norma de sana administración las entidades del Gobierno no deben permitir que se presten servicios sin la formalización de un contrato por escrito donde se establezcan claramente las responsabilidades y deberes de los contratantes, La situación comentada impide al BGF ejercer un control adecuado sobre los servicios prestados y los desembolsos realizados, Ademas, se pueden efectuar pagos por servicios no rendidos o prestados contrario a lo establecido, Las situaciones señaladas en el apartado "a" denotan que los funcionarios concernidos se apartaron de las disposiciones aplicables, La situación comentada en el apartado "b" obedece a que los funcionarios concernidos no observaron la referida norma de sana administración,

26 En la carta de la Presidenta del BGF ésta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente : Queremos enfatizar que aunque los contratos fueron otorgados con carácter retroactivo, los mismos fueron completados siguiendo los procedimientos establecidos, lo cual incluye la aprobación del Presidente y la Junta de Directores, El Banco está realizando esfuerzos para evitar que se formalicen contratos con vigencia retroactiva, Además, ningún desembolso se realizó sin mediar un contrato o un reconocimiento de deuda [apartado a(1)], El personal del Banco encargado de someter los contratos a la Oficina del Contralor fue informado sobre el contenido del hallazgo con el propósito de evitar las tardanzas en la radicación de los contratos [apartado a(2)], El Banco ha reducido el otorgamiento de reconocimientos de deuda, ya que solamente se conceden en situaciones extraordinarias, Además, el Comité de Auditoría de la Junta de Directores requiere la preparación de un informe de reconocimientos de deuda trimestralmente, El Comité ha convocado a los oficiales que generan estos reconocimientos para que expliquen las razones y corrijan la situación (apartado "b"), Véanse las recomendaciones 4, 5-e y 6, (Cont, Anejo 1) Hallazgo 5 - Reglamentación inadecuada y otras deficiencias relacionadas con las compras El trámite de las compras de equipo, materiales y servicios del BGF se regía por el "Reglamento para la Compra y Contratación de Bienes y Servicios" (Reglamento de Compras) aprobado por la Junta el 29 de octubre de 1992, Además, se utilizaba como guía, el "Manual de Servicios Generales, Sección de Compras" (Manual de Compras) aprobado el 1 de agosto de 1994 por la Directora de la División de Administración y Operaciones, Del 1 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997 el BGF efectuó 2,889 compras por $10,941,717 por los conceptos indicados, 22

27 (Cont. Anejo 1) El examen realizado reveló lo siguiente : a. El Reglamento de Compras no contenía disposiciones para realizar compras mediante subasta formal. El BGF utilizaba para todo tipo de compras, sin importar su monto, el proceso de solicitud de precios a dos o más suplidores. Determinamos que el 10 de enero, 15 de diciembre de 1995 y 9 de julio de 1996 se realizaron tres compras por $1,120,258, $1,499,732 y $2,279,198, respectivamente, para adquirir computadoras. Las mismas se hicieron a través de la solicitud de precios a tres posibles proveedores, proceso comúnmente conocido como subasta informal. Es política pública y norma de sana administración que los organismos del Gobierno establezcan en su reglamentación disposiciones que requieran la celebración de subastas formales para las compras que sobrepasan el monto establecido por su organismo rector. Dicho monto puede variar de entidad en entidad a base de sus necesidades operacionales. El propósito de dicha disposición es promover la competencia entre suplidores para obtener los términos y condiciones más ventajosos para la entidad y de asegurar el uso adecuado de los recursos. La situación comentada no permite ejercer un control adecuado sobre el proceso de adquisición de bienes y servicios con costos significativos. Además, priva al BGF del beneficio de obtener mejores condiciones mediante la competencia entre el mayor número de proveedores. b. El examen de 18 compras de vehículos de motor, materiales, equipo y servicios por $1,343,599 efectuadas entre el 10 de enero de 1995 al 13 de marzo de 1996, reveló lo siguiente : (1) Del 2 al 29 de febrero de 1996 la Oficina de Compras solicitó cotizaciones a tres suplidores para la compra de cinco vehículos de motor con especificaciones 23

28 (Cont, Anejo 1) restrictivas, Las mismas establecían, entre otras cosas, vehículos de un color específico y de una marca y modelo en particular, El importe de dicha compra fue $82,056, Son normas de política pública y de sana administración que para la adquisición de bienes y servicios se deberán ofrecer especificaciones claras y no restrictivas sobre los artículos, bienes o servicios a adquirirse, (2) Durante el proceso de compra de los vehículos mencionados la supervisora de la Oficina de Compras realizó, entre otras cosas, las siguientes funciones : - Solicitó y recibió las cotizaciones de los proveedores, - Evaluó las ofertas recibidas y adjudicó la compra, - Firmó la orden de compra como agente comprador y la aprobó como supervisora, - Recibió los vehículos, A la fecha en que se realizó la transacción el BGF contaba con un Agente Comprador y un Encargado de la Propiedad, Estos tenían asignadas las funciones de emitir las órdenes de compra y recibir los bienes ordenados, respectivamente, El que la referida funcionaria realizara las funciones mencionadas con relación a esta compra resultó en extremo conflictivo, Es característica de un sistema adecuado de control interno que se mantenga la estructura de segregación de funciones de tal manera que el trabajo de cada empleado sirva de revisión a la labor realizada por otro, (3) La Oficina de Compras no solicitó dos o más cotizaciones de precios para cuatro compras de servicios de comidas, estacionamiento e instalación de teléfonos cuyos costos 24

29 (Cont, Anejo 1) fluctuaron entre $124 y $950, No se documentaron las razones que justificaran el solicitar solamente una cotización, El Manual de Compras establece que para las compras en exceso de $100 se deben solicitar por lo menos dos cotizaciones, ya sean verbales o escritas, Establece, además, que de no obtenerse el mínimo de cotizaciones requeridas se indicará por escrito las razones que lo justifiquen, (4) Entre el 26 de enero y el 9 de mayo de 1996 se pagaron $2,008 por el arrendamiento de un local y de un área de estacionamiento y por servicios de alimentos en actividades, El trámite para ordenar estos servicios se hizo verbalmente, El BGF no emitió para ninguno de los casos, seis en total, las órdenes de compra correspondientes, El costo de los servicios fluctuó entre $42 y $950, En el Manual de Compras se establece que para todas las compras de equipo, materiales o servicios de deberá emitir una orden de compra, Las situaciones comentadas en los apartados b(1) y b(3) privaron al BGF del beneficio de obtener precios más bajos o mejores condiciones mediante la libre competencia entre proveedores, Ello puede dar margen a que se ejerza favoritismo en las transacciones, en perjuicio de los mejores intereses del BGF. Las situaciones de los apartados b(2) y b(4) no permiten ejercer un control adecuado sobre las compras, Esto propicia el ambiente para la comisión de errores, irregularidades y que no puedan detectarse a tiempo, La situación señalada en el apartado "a" se atribuye principalmente a falta de previsión de la Junta al adoptar la reglamentación necesaria para regir este tipo de compra, Lo comentado en el 25

30 (Cont, Anejo 1) apartado "b" se atribuye, principalmente, a que no se ejercía una supervisión adecuada del proceso de compras, En la carta de la Presidenta del BGF ésta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente : El Banco evaluará mecanismos adicionales relacionados con el proceso de compras con características especiales y significativas (apartado "a"), El Banco en ocasiones solicita equipos con ciertas restricciones porque en el pasado se ha probado la calidad de los mismos, El Banco establece, entre otras cosas, que se adquirirán bienes y servicios buscando calidad, elprecio y términos conun máximo de beneficio para la institución, Además, que no se considera el precio como el único factor en la adjudicación de las compras ó contratos, Es importante aclarar que el color del vehículo se seleccionó de acuerdo a los colores oficiales del Banco [apartado b(1)], En la actualidad toda orden de compra en exceso de $2,500 debe estar aprobada por el Director de Finanzas [apartado b(2)], La Oficina de Compras del Banco maneja un volumen significativo de requisiciones para la compra de bienes y servicios, Entendemos que los casos señalados son aislados y no ocurren con regularidad, Al personal del área se le notificó de las situaciones para que tomen las medidas necesarias para reducir la posibilidad de que esto ocurra nuevamente, Además, el Banco estará evaluando la reglamentación vigente para atemperarla a las necesidades actuales [apartados b(3) y (4)], Véanse las recomendaciones 4, 5-fy 7-a, Hallazgo 6 - Falla sobre la re lamentación rara la concesión de tarietas de crédito El BGF concedía tarjetas de crédito a funcionarios y empleados, designados por el Presidente, en cuyos puestos se les requiera viajar con frecuencia fuera de Puerto Rico, Mediante el uso de dichas tarjetas se cargan a las cuentas del BGF, entre otros, los gastos de viaje y de representación en que incurren los viajantes como resultado de gestiones oficiales, Al 30 de septiembre de 1997 el BGF había concedido 12 tarjetas de crédito a nombre de 12 funcionarios y empleados, 26

31 (Cont. Anejo 1) Del 1 de enero de 1995 al 30 de septiembre de 1997 el BGF desembolsó $266,822 por cargos realizados a las tarjetas de crédito. La reglamentación del BGF contiene disposiciones aplicables al tipo de gasto que puede incurrirse con el uso de las tarjetas de crédito, pero no contiene disposiciones para regir la concesión de las tarjetas de crédito a los funcionarios y empleados. Son normas de control interno y de sana administración promulgar reglamentación escrita para la protección de los activos de la entidad. Además, la LeyNúm. 17 establece que es responsabilidad de la Junta adoptar la reglamentación necesaria para la administración y funcionamiento del BGF. La situación comentada impide al BGF ejercer un control adecuado sobre la concesión de tarjetas de crédito. Ello puede dar lugar a que no se observen procedimientos uniformes en el proceso de autorización y concesión de las tarjetas de crédito. Tambiénpuede propiciar el uso irregular de éstas o que de surgir alguna irregularidad se dificulte fijar responsabilidad en caso de que así proceda. La situación señalada se atribuye a que la Junta no había adoptado reglamentación y normas escritas sobre la concesión de las tarjetas de crédito. En la carta de la Presidenta del BGF ésta nos informó, entre otras cosas, lo siguiente : Las tarjetas de crédito corporativas se conceden a discreción del Presidente del Banco. Estas se utilizan en actividades oficiales necesarias para el desarrollo normal de las operaciones, la imagen y las finalidades del Banco. Véanse las recomendaciones 4 y 7-b. 2 Nuestras verificaciones no detectaron el uso irregular de las tarjetas. 27

32 Deloiffe & Touche LLP 0 Anejo 2 Nato Rey Tower, Suite 1200 Telephone : (787) Muñoz Rivera Avenue Facsimile : (787) San Juan, PR INDEPENDENT AUDITORS' REPORT Board ofdirectors of Government Development Bank for Puerto Rico : We have audited the accompanying statements of condition of Government Development Bank for Puerto Rico (the "Bank"), a component unit of the Commonwealth of Puerto Rico, as of June 30, 1998 and 1997, and the related statements of income, changes in capital accounts, and cash flows for the years then ended. These financial statements are the responsibility of the Bank's management. Our responsibility is to express an opinion on these financial statements based on our audits. Except as explained in the third paragraph, we conducted our audits in accordance with generally accepted auditing standards. Those standards require that we plan and perfonn the audit to obtain reasonable assurance about whether the financial statements are free of material misstatement. An audit includes examining, on a test basis, evidence supporting the amounts and disclosures in the financial statements. An audit also includes assessing the accounting principles used and significant estimates made by management, as well as evaluating the overall financial statement presentation. We believe that our audits provide a reasonable basis for our opinion. Governmental Accounting Standards Board Technical Bulletin 98-1, Disclosures About Year 2000 Issues, requires disclosure of certain matters regarding the year 2000 issue. The Bank has included such disclosures in Note 15 to the financial statements. Because of the unprecedented nature of the year 2000 issue; its effects and the success of related remediation efforts will not be fully determinable until the year 2000 and thereafter. Accordingly, insufficient audit evidence exists to support the Bank's disclosures with respect to the year 2000 issue made in Note 15. Further, we do not provide assurance that the Bank is or will be year 2000 ready, that the Bank's year 2000 remediation efforts will be successful in whole or in part, or that parties with which the Bank does business will be year 2000 ready. In our opinion, except for the effects of such adjustments, if any, as might have been determined to be necessary had we been able to examine evidence regarding year 2000 disclosures as described in the preceding paragraph, such financial statements present fairly, in all material :respects, the financial position of Government Development Bank for Puerto Rico as ofjune 30, 1998 and 1997, and its results of operations and cash flows for the years then ended in confonnity with generally accepted accounting principles. As discussed in Note 1 to the financial statements, in 1998 the Bank changed its method of accounting for investments to conform with Governmental Accounting Standards Board Statement No. 31 and retroactively restated the 1997 financial statements for the change. August 28, 1998 (September 21, 1998 as to Note 16 and December 4, 1998 as to the second paragraph of Note 4 to the financial statements) Stamp No affixed to original. DeloitteTouche Tohmatsu International 28

33 (Cont. Anejo 2) GOVERNMENT DEVELOPMENT BANK FOR PUERTO RICO STATEMENTS OF CONDITION JUNE AND 1997 (ln Thousands) ASSETS CASH AND DUE FROM BANKS (Note 2) $ 12,257 S - 18,360 FEDERAL FUNDS SOLD AND SECURITIES PURCHASED UNDER AGREEMENTS TO RESELL (Notes 2 and 3) 549, ,855 DEPOSITS PLACED WITH BANKS AND COMMERCIAL PAPER (Notes 2 and 3) 522, ,299 INVESTMENTS AND INVESTMENT CONTRACTS (Note 3) 3,644,354 2,959,337 LOANS AND OTHER RECEIVABLES, NET (Note 4) : Public entities of the Commonwealth of Puerto Rico 2, ,823,160 Private sector and other, net of allowance for loan losses of $24,758 in 1998 and 548,126 in ,451 Total loans and other receivables, net 2,881,853 3,036,611 ACCRUED INTEREST RECEIVABLE : Investments and money market instruments 36,651 26,104 Loans to public entities ofthe Commonwealth ofpuerto Rico 119, ,809 Loans to the private sector Total accrued interest receivable 157, ,175 REAL ESTATE OWNED 51,383 29,239 OTHER ASSETS TOTAL - S 7,858,424 $ LIABILITIES AND CAPITAL DEPOSITS, PRINCIPALLY FROM THE COMMONWEALTH OF PUERTO RICO AND ITS PUBLIC ENTITIES (Notes 3 and 5) : Demand S 1,723,462 S 2,021,728 Certificates of deposit _ Total deposits 4,214,000 3,409,411 CERTIFICATES OF INDEBTEDNESS (Notes 3 and 5) 290, ,774 SECURITIES SOLD UNDER AGREEMENTS TO REPURCHASE (Notes 3 and 6) 68, ,708 COMMERCIAL PAPER (Note 7) 566,106 1,115,067 OTHER LIABILITIES : Accrued interest payable 71,010 55,757 Allowance for possible losses on guarantees and letters of credit 58,239 52,422 Miscellaneous (Note 10) Total other liabilities 159, ,435 OTHER BORROWED FUNDS (Notes 3 and 8): Notes payable 72,650 76,250 Bonds payable, net -, 1, Total other borrowed funds 1, Total liabilities ,243,598 COMMITMENTS AND CONTINGENCIES (Notes 9 and 11) CAPITAL ACCOUNTS : Capital 1,325,000 1,225,000 Retained earnings 112, Total capital accounts 1, TOTAL S 7,858,424 $ See notes to financial statements. 29