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1 VJALQUILER es una aplicación de Gestión Comercial destinada especialmente para su uso en todas las empresas dedicadas al alquiler de materiales, su funcionamiento resulta bastante sencillo, principalmente si está acostumbrado al trabajo con el sistema Windows. Aunque el análisis general del programa contempla todas las posibilidades que puedan ser necesarias en las empresas o profesionales para los que está destinado, presentamos en esta primera versión (VJALQUILER v.1.01) el paquete necesario para que su empresa pueda empezar a vivir la experiencia de su mecanización y hacerle su trabajo más fácil.

2 Antes de empezar... Al igual que en todos los programas que funcionan bajo el entorno Windows, debe recordar que el movimiento entre las distintas casillas se realiza por medio del tabulador [TAB] hacia adelante y [May+TAB] hacia atrás. Con el programa VJALQUILER le ofrecemos, además, otras ventajas para facilitarle su tarea. Es conveniente que recuerde las siguientes instrucciones: - 2

3 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE BOTONES En varias de las ventanas aparece un cuadro de botones como el siguiente: Al colocar el cursor sobre cualquiera de los botones aparece un cartel indicando su función respectiva. Las funciones son, en el orden en que se presentan: 1.- PRIMER REGISTRO 2.- REGISTRO ANTERIOR 3.- REGISTRO SIGUIENTE 4.- ULTIMO REGISTRO 5.- AÑADIR 6.- BORRAR - 3

4 7.- MODIFICAR REGISTRO 8.- GRABAR MODIFICACION 9.- CANCELAR MODIFICACION 10.- REFRESCAR CON DATOS NUEVOS En todos los demás botones que aparecen se accede a su contenido haciendo clic con el ratón sobre ellos. TECLAS RÁPIDAS En algunos botones y campos observará que tienen una de sus letras subrayadas (Salir), de esta manera conseguirá acceder a ellos sin necesidad de usar el ratón, manteniendo pulsada la tecla [Alt]+la letra subrayada (p.e. [Alt]+S para ejecutar la tecla Salir). - 4

5 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE OPCIÓN DE BÚSQUEDA En algunas casillas aparece su título en color azul (p.e. CLIENTE); estas casillas permiten abrir los desplegables de su contenido para seleccionar, comprobar, etc... El acceso se realiza de dos maneras: con el cursor en la casilla correspondiente hacer doble clic con el cursor o pulsar [AvPág] - 5

6 Empezar con VJALQUILER Como todos los trabajos en entorno Windows, la tarea es muy sencilla. Lo primero que tiene que hacer es ejecutar el icono VJALQUILER (doble clic sobre el mismo). Para poder comenzar con la aplicación es necesario conocer su número de usuario y la clave de acceso (ambos datos son confidenciales y facilitados por la empresa), el ordenador le solicita estos datos con la siguiente pantalla: - 6

7 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Una vez introducidos correctamente los datos se abrirá una nueva pantalla (figura 2) con todas las opciones de las que usted dispone y que iremos viendo seguidamente. (figura 2) - 7

8 Cuando pulsamos sobre cualquiera de los menús se nos abre un desplegable con todas las opciones disponibles en el mismo. Al objeto de facilitar la tarea del usuario, se presenta el presente manual con un esquema que nos permite seguir paso a paso cada uno de los procesos disponibles. Al tratarse de un manual destinado al uso de la aplicación por personal cualificado de la empresa, se han omitido las explicaciones generales en cuanto a la descripción de los contenidos de algunos campos, toda vez que la mayoría contiene tecnicismos utilizables (y conocidos) por los usuarios a quienes van dirigidos. - 8

9 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE 1.- ALTAS EMPRESAS La aplicación permite trabajar con varias empresas distintas, siendo imprescindible la creación previa de cada una de ellas para poder trabajar. Accesorios Empresas En el cuadro de la derecha vemos la localización de la opción que nos permite la creación de la Empresa. En principio debemos pulsar Accesorios en el menú principal y, a continuación, seleccionar la opción Empresas. - 9

10 La ventana que se nos abre es la siguiente: - 10

11 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Para crear una nueva empresa debemos, en primer lugar, pulsar el botón de añadir ; a continuación cumplimentar todos los datos que se indican y, una vez comprobados los datos, pulsar el botón de guardar. En la pantalla principal disponemos de un botón Cambio de Empresa que nos permite seleccionar la empresa en la que deseamos trabajar. - 11

12 1.2.- PROVEEDORES El fichero de Proveedores contiene los datos relativos a todos los proveedores de nuestras empresas. Este fichero es común en todas las empresas. Proveedores Proveedores Quiere esto decir que, cuando se crea un nuevo Proveedor, se crea automáticamente en todas las demás empresas. El acceso al fichero de Proveedores aparece indicado en el cuadro de la derecha. Una vez que hemos accedido, se presenta la siguiente ventana: - 12

13 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Primero pulsamos el botón de añadir para crear un nuevo Proveedor, a continuación introducimos todos los datos y, para finalizar, pulsamos el botón de guardar. en la forma establecida. Importante: El campo C.I.F. es imprescindible ponerlo siempre y de manera correcta, en el caso de Empresas se pondrá la letra correspondiente seguida de todos los números, y en el caso de particulares el DNI más la letra correspondiente. Estos datos se comprobaran siempre y se introducirán F.PAGO nos permite escribir la forma de pago establecida, aunque es un campo informativo. - 13

14 1.3.- ARTICULOS El fichero de Artículos contiene los datos relativos a todos los artículos que utilizamos en nuestras Empresas. Almacén Artículos El acceso al fichero de Artículos aparece indicado en el cuadro de la derecha. Una vez que hemos accedido, se presenta la siguiente ventana: - 14

15 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Como siempre hay que pulsar el botón de añadir para crear un nuevo artículo, introducir los datos y pulsar el botón de guardar para terminar. El código del artículo mantiene la misma estructura de siempre. El primer dígito corresponde a la letra de la sección, a continuación de la barra / introducir los dos primeros dígitos que se deben corresponder con la cuenta contable de ventas. Al crear un nuevo artículo se deben introducir los datos correspondientes a los siguientes campos: Nº ARTICULO DESCRIPCION REF.FABRICANTE ALQ. S/N - % VENTA P.ALQ. OBSERVACIONES UBICACION los campos restantes los rellenará automáticamente el programa en su momento. - 15

16 Importante: Es imprescindible cumplimentar correctamente el campo ALQ. S/N (Alquilable SI ó NO, poner S ó N, según corresponda). El botón MODIFICAR permite efectuar modificaciones en los stocks. Solicita clave de acceso por lo que solamente es utilizable por el personal autorizado. - 16

17 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE CLIENTES El fichero de Clientes contiene los datos relativos a todos los Clientes de nuestras empresas. Este fichero es común en todas las empresas. Clientes Clientes El acceso al fichero de Clientes aparece indicado en el cuadro de la derecha. Una vez que hemos accedido, se presenta la siguiente ventana: - 17

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19 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Como siempre hay que pulsar el botón de añadir para crear un nuevo artículo, introducir los datos y pulsar el botón de guardar para terminar. En la gestión de los Clientes debemos distinguir dos fases bien diferenciadas: 1ª Contacto.- Cuando se produce el primer contacto con la empresa se cumplimentan los datos generales que aparecen en la parte superior de la pantalla y los datos de la ventana Filiación, procurando obtener el mayor número de datos posibles. No hay que cumplimentar más datos. En este momento tenemos los datos de un posible cliente. - 19

20 2ª Cliente.- Cuando la persona o empresa de la que tenemos los datos principales ( Contacto ) realiza cualquier pedido, lo pasamos a considerar como Cliente, en este momento seleccionamos su ficha y cumplimentamos los datos de la ventana Gestión Lo único que debemos hacer es pulsar el botón de entrada y cumplimentar los datos que nos solicita la ventana. - 20

21 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE 2.- ALMACEN ENTRADAS La opción Entradas tiene una función parecida a la anterior (Recibir) ya que nos permite realizar altas de artículos directamente en el Almacén, sin haber efectuado previamente el pedido. Almacén Entradas - 21

22 Al seleccionar esta opción se nos abre la siguiente ventana: - 22

23 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Como se aprecia en la pantalla su funcionamiento es sencillo, basta con rellenar los campos que nos indica y pulsar, después de cada artículo, el botón GRABAR. Solamente destacar que al introducir el Nº ALBARAN nos lo mantiene (no tenemos que volverlo a introducir) hasta que tengamos que introducir otro distinto; el total se va acumulando a medida que introducimos nuevos artículos y, cuando cambiamos de albarán debemos poner el total a 0 para lo cual pulsaremos el botón situado a la derecha del TOTAL. - 23

24 2.2.- TRASLADOS La opción de Traslados nos permite llevar un detallado control de los artículos que se trasladan entre las empresas. Al seleccionar esta opción se nos presenta la siguiente ventana: Almacén Traslados - 24

25 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE - 25

26 El funcionamiento resulta muy sencillo y claro. Basta con seguir las instrucciones que nos solicita la pantalla. Como siempre pulsar el botón de añadir para introducir un nuevo albarán y pulsar el botón de guardar para terminar. En ORIGEN se introduce el código del Almacén de origen y en DESTINO el código del Almacén de destino. - 26

27 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE 3.- ALQUILERES OBRAS Para poder alquilar es imprescindible tener creada, previamente, una obra, para lo cual debemos seleccionar esta opción y se nos presenta la siguiente ventana: Alquileres Obras - 27

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29 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Vemos que la ventana es, como siempre sencilla y con datos claros. También, como siempre, hay que pulsar el botón de añadir para crear una nueva obra y pulsar el botón de guardar para terminar. Es importante fijarnos en los botones de selección que aparecen a la izquierda con las letras "A" y "T", podemos seleccionar uno ú otro y nos permite diferenciar dos tipos de obras distintas, si nos interesara. Si utilizamos esta selección debemos recordar que en otras partes del programa nos va a solicitar el tipo de obra. Por defecto siempre se utiliza el tipo "A". Los datos son todos claros, en el campo TIPO ALQ. hay que introducir la letra V para VENCIDO ó la letra A para ANTICIPADO. - 29

30 3.2.- SALIDAS Una vez que tenemos creada una nueva Obra ya estamos en condiciones de alquilar material y, por lo tanto, ya podemos efectuar las Salidas. Alquileres Salidas - 30

31 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Al seleccionar esta opción se nos presenta la siguiente ventana: - 31

32 En primer lugar debemos introducir el código de la OBRA, si no lo sabemos es suficiente con hacer doble click (dentro del campo) para que se nos abra la ventana de las obras, una vez seleccionada volvemos a hacer doble click y la habremos pasado a su sitio junto con sus datos y los datos del cliente. A continuación pasamos al Albarán en el que iremos introduciendo todos los artículos (sino conocemos el código del Artículo haremos doble click). En el campo TIPO P. (Tipo de Pago) introduciremos D para diario, M para mensual ó V para ventas. - 32

33 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE DEVOLUCIONES El proceso para efectuar las Devoluciones de materiales es el siguiente: Al entrar en la pantalla correspondiente, se nos presenta la siguiente ventana: Alquileres Devoluciones - 33

34 - 34

35 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE La pantalla vemos que es muy similar a la que utilizamos para las Salidas. Al introducir el código de la OBRA (si no lo sabemos hacer doble click) se nos presentan todos los datos, incluyendo en la ventana inferior todo el material existente en dicha obra y pendiente de su devolución. Cada vez que realizamos una devolución incompleta de un artículo (no se devuelven el total de las existencias), directamente generamos un nuevo albarán con la diferencia para lo cual debemos validar todos los campos (si corresponde) hasta el final. En el caso de existir algún resto de material que no se pudiera devolver (deterioro, pérdida, etc...) se efectuará una venta del mismo; al igual que en el caso anterior salvo que el campo TIPO P. (Tipo de Precio) se cambiará su valor por la letra V (VENTA). - 35

36 3.4.- IMPRIMIR ALBARANES Cuando pretendemos imprimir un albarán disponemos de esta opción Imprimir Albaranes. La ventana que se nos presenta es la siguiente: Alquileres Imprimir Albaranes - 36

37 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE - 37

38 Una vez seleccionadas las obras y los albaranes que deseamos imprimir pulsaremos el botón correspondiente. - 38

39 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE IMPRESOS PARA DEVOLUCION Uno más de los procesos que nos permite la aplicación es el de generar un Informe previo para efectuar cualquier devolución. Alquileres Impresos para Devolución Al entrar en la pantalla correspondiente, se nos presenta la siguiente ventana: - 39

40 Como vemos sólo debemos introducir el código de la obra, o bien un solo cliente, y seleccionar la opción que deseemos entre las dos siguientes: - 40

41 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Con existencias nos genera un impreso para comprobar las devoluciones en el cual aparecen todas las existencias de material pendiente en la obra. Sin existencias nos genera un impreso para comprobar las devoluciones en el cual no aparecen las existencias de material pendiente en la obra, es decir que genera un impreso en blanco. - 41

42 4.- FACTURAS FACTURACION La opción Facturación nos permite generar las facturas correspondientes a las obras que deseemos facturar. Alquileres Facturación Una vez seleccionada esta opción se nos presenta la siguiente ventana: - 42

43 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE - 43

44 Como vemos es sumamente sencillo. Una vez introducida la FECHA FACTURA indicaremos la selección de las obras que deseemos facturas (con los datos por defecto se incluyen todas las obras) y pulsaremos el botón FACTURAR. En este momento tendremos generadas las facturas y dispuestas para su impresión en el momento que así lo deseemos. - 44

45 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE VER FACTURAS La opción Ver Facturas contiene el archivo de todas las facturas expedidas y es posible, fácilmente, visualizar cualquiera de ellas. Alquileres Ver Facturas - 45

46 Al seleccionar esta opción se nos presenta la siguiente ventana: - 46

47 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Si conocemos el número de la factura es suficiente con introducirlo en su campo, si no lo conocemos pulsamos el botón de buscar. A la derecha disponemos de un desplegable que nos permite ordenar las facturas por: Nº FACTURA, CLIENTE ó FECHA. - 47

48 4.3.- IMPRIMIR FACTURAS La opción Imprimir Facturas nos permite, cuando lo deseemos, imprimir las facturas que seleccionemos. Alquileres Imprimir Facturas Al seleccionar esta opción se nos presenta la siguiente ventana: - 48

49 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE - 49

50 En este caso solo tenemos que introducir los números de las facturas ya generadas- que deseamos imprimir. - 50

51 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE 5.- LISTADOS E INFORMES Los Listados e Informes son algo fundamental en la gestión de cualquier empresa. En este caso se ha tenido muy en cuenta su importancia y, prácticamente, en todas las opciones se ha tenido en cuenta la posibilidad de obtener listados o informes. Un concepto básico que debemos tener muy claro al seleccionar estas opciones es que nos va a permitir en todos los casos obtener dichos listados o informes, por pantalla: con el botón LISTAR; o por impresora: con el botón IMPRIMIR. - 51

52 En casi todos los casos tendremos que efectuar una selección previa de los datos que pretendemos obtener, para ello disponemos de diferentes formas de selección. En la selección podemos observar que tenemos dos casillas del mismo concepto (artículos, facturas, clientes, fechas, etc...); dichas casillas comprenden todas las posibilidades para que podamos realizar una selección detallada. Cuando nos pide desde pondremos el primer dato que deseamos incluir y cuando nos pide hasta se refiere al último dato que incluiremos. Cuando deseamos obtener información de un solo dato (artículo, factura, fecha, etc...) pondremos en ambas casillas el mismo dato, correspondiente a la información que pretendemos. Otra generalidad de los listados e informes es el Orden. Resulta muy necesario disponer la información en determinado orden para poder consultar y buscar más fácilmente. Es por ello que cuando observamos en la pantalla Ordenado por..., nos va a permitir ordenar el contenido de la misma por la opción que seleccionemos. Una vez que tenemos claros estos conceptos generales nos va a resultar mucho más sencillo el comprender las distintas pantallas que vamos a presentar a continuación. - 52

53 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE ALMACEN Nos permite obtener Informes, en pantalla o impresora, del Almacén con los siguientes conceptos: DETALLE VENTAS INVENTARIO TRASLADOS Almacén Informes Sólo tendremos que pulsar en la pestaña correspondiente y tendremos acceso a las siguientes ventanas, en las cuales seguiremos los procedimientos habituales: DETALLE DE VENTAS - 53

54 5.2.- CLIENTES Nos permite obtener Listados, en pantalla o impresora, de todos los clientes, con los siguientes conceptos: Clientes Listados - 54

55 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE ACTIVIDAD CODIGO APELLIDO POBLACION CLASIFICADO - 55

56 Según la pestaña que pulsemos nos presentará la correspondiente ventana, igual de clara y sencilla que la que podemos observar. - 56

57 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE PROVEEDORES Nos permite obtener Listados, en pantalla o impresora, de todos los proveedores. Proveedores Listados En este caso, al ser pocos los datos que se pueden manejar, solamente entramos en la siguiente pantalla: - 57

58 Se ha suprimido la opción LISTAR (pantalla) ya que se pueden consultar en la pantalla de Proveedores. - 58

59 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Una vez hecha la selección y el orden que necesitamos, podremos obtener un listado por la impresora pulsando el botón correspondiente (IMPRIMIR). - 59

60 5.4.- ALQUILERES En este caso disponemos de dos opciones distintas: por una parte la opción de Informes y por otra la de Listados. Alquileres Informe rápido Informe de Alquileres Esta opción no puede resultar de mucha utilidad para cuando necesitamos, de manera rápida y sencilla, obtener alguna información sobre los alquileres. En este caso la información la vamos a tener en la pantalla y podemos seleccionar por: OBRA, CLIENTE ó ARTICULO. Una vez seleccionada la opción sólo tendremos que indicar el código correspondiente en la casilla y tendremos a nuestra disposición todos los datos solicitados. Al pulsar esta opción se nos presenta la siguiente ventana: - 60

61 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE - 61

62 Además de los alquileres también nos presenta las devoluciones si las hubiera- de la selección efectuada. Igualmente nos permite borrar, tanto en Alquileres como en Devoluciones, pulsando el botón existente en cada ventana. Listados de Alquileres La otra opción disponible para obtener información en los Alquileres es la de Listados. - 62

63 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE Al seleccionar esta opción se nos presenta la siguiente ventana: - 63

64 En principio al ver la ventana nos puede dar la sensación de muy complicada por su complejidad pero enseguida nos vamos a dar cuenta de su sencillez, como el resto de la aplicación. Lo primero que podemos comprobar es que se trata de tres bloques claramente distintos: a la izquierda el bloque de los alquileres (ALQUILADO); en el centro el bloque de las devoluciones (DEVUELTO) y a la derecha el bloque del HISTORICO. En cada uno de ellos se puede funcionar por separado, cada botón de Listar se corresponde con su propia selección. Sólo debemos indicar la selección de información que nos puede interesar y pulsar su botón de Listar correspondiente. Es importante saber que esta pantalla carece de los botones LISTAR é IMPRIMIR habituales y, en este caso, los botones Listar nos presenta la información en un formato de informe previo a su impresión que, pulsando el botón de la impresora, nos lo manda directamente a ella. - 64

65 VICENTE JAVIER INFORMATICA, S.L. ALICANTE - 65

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