MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

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1 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.1 de 28 Fecha: 28-Oct-2004 Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

2 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.2 de 28 Fecha: 28-Oct-2004 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 0. RESEÑA HISTORICA 0.1 PRINCIPALES CLIENTES 0.2 REQUISITOS DE LOS CLIENTES. 0.3 PRODUCTOS Y SERVICIOS 1 OBJETIVO 2 ALCANCE 3 EXCLUSION 4 RESPONSABILIDADES 5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 6. ORGANIGRAMA 7. REVISION POR LA DIRECCIÓN 8. COMUNICACIÓN INTERNA 9. MEJORA CONTINUA 10. PLANEACION ESTRATEGICA 10.1 POLITICA DE CALIDAD MISION VISION 10.4 OBJETIVOS GENERALES DE CALIDAD 11. MAPA DE PROCESOS 12. CARACTERIZACION DE PROCESOS 12.1 PROCESO DE DIRECCION 12.2 PROCESOS DE REALIZACION 12.3 PROCESOS DE SOPORTE 13. DOCUMENTACIÓN vs. REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

3 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.3 de 28 Fecha: 28-Oct-2004 INTRODUCCIÓN El manual de calidad ha sido desarrollado de acuerdo a los requerimientos de la no rma NTC- ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos y con las siguientes normas de apoyo: NTC-ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Directrices para la mejora del desempeño. NTC-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Fundament os y Vocabulario. Este documento muestra de manera clara y precisa el sistema de gestión de calidad implementado para la empresa bajo el enfoque de procesos y teniendo como punto de partida los principios de gestión de calidad: Liderazgo: Mediante la plan eación estratégica y el despliegue de esta a la organización. Enfoque al cliente: Tomando como razón de ser la necesidad de satisfacer necesidades reales y potenciales a nuestros clientes. Enfoque basado en procesos: Dando empoderamiento a todos los proces os que se desarrollan en la Empresa. Enfoque del sistema para la gestión: Interrelacionando los procesos para conformar un todo durante la prestación de los servicios. Enfoque basado en hechos para el sistema de gestión: Mediante actividades de seguimiento y medición, las cuales permiten evidenciar el desempeño. Participación de personal: Involucramiento del personal a nivel administrativo y operativo en la implementación y mejora del sistema de gestión de la calidad. Mejora continua: Implementando desde la s directrices y política de la empresa, la mejora continúa en el desarrollo de los procesos. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Aplicando principios del gana - gana con proveedores y subcontratistas. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

4 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.4 de 28 Fecha: 28-Oct RESEÑA HISTÓRICA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A. S.A. Fue creada por el señor Nabith Ahumada y el Ingeniero Nilson Ahumada, la cual surgió por la necesidad de procesar en moldes la parafina liquida fabricada por la refinería de ECOPETROL, con éste fin se c ompraba la parafina realizándole un proceso de mejoramiento (moldeo de parafina) para comercializarlo y distribuirlo, ya que ECOPETROL no vendía la parafina en moldes. El primer trabajador que empezó en MULTISERVICIOS fue el señor Luis Arturo Aldana que hasta el momento se encuentra laborando con la empresa. El primer cliente de la empresa fue, Carbo química, con la que se empezó a negociar con 10 Toneladas de parafina moldeada. Al año y medio de estar funcionando la empresa, se empezó a trabajar con asfaltos líquidos, ya que hubo una buena bonanza, con el reparcheo y el arreglo de vías a través del INVIAS. El asfalto que se comercializaba eran RC 250 ( Curado Rápido) y el MC 70 ( Curado Medio). En vista de la necesidad de organizar la empresa por la oportunidad de mercado se inicio con los aspectos legales de la misma. Nuestra compañía se constituyó el día 14 de Septiembre de 1993 por escritura publica No otorgada en la Notaria Primera del circulo de Barrancabermeja. Actualmente se encuentra registrada en la cámara de comercio de Barrancabermeja bajo el No del libro respectivo. Nuestras instalaciones cuentan con un área aproximada de metros cuadrados. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

5 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.5 de 28 Fecha: 28-Oct-2004 Contamos con un grupo de Ingenieros distribuidos de manera estratégica en las di ferentes regiones del país donde tenemos presencia comercial; personal que cuenta con los recursos y medios necesarios para ofrecer a cada uno de nuestros clientes, apoyo tecnológico en las áreas donde se utilizan nuestros productos como materias primas. Dentro de esta asistencia técnica deseamos resaltar labores encaminadas a control de equipos de combustión; asesorías para cadenas de producción en temas de: ingenierías básicas de proceso, control de procesos, seguridad industrial y control de perdidas e ntre otros. Hemos pasado de facturar a 50 clientes permanentes en el año 1994 a 370 clientes de todo el país (Barranquilla, Cali, Medellín, entre otros) en el Conviene destacar que a pesar de las dificultades de la Economía Nacional, las ventas dur ante 2001 y 2002 crecieron significativamente. En la actualidad tenemos representantes comerciales en Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali, atendidos por profesionales quienes ofrecen asesoría técnica. Consideramos como una de nuestras fortalezas el est ar localizados en una zona de alto desarrollo tecnológico e industrial, nuestros procesos industriales cuentan con. Procesos de Ingeniería y Mantenimiento, Transporte, Contabilidad, Crédito, Cartera, Jurídico, Contratación, Despachos y Compras; sala de juntas, recepción, gerencia y laboratorios. Adicionalmente en planta poseemos servicios industriales como, vapor, agua, aire comprimido, energía eléctrica y con una capacidad de almacenamiento de galones. Dentro de la alta gama de productos posee mos los siguientes, próximos a certificar. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

6 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.6 de 28 Fecha: 28-Oct-2004? Aditivo para gasolina MULTIOCTANOL 1-A. Se ha podido comprobar un ahorro superior al 20% de la gasolina y una notoria mejoría del desempeño del motor ( se evita el cascabeleo y se incrementa la potencia del motor ). el cual resulta muy económico comparado con los apreciables beneficios.? Relleno para cables telefónicos subterráneos WAXFILL GEL LV Contra tipo del Witco gel. Aspecto físico: Producto en gel semi sólido, Fundido da un liquido liger amente espeso, cristalino y amarillo Producto estable: Mantener alejado de oxidantes fuertes, combustible. Toxicología: Puede ser nocivo por ingestión e irritante por contacto prolongado. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA Ubicación de la sede Principal Calle 74 No barrio Libertad Barrancabermeja NIT: Línea de atención al cliente: Teléfono: Fax: Página Web: Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

7 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.7 de 28 Fecha: 28-Oct PRINCIPALES CLIENTES CIUDAD CALI BOGOTA BOGOTA BOGOTA BOGOTA BOGOTA CALI BOGOTA BARRANQUILLA, BOGOTA, CALI BOGOTA DUITAMA -BOYACA BOGOTA LA DORADA BOGOTA BOGOTA BOGOTA BOGOTA CLIENTE CABLES DE ENERGIA Y TELECOMUNICACIONES S.A CENTELSA S.A INVERSIONES PETRO COMERCIAL INVERSIONES Y PETRÓLEOS S.A E.D.S. MOBIL LEYVAS LTDA TEXACO 29 LTDA ESTACIÓN V. C. LTDA ENERGICAR LTDA CONSTANZA MALAGON ESTACIÓN DE SERVICIO MOBIL TERPEL INTIGUAIRA ESTACIÓN DE SERVICIO LA ISLA INVERSIONES MATIZ ALDANA L SUPERMERCADO LISTO TBAS EXPRESS LTDA REAL TRANSPORTADORA S.A. INVERSIONES HERRERA ARAUJO AUTOCENTRO SOACHA E.U 0.2 REQUISITOS DE LOS CLIENTES Productos de Calidad Servicio post-venta( Garantía) Cumplimiento de especificaciones y tiempos de entrega Tecnología de vanguardia Recurso Humano Idóneo Precios competitivos en el mercado Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

8 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.8 de 28 Fecha: 28-Oct PRODUCTOS Y SERVICIOS PRODUCTO RELLENOS PARA CABLES TELEFONOCOS WAXFILL GEL LV BETUN PARA CALZADO BETUN PARA CALZADO BIO-VARSOL 1-A XINGRAS 1-A VALVULA XINGRAS 1-A SIN VALVULA XINGRAS 1-A LIMPIAVIDRIOS VALVULA LIMPIAVIDRIOS SIN VALVULA LIMPIAVIDRIO 1 - A CERA AUTOBRILLANTE 1-A OCTANPLUS MULTIOCTANOL ADITIVO DIESEL 1-A ADITIVO PARA ACEITE 1 -A BETUN BLACK SHINE SILICONA MULTIBRIG CERA AUTOMOTRIZ DESENG. K`MURZOL 1-A REFRIGERANTE COOLANT PRESENTACIONES Tambor boca ancha por 170 Kilos 32 GR 325 GR 500 cc,800 cc, 1 GAL, 5 GAL, 55 GAL 500 cc 500 cc 1 GAL, 5 GAL 500 cc 500 cc 1 GAL, 5 GAL 750 cc, 1 GAL, 5 GAL, 55 GAL 375 cc. 750 cc,70 cc, 1GALON, 5 GAL, 55 GAL 500 cc, 375 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL 375 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL 1000 GR, 325 GR 240 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL 300 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL 900 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

9 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.9 de 28 Fecha: 28-Oct-2004 Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

10 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.10 de 28 Fecha: 28-Oct OBJETIVO Presentar la estructura del Sistema de Gestión de Calidad de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1A S.A. imp lementado bajo el enfoque de procesos promovido por la norma NTC ISO 9001:2000, el cual permita facilitar el conocimiento y divulgación del Sistema de Gestión de Calidad a los clientes y partes interesadas. 2. ALCANCE Fabricación y comercialización de rellenos para cables telefónicos subterráneos. Fabricación y comercialización de aditivos mejoradores de la combustión para motores a gasolina. 3. EXCLUSIÓN Se excluye del Sistema de Gestión de Calidad de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1-A S.A., la s actividades relacionadas con el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo ya que los productos y /o servicios ofrecidos por la organización a sus clientes, se realizan a partir de criterios definidos y reconocidos a nivel mundial y sus proceso son adecuados a la capacidad de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. 4. RESPONSABILIDADES Será responsabilidad del Gerente, el Coordinador de Calidad, los Jefes de procesos y de los empleados en general seguir todos los parámetros establecidos en este manual y cump lir con las normas contempladas en él. El Manual de Calidad, debe ser difundido al interior de la organización y su reproducción, distribución, modificación y actualización solo es permitida por el Coordinador de Calidad. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

11 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.11 de 28 Fecha: 28-Oct ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de Gestión de la Calidad, esta estructura se presenta en forma de pirámide en donde el grado de información aumenta hacia la base de la pirámide. D O C U M E N T O S E X T E R N O S Manual de Calidad Procedimientos Plan de Calidad Documentos requeridos para la planificación, operación y control del proyecto Instructivo Y guías Registros - Planeación Estratégica - Mapa de procesos - Caracterización Procesos Subprocesos Actividades - Procedimiento Operativos - Procedimientos Administrativos - Procedimientos Calidad Para cada obra o proyecto especifico (Si Aplica) Instructivos, Guías, Fichas técnicas, Catálogos. Puede ser normalizados y no normalizados (Actas, fotografías, resultados de laboratorio, informes, entre otros). Figura No.1. Estructura de la Documentación Los documentos de origen externo actúan como elementos de soporte para el correcto funcionamiento del sistema entre ellos tenemos: fichas técnicas, Catálogos. Norm as ISO 9000 y 9001, etc. Los documentos de origen interno se identifican de acuerdo a su letra inicial en la codificación de la siguiente manera: P procedimiento, G significa guía, I instructivo, y la segunda letra determina a que macro proceso per tenece: D significa dirección, R realización y S de soporte. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

12 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.12 de 28 Fecha: 28-Oct ORGANIGRAMA ACTUAL DE C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A S.A. La Asamblea de Socios, es la máxima autoridad de la organización, se reúne una vez por año para deliberar los estados financieros del año fiscal anterior y el movimiento administrativo, contable y financiero según la agenda de trabajo y así mismo, diseñar objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo. Gerente. Es el representante legal de la entidad en todas las acciones administrativas, financieras, contables, jurídicas y de acciones legales en su entorno. Existen tres áreas definidas, productiva, administrativa y de comercialización. Las responsabilidades del personal de la empresa están definidas en los perfiles del cargo, caracterizaciones, procedimientos, instructivos. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

13 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.13 de 28 Fecha: 28-Oct REVISION POR LA DIRECCIÓN Se ha establecido realizar la revisión por la dirección después de la primera Auditoria Interna de Calidad y posteriormente se realizará semestr almente. La misma se desarrollara con la participación de el Gerente, los accionistas y el coordinador de calidad, evidenciándose en el formato Acta de Reunión 8. COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación interna en esta Organización se realiza a través de reuniones formales e informales con el personal involucrado en el sistema de Gestión de la Calidad. En otras ocasiones por intermedio de la cartelera se informe sobre las novedades y boletines según la ocasión como información general. 9. MEJORA CONTINUA La mejora continua se evidencia a través de las acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras, Auditorias Internas de Calidad, análisis de los Indicadores de Gestión, cumplimientos de las metas establecidas, la mejora en la realización de los productos y de los procesos, la tecnificación de las materias primas y de la infraestructura de la Organización, realización de la revisiones por la dirección. 10. PLANEACION ESTRATEGICA 10.1 POLÍTICA DE CALIDAD C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A. S.A. Empresa dedicada a la fabricación y comercialización de rellenos para cables telefónicos subterráneos y aditivos mejoradores de la combustión para motores a gasolina, de la industria nacional. Se compromete con la búsqueda de la satisfacción del cliente y la mej ora continua de sus procesos, sustentados en su alta capacidad técnica y financiera, el recurso humano idóneo y cumpliendo con los requisitos pactados con los clientes. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

14 C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A. MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versión: Original MD-MC-001 Pág.14 de 28 Fecha: 28-Oct MISIÓN C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1 -A S.A. Es una empresa dinámica, rentable y productiva, líder en la fabricación y comercialización de productos químicos de la línea automotriz, industrial y del hogar, mediante un desempeño profesional y eficiente enmarcados por altos niveles de calidad en los productos y servicios ofrecidos; y a su vez aportando con nuestras actividades al no deterioro del medio ambiente VISION Seremos una empresa sólida a nivel nacional y con un importante posicionamiento de nuestros productos en los mercados internacionales. Con los procesos que realizamos contribuiremos al crecimiento económico de la región y al desarrollo sostenible del país OBJETIVOS DE CALIDAD? Disminuir el número de quejas y reclamos de los clientes.? Incrementar el nivel de satisfacción del cliente.? Disminuir el número de productos no conformes? Garantizar el cumplimiento oportuno de los tiempos de entrega pactados.? Disminuir costos de no calidad? Mantener las maquinarias, herramientas e instrumentos de medición en adecuadas condiciones de uso.? Aumentar la rentabilidad de la empre sa.? Mantener el nivel de competencia de la empresa. Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

15 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN 11. MAPA DE PROCESOS PROCESOS DE DIRECCION R E Q U I S I T O S D E L C L I E N T E REQUISITOS Gestión Comercial Y Recepción De Pedidos Mejora Continua PROCESOS DE REALIZACIÓN Gestión y mejora Gestión Estratégica y revisión por la dirección Laboratorio y producción Gestión de recursos Envasado y Etiquetado PROCESOS DE SOPORTE Recurso Humano Gestión documental Mantenimiento e Infraestructura Flujo de in Almace y despa Compras Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

16 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin 12. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 12.1 PROCESO DE DIRECCIÓN NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ESTRATEGICA Y REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN TIPO DE PROCESO: DIRECCION REALIZACIÓ OBJETIVO: Planificar las actividades y recursos necesarios para la implementación de estrategias que garanticen el normal de las actividades y procesos de la organización. PROCESOS DE Todos los procesos del S.G.C. RECURSOS Humano (Gerente) Técnico (computador, Internet) Económico Desempeño global del S.G.C. Sugerencias del cliente Información general Requerimientos del cliente Resultados de auditorias Oportunidades de mejora Indicadores de gestión RESPONSABLES Gerente PARTICIPAN Representante de la dirección Responsables de los demás procesos SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Análisis de indicadores de gestión Verificación del cumplimiento de los objetivos propuestos. Resultados de auditorias internas de calidad. Revisión de las acciones de mejoramiento del sistema. Acciones de mejora del proceso. MEDICIÓN DEL PROCESO Indicador satisfacción del cliente. ACTIVIDADES Determinar mecanismos para alcanzar la satisfacción del cliente. Establecer el direccionamiento de la empresa. Establecer políticas y objetivos de calidad. Establecer indicadores de gestión. Efectuar las revisiones por la dirección. Asignación de recursos para el S.G.C. Divulgar en toda la empresa la política y objetivos de calidad. Analizar datos y tomar decisiones. REQUISITOS NTC ISO 9001:2000 Numerales 5.1,5.2,5.3,5.4,5.6,8.4 y 8.5 REGISTROS DE CONTROL Acta de reunión Indicadores de gestión. Misión y V Política y calidad. Actas de Recursos Acciones Indicadore Todos los DOCUM NTC ISO Guía de h decisione Guía revis Manual de Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

17 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE RECURSOS TIPO DE PROCESO: DIRECCION _ REALIZACIO OBJETIVO: Gestionar los recursos técnicos y económicos necesarios para la implementación y mejora continua de PROCESOS DE - Todos los procesos del S.G.C. - Cotizaciones y Facturas - Recepción de obligaciones por pagar - Formato de solicitud de crédito. - Recepción de cuentas por cobrar - Prioridad de pagos - Resultados y anexos del software contable - Necesidad de recursos ACTIVIDADES - Consulta diaria de los saldos en los bancos. - Recaudo de cartera - Establecer estrategias para la consecución de recursos financieros - Consultar y gestionar créditos con los bancos - Diligenciar solicitudes de crédito. - Estados financieros - Pago a proveedores. - Administración de la caja menor - Gestionar recursos - Recurso - Compro - Impleme estrateg organiza gestión d - Estado d actualiza - Registro crédito. - Compro - Análisis RECURSOS - Humano (Gerente, Auxiliar de gestión de recursos) - Técnico (computador,software) - Económico RESPONSABLES Contadora Auxiliar contable PARTICIPAN Gerente. Jefe de compras SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Detección e implementación de mejoras - Controlar los niveles de cartera. - Facturas vencidas a proveedores - Control de índices financieros - Disponibilidad de recursos MEDICIÓN DEL PROCESO Liquidez REQUISITOS - Los definidos por el cliente. - Los definidos por ley - Los definidos por la organización - NTC- ISO 9001:2000 Numeral 6.1, 6.3, 6.4, 8.3, 8.4, 8.5. REGISTROS DE CONTROL - Comprobantes de egresos e ingresos - Registro de estado de cartera de clientes - Compra - Gestión - Recurso - Gestión - Manteni DOCUME - Software - NTC Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

18 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin 12.2 PROCESOS DE REALIZACIÓN DIRECCIÓN NOMBRE DEL PROCESO: GESTION COMERCIAL Y RECEPCIÓN TIPO DE PROCESO: DE PEDIDO REALIZACION _ OBJETIVO: Establecer y ejecutar las estrategias para incrementar la participación en él mercado e identificar los requisitos de los divulgados al interior de la organización el resultado de la solicitud de compra. PROCESOS DE -Gestión estratégica y revisión por la dirección. - Gestión de recursos RECURSOS Humano (personal de recepción, Mercaderistas) Técnico (computador, teléfono y papelería) Económico - Orden compra 2 - Registros de los clientes y anexos - Requisitos del cliente - Directrices de gestión estratégica Copia de guía de envío de producto entregado - Certificados de calidad para los clientes RESPONSABLES Director Nacional de ventas PARTICIPAN Gerente Mercaderistas Gestor comercial Secretaria ACTIVIDADES - Consulta en cartera de los clientes - Diligenciar formato de salida de producto de bodega - Verificación de la capacidad de cumplimiento a clientes - Elaborar factura - Elaborar remisión y guía de envíos - Recepción de quejas y reclamos del cliente - Toma de pedidos - Visita a clientes actuales y potenciales - Comunicar las ofertas a los clientes - Mantener buenas relaciones con los clientes - Identificar y establecer estrategias de mercadeo para penetrar a nuevos mercados Modificaciones al contrato u orden de compra 2 REQUISITOS - Los definidos por el cliente y por la organización - NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1 y 7.2 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DE CONTROL - Informe mensual de gestión y cumplimiento de - Facturas metas (DNV) - Orden de compra 2 - Detectar e implementar oportunidades de mejora - Registro para clientes - Revisión de la capacidad para cumplir con los - salida de bodega ventas requisitos de cliente. MEDICIÓN DEL PROCESO - Software inteligente ANT - Quejas y reclamos Incremento del volumen de ventas - Factu - Remis - Forma produ - Orden - Estrat - Inform recau - Inform Gestió de me - Recur - Gestió - Gestió - Mante DOCU - NTC - Guía - Guía Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

19 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin NOMBRE DEL PROCESO: LABORATORIO Y PRODUCCIÓN TIPO DE PROCESO : DIRECCIÓN REALIZACIO OBJETIVO: Establecer, realizar actividades y pruebas pertinentes para la elaboración de un producto conforme con los requis Por el cliente y la organización PROCESOS DE - Gestión comercial Y Recepción de pedidos - Almacenamiento y despacho - Envasado y etiquetado RECURSOS - Humano ( Ing. Químico) - Técnico (elementos de laboratorio) - Económico - Especificaciones del cliente - Orden de pedido de Waxfill - Materias primas para pruebas y prototipos - Informes de resultados de mediciones externas - Certificado de calibración de Instrumentos RESPONSABLES - Jefe de Laboratorio PARTICIPAN - Jefe de producción - Auxiliar de Laboratorio y personal involucrado en el proceso. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Auditorias internas - Calibración y verifición de los equipos e instrumentos de medición. - Verificación del cumplimiento de los requisitos de los productos (certificado de calidad) - Detectar e Implementar acciones de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO VERIFICACIÓN DE MEDICIONES EFECTUADAS ACTIVIDADES - Análisis y balance de materias primas - Reunión de producción. - General Orden de producción Waxfill - Determinar materias primas e insumos requeridos para la producción. - Producción del producto (Elaboración) - Muestras para analizar - Realizar las mediciones de laboratorio requeridas - Realización del cerificado de calidad del producto REQUISITOS - Los establecidos para el producto - Los establecidos por la organización - NTC- ISO 9001:2000 NUMERALES 7.1, 7.2, 7.5, 7.6 REGISTROS DE CONTROL - Orden de producción - Bitácora de medición de laboratorio - Registro de verificación y control para producción - salida de bodega de materia prima - Orden de producción - Certificado de calidad Waxfill - Certificado de calidad multioctanol - Informes de resultados de mediciones (externo) - Orde del Wa - Produc para en - Certific calidad - Envió d para m externa - Gestió - Gestió - Manten - Recurs - Compr DOCUM - NTC - Manua - Proced WAXFI - Proced MULTI - Proced - Proced Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

20 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin NOMBRE DEL PROCESO: ENVASADO Y ETIQUETADO TIPO DE PROCESO: DIRRECCION_ REALIZACION OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para garantizar la adecuada preservación y trazabilidad del prod PROCESOS DE - Laboratorio y Producción RECURSOS - Humano (Jefe de producción y ayudante) - Técnico (Maquina de envasado y tapado) - Producto liberado para envasado - Etiquetas de información. - Envases - Tapas - Cajas de cartón RESPONSABLES Jefe de producción. Ayudantes PARTICIPAN ACTIVIDADES - Alinear sistema de mezclado con las máquinas de envasado - Calibrar máquinas de envasado y tapado - Limpiar o cambiar filtros - Alistar envases y etiquetas - Colocar la etiqueta, y empacar en cajas - Transportar a zona de almacenamiento - Realizar registro de entrega de producto terminado a bodega REQUISITOS - NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.3, 8.4,y Los establecidos por la organización. - Producto etiquetad - Registro control pa - Registro de produ - - Gestión d - Compras - Recurso - Mantenim - Gestión y SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Verificación de la adecuada preservación del producto. - Identificación del producto para garantizar su trazabilidad. - Limpieza de la maquinaria de envasado y filtro - Calidad de envases y etiquetas - Detectar e implementar acciones de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO REGISTROS DE CONTROL Entrega de producto terminado (entrega Bodega) Registro de verificación y control para envasado. DOCUMEN - NTC - Guía env - Guía env No conformidades detectadas en auditorías Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

21 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin DIRECCION NOMBRE DEL PROCESO: ALMACENAMIENTO Y DESPACHO TIPO DE PROCESO: REALIZACION _ OBJETIVO: Mantener, preservar y controlar el inventario de materias primas y producto terminado, a su vez emitir or preparar y despachar el producto terminado de acuerdo con la salida de bodega ventas. PROCESOS DE - Envasado y etiquetado - Gestión comercial y recepción de pedidos RECURSOS - Humano (Jefe de bodega y auxiliar) - Técnico (sellador ) - Salida de bodega materia prima - Producto empacado sin sellado (cajas) - Materias primas - Registro entrega de producto terminado - Factura - Remisión y guía de envío RESPONSABLES Almacenista PARTICIPAN Ayudante técnico ACTIVIDADES - Verificar tapado del producto - Colocar banda de seguridad - Sellar cajas - Rotular caja y No de envío - Realizar el despacho de la mercancía - Entregar materia prima a producción - Verificación de inventario - Elaborar orden de producción del multioctanol - Adjuntar documentación para el envío del producto. - Adjuntar certificado de calidad del producto. REQUISITOS - NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, Los establecidos por la organización. - Orden de pro multioctanol - Producto em marcado - Registro de e producto term transportador - Factura - Remisión y g - Certificado d producto Registro de entre primas - Gestión docu - Recurso hum - Mantenimien - Gestión y me - Compras SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Verificación de niveles de inventario - Verificación del cumplimiento de requisitos. - Detectar e implementar acciones de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías REGISTROS DE CONTROL - Orden de producción - Salida de bodega materia prima DOCUMENT - NTC- ISO 90 - Guía para el Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

22 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin 12.3 PROCESOS DE SOPORTE NOMBRE DEL PROCESO: GESTION Y MEJORA TIPO DE PROCESO: DIRECCION REALIZACI OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la realización de las auditorias internas de calidad y a su vez acciones correctivas y preventivas, y el control del producto no conforme. PROCESOS DE -Todos los procesos del S.G.C. RECURSOS - Humano (Gerente) - Técnico (computador, Internet) - Económico - No conformidades - Programa de auditorias - Resultados de auditorias internas - Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes - Acciones correctivas y preventivas tomadas anteriormente RESPONSABLES Coordinadora de calidad Gerente PARTICIPAN Personal de los procesos SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO? Realización de auditorias internas? Revisiones de la gerencia? Hacer seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas.? Detectar oportunidades de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías ACTIVIDADES - Detectar producto no conforme - Establecer el manejo del producto no conforme - Identificar causas de las no conformidades reales y potenciales. - Implementar acciones correctivas y preventivas. - Realizar las auditorias internas. - Implementar las actividades de mejora REQUISITOS NTC- ISO 9001:2000 Numerales 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.5.1, y 8.5.3, REGISTROS - Producto no conforme - Programa de auditoria - Formato Sistema de mejoramiento - Plan de auditoria - Quejas y reclamos (Página Web) - Informe de auditoria interna - Plan de acción de auditoria - Sugerencias - Lista de verificación SALID - Informe del conforme. - Acción corre - Acciones co preventivas - Resultados internas - Recurso Hu - Gestión doc - Gestión estr - Compras DOCUMEN - NTC- ISO 9 - Procedimien - Procedimien - Procedimien - Procedimien Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

23 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin NOMBRE DEL PROCESO: RECURSO HUMANO TIPO DE PROCESO: DIRECCION REALIZACIO OBJETIVO: Mantener e incrementar el grado de competencia del personal, definir los perfiles de los cargos que afec para la evaluación y reevaluación. PROCESOS DE - Todos los procesos del S.G.C. RECURSOS - Humano (Jefe de personal) - Técnico (computador, Internet) - Económico - Hojas de vida - Necesidades de contratación del personal. - Selección del personal - Perfil del personal a necesitar. - Necesidades de capacitación. RESPONSABLES Jefe de personal PARTICIPAN Secretaria Responsable de cada proceso del S.G.C ACTIVIDADES - Realizar perfil de los cargos - Definir responsabilidades del cargo. - Seleccionar el personal de acuerdo al perfil realizado. - Contratar al personal. - Hacer inducción del personal. - Realizar programa de capacitaciones. - Realizar capacitaciones. - Evaluar el personal para asegurar que las capacitaciones proporcionadas sean eficaces y eficientes. REQUISITOS NTC ISO 9001:2000 Numeral 6.2 Ley 100 Ley 50 Los establecidos por la organización. Reglamento interno de trabajo SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificar perfiles definidos Seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades Resultados de auditoria Detectar oportunidades de mejora Cumplimiento del programa de capacitaciones Verificar la efectividad de las capacitaciones realizadas. MEDICIÓN DEL PROCESO - Competencia del personal - Cumplimiento del programa de capacitación REGISTROS DE CONTROL - Evaluación del desempeño del personal - Programa de Capacitación. - Capacitación y/o inducción. - Hojas de vida Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

24 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin DIRECC SOPOR NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: REALIZ OBJETIVO: Establecer las actividades requeridas para la elaboración, revisión, aprobación, control y seguimiento de definidos dentro del S.G.C de la organización. PROCESOS DE - Todos los procesos del S.G.C. RECURSOS - Humano (Gerente y coordinador de calidad) - Técnico (computador, papelería, Internet) - Económico - Registros del sistema - Necesidad de la creación e identificación de documentos para el S.G.C - Necesidad de almacenar y proteger la información RESPONSABLES Coordinador de calidad PARTICIPAN Todo el personal SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Realización de auditorias internas - Revisiones por la dirección - Verificar el manejo que se le da a los documentos y registros que se generen. - Detectar oportunidades de mejora MEDICION DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías ACTIVIDADES - Crear toda la documentación necesaria para el S.G.C. - Planificación del control de los documentos y registros - Controlar los documentos y registros. - Gestión de documentos externos - Gestión de documentos internos. - Definir la conservación y almacenamiento de documentos y registros. - Definir la disposición de documentos y registros. - Elaborar formatos. REQUISITOS NTC ISO 9001:2000 Numerales 4.2.3, REGISTROS DE CONTROL - Listado maestro de documentos - Listado maestro de registros - Solicitud de elaboración y/o modificación de documentos. Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

25 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin NOMBRE DEL PROCESO : MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA TIPO DE PROCESO: DIRECCION REALIZACION _ OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones de uso de todos los equipos, maquinaria e instrumentos de medición cuya función PROCESOS DE - Procesos Operativos RECURSOS Humanos (Personal de mantenimiento) Técnicos Instrumentos de medición - Maquinarias Económico - Programación de Calibración o verificación de los instrumentos de medición - Hoja de vida de los Instrumentos y equipos - Programa de Mantenimiento Preventivo. RESPONSABLE Jefe de mantenimiento PARTICIPAN Coordinador de calidad Personal involucrado SEGUIMIENTO YMONITOREO DEL PROCESO Realizar seguimiento a la programación de calibración. Revisar y Verificar ajuste Verificación seguimiento del programa de mantenimiento Actualización hoja de vida maquinaria, Equipos e instrumentos de Calibración Detectar oportunidades de mejora e implementarlas. MEDICION DE PROCESO Mantenimiento de las maquinarias, herramientas e instrumentos ACTIVIDADES Diagnostico, análisis y evaluación de daños Identificar Instrumentos críticos, no críticos y patrones y ejecución del Programa de calibración y mantenimiento. Registrar los resultados de la calibración, verificación de los Instrumentos de medición Almacenar y preservar los equipos y patrones. Actualizar hojas de vida de los equipos. Realización y registro de los mantenimientos correctivos que se realicen. REQUISITOS NTC- ISO 9001 Numerales 7.6,.8.2.3,8.2.4,6.3 Los definidos por el fabricante del equipo según las especificaciones técnicas. Los establecidos por la empresa para el mantenimiento de equipos REGISTROS DE CONTROL? Hoja de vida de equipos? Programa de Mantenimiento Preventivo? Orden de Mantenimiento? Plan maestro de control metrologico Cumplimiento mantenimiento y c Hoja de vida Instrumentos equipos. Equipos e instru calibrados Maquinaria y equ operabilidad - Calidad Anál - Recurso Hum - Gestión Docu - Compras DOCUMENT - NTC-ISO Guía Mantenim - Certificados de Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

26 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin DIRECCION NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS TIPO DE PROCESO: REALIZACI OBJETIVO: Establecer los criterios para evaluación, selección y reevaluación de proveedores necesarios para adquir requisitos especificados por el cliente y la organización. PROCESOS DE - Todos los procesos del S.G.C. RECURSOS - Humano (Gerente) - Técnico (computador, teléfono, papelería, Internet) - Económico - Necesidad de adquirir un producto o servicio. - Requerimientos del cliente - Control de inventario. - Certificado de calidad del insumo adquirido. - Cotizaciones. - Listado de posibles proveedores. - Informe de insumo no conforme adquirido. RESPONSABLES Jefe De Compras Participan Almacenista Auxiliar de laboratorio ACTIVIDADES - Determinar criterios para la selección de proveedores. - Selección de proveedores - Determinar mecanismos para la evaluación de los proveedores. - Evaluación y reevaluación proveedores. - Inspeccionar y cumplimiento de requisitos para insumos adquiridos. - Solicitar cotizaciones. - Elaborar orden de compra. REQUISITOS - NTC ISO 9001:2000 Numerales Especificaciones del cliente. - Los definidos por la organización. - Los legales que apliquen a las compras. Cotizaciones Evaluación y desempeño d Listado prove seleccionado Orden de com Adquisición d servicio. Remisión del conforme al p - Gestión d - Recurso - Mantenim - Gestión d - Gestión y SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO - Evaluación y reevaluación del desempeño de proveedores. - Inspección en la recepción de los productos comprados. - Acciones de mejora del proceso. MEDICIÓN DEL PROCESO Indicador eficacia de las compras: # producto adquiridos- # devoluciones X 100 # de productos requeridos REGISTROS DE CONTROL - Orden de Compra - Evaluación del desempeño de proveedores. (Excel) - Cotizaciones. (Externo) - Facturas. (Externo) - Listado maestro de proveedores. - Inscripción de proveedores. DOCUME - NTC ISO - Procedim - Instructiv Reevalua Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

27 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin 13. RELACION DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CON LOS REQ REQUISITO NORMA P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 Gestión Gestión Gestión estratégica y comercial y Envasado y Almacenamiento de Laboratorio Elaboración Compras revisión por recepción de etiquetado y despacho Recursos la dirección pedidos X X 5.2 X X 5.4 X 5.5 X 5.6 X 6.1 X X 6.4 X 7.1 X X X X X X X X X X 7.4 X X X X X X X X X X X 8.5 X Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

28 MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Versió Origin ISO 9000:2000. Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente