DIRECCIÓN FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA. [Noviembre ] Pág. 1 de 14

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1 DIRECCIÓN FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA [Noviembre ] Pág. 1 de 14

2 Objetivo Establecer los lineamientos para la recepción, registro y depósito de los ingresos recaudados en la SBP, por medio de este proceso se garantiza el cumplimiento de la ejecución del presupuesto. Base Legal - Administrativa Este subproceso se rige por las siguientes normativas: Ley Bancaria Decreto Ejecutivo No.52 de 30 de abril de 2008, en los artículos siguientes: Artículo 22. Tasa de regulación bancaria Artículo 23. Otros recursos de la Superintendencia Artículo 66. Inspecciones bancarias Acuerdos: Acuerdo Servicios especiales Acuerdo Tasa de regulación bancaria Resoluciones: Resolución General N Tarifas inspecciones Resolución SBP-RG que modifica la Resolución General No , sobre metodología para el cálculo de los costos de inspecciones bancarias. Deroga la Resolución SBP-RG G.O. No de 28 de mayo de Documento compilado. Manual de SIAFPA Principios El subproceso debe cumplir los siguientes lineamientos: Diariamente se entregaran las volantes de depósito a la Gerencia de Gestión de Documentos correspondiente a la recaudación recibida hasta aproximadamente las 12:30 p.m. Personal de la Gerencia de Gestión de Documentos, deberá efectuar el depósito en el Banco Nacional el mismo día que lo recibe. Página 2

3 Descripción de Cuentas El depósito a las cuentas bancarias deben seguir lo siguientes parámetros: Nombre de Cuenta Fondo General N. de Cuenta N F.E.C.I. N Tipo de Ingreso Tasa Fija y Variable, Inspecciones, Multas a Bancos, Autogestión, Acuerdo y Otros, correspondiente a la Superintendencia de Bancos. 1% correspondiente a la retención Fondo Especial de Compensación de Intereses (FECI), Página 3

4 Procedimiento Para la ejecución del subproceso para la Recepción, registro y depósito de los ingresos recaudados en la SBP, se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: N. Responsable Actividad R/C Presenta al asistente de Contabilidad (cajero) ubicado en la recepción del 1 piso 8 (cajero), el monto a pagar, ya Institución financiera, sea por cheque de gerencia, cheque persona natural / certificado, nota de crédito del banco, jurídica, funcionarios o transferencia bancaria, volante de unidad ejecutora depósito o efectivo en el caso de R-1 copias o certificaciones según lo establecido en el Acuerdo Verifica que el monto detallado en la factura sea igual a la suma recibida. C-1 Si la cuantía a pagar es correcta, la registra en el Sistema de Tesorería y ordena la impresión del Recibo de 3 Ingresos. Ir al punto 5. De lo contrario, ir al punto Contabilidad (cajero) Referencia: Recibo de Ingresos. Si detecta inconsistencias entre las cuantías notificadas y el monto a pagar, se le devuelve al interesado, la documentación indicándole el error. Ir al punto 1. Nota: La entidad financiera o interesado volverá a efectuar el pago tan pronto tenga todo listo. Verifica la hora de los ingresos recaudados. 6 Contabilidad (cajero) Si la hora es igual a las 12:30 p.m., realiza un corte de los ingresos recaudados aproximadamente hasta las 12:30 pm y el total de los ingresos recaudados hasta la hora del corte, es retirado por personal de Gestión de Documentos para su depósito a las cuentas bancarias respectivas. De lo contrario, ir al punto 25. Referencia: Descripción de las cuentas bancarias. Página 4

5 7 Adjunta a las volantes los recibos confeccionados en el día y las remite para la revisión y firma al gerente de Tesorería o quien él designe. 8 Gerente de Tesorería o quien él designe Referencia: Listado de los recibos. Recibe la documentación (documentos sustentadores, recibos de caja, originales de los cheques y volantes de depósitos) y realiza las siguientes acciones: Revisa y verifica la exactitud aritmética de los montos relacionados. Firma las volantes de depósito aprobando la relación de ingresos vs. recibos y se lo entrega al asistente de Contabilidad (cajero). Referencia: Volante de depósito. 9 Contabilidad (cajero) Recibe la documentación y realiza las siguientes acciones: Genera las copias a las volantes de depósito debidamente firmadas con los pagos recibidos y los documentos sustentadores ya sea en la fotocopiadora de la institución o en la fotocopiadora de la gerencia de Tesorería. Llena el libro de control de depósitos con el monto a depositar. Entrega las volantes de depósitos y la cuantía recaudada (cheques y/o efectivo) para su depósito en el banco, al gerente de Gestión de Documentos o a quien él designe para realizar el depósito al banco. 10 Gerente de Gestión de Documentos o quien él designe Referencia: Libro de control de depósitos. Realiza las siguientes acciones: Recibe el dinero y la volante de depósito, firma el libro de control de depósitos como constancia de que recibieron los mismos. Se dirige al Banco Nacional antes R-2 C-2 Página 5

6 11 de las 3:00 p.m. a realizar el depósito. Entrega al asistente de Contabilidad (cajero), las copias de las volantes de depósito selladas por el banco Contabilidad (cajero) Recibe las copias de las volantes de depósito, realiza las siguientes acciones: Verifica que las copias de las volantes de depósitos entregadas por el gerente de Gestión de Documentos o quien él designe, estén debidamente selladas por el banco. Registra los depósitos en el sistema de Tesorería según el nombre de la cuenta. Si existen volantes de depósito FECI, imprime del sistema de tesorería (FECI) dos informes de Control de Recibos de FECI para la gerencia de Tesorería y para la gerencia de FECI. A dichos informes le adjunta copia de los recibos, volante de depósito y documentos sustentadores de las diferentes entidades financieras. C-2 Remite al gerente de Tesorería o quien el designe, para su revisión y firma los informes (Fondo General y FECI) con sus documentos Contabilidad (cajero) Nota: hay que tomar en cuenta que la mayoría de las veces, se reciben ingresos posteriores al cierre de los depósitos, por lo que éstos son depositados al día siguiente, y dichos informes no estarán listos el mismo día. Si existen volantes de depósito de la cuenta del fondo general, imprime del Sistema de Tesorería dos (2) Informes de Ingresos Diarios, para las siguientes gerencias: Tesorería y Contabilidad. Referencia: Informes de Ingresos Diarios y Acumulados. Página 6

7 Contabilidad Contador (Gerencia de Contabilidad) Contabilidad Contador (Gerencia de Contabilidad) Recibe documentación y registra la información de las facturas y posterior los recibos del día en el Sistema de SIAFPA (se genera N. de transacción) y se envía a la gerencia de Contabilidad, copias de las facturas. Realiza el registro contable de las facturas en el Sistema SIAFPA, según el número de transacción, para que se refleje en la gerencia de Tesorería. Registra en el Sistema de SIAFPA la información del recibo, (una vez la gerencia de Contabilidad registra la factura, se refleja para la información para el recibo). Realiza el registro contable del recibo, en el Sistema de SIAFPA. Una vez revisados y firmados los informes, se entregan a las siguientes áreas: Informe de FECI, es remitido mediante correspondencia interna a la Gerencia de FECI para los registros y archivos correspondientes. 20 Gerente de Tesorería o quien designe Informe de Ingresos del fondo general con las copias de las volantes de depósitos, los entrega al asistente de Contabilidad para registrarlos en SIAFPA Contabilidad (cajero) Contabilidad Referencia: Procedimiento de Recepción y registro de las transferencias del 1% de FECI y solicitud de reembolso por descuento de intereses a préstamos agropecuarios. Recibe para su archivo, las copias para la gerencia de Tesorería de los informes del Fondo General y FECI. Captura la información de los depósitos en el Sistema SIAFPA y lo Página 7

8 remite a la gerencia de Contabilidad Gerente de Contabilidad o quien él designe Recibe la documentación y realiza el registro contable de los depósitos. Recibe el informe de los depósitos y procede a registrarlo en el Sistema SIAFPA. Nota: Cuando los ingresos son producto de los intereses que generen el plazo fijo, los registros contables serán en base a la nota de crédito producto de la transferencia que envía el Banco Nacional, procurando que el mismo sea registrado cuando se impute el ingreso en el Banco. Culmina el Proceso Contabilidad (cajero) Gerente de Tesorería o quien él designe Los ingresos recaudados posterior a las 12:30 p.m. se depositan en el banco al día siguiente, el cual deberá realizar las siguientes acciones, no obstante, el reconocimiento del ingreso será el día en que efectivamente se recaudó: Elaborará un informe de control de ingresos pendientes por depositar. Imprime el informe para la firma del gerente de Tesorería el cual refleja los montos a dejar en custodia. Ambos revisan que lo detallado en el informe es lo que se va a guardar en la Caja fuerte, de validar la información, firman el informe. Guardan el dinero y la documentación que lo respalda en la Caja Fuerte Referencia: Informe de Control de Ingresos Pendientes por Depositar Entrega al asistente de Contabilidad (cajero), al día siguiente el informe de ingresos pendientes por depositar y el dinero recaudado posterior a las 12:30 p.m. del día anterior, el cual fue Página 8

9 custodiado en la caja fuerte de la gerencia de Tesorería. Nota: este dinero es depositado con el dinero que sea recibido durante la mañana del siguiente día. Ir al punto # 1 Fin del sub proceso Procedimiento Recepción, Registro mediante el Formulario de Registro y Control de Procesos Pendientes de Trámite y Depósitos de los Ingresos de recaudados en la SBP Contabilidad (cajero) Gerente de Tesorería o quien él designe Si el Sistema de Tesorería, por fallas técnicas o de otra índole no está en línea, realizará las siguientes acciones: 1. Utilizará el formulario de Registro y Control de Procesos pendiente de Trámite Referencia: Formulario. 2. Una vez se reestablezca se incorporará esta información (carga) en el Sistema de Tesorería. 3. Una vez capturados se lo entrega al gerente de Tesorería o quien él designe, para la firma del formulario como constancia que fue registrado. Firma el formulario y se lo entrega a la asistente de Contabilidad para su respectivo archivo. Fin del sub proceso Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R-1 La persona natural o jurídica, institución financiera pague una cantidad diferente a la que debe. C-1 Verifica que el monto detallado en la factura sea igual a la suma recibida. R-2 La cantidad de dinero depositado en el banco no sea la misma que indica las volantes de depósito. C-2 El gerente de Gestión de Documento o quien designe, recibe el dinero, volante de depósito y firma el libro de control de depósitos como Página 9

10 Faltante del dinero, pérdida del mismo. constancia El asistente de Contabilidadad (contador), verifica que las copias de las volantes de depósitos entregadas por el gerente de Gestión Documentos o quien designe estén debidamente selladas por el banco. Ubicación Diagrama Flujo del de Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección Finanzas Gerencia de Tesorería el diagrama de flujo estará señalado de la siguiente forma número. a, ejemplo: 1.a Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción Se actualiza el procedimiento al nuevo formato institucional. 1 30/11/ /11/2013 Se incluyen los informes de depósitos que se remiten al FECI por la recaudación de la retención del 1% que efectúan las entidades financieras y no estaban contemplados en el procedimiento. Cambio de formatos al procedimiento. Se complementa con las actividades que se generan del Sistema de SIAFPA. Página 10

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12 Anexo Recibo de Ingreso Página 12

13 Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Página 13

14 Formulario de Control de Ingresos Pendientes por Depositar Página 14