MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE LOGISTICA DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS AL CASA S.A.

Transcripción

1 LA Código: MNPGL001 Página: 1 de 97 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS AL CASA S.A.

2 LA Código: MNPGL001 Página: 2 de 97 ÍNDICE INTRODUCCIÓN. 4 Objetivos Generales y Específicos. 5 Alcance. 6 Marco Jurídico 7 Unidades Involucradas. 9 Normas Generales. 10 Despachos de mercancía desde puerto destino a empresa de servicio (Empaquetadora). Pág 12 Normas especificas del despacho de mercancía desde puerto de destino a empresa de servicio. (Empaquetadora). 13 Normas especificas del despacho de mercancía empaquetados desde proveedores al 15 cliente. Normas especificas para la devolución de equipos 17 Normas especificas para reporte de siniestros. 19 Normas especificas administrativas para analista de rubro. 22 Normas de notas de entrega para despachos a mercal. 24 Normas especificas de notas de entrega para despachos de alimentos por comercialización. Procedimiento para la devolución de equipos. 26 Procedimiento para reporte de siniestros. 29 Procedimiento para despachos de alimentos por servicio de empaquetado con flota propia. Procedimiento para despachos de alimentos por servicio de empaquetado por flete. 33 Procedimiento para la venta de alimentos por comercialización. 37 Procedimiento para el control de despachos por producto y notas en tránsito

3 LA Código: MNPGL001 Página: 3 de 97 Procedimiento registro de ventas al consolidado de ventas por productos de comercialización. Diagramas de flujo. Formatos e instructivos. Modelo ilustrativo de la nota de entrega interna. Modelo ilustrativo del sistema casa, notas de entrega guía Sada. Despachos a PDVAL u otro ente (clientes con flota propia). Glosario de términos

4 LA Código: MNPGL001 Página: 4 de 97 INTRODUCCIÓN La Gerencia de Control Aduanero representa uno de los pilares fundamentales que sostienen las operaciones estratégicas de recepción de los diferentes rubros que disminuye la Casa a la RED MERCAL. Un equipo multidisciplinario se engrana perfectamente a otras dependencias, como Logística y Comercialización igualmente imprescindibles en las labores aduaneras para la obtención de los mejores resultados, siendo su principal misión la realización y agilización de todos los procesos aduanales para lograrla disponibilidad de los alimentos que ingresan al territorio nacional por las Zonas Portuarias. Esta Gerencia recibe, un gran volumen de alimentos que forman parte de la misión alimentación, el cual es adquirido por la Gerencia de Comercialización de la Corporación Casa y donde Control Aduanero, previo proceso de nacionalización de las cargas, articula con las Gerencias de Logística y Para explicar un poco sobre la llegada de materia prima (alimentos) a Puerto se maneja, con la información que proporciona la Gerencia de Comercialización y la documentación de nacionalización, donde las cargas son almacenadas en lugares acondicionados para ello y posteriormente cuando se logra la liberación de las cargas se coloca a orden de la Gerencia de Operaciones, quienes son los que disponen de la materia prima para ser empaquetada o procesada según sea el caso. En resumen con lo antes descrito la función principal en Puerto de las Gerencias involucradas es lograr la liberación y disponibilidad inmediata de las cargas, ya que de esto depende la cantidad de familias que cuentan con los alimentos básicos de manera oportuna.

5 LA Código: MNPGL001 Página: 5 de 97 OBJETIVO GENERAL Dotar a Venezolana de Alimentos la Casa S.A; de una herramienta interna que permita definir las normas y procedimientos necesarios para efectuar los procesos operativos para recepción y despacho de mercancías (alimentos), objeto de importación por la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas La casa S.A, a fin de agilizar los trámites para retirar del Puerto respectivo; así como el manejo y control de inventarios.

6 LA Código: MNPGL001 Página: 6 de 97 OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir las normas y procedimientos para efectuar el despacho a empresas de servicio, desde el Puerto de origen, de materias primas (alimentos), a granel y en presentaciones de sacos de 25 y 50 kg, que requieren ser empaquetados y procesados, cumpliendo los respectivos tramites de recepción y reconocimiento exigidos por la Ley, antes de ser despachados al cliente. Definir las normas y procedimientos para efectuar el despacho de producto terminado a los Centros de Acopio Mercal y/o Clientes, desde la empresa Venezolana de Alimentos La Casa S.A, que presta el servicio de empaquetado y procesamiento en los diferentes rubros, (Leche en Polvo, Leguminosas y Arroz 5%). Definir las normas y procedimientos para el control y devolución de los equipos que conllevan la materia prima comercializada por la Corporación de Abastecimiento y servicios Agrícola La Casa S.A, que han sido retirados por empresas transportistas o empaquetadoras, en el tiempo establecido y en optimas condiciones a fin de evitar gastos adicionales. Definir las normas y procedimientos necesarios para la notificación a la unidad de seguros de las situaciones que determinan perdida de alimentos, equipos y/o daño con la mercancía (alimentos) y equipos (contenedores); a fin de gestionar y solicitar la indemnización ante la compañía. Definir las normas y procedimientos para la recepción de las notas de entrega firmadas y selladas por el cliente, con sus respectivos soportes para su remisión a la Dirección de Administración de Venalcasa.

7 LA Código: MNPGL001 Página: 7 de 97 ALCANCE El presente manual va dirigido a todo aquel miembro de venezolana de Alimentos La Casa S.A, a modo de consulta y aquellas gerencias involucradas en los procedimientos de operaciones, tales como: Logística, Operaciones, Procesos, Control de Calidad y Comercialización, áreas que están involucradas al manejo y alcance; y quienes lo utilizaran como guía y marco para la ejecución de sus actividades.

8 LA Código: MNPGL001 Página: 8 de 97 MARCO JURÍDICO Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial N de fecha 30 de diciembre de 1.999, artículos 7, 137 y 141. Ley contra la corrupción, publicada en la Gaceta Oficial N Extraordinaria de fecha 07 de Abril del 2.003, artículos 2, 3,6 y 7. Normas Generales de control interno, Gaceta Oficial N de fecha 17 de Junio de Capitulo II. Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N del 07 de diciembre de 1.999, Artículos 21, 23, 25,33 y 34. Ley orgánica de Procedimientos Administrativos Artículo 5. Ley orgánica de Aduanas y su Reglamento. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 14 de mayo del Decreto N donde se aprueba el Plan Excepcional de Desarrollo Económico y social mediante el Abastecimiento de Alimentos y Otros Productos que Complementan la Cesta Básica. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 14 de julio del Decreto N 2.680, mediante el cual se exonera del pago de impuestos de importación y la tasa por determinación del régimen aplicable a las mercancías sometidas a potestad aduanera, los bienes que se importen para satisfacer el Plan Excepcional de Desarrollo Económico y Social mediante el Abastecimiento de Alimentos y otros Productos que Contemplan la Cesta Básica. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 08 de marzo del Decreto N 2.842, mediante el cual se aprueba el Plan Excepcional de Desarrollo Económico para el Abastecimiento de Alimentos de la Cesta Básica, Materia Prima para la Elaboración de Alimentos y otros Productos Agroalimentarios de Primera Necesidad. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 6 de septiembre del Decreto N 3.887, mediante el cual se aprueba el II Plan Excepcional de Desarrollo Económico para el Abastecimiento de Alimentos de la Cesta Básica, Materia Prima para la Elaboración de Alimentos y otros Productos Agroalimentarios de Primera

9 LA Código: MNPGL001 Página: 9 de 97 Necesidad. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 19 de mayo del Decreto N 4.489, mediante el cual se aprueba el III Plan Excepcional de Desarrollo Económico para el Abastecimiento de Alimentos de la Cesta Básica, Materia Prima para la Elaboración de Alimentos y otros Productos Agroalimentarios de Primera Necesidad. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 27 de febrero del Decreto N 5.215, mediante el cual se aprueba el IV Plan Excepcional de Desarrollo Económico para el Abastecimiento de Alimentos de la Cesta Básica, Materia Prima para la Elaboración de Alimentos y otros Productos Agroalimentarios de Primera Necesidad. Gaceta Oficial de la República Venezuela N , de fecha 15 de noviembre del Decreto N 5.689, mediante el cual se aprueba el V Plan Excepcional de Desarrollo Económico para el Abastecimiento de Alimentos de la Cesta Básica, Materia Prima para la Elaboración de Alimentos y otros Productos Agroalimentarios de Primera Necesidad.

10 LA Código: MNPGL001 Página: 10 de 97 UNIDADES INVOLUCRADAS Dirección de Operaciones: Encargada de Proveer la información requerida para la planificación de las materias primas asignadas por Puerto de origen y traslado a las diferentes plantas empaquetadoras para posterior empaquetado y procesamiento a fin de ser distribuida para los Centros de acopio de la Red Mercal y otros clientes. Gerencia de Logística: Supervisa las actividades desarrolladas a través del sistema logístico y monitorea el buen estado de los equipos que contenga la materia prima consignada a Venezolana de Alimentos la Casa S.A y la entrega los mismos en los tiempos establecidos. Gerencia de Operaciones: Coordina el transporte de carga para la búsqueda de la materia prima y le informa al jefe de aduana de Venalcasa en Puerto y verifica la salida de los contenedores hasta la Planta empaquetadora y procesadora, de igual esta gerencia coordina la distribución del producto terminado hacia los centros de acopio de la Red Mercal. Control de calidad: Certifica la calidad de la materia prima y producto terminado, a fin de activar el proceso de Alerta Roja, en caso de alguna irregularidad. Dirección de Comercialización: Encargada de comercializar los productos bajo la marca Venalcasa a nuestros clientes. Dirección de Administración: Encargada de procesar los pagos pertinentes a las diferentes empresas que prestan servicio a Venezolana de Alimentos la Casa S.A para el desarrollo de las actividades de traslado y distribución de mercancías, así como velar por el cumplimiento de los procesos administrativos originados a través de los procesos.

11 LA Código: MNPGL001 Página: 11 de 97 NORMAS GENERALES 1. El Agente Aduanal: Es la persona encargada y autorizada para actuar ante los órganos competentes en nombre y por cuenta de aquel que contrata sus servicios, en nuestro caso contratado por la Casa S., para el trámite de las operaciones inherentes a la actividad aduanera. 2. Jefe de Aduana Venalcasa: Persona encargada de recibir los vehículos a cargar en Puerto de Origen y posterior retiro de los equipos asignados con la materia prima, a su vez verifica la documentación para ser entregada al chofer. 3. La empresa proveedora de servicio contratada por Venalcasa S.A, a través de la Gerencia de Operaciones para cumplir con el traslado de alimentos deberá estar plenamente identificado y registrado como lo estipula la Ley de Contrataciones Públicas en su decreto N con rango y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. 4. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Logística de la Casa S.A, incluir en la negociación con el proveedor el envío de la Confirmación del Embarque y los documentos para planificar y ejecutar la recepción de la mercancía (alimentos), así como otras condiciones que garanticen la seguridad, agilidad y transparencia de las operaciones. 5. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Logística de la Casa S.A, Sección Logística, enviar al AGENTE ADUANAL, cuando ya ha sido verificado el arribo de la mercancía de Puerto, los permisos requeridos para el procedimiento de Permisologías. 6. Es responsabilidad de la Dirección de Operaciones bajo las Gerencias de Logística, Operaciones, Proceso y Control de Calidad, los lineamientos para la solución de problemas en materia de calidad, seguridad, logística u otro que se genere del proceso de recepción de materias primas (alimentos)

12 LA Código: MNPGL001 Página: 12 de La Sección de operaciones es responsable de evaluar el funcionamiento y cumplimiento de las obligaciones del Agente Aduanal y a su vez reportar al Departamento de Comercialización y 8. Es responsabilidad de Auditoría Interna efectuar mensualmente en forma aleatoria un procedimiento de verificación de operaciones, recepción, control de inventario, despacho y facturación. Los resultados deben ser presentados los cinco (05) primeros días del mes siguiente a la sección de presupuesto, Departamento de Comercialización y Operaciones y a Presidencia de Venezolana de Alimentos La Casa S.A. 9. La sección de Presupuesto debe presentar mensualmente al Departamento de Comercialización y Operaciones, los reportes de gestión operativos que determinen la eficiencia del proceso de Recepción y Despacho de mercancías (alimentos) desde Puerto.

13 LA Código: MNPGL001 Página: 13 de 97 DESPACHO DE MERCANCIAS (ALIMENTOS) DESDE PUERTO DE DESTINO A EMPRESAS DE SERVICIOS (EMPAQUETADORAS) UNIDADES INVOLUCRADAS: Gerencia de Control Aduanero y sus Departamentos de Aduana, Operaciones Portuarias y Tráfico Internacional (Corporación Casa S.A). Gerencia de Comercialización y Operaciones de Venalcasa. Agente Aduanal. Almacenadora. Proveedor (empresa de servicio transporte ) FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: 1. Oficio de traslado (Venalcasa). 2. Liberación (Naviera) / la Casa, S.A 3. Constancia de Recepción. / (La Casa, S.A. y/o Almacenadora). 4. Conocimiento de Embarque (Bill of Lading B/L) / (La Casa, S.A. 5. Cuadro de Contenedores (Ubicación en Patio)./ (La Casa, S.A. y/o Almacenadora) 6. Contrato Marco con Proveedores (empresas de servicio Si fuese el caso )/ (Venalcasa). 7. Plan de despacho por rubro (Sistema Logístico) / (La Casa, S.A.) 8. Nota de Entrega Seriada. / (Almacenadora). 9. Orden de despacho y Cedula de Identidad (Transportista). / (Venalcasa). 10. Pase de Salida/ (Almacenadora). 11. Acta de Recepción. / (La Casa, S.A.) 12. Equipment Inspection Report (E.I.R). / (Almacenadora).

14 LA Código: MNPGL001 Página: 14 de 97 NORMAS ESPECIFICAS DEL DESPACHO DE MERCANCIAS (ALIMENTOS) DESDE PUERTO DE DESTINO A EMPRESAS DE SERVICIOS (EMPAQUETADORAS) 1. Es responsabilidad del Departamento de Tráfico Internacional (Corporación casa S.A) registrar antes del arribo del buque los Conocimientos de Embarque (B/L) con sus respectivos contenedores en el Sistema Logístico. 2. El Departamento de Logística Interna Nacional (Corporación casa S.A) debe asignar a través del Sistema Logístico, las Notas de Entrega Seriadas a los proveedores (Agente Aduanal), para retirar del puerto los alimentos a ser empaquetados/procesados. 3. El Analista del Departamento Operaciones Portuarias (Puerto destino) debe coordinar con el Agente Aduanal el despacho de la mercancía hacia su lugar de destino. 4. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias (Corporación casa S.A), verificar que la Nota de Entrega Seriada de la Transportista / Empresa de Servicio con el Centro de Acopio destino, esté planificada por el Departamento de Comercialización y Operaciones (Venalcasa) e indicada en el Plan de Despacho por Rubro. 5. Es responsabilidad del departamento de Comercialización y Operaciones, efectuar seguimiento y evaluar, la planificación de los despachos, que ha sido registrado en el sistema de control y despacho la Casa S.A. 6. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de su Departamento de Transporte, velar por el cumplimiento del retiro de la mercancía (alimentos) del puerto destino por parte del proveedor (empresas de servicio Transporte) y por el procesamiento y empaquetado en el tiempo acordado. 7. El proveedor (empresa de servicio), debe efectuar el retiro con su propio

15 LA Código: MNPGL001 Página: 15 de 97 transporte y recursos. 8. Las toneladas métricas (TM) entregadas al proveedor (empresa de servicio) desde puerto, serán las toneladas métricas (TM) utilizadas para el finiquito, salvo alguna inconformidad manejada a través del procedimiento de Alerta Roja para diferencias en despacho y autorizadas por el Departamento de Comercialización y 9. Todos los contenedores retirados del puerto deben ser pesados, y se obligan a presentar su respectivo Ticket de Romana.

16 LA Código: MNPGL001 Página: 16 de 97 NORMAS ESPECIFICAS DEL DESPACHO DE MERCANCIAS (ALIMENTOS) EMPAQUETADOS DESDE PROVEEDORES (EMPRESAS DE SERVICIO) A CLIENTE. 1. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones (Sección de Operaciones), evaluar y aprobar conjuntamente con el Cliente (Mercal), el Plan de Despacho general y semanal, que ha sido registrado en el sistema de control y despacho La Casa S.A. 2. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de sus Secciones de Transporte y Operaciones, velar por el cumplimiento en tiempo y cantidad del Plan semanal de Despacho al Cliente. 3. Se utilizará para el despacho de la mercancía el método para manejo de inventario PEPS Primero en Entrar Primero en Salir. 4. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones (Sección de Transporte), verificar que los Proveedores (empresas de servicio), efectúen el despacho a los clientes, en el tiempo y cantidad establecidos. 5. Las Empresas Empaquetadoras sólo podrán despachar al cliente la mercancía (cantidad y rubro) que esté indicada en la Nota de Entrega Seriada. 6. Las Empresas Empaquetadoras se obligan a presenciar el conteo de la mercancía en la descarga del camión, de presentarse alguna irregularidad en la entrega, deben comunicarse con el Coordinador Regional de la Casa S.A y esperar la llegada del mismo a fin de notificar la situación.

17 LA Código: MNPGL001 Página: 17 de Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones (Sección de Transporte), elaborar el cuadro resumen de inventarios por proveedor (empresas de servicio), una vez que ha sido registrado el despacho. 8. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de sus secciones de Transporte y Operaciones, verificar que el despacho desde los proveedores (empresas de servicio) al cliente / Mercal /centro de acopio, se reciba sin novedad; en caso de alguna inconformidad debe activar el procedimiento Alerta Roja para diferencias en despacho. 9. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de sus Secciones de Transporte y Operaciones, coordinar la distribución durante la semana, para no congestionar la recepción en los centros de acopio del cliente. 10. La Nota de Entrega Seriada, emitida por el sistema de Control y Despacho, será utilizada como Nota de Entrega (La Casa S.A.) y acta de recepción, en caso de presentar alguna inconformidad en la entrega al cliente.

18 LA Código: MNPGL001 Página: 18 de 97 NORMAS ESPECIFICAS PARA LA DEVOLUCION DE EQUIPOS 1. El Departamento de Operaciones Portuarias dedicará una figura denominada Analista de Control de Equipos, que será destinada a efectuar seguimiento de la salida, devolución y estado de los equipos que contengan mercancía (alimentos) consignadas a Venalcasa, además de la recepción por parte de la empresa transportista / empaquetadora de la Nota de Entrega Seriada (original) firmada y sellada por el cliente y del envío de ésta vía valija al Dpto. de Aduana (Caracas). 2. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias de La Casa, S.A., constatar que la Almacenadora haya verificado el estado de los contenedores al momento de su recepción y que dicha inspección repose en el EIR y en el Acta de Recepción del Almacén. 3. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias de La Casa, S.A, verificar el estado de los equipos (contenedores) desde cada Almacenadora, donde estén resguardados y en caso de encontrar alguna irregularidad debe notificar a la Gerencia de Control Aduanero de La Casa, S.A, y a la Unidad de Seguros de la Corporación, a fin que activen las acciones pertinentes. 4. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias registrar en el Sistema Logístico diariamente y al momento de presentarse la situación: Los contenedores reconocidos disponibles para despachar, contenedores que han sido despachados, movimientos de recepción de contenedores en puerto y contenedores entregados a la Línea Naviera.

19 LA Código: MNPGL001 Página: 19 de Las empresas transportistas / empaquetadoras deben entregar al Departamento de Operaciones Portuarias la Nota de Entrega Seriada firmada y sellada por el cliente, y coordinar con éste la entrega inmediata a la Línea Naviera de los contenedores vacíos, a fin que dicho departamento supervise y registre en el Sistema Logístico el estado de los equipos y la fecha exacta de la devolución. 6. En caso de alguna irregularidad en el estado de los equipos, deberá ser notificado de inmediato al Jefe de operaciones Portuarias, para que efectúe el procedimiento de Cobro al transportista/proveedor y/o el reporte al Dpto. de seguros según sea el caso. 7. Es responsabilidad del dpto. de operaciones portuarias (puerto destino), controlar la entrega y devolución de contenedores, a través del sistema de Logística; tomando en cuenta el destino de la mercancía.

20 LA Código: MNPGL001 Página: 20 de 97 NORMAS ESPECIFICAS PARA REPORTE DE SINIESTROS 1. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de sus Secciones de Transporte y Operaciones, entregar a la Unidad de Seguros de Venalcasa, un cuadro informativo que contenga los embarques programados y recibidos en puerto, cantidad de contenedores y los números de B/L donde se registren los mismos, cinco (5) días después de haber sucedido el siniestro. 2. Es responsabilidad del Departamento de Operaciones Portuarias de La Casa, S.A., reportar al Departamento de Procesos (Sección de Control de Calidad) cualquier situación que considere afecte la calidad de la mercancía (alimentos). 3. El Departamento de Procesos (Sección de Control de Calidad), debe notificar de manera inmediata cualquier siniestro o irregularidad que presente la mercancía (alimentos) o equipos (contenedores) al momento de su recepción ó siniestro. 4. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de sus Secciones de Transporte y Operaciones notificar de manera inmediata cualquier siniestro o irregularidad que presente la mercancía (alimentos) o equipos (contenedores) al momento de su traslado al cliente / centro de acopio o empresas empaquetadoras. 5. Es responsabilidad de la Unidad de Seguros accionar de manera inmediata ante la Compañía Aseguradora, las situaciones donde se genere cualquier siniestro que afecte los equipos contenedores o la mercancía (alimentos) consignadas a Venalcasa. 6. Es responsabilidad del Departamento de Comercialización y Operaciones a través de sus Secciones de Transporte y Operaciones en conjunto con el Dpto. de Procesos

21 LA Código: MNPGL001 Página: 21 de 97 (Sección Control de Calidad), presentar ante la Unidad de Seguros para efectos de liquidación de siniestros de Transporte: - Bill of lading (B/L). - Factura Comercial. - Certificado de Origen. - Packing List. - Acta de Recepción por parte del Almacén. - Declaración emitida por el SENIAT. 7. Es responsabilidad de la Gerencia de Logística presentar ante la Unidad de Seguros para efectos de liquidación de siniestros de Transporte Terrestre: - Informe de transito. - Notificación de reclamo formal. - Carta narrativa de los hechos. - Fotocopia de la Licencia y Cédula de Identidad del Conductor. - Cantidad exacta de la pérdida. 8. Es responsabilidad de la Gerencia de Logística presentar ante la Unidad de Seguros para efectos de liquidación de siniestros por Robo: - Denuncia ante el C.I.C.P.C. - Factura de la mercancía. - Carta narrativa de los hechos. - Cantidad exacta de la pérdida. - Factura de la mercancía. 9. Es responsabilidad de la Unidad de Seguros de Venalcasa: - Declarar dentro del lapso establecido por la empresa aseguradora, los siniestros ocurridos. - Controlar el estatus de los siniestros declarados ante la empresa aseguradora y hacerle seguimiento oportuno.

22 LA Código: MNPGL001 Página: 22 de 97 - Presentar mensualmente el Informe de Gestión por Gerencia, ante el Dpto. de Administración y RRHH, el cual debe contener los siniestros ocurridos por cada tipo de póliza contratada por Venalcasa, los montos cancelados a los beneficiarios, la disponibilidad de los montos asegurados y de las coberturas. 10. En relación a las normas anteriores la Unidad de Seguros cuenta con un lapso de 15 días para enviar los documentos a la compañía aseguradora a través del Intermediario de seguros. 11. A fin de cuidar el incremento de la siniestralidad, Venalcasa exige a las empresas transportistas contratadas para el traslado de mercancía una Póliza de Transporte Terrestre; a excepción de los vehículos propiedad de Venalcasa que estén siendo operados, los cuales si estarán amparados por las pólizas acordadas por la Unidad de Seguros de Venalcasa. 12. En caso de no realizarse el desembolso de un siniestro y se haya vencido el tiempo establecido por la Compañía Aseguradora, la Unidad de Seguros informará a la Unidad de Consultoría Jurídica a fin de que activen las acciones pertinentes.

23 LA Código: MNPGL001 Página: 23 de 97 NORMAS ESPECIFICAS ADMINISTRATIVAS PARA ANALISTAS DE RUBROS 1. Es responsabilidad del analista manejar toda aquella información referente a las plantas que lleva su rubro para optimizar o prevenir cualquier circunstancia que pueda afectar en la operatividad de la planta. 2. Es responsabilidad del analista verificar las asignaciones de materia prima realizadas por la corporación CASA. 3. Debe monitorear constantemente el sistema CASA para la aceptación de las órdenes de extracción. 4. Es responsabilidad del analista el control de los pases de salidas generados y su respectiva recepción en el sistema CASA. 5. Debe llevar control de la materia prima que se recibe en plantas de acuerdo al formato de control establecido: Formato A, como también controlar los contenedores retirados por orden de extracción y las recepciones de los pases de salida, formato de control: Control de Materia prima. 6. Debe mantener comunicación constante con el analista de rubro en corporación CASA para el intercambio de información (planificación y solicitud de asignación de los despachos semanales). 7. Debe de verificar diariamente los Kardex de las plantas (inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, merma, como otros). 8. Es responsabilidad del analista de rubro manejar la información referente a la cantidad (T.M.) de producto terminado en planta, para realizar el parte de producción. 9. Debe realizar el parte de producción los jueves en la mañana, para que el analista de CASA asigne los despachos y a su vez la gerencia de transporte planifique los retiros con anticipación. 10. De acuerdo al inventario de producto terminado y a la fecha de la planificación del despacho, debe de solicitar al coordinador de flota pesada la disponibilidad

24 LA Código: MNPGL001 Página: 24 de 97 de transporte para notificar al jefe de operaciones el día a efectuarse el despacho. 11. Es responsabilidad del analista de rubro realizar seguimiento respectivo a las plantas para verificar la efectividad de los despachos asignados. 12. Es responsabilidad del analista de rubro velar por las notas de entrega generadas por los despachos de producto terminado, desde la salida de la nota en planta, la recepción en el centro de acopio y el retorno a Venalcasa, hasta la consignación en el departamento de facturación. 13. Debe de solicitar las notas de entrega en tránsito por Traslado Propio, a las plantas empaquetadoras semanalmente (la nota no debe de permanecer por más de una semana en la planta). 14. Debe verificar que las notas de entrega conserven todos sus requisitos para su posterior proceso de facturación, en caso contrario deberá ubicar el requisito faltante en un tiempo prudencial. 15. Es responsabilidad del analista de rubro controlar y consolidar las notas de entrega con sus respectivos formatos de control (Cuadro de despachos mensual y Formatos A ). 16. Debe de realizar carpetas identificadas con los respaldos generados en el proceso del servicio del empaquetado: Copia de la Orden de Servicio, Orden de Extracción, Pases de salidas, notas de entrega y formato A. 17. Es responsabilidad del analista elaborar los expedientes correspondientes al rubro que maneja. 18. Debe de reportar diariamente los despachos realizados como cualquier novedad en la planta. 19. Debe realizar informes semanales de los despachos realizados e informe de gestión a finales de cada mes.

25 LA Código: MNPGL001 Página: 25 de 97 NORMAS ESPECIFICAS DE NOTAS DE ENTREGA PARA DESPACHOS A MERCAL (CENTROS DE ACOPIO) 1. El formato Nota de Entrega Venalcasa debe estar debidamente lleno en todas las casillas, firmadas y selladas por la persona que despacha, el chofer de la unidad y el ente que recibe. 2. El formato Nota de Entrega Venalcasa posee numero de control y numero de orden, el que se debe de utilizar es el numero de orden de entrega al momento de realizar la nota de entrega digital emitida por el sistema CASA. 3. El formato Notas de Entrega Sistema CASA debe estar debidamente lleno en todas las casillas, firmadas y selladas por la persona que despacha, el chofer de la unidad y el ente que recibe. 4. Los formatos de Notas de Entrega Venalcasa y CASA no pueden tener tachaduras o enmendaduras. 5. Verificar que los datos estén correctos de la Nota de Entrega CASA, en relación de la Nota de entrega Interna del formato Venalcasa (debe concordar el N de la nota interna del formato Venalcasa). 6. El formato de Nota de Entrega CASA debe de coincidir con la cantidad de kilogramos recibidos de la boleta o Acta de de recepción emitida por el centro de acopio mercal, si no coincide los kilogramos de los dos formatos el centro de acopio deberá realizar una acta explicativa por la diferencia. 7. La boleta o Acta de recepción del centro de acopio Mercal debe de estar sellada y firmada por la persona que recibió el despacho o el responsable del centro de acopio. 8. La Guía SADA debe de estar sellada y firmada por la planta que despacha como por el centro de acopio que recibe el producto. 9. Las Notas de Entrega de Venalcasa tiene que estar debidamente llena en todas su casillas no pueden tener tachaduras o enmendaduras.

26 LA Código: MNPGL001 Página: 26 de 97 NORMAS ESPECIFICAS DE NOTAS DE ENTREGA PARA DESPACHOS DE ALIMENTOS POR COMERCIALIZACION 1. No se puede despachar producto alguno, sin la debida Orden de Despacho firmada y sellada por la Dirección de Operaciones 2. No se podrá efectuar despacho alguno si el chofer no presenta la debida orden vehicular (verificar con la C.I. del chofer de la unidad). 3. Las Notas de entrega de Venalcasa debe estar firmadas y selladas por la persona que despacha. 4. Las Notas de Entrega de Venalcasa debe estar Firmadas y con la huella dactilar del chofer. 5. Se le anexara a las Notas de Entrega la fotocopia de la Cedula de Identidad y Carnet del Chofer, la orden vehicular y la Guía SADA. 6. Si el chofer de la unidad no tiene carnet, deberá consignar un documento que lo identifique como trabajador de la empresa que retira el producto. 7. La planta que despacha deberá 8. Las notas de entregas originales no serán entregadas al chofer de la unidad, solo se le entregara unas de las copias originales de las notas de entrega, firmadas y selladas por la planta. 9. Las Notas de Entrega se deberán enviar semanalmente por valija a la Gerencia de Logística / Coord. control de ventas. 10. La Planta debe verificar antes de enviar las notas de entrega por valija, que conserven todos sus requisitos para su posterior proceso de facturación (Orden de Compras, Orden Vehicular, Guía SADA, Fotocopias de la C.I. y Carnet del Chofer, y en el caso de la Red de Abastos Bicentenario la Orden de compra firmada y sellada por la entidad).

27 LA Código: MNPGL001 Página: 27 de 97 PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCION DE EQUIPOS (CONTENEDORES A PUERTO) Responsable Dpto. de Operaciones Portuarias Analista de Control de Equipo. Descripción de la Actividad 1. Al arribar la mercancía en puerto destino, confirma con el almacén el estado de los contenedores al momento de su retiro de la Línea Naviera y verifica que todo repose en el EIR Equipment Inspection Report. Una vez despachados los equipos al lugar de destino (ver procedimientos de despacho): Conductor de Empresa Transportista Dpto. de Operaciones Portuarias Analista de Control de Equipo. 2. Verifica en el Sistema Logístico los equipos despachados, a fin de efectuar seguimiento a la fecha estimada de retorno, según el destino de dicho equipo. 3. Llega al puerto y notifica al Analista de Transporte de Venalcasa, para que este a su vez contacte con el Dpto. de Operaciones Portuarias para realizar la devolución del equipo. 4. Se dirigen a la Naviera para efectuar la devolución del equipo. Exige firma y sello de la copia del EIR por la naviera en señal de recibido conforme, una vez efectuada la inspección. 5. Entrega al Analista de Transporte de Venalcasa, la Nota de Entrega Seriada firmada y sellada por el cliente con todos los soportes de la entrega 8juego

28 LA Código: MNPGL001 Página: 28 de 97 carretero). Procede de acuerdo a la situación encontrada: A.- De detectar irregularidad en el equipo: notifica al jefe de Operaciones Portuarias, para que proceda a notificar el cobro de los gastos que se originan por la entrega de contenedores averiados por parte de la empresa transportista contratada por Venalcasa. Una vez que la naviera ha indicado el monto respectivo. Notifica a administración para que retenga el pago por dicho flete. B.- De estar el equipo en óptimas condiciones: Verifica si se generó mora por entrega tardía del equipo, y de ser así determina a quien es imputable el retraso en la entrega; a fin de establecer responsabilidades. Si existió alguna notificación de alerta roja originada por problemas en la entrega a cliente (Transporte Venalcasa), solicita al jefe de operaciones portuarias, la autorización del tiempo de mora. 6.- Genera e Imprime documento de devolución de equipo, donde certifica la entrega conforme de la mercancía y retorno el equipo a la línea naviera. 7.- Firma y sella como constancia de recibido y entrega al transportista para soportar la factura de Cobro del flete y control interno. 8.- Recibe la Nota de Entrega Seriada y los documentos de entrega (juego carretero). 9.- Envía vía valija la Nota de Entrega Seriada

29 LA Código: MNPGL001 Página: 29 de 97 (original) y juego carretero al Dpto. de Comercialización y Operaciones y confirma recepción de la misma Registra en el Sistema Logístico: Fecha de entrega del equipo a la Línea Naviera. A quien es imputada la mora (en el caso que se genere). Estatus de Recepción del Equipo (condición en que fue recibido: Conforme / No conforme) Fecha de envío vía valija al Dpto. de Comercialización y Operaciones de la Nota de Entrega Seriada (original) Archiva para su información y control copia de la Nota de Entrega Seriada y copia del EIR firmado y sellado por la Línea Naviera.

30 LA Código: MNPGL001 Página: 30 de 97 PROCEDIMIENTOS PARA REPORTE DE SINIESTROS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Unidad de Seguros Venalcasa 1. En caso de Siniestro. Recibe de parte del Dpto. de Comercialización y Operaciones a través de sus Secciones de Transporte y Operaciones en conjunto con el Dpto. de Procesos (Sección de Control de Calidad), la notificación de los daños que presente la mercancía, toda la situación encontrada queda soportada en el Acta de Reconocimiento. 2. Notifica vía correo electrónico a la Compañía Aseguradora con copia al Intermediario de Seguros (corredor de seguros), del siniestro ocurrido. Intermediario de Seguros Compañía Aseguradora Unidad de Seguros 3. Solicita a los Departamentos Gerencia involucrados (Control de Calidad o Logística) los recaudos necesarios para el trámite de la póliza, en un tiempo no mayor a 15 días. 4. Reúne todos los recaudos necesarios dependiendo del tipo de siniestro (Ver normas específicas nº 1 de este procedimiento). y los entrega al Intermediario de Seguros (corredor de seguros). 5. Recibe todos los recaudos y entrega a la Compañía Aseguradora. 6. Espera Indemnización.

31 LA Código: MNPGL001 Página: 31 de 97 PROCEDIMIENTO PARA DESPACHOS DE ALIMENTOS POR SERVICIO DE EMPAQUETADO CON FLOTA PROPIA Responsable Corporación CASA Descripción de la Actividad 1. Emite la Orden de Servicio que indica la disponibilidad de materia prima a retirar (previamente firmada y sellada por corporación CASA, Venalcasa y el Ministro de Alimentación). 2. Asignan orden de extracción a través del sistema CASA arraigada a la orden de servicio previamente aprobada. Analista del Rubro Gerente de Transporte Puerto Planta (Jefe de Operaciones) 3. Acepta la orden de extracción e imprime para direccionarlas al Coord. de control de venta, la gerente de Logística y la gerente de Transporte para su control y planificación. 4. Determina y direcciona la flota necesaria para el retiro de los contenedores de materia prima asignada a través de la orden de extracción. 5. Emite los pases de salida donde indican Peso del contenedor, BL del contenedor y fecha de extracción, para el traslado del contenedor a la planta correspondiente. 6. Recibe el contenedor, verifica el pase de salida y el buen estado de la materia prima. 7. Envía el pase de salida por digital a la analista del rubro para su posterior recepción. Analista del Rubro 8. Recibe el pase de salida en el sistema CASA, Indicando que la materia prima ya se encuentra en planta. 9. Verifica diariamente los inventarios de materia prima y producto terminado de las plantas empaquetadoras.

32 LA Código: MNPGL001 Página: 32 de Realiza el parte de producción de producto terminado a través del sistema CASA, para indicar las toneladas métricas listas para despachar en planta. 11. Realizar el parte de producción los jueves en la mañana, para que el analista de CASA asigne los despachos, y a su vez la Gerencia de transporte planifique los retiros con anticipación. Corporación CASA Gerente de Transporte y Analista de Rubro 12. Asigna los despachos de la semana a través del sistema CASA. Indicando el destino, la fecha y las T.M. planificadas. 13. Verifican los despachos asignados y proceden a la planificación de la flota de Venalcasa, para garantizar el traslado del producto terminado a los diferentes centros de acopio Mercal. 14. De acuerdo al inventario de producto terminado y a la fecha del despacho planificado, le solicita al coordinador de flota pesada la disponibilidad de transporte y notifica al jefe de Planta el día a efectuarse el despacho. 15. Realiza el seguimiento respectivo para verificar la efectividad de los despachos asignados. Planta (Jefe de Operaciones) Centro de Acopio Mercal Chofer de la Unidad (Venalcasa) 16. Procede a realizar el despacho del producto terminado con la nota de entrega Venalcasa, imprime la nota CASA a través del sistema Star Logistic, adjunta la Guía Sada y las envía firmadas y selladas con el chofer de la unidad para su posterior recepción. 17. Recibe y verifica el despacho a través de las notas de entrega (CASA y Venalcasa) y emite una boleta o Acta de recepción donde exponen las toneladas métricas (T.M.) recibidas. 18. Verifica que estén selladas y firmadas las notas de entrega (CASA y Venalcasa), la Guía SADA y la Boleta o Acta de recepción del Centro de Acopio, para ser trasladada a la planta.

33 LA Código: MNPGL001 Página: 33 de 97 Planta (Jefe de Operaciones) Coord. de Control de Ventas Analista del Rubro 19. Recibe por parte del chofer de la unidad de Venalcasa las notas de entrega firmadas y selladas, Verifica el contenido de las notas de entrega para descartar posibles faltas de requisitos (Guía SADA, Boleta de recepción, Notas CASA y Venalcasa), de existir algún faltante se les solicita al Centro de Acopio directamente. 20. Relaciona las notas de entrega, archiva respaldo del despacho (copias de las notas de entrega y sus requisitos) y envía por valija semanalmente las notas originales a Sede principal de Venalcasa (Gerencia de Logística / Coord. de control de Ventas). 21. Recibe, verifica (descarte de requisitos faltantes) y consolida las notas de entrega generadas por traslado propio en los respectivos formatos de control (consolidado Notas Transito por traslado Propio y Consolidado de Despachos Mensual por Producto) para direccionarlas a las analistas de cada rubro. 22. Verifica que las notas de entrega cumpla con los requisitos necesarios para enviar a facturación, ubica el numero de orden de servicio al que pertenece el despacho y archiva respaldos de las notas (copias). 23. Revisada su contenido, en caso de existir faltante en algún recaudo procede a la ubicación de la misma, en caso contrario consolida y coteja contra los Formatos de control (cuadros de despachos mensual y formatos A ) y remite al coord. de control de ventas indicando el número de orden de servicio que será facturado. Coord. de Control de Ventas 24. Recibe y consolida las notas de entrega remitidas por las analistas de rubro contra el formato de control Disponibilidad de orden de servicio, para comprobar la cantidad disponible en T.M. que existe en una orden de servicio. Relaciona las notas y entrega al coordinador de Facturación. 25. Recibe las notas de entrega y procede a la elaboración de la factura y asienta la información en

34 LA Código: MNPGL001 Página: 34 de 97 Coordinador de Facturación los formatos de control.

35 LA Código: MNPGL001 Página: 35 de 97 PROCEDIMIENTO PARA DESPACHOS DE ALIMENTOS POR SERVICIO DE EMPAQUETADO POR FLETE Responsable Corporación CASA Descripción de la Actividad 1. Emite la Orden de Servicio que indica la disponibilidad de materia prima a retirar (previamente firmada y sellada por corporación CASA, Venalcasa y el Ministro de Alimentación). 2. Asignan orden de extracción a través del sistema CASA arraigada a la orden de servicio previamente aprobada. Analista del Rubro Gerente de Transporte Puerto Planta (Jefe de Operaciones) Analista del Rubro 3. Acepta la orden de extracción e imprime para direccionarlas al Coord. de control de ventas, la gerente de Logística y la gerente de Transporte para su control y planificación. 4. Determina y direcciona la flota necesaria para el retiro de los contenedores de materia prima asignada a través de la orden de extracción. 5. Emite los pases de salida donde indican Peso del contenedor, BL del contenedor y fecha de extracción, para el traslado del contenedor a la planta correspondiente. 6. Recibe el contenedor, verifica el pase de salida y el buen estado de la materia prima. 7. Envía el pase de salida por digital a la analista del rubro para su posterior recepción. 8. Recibe el pase de salida en el sistema CASA, Indicando que la materia prima ya se encuentra en planta. 9. Verifica diariamente los inventarios de materia prima y producto terminado de las plantas empaquetadoras.

36 LA Código: MNPGL001 Página: 36 de Realiza el parte de producción de producto terminado a través del sistema CASA, para indicar las toneladas métricas listas para despachar en planta. 11. Realizar el parte de producción los jueves en la mañana, para que el analista de CASA asigne los despachos, y a su vez la Gerencia de transporte planifique los retiros con anticipación. Corporación CASA Analista de Rubro 12. Asigna los despachos de la semana a través del sistema CASA. Indicando el destino, la fecha y las T.M. planificadas. 13. De acuerdo al inventario de producto terminado y la fecha del despacho asignado, planifica las plantas que realizaran dichos despachos e informara al coordinador de flota pesada, y notifica al jefe de Planta el día a efectuarse el despacho. 14. Realiza el seguimiento respectivo para verificar la efectividad de los despachos asignados. Gerente de Transporte y Empresa de Transporte Chofer de la Unidad (Flete) Planta (Jefe de Operaciones) 15. Verifican los despachos asignados por medio del sistema CASA y proceden a la planificación de la flota correspondiente con las empresas transportistas disponibles, para garantizar el traslado del producto terminado a los diferentes centros de acopio Mercal. 16. Asegura la flota, planifica y asigna a los choferes para realizar los despachos en los días planificados. 17. Recibe la autorización y la información correspondiente para realizar el despacho en la fecha estipulada. 18. Corrobora los datos del chofer de la unidad y confirma con el Coord. de flota pesada 19. Procede a realizar el despacho del producto terminado con la nota de entrega Venalcasa, imprime la nota CASA a través del sistema Star Logistic, adjunta la Guía Sada y las envía firmadas y selladas

37 LA Código: MNPGL001 Página: 37 de 97 con el chofer de la Cooperativa de transporte. Chofer de la Unidad (Flete) Centro de Acopio Mercal Chofer de la Unidad (Flete) Empresa Transportista Gerente de Transporte Coord. de Control de Ventas Analista del Rubro 20. Verifica que este toda la documentación correspondientes para realizar el traslado del producto terminado. 21. Recibe y verifica el despacho a través de las notas de entrega (CASA y Venalcasa) y emite una boleta o Acta de recepción donde exponen las toneladas métricas (T.M.) recibidas. 22. Verifica que estén selladas y firmadas las notas de entrega (CASA y Venalcasa), la Guía SADA y la Boleta o Acta de recepción del Centro de Acopio, para ser trasladada a la empresa transportista. 23. Recibe por parte del chofer de la unidad las notas de entrega firmadas y selladas, las verifica (recaudos completos) y las relaciona junto a las facturas de flete para consignarlas a la Gerencia de Transporte de Venalcasa. 24. Recibe las notas de entrega por parte de las empresas de trasporte, coteja contra el formato de control para descartar alguna nota faltante, y remite al coord. de control de ventas. 25. Recibe, verifica (si tiene requisitos faltantes devuelve a la gerente de transporte para su ubicación) y consolida las notas de entrega generadas por Flete en los respectivos formatos de control (consolidado Notas Transito por Flete y Consolidado de Despachos Mensual por Producto) para direccionarlas a las analistas de cada rubro. 26. Verifica que las notas de entrega cumpla con los requisitos necesarios para enviar a facturación, ubica el numero de orden de servicio al que pertenece el despacho y archiva respaldos de las notas (copias). 27. Revisada su contenido coteja contra los Formatos de control (cuadros de despachos mensual y formatos

38 LA Código: MNPGL001 Página: 38 de 97 A ) y remite al coord. de control de ventas indicando el número de orden de servicio que será facturado. Coord. de Control de Ventas Coordinador de Facturación 28. Recibe y consolida las notas de entrega remitidas por las analistas de rubro contra el formato de control Disponibilidad de orden de servicio, para comprobar la cantidad disponible en T.M. que existe en una orden de servicio. Relaciona las notas y entrega al coordinador de Facturación. 29. Recibe las notas de entrega y procede a la elaboración de la factura de acuerdo al número de orden suministrada.

39 LA Código: MNPGL001 Página: 39 de 97 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE ALIMENTOS POR COMERCIALIZACIÓN Responsable Coordinadora de Comercialización Presidente de Venalcasa Coordinadora de Comercialización Descripción de la Actividad 1. Emite la Carta de Oferta indicando los productos, presentación, precios de venta y demás condiciones para la comercialización de productos alimenticios a la Red Estatal, Red Venezuela y Privada. En caso de ser cliente nuevo se le solicita: Copia del registro Mercantil, RIF, C.I. del representante, Referencia comercial, Referencia Bancaria y oficio dirigido al Presidente de Venalcasa indicando el destino del producto. 2. Estudia la Propuesta y procede a la firma en caso de estar de acuerdo con la venta, de lo contrario la misma no puede ser realizada. 3. Envía la carta de oferta en digital al cliente. 4. Recibe del Cliente (Red Estatal, Red Venezuela y Privada) vía correo electrónico o teléfono Aceptación de la Carta de Oferta, indicando a su vez las cantidades a ser requeridas. 5. Recibe del cliente la orden de compra vía correo electrónico. 6. Revisa su contenido, en caso de existir diferencias con lo previsto en la Carta de Oferta, notifica al cliente a objeto proceda a las correcciones, ajustadas a las condiciones de venta de pautadas. 7. De ser conforme la Orden de compra ajustada a la Carta de Oferta, se procede a la respectiva planificación para el retiro del producto. Si es un cliente privado se planifica después de confirmar el pago de la compra. 8. Se envía la planificación al jefe de operaciones de la

40 LA Código: MNPGL001 Página: 40 de 97 planta que fue asignada para el retiro del producto. 9. Se notifica al gerente de producción para que tomen las previsiones correspondientes. Gerencia de Producción Coordinadora de Comercialización Analista de Comercialización Coordinadora de Comercialización Gerencia de Operaciones 10. Verifica inventarios y ordena al jefe de Planta que corresponda, el empaquetado del producto objeto de venta. 11. Se le informa al cliente para que proceda al retiro de los productos. 12. Elabora la Orden de Despacho y se firma por: Coord. De Comercialización, Gerencia de Logística o por la dirección de operaciones, y se remite vía correo al Jefe de Operaciones, para que este proceda al despacho de los productos, con la respectiva nota de entrega. 13. De ser acordado el traslado de los productos por parte de VENALCASA S.A., deberá solicitar a la Gerencia de Operaciones el transporte para la efectiva entrega de los mismos. 14. Recibida la solicitud de traslado, notifica a la Gerencia de Logística del día previsto de la entrega. 15. Materializada la entrega deberá remitir nota de entrega a la Gerencia de Logística (esto dependerá si el traslado fue de flota propia o flete). Analista de Comercialización 16. Una vez efectuado el retiro por parte del cliente o efectuado el despacho por parte de la Gerencia de Operaciones, se procede a la realización del Registro de Venta. 17. Realiza el Registro de Venta que indica número de venta, datos del cliente, productos, cantidades, forma de pago, destino del producto y número de orden de compra que soporta la venta. 18. Entrega el Registro de Venta a la coordinadora de

41 LA Código: MNPGL001 Página: 41 de 97 Comercialización para su revisión. Coordinadora de Comercialización Analista de Comercialización Coord. Control de Ventas 19. Recibe el Registro de Venta para su verificación y firmas. 20. Recibe en devolución el Registro de Venta firmado por la o la coordinadora de comercialización y la directora de Operaciones y lo entrega al coordinador control de ventas, para su verificación y correspondiente asentamiento y control. 21. Consolida la información contenida en el registro de venta en los respectivos formatos de control, y anexa los soportes que se generen, como nota de entrega y recibos de transferencias o depósitos que certifiquen los pagos. 22. Al recibir la nota de entrega, se procede a su verificación (Sellos húmedos, firmas, Guía SADA, Orden Vehicular) y se anexa al registro de venta para su remisión a la gerencia de facturación. Coordinador de Facturación 23. Recibe el Registro de Venta y procede a la elaboración de la Factura y asienta los pagos en el control de cuentas.

42 LA Código: MNPGL001 Página: 42 de 97 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DESPACHOS POR PRODUCTO Y NOTAS EN TRANSITO (ORDEN DE SERVICIO Y COMPRA) Responsable Corporación CASA Coord. de control de Ventas Descripción de la Actividad 1. Asigna los despachos de la semana a través del sistema CASA indicando: el destino, la fecha, las toneladas planificadas, orden de servicio, como otros. 2. Verifica los despachos asignados y procede a la consolidación de la información mediante el formato de control Despachos Planificados Mercal-CASA. 3. Entrega el formato de control actualizado Despachos Planificados Mercal-CASA a la. 4. Realiza el seguimiento respectivo para la efectividad de los despachos asignados. Analista de notas de entrega 5. Consolida los despachos asignados de la semana a través del sistema CASA, en el formato de control: Consolidado de Despachos Mensual por Productos, y transcribe los datos necesarios para los respectivos controles (Fecha, Orden de servicio o de Compra, Estado, Destino, T.M. planificadas. 6. Actualiza diariamente el Consolidado de despachos Mensual a medida que las plantas realicen los despachos en las fechas estipuladas y generen las respectivas notas de entrega. 7. Actualiza el formato de control: Consolidado de notas de entrega en Transito del mes, para determinar el acumulado de las notas por rubro. 8. Realiza informe semanal del consolidado de los despachos de la semana. 9. Remite diariamente al coordinador de control de venta, los formatos de control actualizados.

43 LA Código: MNPGL001 Página: 43 de 97 Coord. de control de Ventas 10. Verifica el consolidado de despachos actualizado por la analista contra el sistema CASA, y actualiza el estatus de los despachos del formato de control: Despachos Planificados Mercal-CASA. 11. Reporta todos los días el estatus de los despachos a la y Gerente de transporte (Despachados, entregados y Devueltos). 12. Verifica el consolidado de notas de entrega en tránsito y toma las debidas acciones para la ubicación de las notas. 13. Realiza lista de notas de entrega en tránsito por traslado propio de cada rubro, para direccionarlo a cada analista. Analista de Rubro Planta (Jefe de Operaciones) Coord. de control de Ventas 14. La analista de rubro solicita semanalmente las notas de entrega de despachos de productos terminado (traslado propio) a las plantas empaquetadoras. 15. Las plantas empaquetadoras relacionan las notas de entrega, archivan respaldos del despacho (copias de las notas de entrega y sus requisitos) y envía por valija semanalmente las notas originales a Sede principal de Venalcasa (Gerencia de Logística / Coord. de control de Ventas). 16. Recibe y verifica las valijas enviadas por las plantas empaquetadoras las notas de entregas generadas en la semana (coteja contra lista de notas transito), y remite a la analista de notas de entrega. 17. Realiza lista (mensual) de notas de entrega en tránsito por Flete de cada empresa transportista para direccionarlo a la Gerente de transporte. Gerente de Transporte 18. Solicita a las empresas de transporte las notas de entrega de los despachos realizados junto con las facturas de flete.

44 LA Código: MNPGL001 Página: 44 de Recibe y verifica (requisitos faltantes) las notas de entrega remitidas por parte de las empresas de trasporte, coteja contra la lista de notas de entrega en tránsito para descartar alguna nota faltante, y remite al coord. de control de ventas. Coord. de control de Ventas Analista de notas de entrega Analista del Rubro Coord. de control de Ventas Analista de notas de entrega Coord. de control de Ventas Coordinado de Facturación 20. Recibe y verifica las notas de entregas remitidas por la gerente de transporte, actualiza la lista de notas transito para descartar notas faltantes, y remite a la analista de notas de entrega. 21. Recibe las notas de entrega (transporte propio y flete), actualiza los formatos de control: Consolidado de Despachos Mensual por Producto y Consolidado de notas de entrega en tránsito del mes. 22. Verifica que las notas tengan todos sus requisitos, ubica el numero de orden de servicio o de compra al que pertenece el despacho, archiva respaldos de las notas (copias), si no coinciden los números de las notas en los formatos de Venalcasa y CASA se anexara acta explicativa del error, y remite al coord. Control de venta mediante un memo. 23. Recibe las notas de entrega y verifica su contenido (requisitos necesarios para el proceso de facturación). y entrega a la analista de notas de entrega. 24. Verifica que el número de orden de servicio o de compra estén correcto, relaciona las notas para enviar a facturación por medio de un acta de entrega, y remite al coordinador para la verificación y firma. 25. Verifica el acta de entrega y actualiza el formato de control: Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra para comprobar la cantidad disponible en T.M. que existe en una orden, y entrega las notas al coordinador de facturación. 26. Recibe las notas de entrega y procede a la elaboración de las facturas.

45 LA Código: MNPGL001 Página: 45 de 97 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE VENTAS AL CONSOLIDADO DE VENTAS POR PRODUCTO DE COMERCIALIZACION Responsable Coordinador Control de Ventas Descripción de la Actividad 1 Recibe de la Coordinadora de Comercialización los Registros de Venta Interna de los despachos realizado firmados y sellados por la Gerente de Logística y la 2 Verifica su contenido y procede a firmar el Registro de Venta Interna. Analista Control de Ventas 3 Transcribe los datos del Registro de Venta Interna en el Consolidado de ventas por Producto de Comercialización, Formato Nº 3 (fecha, cliente, RIF, Nº Nota de Entrega, Productos en Kg, Precio unitario, Producto, Forma de Pago y Nº de Registro de Venta. 4 Si el registro de Venta tiene todos los requisitos para facturar (notas de entrega, orden vehicular, orden de despacho, Guía SADA, bauches de depósitos, transferencia de banco), se direcciona al coordinador de Facturación. 5 Si no tiene todos los requisitos, se archiva y se realiza seguimiento hasta que consignen todos los requisitos para su debida facturación. 6 Se consolida la información de los registros de ventas que le faltan notas de entrega al formato de control: Notas de entrega en tránsito de Comercialización. 7 Relaciona los registros de ventas listos para facturar y los remite al Coordinador de Control de

46 LA Código: MNPGL001 Página: 46 de 97 Ventas. Coordinador Control de Ventas Coordinador de Facturación Coordinador Control de Ventas Analista Control de Ventas 8 Verifica y firma memo con los registros de ventas con sus requisitos para su proceso de facturación. 9 Recibe los registros de ventas y procede a elaborar la respectiva facturación. 10 Entrega al coord. de control de Ventas los registros de ventas facturados con el numero de las facturas generadas en cada registro. 11 Verifica los registros de ventas facturados contra el formato de control: Remisión de Registros de Ventas para Facturar, para descartar algún registro faltante. 12 Actualiza y consolida la Base de datos del consolidado de ventas por producto con la información suministrada por el coord. de facturación (N de facturas). 13 Archiva los registros de venta de acuerdo a su correlativo.

47 LA Código: MNPGL001 Página: 47 de 97 Área de Operaciones Portuarias Analista de Control de Equipo. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCION DE EQUIPOS Conductor de la Empresa Transportista Inicio Una vez despachados los equipos al lugar de destino. Analista confirma con el almacén el estado físico de los contenedores al momento de su retiro de la línea naviera. Analista verifica que todo el equipo repose en el EIR. La empresa de transporte realiza sus procesos y notifica al analista de transporte de VENALCASA. Analista verifica en el sistema logístico los equipos despachados, para efectuar seguimiento a la fecha de retorno. Entrega al analista de transporte de VENALCASA la nota de entrega seriada firmada y sellada por el cliente con todos los soportes. Notifica al jefe de operaciones portuarias para que proceda al cobro de los gastos por contenedores averiados. Si Se presento una irregularidad con el equipo? no A

48 LA Área de Operaciones Portuarias Analista de Control de Equipo. Código: MNPGL001 Página: 48 de 97 Conductor de la Empresa Transportista A Analista verifica si se genero mora por entrega del equipo y de ser así determina responsable Analista imprime documento de devolución de equipo, donde certifica la conformidad de la mercancía y regreso a linea naviera. Analista firma y sella como constancia de recibido y entrega al transportista para soportar factura de cobro de cheque y control interno. Analista recibe la nota de entrega seriada y los documentos de entrega. (juego carretero) Analista envía valija de nota de entrega seriada (original) y juego carretero al dpto. de comercialización y operaciones y confirma recepción de la misma. Analista registra en el sistema logístico datos de la pág. 26 fin

49 LA Código: MNPGL001 Página: 49 de 97 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE SINIESTROS Unidad de Seguros Venalcasa Intermediario de Seguros Compañía Aseguradora Unidad de Seguros Inicio Unidad recibe de parte del Dpto. de comercialización y operaciones la notificación de los daños que presente la mercancía. Solicita a los Dptos. Gerencia involucrados (control de calidad o logistica) los recaudos necesarios para el tramite de la póliza, en un tiempo no mayor de 15 dias Reúne todos los recaudos necesarios dependiendo del tipo de siniestro y los entrega al intermediario de seguros. Recibe todos los recaudos y entrega a la compañía de seguros. Espera indemnización Unidad notifica via cooreo electronico a la compañía aseguradora con copia al intermediario de seguros del siniestro ocurrido. fin

50 LA Código: MNPGL001 Página: 50 de 97 DIAGRAMA DE FLUJO DESPACHOS DE ALIMENTOS POR SERVICIO DE EMPAQUETADO CON FLOTA PROPIA CORPORACION CASA ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PUERTO PLANTA Incio Emite la orden de servicio que indica la disponibilidad de la materia prima asignada. Asigna la orden de extracción en el sistema CASA arraigada a la orden de servicio. Acepta la orden y las direcciona al Coord. De control de ventas, Gerente de logística y trasporte. Determina y direcciona la flota necesaria para retirar los contenedores de materia prima Emite los pases de salida para el traslado de contenedores a las plantas. Recibe el contenedor, verifica el pase de salida y el buen estado de la materia prima. Recibe los pases de salida en el sistema CASA indicando que materia prima ya se encuentra en la planta Envía el pase de salida por digital al Analista de Rubro Realiza el parte de producción los jueves para indicar las T.M. listas para despachar. Asigna los despachos de la semana a través del sistema CASA. Verifica los despachos asignados y procede a la planificación de la Flota de Venalcasa A

51 LA Código: MNPGL001 Página: 51 de 97 COORD. DE CONTROL DE VENTAS ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PLANTA CENTRO DE ACOPIO A Solicita al coord. De flota pesada la disponibilidad de transporte y notifica al jefe de planta el día del despacho Realiza el despacho de producto terminado con la nota de entrega y la envía con el chofer. Recibe y verifica el despacho con las notas de entrega y adjunta boleta de recepción Recibe las notas y verifica su contenido (falta de requisitos) Envía las notas y sus respaldos firmadas y selladas con el chofer de la unidad Tienen los requisitos? si Solicita el requisito faltante directamente al centro de acopio no Recibe las notas de entrega, consolida en los formatos de control y las direcciona al analista de rubro. Relaciona las notas archiva respaldos y envía por valija semanalmente al Coord. Control de ventas B

52 LA Código: MNPGL001 Página: 52 de 97 COORD. DE CONTROL DE VENTAS ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PLANTA COORD. DE FACTURACION DIAGRAMA DE FLUJO DESPACHOS DE ALIMENTOS POR SERVICIO DE EMPAQUETADO POR FLETE B Verifica que las notas conserven los requisitos para su facturación, ubica Nº de orden y archiva respaldos Tienen los requisitos? si Procede a la ubicación del requisito faltante. no Consolida a los formatos «A» y cuadro de despachos Actualiza el formato de control: «Disponibilidad de orden de servicio y compra, relaciona y entrega al coord. De facturacion. Actualiza los formatos de control y remite al coord. De control de venta indicando el Nº de orden a facturar. Recibe y verifica las notas de entrega y procede a la elaboración de la factura Fin

53 LA Código: MNPGL001 Página: 53 de 97 CORPORACION CASA ANALISTA DEL RUBRO GERENTE DE TRANSPORTE PUERTO PLANTA Inicio Emite la orden de servicio que indica la disponibilidad de materia prima asignada. Asigna la orden extracción en el sistema CASA arraigada a la orden de servicio. Acepta la orden y las direcciona al Coord. Control de ventas, Gerente de Logística y Transporte. Determina y direcciona la flota necesaria para retirar los contenedores de materia prima. Emite los pases de salida para el traslado de contenedores a las plantas Recibe el contenedor, verifica el pase de salida y el buen estado de la materia prima. Recibe los pases de salida indicando que la materia prima ya se encuentra en planta. Envía el pase de salida por digital al analista de rubro. Asigna los despachos de la semana a través del sistema CASA. Realiza el parte de producción los jueves para la T.M. listas para despachar. Planifica las plantas que realizaran los despachos asignados e informa al Coord. De flota pesada y notifica al jefe de planta. Verifica los despachos asignados por el sistema CASA, planifica la flota con las empresas de transporte disponibles. A

54 LA Código: MNPGL001 Página: 54 de 97 GERENTE DE TRANSPORTE EMPRESA DE TRANSPORTE CHOFER DE LA UNIDAD(Flete) PLANTA CENTRO DE ACOPIO A Asegura la flota y asigna a los choferes para los despachos en los dias planificados. Recibe la autorización y la información correspondiente para realizar el despacho. Corrobora los datos del chofer de la unidad y confirma con el coord. De flota pesada. Verifica que este toda la documentación correspondiente para realizar el despacho. Realiza el despacho de producto terminado con las notas de entrega y las envía al chofer. Recibe y verifica el despacho con las notas de entrega y adjunta boleta de recepcion. Recibe las notas de entrega, coteja contra el formato de control Recibe las notas de entrega (recaudos completos), relaciona junto a las facturas de flete para consignarlas a la gerente de transporte. Verifica que toda la documentación este firmada y sellada y retorna a la empresa de transporte Envía las notas y sus respaldos firmadas y selladas con el chofer de la unidad Al descartar notas de entrega faltantes remite las notas al Coord. De control de ventas. B

55 LA Código: MNPGL001 Página: 55 de 97 GERENTE DE TRANSPORTE COORD. DE CONTROL DE VENTAS ANALISTAS DE RUBROS COORDINACION DE FACTURACIÒN B Verifica las notas de entrega (requisitos faltantes) y consolida en los formatos de control Devuelve la nota al Gerente de Transporte si Tiene los requisitos? no Direcciona las notas al analista de rubro. Verifica que las notas de entrega cumplan con los requisitos para su facturación, ubica el numero de orden que será facturado Comprueba la cantidad disponible en la orden de entrega las notas a la Coord. De Facturacion Consolida y coteja las notas de entrega contra los formatos y remite al Coord. De control de ventas Recibe las notas de entrega y procede a elaborar la factura de acuerdo al numero de orden suministrada. Fin

56 LA Código: MNPGL001 Página: 56 de 97 DIAGRAMA DE FLUJO VENTA DE ALIMENTOS (COMERCIALIZACIÓN) COORD. DE COMERCIALIZACION PRESIDENTE DE VENALCASA Inicio En caso de ser cliente nuevo se le solicita: copia del registro mercantil, RIF, C.I. del representante, referencia comercial, referencia bancaria y oficio dirijido al Presidente de VENALCASA indicando el destino del producto. Emite la «carta de oferta» indicando los productos, presentación, precios de venta y demás condiciones para la comercialización a la Red Estatal, Red Venezuela y Privada. Envia la carta de oferta en digital al cliente Estudia propuesta y procede a la firma en caso de estar de acuerdo con la venta, de lo contrario no se podrá efectuar la misma. Recibe del cliente vía correo electrónico o telefónico la aceptación de la «carta de oferta», indicando a su vez las cantidades requeridas. Recibe del cliente vía correo electrónico la orden de compra. Revisa su contenido y verifica si existe diferencias en la «carta de oferta» Notifica al cliente para que proceda a las correcciones ajustadas a las condiciones de ventas pautadas si Existe Diferencias con la carta de oferta? no A

57 LA Código: MNPGL001 Página: 57 de 97 COORD. DE COMERCIALIZACION GERENCIA DE PRODUCCIÓN ANALISTAS DE COMERCIALIZACIÓN GERENCIA DE OPERACIONES A Procede a la planificación para el retiro del producto. Si es un cliente privado se planifica después de confirmar el pago de la compra. Se envía la planificación al jefe de operaciones de la planta que fue asignada para el retiro del producto. Verifica inventarios y ordena al jefe de planta que corresponda, el empaquetado del producto objeto de ventas. Elabora la orden de despacho y se firma por coord. De comercialización, logística o dirección de operaciones. Se remite al jefe de operaciones para que proceda al despacho de los productos, con la mota de entrega. Notifica al gerente de producción para que tomen las previsiones pertinentes Se le notifica al cliente para que proceda al retiro de los producctos. Recibe solicitud de traslado, notifica a la gerencia de logística. Al ser acordado el traslado de los productos por parte de VENALCASA S.A. solicita a la gerencia de operaciones el transporte para la efectiva entrega de los mismos. Se procede a realizar el registro de venta una vez retirado por el cliente o el despacho por gerencia de operaciones Ya materializada la entrega remitirá orden de entrega la gerencia de logistica Se le notificara a la gerencia de logística dependiendo si el traslado fue de flota propia o flete. B

58 LA Código: MNPGL001 Página: 58 de 97 ANALISTAS DE COMERCIALIZACIÓN COORD. DE COMERCIALIZACION COORD. CONTROL DE VENTAS COORDINADOR DE FACTURACIÓN B Recibe el registro de venta para su verificación y firmas. Realiza el registro de ventas que indica numero de venta, datos del cliente, productos, cantidades, forma de pago, destino del producto y numero de orden de compra que soporte la venta Entrega Registro de venta a la coordinadora de comercialización para su revison. Recibe la información contenida en el registro de venta Consolida en los registros respectivos formatos de control y anexa los soportes que se generen, como nota de entrega y recibos de transferencia o depositos Recibe registro de venta Procede a la elaboración de la factura y asienta los pagos en el control de cuentas. Recibe en devolución el registro de venta firmado por la gerente de logística o la coordinadora de comercialización y la directora de operaciones. Al recibir la nota de entrega, se procede a su verificación y anexa al registro de venta para su remisión a la gerencia de facturacion. Entrega al coordinador de control de ventas, para su verificación y correspondiente asentamiento y control. fin

59 LA Código: MNPGL001 Página: 59 de 97 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE DESPACHOS POR PRODUCTO Y NOTAS EN TRÁNSITO (ORDEN DE SERVICIO Y COMPRA) CORPORACIÓN CASA COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE NOTAS DE ENTREGA Inicio Asigna los despachos de la semana a trasvés del Sistema CASA Verifica los despachos, consolida la información en el formato Despachos Planificados Entrega formato de control Despachos Planificados Mercal- CASA a la Gerente de Logística Consolida los despachos en el Sistema CASA a través del formato Consolidado de Despachos Mensual por Productos Actualiza diariamente el Consolidado de Despachos Mensual Actualiza el formato Consolidado de notas de entrega en tránsito del mes Remite diariamente al Coordinador de Control de Ventas los formatos de control actualizados A

60 LA Código: MNPGL001 Página: 60 de 97 COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE RUBRO PLANTA (JEFE DE OPERACIONES) A Verifica el Consolidado de despachos y actualiza el estatus en el formato Despachos Planificados Reporta diariamente el estatus de los despachos a la Gerente de Logística y Gerente de Transporte Realiza lista de notas de entrega en tránsito por rubro y envía a cada analista Solicita semanalmente las notas de entrega a las plantas empaquetadoras Recibe y verifica las notas de entrega y remite a cada analista Relaciona las notas de entrega y envía semanalmente vía valija a la sede principal de Venalcasa Realiza lista mensual de notas de entrega y envía a la Gerente de Transporte B

61 LA Código: MNPGL001 Página: 61 de 97 GERENTE DE TRANSPORTE COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE NOTAS DE ENTREGA ANALISTA DE RUBRO B Solicita a las empresas de transporte las notas de entrega y las facturas de flete Recibe y verifica las notas de entrega y remite al Coordinador de Control de Ventas Recibe y verifica las notas de entrega, actualiza la lista de notas en tránsito Solicita las notas a la Gerente de Transporte si Hay notas faltantes? no Relaciona y entrega las notas al analista Recibe las notas de entrega, actualiza los formatos de control y remite a la analista de rubro Verifica que las notas de entrega cumplas con todos los requisitos Faltan requisitos? no Ubica el número de orden de servicio o de compra, archiva respaldos de la nota y remite al Coordinador si Se anexa acta explicativa del error y remite al coordinador de control de ventas C

62 LA Código: MNPGL001 Página: 62 de 97 COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE NOTAS DE ENTREGA COORDINADOR DE FACTURACION C Recibe las notas de entrega, verifica su contenido y remite a la analista de notas de entrega Verifica que la documentación esté correcta, relaciona y remite al Coord. Para la verificación y firma Verifica el acta de entrega, actualiza la disponibilidad de órdenes de servicio y entrega las notas al Coord. De Facturación Recibe las notas de entrega y procede a la elaboración de la factura Fin

63 LA Código: MNPGL001 Página: 63 de 97 DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE VENTAS AL CONSOLIDADO DE VENTAS POR PRODUCTO DE COMERCIALIZACIÓN COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE CONTROL DE VENTAS COORDINADOR DE FACTURACION Inicio Recibe de la Coord. De Comercialización los registros de venta interna Verifica su contenido, firma el registro de ventas y remite a la analista de control de ventas Transcribe los datos del registro de ventas al Consolidado de ventas por producto Verifica si los registros de ventas tienen todos los requisitos para facturar Se archiva y se realiza seguimiento hasta que se consignen todos los requisitos para su debida facturación. si Faltan requisitos? no Se direcciona al coordinador de facrutacion. Verifica y firma memo con los registros de ventas listos para facturar y remite a Facturación Se consolidan los registros de ventas que le faltan notas de entrega al formato de control Relaciona los registros de ventas listos para facturar y los remite al Coord. De Control de Ventas A

64 LA Código: MNPGL001 Página: 64 de 97 COORD. CONTROL DE VENTAS ANALISTA DE CONTROL DE VENTAS COORDINADOR DE FACTURACION A Recibe los registros de ventas y procede a elaborar la respectiva facturación Verifica los registros de ventas facturas contra el formato de control para descartar algún registro faltante Entrega al Coord. de Control de Ventas los registros facturados con el número de las facturas generadas de cada registro Faltan algún registro? si Se le solicita el registro faltante al Coord. De Facturación No Remite registros de ventas a la analista de control de ventas Actualiza y consolida la base de datos del consolidado de ventas por producto con los números de facturas Archiva los registros de venta internos de acuerdo a su correlativo Fin

65 LA Código: MNPGL001 Página: 65 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS Formatos Pagina Formato Nº 1.- Registro de Venta Interna 64 Formato Nº 2.- Orden de Despacho 66 Formato Nº 3.- Consolidado de Ventas Por Producto 68 Formato Nº 4.- Formato A 70 Formato Nº 5.- Cuadro de Despachos Mensual Por Rubro 72 Formato Nº 6.- Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra 74 Formato Nº 7.- Consolidado de Despachos Mensual Por Producto 76 Formato Nº 8.- Despachos Planificados Mercal-CASA 78

66 LA Código: MNPGL001 Página: 66 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMATO N 1 No. DE CONTROL: FECHA: 00/00/2014 CLIENTE: CÓDIGO No. RIF.: FORMA DE PAGO contado crédito DIRECCIÓN REGISTRO DE VENTA INTERNA (1) (2) (3) (4) (5) (6) PERSONA DE CONTACTO: TELEFONO CANTIDAD EN KG. PRODUCTO PRESENTACIÓN PRECIO DE VENTA UNITARIO ALÍCUOTA % TOTAL 0,00 (7) (8) SUB TOTAL Bs > (9) (10) 0,00 IVA (12) % Sobre Bs > TOTAL A PAGAR Bs > 0,00 FLETE : CALETA: ENCERADO: Comprador Comprador Comprador Vendedor Vendedor Vendedor OBSERVACIONES: ORIGEN DEL PRODUCTO PLANTA ORIGEN: REPRESENTANTE: (11) DIRECCION: ESTADO: DISTRITO CAPITAL TELÉFONO: Nº DE NOTA DE ENTREGA: DIRECCION: ESTADO: (12) (14) DESTINO DEL PRODUCTO DATOS VEHICULO MARCA: P.CHUTO P.BATEA DATOS CHOFER NOMBRE Y APELLIDO CEDULA: (16) (15) (13) (17) MARIELA RUBIO KARINA ALTAMIRANDA YASMARY ROMERO JORGE OCHOA (18) Operaciones Gerente de Facturación Coordinador de Facturación Gubernamental FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

67 LA Código: MNPGL001 Página: 67 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVO Formato Nº 1: Registro de Venta Interna Uso: Registrar las ventas diarias realizadas en comercialización siguiendo un orden correlativo, que servirá como requisito fundamental para la debida facturación de la venta. Elaboración: En Computadora Campos: Numero Nombre Contenido 1 N de Control Correlativo de los registros de venta que han realizado 2 Fecha Fecha de la Venta 3 Cliente Nombre fiscal del cliente 4 Código Numero identificativo del Cliente 5 N Rif Numero del registro de información fiscal del cliente 6 Forma de Pago Anotar como pagara el cliente(crédito a 30 días, contado: N deposito) 7 Cantidad en Kg. Cantidad en unidades o en Kg. de la venta 8 Producto Nombre del producto vendido 9 Presentación Cantidad en unid. o en Kg. por bulto 10 Precio de Venta El precio de venta del producto por unidad 11 Observaciones N de las notas de entrega y de la orden de despacho 12 Planta Origen Planta que realizo el despacho 13 Representante Nombre del Jefe de operaciones de la planta que despacha 14 Dirección Dirección de la planta que despacha 15 Teléfono Teléfono del Jefe de operaciones de la Planta. 16 Destino del Producto 17 Datos del Vehículo 18 Datos del Chofer Nombre del centro de acopio Información de la unidad que retira el despacho. Nombre del chofer de la unidad.

68 LA Código: MNPGL001 Página: 68 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS ORDEN DE (2) DESPACHO: (1) FECHA DE EMISIÓN: / / FORMATO Nº2 PLANTA ORIGEN: DIRECCION: ESTADO: PRODUCTO (7) EMPRESA / RAZÓN SOCIAL: C.I: DIRECCIÓN: PERSONA CONTACTO: TELÉFONOS CONTACTO: DIRECCIÓN: ESTADO: (5) (3) (4) REPRESENTANTE: TELÉFONO: PRESENTACIÓN (8) (6) (9) DATOS DEL COMPRADOR (10) DESTINO DEL PRODUCTO (11) OBSERVACIONES (12) CANTIDAD A DESPACHAR (KILOS) AUTORIZADO POR: (13) C.I: GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN AV. SUCRE ENTRE LA COMISARIA DEL OESTE ANTONIO JOSÉ DE SUCRE Y CALLE MAURI, CENTRO DE ACOPIO CATIA, PARROQUIA SUCRE, CARACAS, VENEZUELA. FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

69 LA Código: MNPGL001 Página: 69 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVOS Formato Nº 2: Orden de Despacho Uso: Registrar todos los datos referente a la venta, el cliente y la planta, para autorizar el despacho del producto. Elaboración: En Computadora Campos: Numero Nombre Contenido 1 Orden de Correlativo de las ordenes de despacho que han realizado. Despacho 2 Fecha Fecha que se realiza el despacho. 3 Planta Origen Planta autorizada para realizar el despacho. 4 Representante Nombre del Jefe de Planta. 5 Dirección Dirección de la planta que realiza el despacho. 6 Teléfono Número de teléfono del Jefe de 7 Producto Nombre del producto a despachar 8 Presentación Cantidad en unid. o en Kg. por bulto 9 Cantidad a Cantidad autorizada a despachar despachar 10 Datos del comprador Información completa del cliente: Nombre fiscal, C.I o Rif, Dirección, persona contacto y teléfono. 11 Destino del Dirección del centro de acopio del cliente. Producto 12 Observaciones Nombre y C.I. del chofer, datos del vehículo, N nota de entrega 13 Autorizado por: Firma la persona responsable de la Gerencia.

70 LA Código: MNPGL001 Página: 70 de 97 FORMATONº FECHA CLIENTES RIF Nº Factura CONSOLIDADO DE VENTAS MENSUAL POR PRODUCTO MES 2014 COMERCIALIZACION / Nº Notas de Entrega PRODUCTOS EN Kg. PRESENTACION FORMATOS E INSTRUCTIVOS (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) PRECIO UNITARIO PRODUCTOS (10) (11) (12) (13) (14) (15) TOTALES SUB TOTAL IVA TOTAL Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 Bs 0,00 FORMA DE PAGO DEPOSITO BS Nº de REGISTRO Planta FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

71 LA Código: MNPGL001 Página: 71 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVOS Formato Nº 3: Consolidado de Ventas Por Producto Comercialización Uso: Registrar en un solo formato el correlativo de los registros de venta y consolidar la información de todos los clientes. Elaboración: En Computadora Campos: Numero Nombre Contenido 1 Fecha Fecha que se realiza la venta de productos 2 Clientes Nombre Fiscal del Cliente 3 Rif N del Registro de Información Fiscal del cliente 4 N Factura N Correlativo de la factura de la venta 5 N Nota de N de la notas de entrega interna Entrega. 6 Productos en Cantidad en unidades o en Kg. de la venta Kg 7 Presentación Cantidad en unid. o en Kg. por bulto 8 Precio Unitario Precio de venta del producto por unidad 9 Productos Nombre de los productos vendidos 10 Totales Subtotal y Total más el IVA de la venta realizada 11 Forma de Pago Anotar como pagara el cliente(crédito a 30 días, contado: N deposito 12 Depósitos Se anota el número de la transferencia o del depósito al Banco. 13 Bs. Se anota el monto total que pago el cliente 14 N Registro El correlativo que se le asigno a la venta realizada 15 Planta Anotar la planta que realizo el despacho de los productos.

72 FECHA DE OPERACIONES (1) NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN (BUQUE O CENTRAL), (2) Nº PASE DE SALIDA (3) ORDEN DE EXTRACCIO (4) PESO NETO DE ROMANA (CENTRAL O BUQUE) (5) EXTRACCION (TM) (6) TOTAL EXTRACCION (TM) (7) FECHA DE OPERACIONES (8) DES TIN O (9) ORDEN DE PRODUCCION (10) N NOTA ENTREGA CASA (11) N NOTA ENTREGA DE LA EMPRESA (12) DESPACHADO (TM) (13) DEVOLUCION (TM) (14) DESPACHO REAL (15) SUMA DE LO DESPACHADO (TM) (16) SALDO DEL INVENT. RESTANTE (17) MERMA O BARRIDO ACUMULADO (18) MANUAL DE NORMAS Y LA Código: MNPGL001 Página: 72 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMATO N 4 DIRECCIÓN: EJEMPLO: AV. ANDRES BELLO EDIF. LAS FUNDACIONES CARACAS Nº DE TELEFONO: EJEMPLO: (0414) Nº DE RIF: EJEMPLO: J PRODUCTO: AZUCAR (BLANCO, REFINADO O LAVADA). Nº DE CONTRATO (TM): EJEMPLO: CANTIDAD: EJEMPLO 800(TM). ORDEN DE SERVICIO Nº: EJEMPLO: CASA-DCS00555 FECHA: (FECHA INICIO DE OPERACIONES EXTRACCIONES/DESPACHOS). EJEMPLO: RECEPCION DESPACHOS FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

73 LA Código: MNPGL001 Página: 73 de 97 INSTRUCTIVOS FORMATOS E INSTRUCTIVOS Formato Nº 4: Formato A Uso: Registrar en un solo formato los retiros de materia prima y consolidar los despachos de productos terminado. Elaboración: En Computadora N Nombre Contenido 1 Fecha de Operaciones Anotar la Fecha de Recepción de la materia prima. 2 Lugar de Origen Destino de donde proviene la materia prima 3 N de Pases de Salida Anotar el código del Pase de Salida que emite el Puerto de Origen. 4 Orden de Extracción Anotar el número de la orden que emite el sistema start-logics de la Corporación Casa. 5 Peso de Romana Registrar el Peso que emite la Romana del Puerto 6 Extracción (T.M.) Anotar las Toneladas métricas a despachar al cliente. 7 Total Extracción(TM) Anotar las Toneladas despachadas. 8 Fecha de Operaciones Fecha de realizado el despacho. 9 Destinos Anotar el destino y/o lugar a donde va el despacho del producto terminado. 10 Orden de Producción Anotar el número de la orden de producción que emite el sistema start-logics de la Corporación Casa. 11 N Nota CASA Registrar el número de la nota de entrega casa que emite el sistema start-logics. 12 N Nota Venalcasa Anotar el número de la nota de entrega interna que emite Venalcasa. 13 Despachos (T.M.) Se deberá anotar la cantidad despachada al cliente. 14 Devolución (T.M.) Se anotará la devolución realizada por el cliente. 15 Despacho Real (T.M.) Se anotará la cantidad real que contenga la nota de entrega de casa, según recepción del Mercal.. 16 Suma de lo Despachado Consolidado de lo despachado, es decir la sumatoria de lo que se lleva. 17 Saldo de Inv. Restante Inventario de lo que va quedando pendiente por despachar de la Orden de Servicio. 18 Merma o Barrido acumulado Anotar la cantidad de barrido de merma que se genera diariamente.

74 4ta Semana 3era Semana 2 Semana 1 Semana Kg. Planificadas Kg. Despachado MANUAL DE NORMAS Y LA Código: MNPGL001 Página: 74 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMATO N 5 CUADRO DE DESPACHOS MENSUAL (ARROZ) A LA RED MERCAL ENERO 2014 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) Nº Desp. Fecha del Despacho Orden Serv. / Compra Nota Entrega CASA Nota Venalcasa / N Control Planta Estados Destinos Kg. Devuelto Precio Emp. Total Bs. FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014 Total Bs 0

75 LA Código: MNPGL001 Página: 75 de 97 INSTRUCTIVOS FORMATOS E INSTRUCTIVOS Formato Nº 5: Cuadro de Despachos Mensual por Rubro. Uso: Registrar y consolidar en un solo formato los despachos de Producto Terminado. Elaboración: En Computadora Numero Nombre Contenido 1 N del Cantidad de despachos realizado en el mes Despacho 2 Fecha del Fecha que se realiza el despacho Despacho 3 Orden de Serv. o de Compra N de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la nota de entrega. 4 Nota CASA N de identificación de la nota, impresa por el sistema CASA 5 Nota N de la Nota de Entrega interna arraigada al despacho. Venalcasa 6 Planta Nombre de la Planta que realizo el despacho. 7 Estado Ubicación Geográfica del centro de acopio 8 Destino Nombre del Centro de Acopio Mercal 9 Kg. Cantidad en Kg. asignados al despacho. Planificados 10 Kg. Devueltos Cantidad de Kg. devueltos por deterioro. 11 Kg. Cantidad real en Kg. entregados al centro de acopio. Despachados 12 Precio Precio de venta por unidad. 13 Total Bs. Total en bolívares del despacho.

76 LA Código: MNPGL001 Página: 76 de 97 FORMATO N 6 (1) (2) FORMATOS E INSTRUCTIVOS Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra (6) (7) (8) Rubro Fecha de la Orden Ord. De Servicio o de Compra Cantidad (Kg.) de la Ord. T.M. Despachadas T.M. Remitidas a Facturar T.M. Por Facturar Disponibilidad (Kg.) Arroz (3) (4) (5) Arvejas Azùcar Caraotas Harina Leche Lentejas FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

77 LA Código: MNPGL001 Página: 77 de 97 INSTRUCTIVOS FORMATOS E INSTRUCTIVOS Formato Nº 6: Disponibilidad de Orden de Servicio y Compra. Uso: Registrar y consolidar en un solo formato los despachos de Producto Terminado de acuerdo a la Orden de Servicio o de Compra que fueron asignados, para determinar la cantidad (T.M.) disponible. Elaboración: En Computadora Numero Nombre Contenido 1 Rubro Nombre de los diferentes rubros con que se trabaja. 2 Fecha de la Orden 3 Ord. de Serv. o de Compra 4 Cantidad de la Orden 5 T.M. Despachadas 6 T.M. Remitidas a Facturar 7 T.M. por Facturar 8 Disponibilidad Kg. Fecha del inicio que manifiesta el documento (La Orden). N de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la nota de entrega. La Cantidad disponible (Kg.) acordada en una orden en específica. Cantidad en Kg. despachadas de cada rubro. Cantidad en Kg. de las notas de entrega remitidas a facturar. Cantidad en Kg. que faltaría por enviar a facturar. Remanente de la cantidad asignada menos la cantidad despachada

78 LA Código: MNPGL001 Página: 78 de 97 Fecha del Despacho Cliente FORMATO N 7 CONSOLIDADO DE DESPACHOS MENSUAL POR PRODUCTO ENERO 2014 GERENCIA DE LOGÍSTICA Ord. Comp. Ord. Serv. N/E CASA N/E Venalcasa FORMATOS E INSTRUCTIVOS (1) (2) (3) (4) MERCAL-CASA (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) N Control Estado Destino Rubro Planta Tipo de Traslado Nombr e del Chofer Cooperativa Transportista Kg. Planificados Kg. Despachados Kg. Devueltos Precio Unidad Total Bs. Estatus del Despacho FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

79 LA Código: MNPGL001 Página: 79 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVOS Formato Nº 7: Consolidado de Despachos Mensual por Producto. Uso: Registrar y consolidar en un solo formato todos los datos generados de los despachos de Producto Terminado en un mes. Elaboración: En Computadora Numero Nombre Contenido 1 Fecha del Se anota la fecha exacta en que se realiza el despacho Despacho 2 Ord. de Comp. o Servicio N de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la nota de entrega. 3 Nota CASA N de identificación de la nota, impresa por el sistema CASA 4 Nota Venalcasa N de la Nota de Entrega interna arraigada al despacho. 5 N Control N con seriales más amplio de la parte superior de la nota de entrega. 6 Estado Ubicación Geográfica del centro de acopio. 7 Destino Nombre del Centro de Acopio Mercal. 8 Rubro Nombre del rubro que se despacha. 9 Planta Nombre de la planta que despacha. 10 Tipo de Traslado Se coloca Flete o Propio según sea el caso. 11 Nombre del Nombre del chofer de la unidad que realiza el despacho. Chofer 12 Coop.Transporte Nombre de la empresa de transporte. 13 Kg. Planificado Cantidad en Kg. asignados al despacho. 14 Kg. Despachado Cantidad real en Kg. entregados al centro de acopio. 15 Kg. devueltos Cantidad de Kg. devueltos por deterioro. 16 Precio Unitario Precio de venta por unidad. 17 Total Bs. Total en bolívares del despacho. 18 Estatus del Despacho Estado actual del despacho (Despachado, Entregado o devuelto)

80 LECHE 0,000 Bs 0 HARINA 0,000 Bs 0 LENTEJAS 0,000 Bs 0 CARAOTAS 0,000 Bs 0 ARVEJAS 0,000 Bs 0 AZUCAR 0,000 Bs 0 A R R O Z 0,000 Bs 0 Rubro Total TM.Desp. MANUAL DE NORMAS Y LA Código: MNPGL001 Página: 80 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMATO N 8 (1) (2) (3) Despachos Planificados Mercal-CASA / Semana del 00 al 00 de Enero de 2014 (14) (15) N T.M. Fecha Ord. Ser. Planificada / Compra Estado Destino Planifica das Costo de Carga(Bs.) Planificada Total Desp. Fecha Despacho Planta T.M. Desp. Nota CASA Nota Costo Estatus del Venalca Por sa Despacho Unid (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) 2,6 2,6 Costo de Total Carga(Bs.) (Bs.) Despachada 2,3 2,3 2,3 2,3 2,3 2,3 2,3 2,3 7,41 7,41 5,16 5,16 FUENTE: DEPARTAMENTO DE LOGÍTICA, GERENCIA DE LOGÍSTICA 2014

81 LA Código: MNPGL001 Página: 81 de 97 FORMATOS E INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVOS Formato Nº 8: Despachos Planificados Mercal-CASA. Uso: Registrar en un solo formato la planificación de los despachos semanales asignados por Corporación CASA. Elaboración: En Computadora Numero Nombre Contenido 1 N Cantidad de los despachos realizados. 2 Fecha Planificada Fecha de los despachos según la planificación. 3 Ord. N de la Orden de Serv. o de Compra que está arraigada a la nota de Serv./Compra entrega. 4 Estado Ubicación Geográfica del centro de acopio. 5 Destino Nombre del Centro de Acopio Mercal. 6 T.M. Planificadas Cantidad en Kg. asignados al despacho. 7 Costo de la Carga Precio en bolívares del despacho planificado. planificada 8 Fecha del Fecha exacta del día que se realiza el despacho. Despacho 9 Planta Nombre de la planta que despacha el producto terminado. 10 T.M. Desp. Cantidad en Toneladas Métricas del despacho. 11 Nota CASA N de identificación de la nota, impresa por el sistema CASA 12 Nota Venalcasa N de la Nota de Entrega interna arraigada al despacho. 13 Estatus del Estado actual del despacho (Despachado, Entregado o devuelto Despacho 14 Costo de la Carga Precio en bolívares del despacho real Despachada 15 Total Bs. Precio en bolívares del total del Despacho.

82 LA Código: MNPGL001 Página: 82 de 97 MODELO ILUSTRATIVO DE LA NOTA DE ENTREGA INTERNA

83 LA Código: MNPGL001 Página: 83 de 97 MODELO ILUSTRATIVO DE LA NOTA DE ENTREGA INTERNA PASO 1

84 LA Código: MNPGL001 Página: 84 de 97 MODELO ILUSTRATIVO DEL SISTEMA CASA(START- LOGISTIC), NOTAS DE ENTREGA Y GUIA SADA PASO 2.-

85 LA Código: MNPGL001 Página: 85 de 97 PASO 3.-

86 LA Código: MNPGL001 Página: 86 de 97 PASO 4.-