INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2014

Transcripción

1 INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2014 PRESENTADO POR FABIO ERNESTO ARAQUE DE AVILA Secretario General PRESENTADO A HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL FECHA DE CORTE 31 de diciembre de 2014 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LA SECRETARÍA GENERAL Ejecución Presupuestal 2014 GASTOS ELECTORALES , ,00 SEGURO BIENES Y CONTENIDO , ,00 SEGURO DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES , ,00 SEGUROS DE VIDA ALCALDE, PERSONERO Y CONCEJALES , ,00 SEGUROS MEDICOS CONCEJALES , ,00 SEGURO GLOBAL DE MANEJO , ,00 COMUNICACIONES Y TRANSPORTES , ,29 ARRENDAMIENTOS , ,62 IMPRESOS Y PUBLICACIONES , ,00 VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE , ,00 MANTENIMIENTO , ,81 DOTACIÓN DE CALZADO Y VESTIDO DE LABOR , ,00 MATERIALES Y SUMINISTRO , ,41 COMPRA DE EQUIPOS , ,86 Ejecutado Presupuestado Cifras en Millones de Pesos.

2 1. DETALLE DE LOS RUBROS MÁS SIGNIFICATIVOS 1.1 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE: Se compone fundamentalmente por los gastos en mensajería externa, telefonía fija y celular y canal de datos para comunicación electrónica. En mensajería se trabajó en mejorar los controles sobre la misma, utilizando servicio especializado y cambiando la cultura del mensajero. A nivel de telefonía fija, se redireccionó el uso del conmutador y se le dio una nueva distribución a las extensiones telefónicas de la alcaldía de Sincelejo. En el tema de líneas celulares corporativas se amplió el número de líneas quedando un total de 34 líneas que han permitido una mejor comunicación entre las distintas secretarías y la ciudadanía en general. 1.2 ARRENDAMIENTOS: OBJETO VALOR 2014 CONTRATISTA Arrendamiento de los 7 pesos del Edificio Centro Ejecutivo Los Andes, ubicado en la carrera 17 Nº22-42 en la ciudad de Sincelejo, para el funcionamiento de las oficinas de la Alcaldía Municipal de Sincelejo Arrendamiento de un inmueble ubicado en la calle 24 Nº18-81 con destino al funcionamiento de las oficinas de la Secretaría de Asuntos Sociales, y Banco de Alimentos y Adulto Mayor en la ciudad de Sincelejo Arrendamiento de un inmueble para el funcionamiento de la oficina de la SIJIN, ubicado en la carrera 16 Nº25-08 del Barrio Cruz de Colorado Arrendamiento de un inmueble ubicado en la calle 32 Nº17-58 Avenida Alfonso López, con destino al funcionamiento del Centro de Bienestar del Adulto Mayor, en la ciudad de Sincelejo Arrendamiento de un inmueble ubicado en la calle 24 Nº16-69 de la ciudad de Sincelejo para el funcionamiento de la Bodega y recuperación del espacio público de la Secretaría del Interior y convivencia ciudadana de Sincelejo Arrendamiento de un inmueble para el funcionamiento de la Comisaría Segunda de Familia y una oficina de la Secretaría de Planeación, ubicado en la calle 25 Nº27-84 del Barrio el Socorro Arrendamiento de un inmueble ubicado en la carrera 17 Nº18-42 para el funcionamiento de las oficinas del Archivo Municipal. Arrendamiento de un inmueble para el funcionamiento de la Comisaría Primera de Familia de Sincelejo, ubicado en la calle 22 Nº15-43 Primer piso del Barrio Mochila. Arrendamiento de un inmueble en la ciudad de Sincelejo para el funcionamiento de los patios de la Secretaria de Transporte y Tránsito Municipal de los vehículos inmovilizados desde hace más de dos años y que no han sido retirados por sus propietarios. $ INMOBILIARIA Y CONSTRUCTORA DE LA SABANA LTDA R/L. ANGELA ESPINOSA OLIVEROS C.C $ LUDIBIA GALLON RESTREPO $ DAIRO DE JESUS VILLALBA SIERRA $ SALVATORE ANGELONE POTO $ LUIS H. TUBERQUIA MONTERROZA $ ALFONSO JOSE GONZALEZ VERGARA $ $ INMOBILIARIA METROINMUEBLES R/L. ARACELY JUDITH GUTIERREZ TORRES C.C INMOBILIARIA Y NEGOCIOS COLOMBIA LTDA $ ALICIA LEONOR PINILLA BURGES

3 Arrendamiento de un inmueble en la calle 22 Nº16-65 para el funcionamiento de las Oficinas del Centro de Atención para el Empleo y el Emprendimiento SIEMPRENDE. Arrendamiento de un inmueble ubicado en la calle 22 Nº14-17 para el funcionamiento de las oficinas de la Secretaría de Transporte y Tránsito Municipal. Arrendamiento de un inmueble para el funcionamiento de la Oficina de la Secretaría de Salud de la Alcaldía del Municipio de Sincelejo, ubicado en la carrera 22 Nº16A-88 del Barrio Ford Arrendamiento de un bien inmueble con destino al funcionamiento de la Oficina del SISBEN ubicado en la Calle Charconcito, carrera 21 Nº21-09, en la ciudad de Sincelejo Arrendamiento de un inmueble para el funcionamiento de la Oficina de la Unidad de Atención y Orientación a las personas en situación de desplazamiento U.A.O de la Alcaldía del Municipio de Sincelejo, ubicado en la Carrera 19 Nº32-46 del Barrio el Zumbado Arrendamiento de un inmueble ubicado en la carrera 18 Nº21-34, local 3 Centro de la ciudad de Sincelejo Sucre para la reubicación de los vendedores informales que se encuentran ocupando el espacio público en el Centro de la ciudad de Sincelejo El Arrendador concede al Arrendatario el uso y goce del bien inmueble con destino al funcionamiento del Centro de Bienestar del Adulto Mayor, ubicado en la calle 32 Nº17-58 de la ciudad de Sincelejo $ MARISOL DE JESUS SIERRA DE GOMEZ $ DISTRIBUCIONES ROMERO VITOLA CIA S EN C R/L LUCIA BEATRIZ ROMERO VITOLA C.C $ ATLANTIS INMOBILIARIA DEL CARIBE S.A.S $ INMOBILIARIA METROINMUEBLES R/L. ARACELY JUDITH GUTIERREZ TORRES C.C $ ALFONSO JOSE GONZALEZ VERGARA $ MARIA FERNANDA ORTIZ ZULUAGA $ SALVATORE ANGELONE POTO Al respecto cabe destacar que la Secretaría General en la vigencia 2014 realizó la contratación del arrendamiento de dos nuevos locales que permitieran prestar un mejor servicio al público y brindar unas mejores condiciones de trabajo para los trabajadores. Tales fueron el de la nueva sede para la Secretaría de Tránsito y el de otra sede que permitió unificar en un solo espacio físico la Secretaría de Agricultura, el archivo central, una inspección de policía, el almacén, el archivo de gestión de contratación y el grupo de más familias en acción. Esto permitió que se generará mejores condiciones de mayor eficiencia en el consumo de servicios públicos al unificar sedes y concentrando los servicios a los ciudadanos para su mayor comodidad. De esta manera se mejoraron sustancialmente las condiciones del archivo central que por años venía ubicándose en un lugar que no cumplía con las condiciones técnicas sobre todo en materia de espacio para cumplir con su objeto misional. Esto a su vez ha permitido cumplir con la Ley 594 de 2000; ya que se logró aprobar la actualización de las TRD y se estableció el respectivo cronograma de socialización para iniciar con la correcta aplicación de los requerimientos que hace la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias. Por otro lado, permitió ir avanzando en el inventario de los documentos que por su edad o finalización de ciclo de vida deben pasar a un proceso de eliminación documental, lo cual traerá beneficios en cuanto a espacio y utilidad. 1.3 IMPRESOS Y PUBLICACIONES Este gasto se realiza en servicios de publicidad en prensa escrita para las publicaciones de ley, resoluciones de notificaciones, convocatorias, edictos emplazatorios y edictos limitados, así como en servicios de impresión tipográfica, litográfica y digital de las diferentes campañas publicitarias que desarrollan las distintas dependencias de la Alcaldía del Municipio de Sincelejo. Aquí el Municipio invirtió un total de $

4 1.4 MANTENIMIENTO Mantenimientos Planta Telefonica Vigilancia Mantenimiento Parques Mantenimiento Vehiculos Mantenimiento Ascensor Mantenimientos Locativos Mantenimiento Aires Con los contratos relacionados con el rubro de manteamiento la administración municipal en el 2014 logró garantizar el adecuado funcionamiento de sus instalaciones locativas. Dentro de los avances más importantes se encuentran las adecuaciones eléctricas realizadas en las sedes de la Secretaría de Hacienda, Secretaría de Educación y la sede conocida como Casa Verde. Mantenimiento de la planta telefónica de la Sede de Hacienda, Educación y los andes, las cuales funcionan con conmutador en óptimas condiciones, lo que ha permitido una mayor atención telefónica a la ciudadanía. Los Parques Pozo de Majagual, Plaza Majagual y Humedal Las Garzas en el Municipio de Sincelejo en el 2014 se mantuvieron en óptimas condiciones de aseo e infraestructura gracias a los mantenimientos periódicos que se le hacían, los cuales tuvieron una inversión de $ MATERIALES Y SUMINISTRO En el 2014 La administración municipal a través de la secretaría general, garantizo el adecuado funcionamiento de cada una de las dependencias u oficinas que la conforman, dotándolas de cada uno de los materiales y suministros que necesitan para el desempeño de sus funciones misionales. A continuación se detalle el gasto que se causó en cada uno de los contratos que estuvieron respaldos por dicho rubro:

5 MATERIALES Y SUMINISTRO COMBUSTIBLE $ PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA $ ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA $ IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS, COPIAS $ TONER DE TINTAS, RECARGAS COMPRA DE EQUIPOS Con una contratación de $ el Municipio en un plan de mediano plazo adquirió entre otros elementos computadores con licencias de Windows y office, impresoras de alto rendimiento, con lo cual busco terminar el plan de choque que se inició en el 2013 y con lo que se pretende contrarrestar la alta obsolescencia de los equipos informáticos de la entidad y la ineficiencia en los servicios de impresión. 2. ASPECTOS DE LA GESTION A DESTACAR POR DEPENDENCIAS 2.1 INFORMÁTICA Con el fin de controlar la información interna y externa de la Alcaldía Municipal, desde la oficina de informática se inició con un plan masivo de actualización de antivirus, cambios en las configuraciones de los servidores para mayor seguridad y protección de las bases de datos con posibilidad de auto recuperación de documentos. Se continuó con suplir la falta de equipos de cómputo para el normal funcionamiento de la Administración el cuál se previó adquirir desde el Hoy por Hoy la administración municipal cuenta con parque informático acorde con las necesidades del Municipio. Se continuó con la optimización de la infraestructura de comunicaciones vinculando sedes remotas a la red de datos central del Municipio, ampliando el canal de la misma, lo que representa una mejor utilización de los recursos, más velocidad y mejor prestación del servicio de comunicaciones. Entre estas la sede de la secretaría de tránsito y la sede de agricultura, almacén y archivo central.

6 2.2 ARCHIVO CENTRAL Basados en la ley 594 de 2000 se aprobó la actualización de las TRD. Se reorganizo el archivo central, dando un mayor orden y presentación, dotándolo de materiales y suministros para la adecuada conservación de los documentos en custodia, tales como cajas de archivo, carpetas, ganchos, estantería. Etc. Se inició con el diagnóstico de la depuración de la documentación que ha perdido sus valores primarios y secundarios (eliminación documental). 2.3 CORRESPONDENCIA Se dio inicio al sistema de control de correspondencia centralizado integrado a un proveedor de servicio de mensajería con el fin de disminuir la informalidad que existe en este proceso, las pérdidas de documentos y los retrasos en las entregas, así como también la alta utilización de mensajeros (A finales de 2014 ya no se utilizaban mensajeros externos). A través de la supervisión exhaustiva a la empresa contratista de correspondencia se ha logrado disminuir el tiempo entre la emisión del documento y su entrega al destinatario final. 2.4 RECURSOS HUMANOS Por un monto de $ se celebró el contrato que garantizó el Suministro De La Dotación del año 2014 De Vestido Y Calzado Al Personal Administrativo Y de la Secretaria De Educación Municipal Que Labora En La Alcaldía Municipal De Sincelejo. Dotación que fue acogida por los funcionarios que hoy día la están usando. Se realizaron actividades y talleres de capacitación del Talento Humano en los procesos de gestión de los programas y proyectos del Sistema de Seguridad Social en Salud del Municipio de Sincelejo, contemplados en el Plan Nacional de Salud Pública vigencia En materia de Bienestar se destacan la realización del campeonato inter secretarías en diversas disciplinas y el acceso a servicios de acondicionamiento físico apoyado en profesionales de la salud y el deporte con lo que se generaron espacios de recreación e integración y se contribuye a la salud de los empleados. En el marco del programa de bienestar laboral se destacó la labor de los mejores funcionarios del año 2014 y se reconoció la labor de los funcionarios más antiguos de la planta administrativa. Lo cual permitió que se generaran garantías para el adecuado bienestar laboral. Se adelantó el proceso de organización y actualización de las hojas de vida, dándoles un nuevo formato en cuanto a su orden cronológico y tipo de documentos.

7 2.5 ADMINISTRATIVA Titulación: Se avanzó en el proceso de titulación de 200 predios del Municipio para obtener los respectivos títulos de propiedad y poder ser registrados en los estados financieros municipales. Gastos electorales: Se brindó todo el acompañamiento a los procesos electorales del año recibiendo reconocimientos de la Registraduría. Personal: Se atendieron las necesidades de las secretarías de personal de prestación de servicios para el normal desarrollo de las competencias que les corresponden. Supervisión: En coordinación con la oficina de control interno y el área de sistemas se tiene control directo sobre las peticiones, quejas y reclamos que llegan a través de correo corporativo o la página web del municipio. lo que ha permitido en el 2014 mejorar en los tiempos de respuesta sobre las 497 PQR s interpuestas. Desde la secretaría general en el 2014 se coordinó la atención de necesidades de las de personal de prestación de servicios para el normal desarrollo de las competencias que les corresponden. Se tiene un registro controlado de los actos Administrativos de las diferentes oficinas y Secretarías de la Administración Municipal, lo cual garantizo la transparencia de la gestión en el Ante las visitas de los entes de control a la administración municipal, se ideo en el 2014 un plan de choque para garantizar y/o responder las inquietudes y necesidades. Es decir, se atendió a los entes de control en lo que requirieron y se proporcionó a control interno la información requerida por competencia para su consolidación y entrega en el menor tiempo posible. Informe de gestión presentado al honorable Concejo Municipal con fecha de corte 31 de diciembre de Cordialmente, FABIO ERNESTO ARAQUE DE AVILA Secretario General