GUÍA PARA LA CONSEJERÍA Y ACOMPAÑAMIENTO DEL PROGRAMA DE MOVILIDAD E INTERCAMBIO ACADÉMICO

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1 Página 1 de 5 Revisó Director Relaciones Exteriores 1. OBJETIVO Aprobó Rector Fecha de aprobación Octubre 21 de 2009 Resolución N 1775 Definir y establecer las actividades que desarrolla la oficina de Relaciones Exteriores para orientar, facilitar y acompañar a la comunidad universitaria durante su aplicación y desarrollo de los programas y convenios de movilidad nacional e internacional y las convocatorias de becas y ayudas financieras. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con los programas y convenios de movilidad nacional e internacional, así como las convocatorias de becas y ayudas financieras. Las actividades están dirigidas a estudiantes de pregrado y posgrado, egresados, docentes y personal administrativo interesados en realizar estudios en otras instituciones de Colombia y del exterior. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Movilidad: Programa establecido mediante convenios de cooperación entre instituciones para desarrollar actividades y proyectos académicos de investigación y formación avanzada Institución Conveniante: Es la institución con la que se firma un convenio vigente de cooperación académica. 4. CONTENIDO DE LA GUÍA RESPONSABLES: Director de Relaciones Exteriores La asistente de Relaciones Exteriores (Coordinadora del Programa de Movilidad) BENEFICIARIOS

2 Página 2 de 5 Estudiantes Profesores Egresados Funcionarios administrativos 4.1 CONFERENCIAS INFORMATIVAS Con el objetivo de informar a los beneficiarios sobre los aspectos generales de los programas vigentes en la Universidad, la Profesional de Relaciones Exteriores convoca a una conferencia informativa en la cual expone aspectos generales de cada programa, tales como: Presentación de la Institución con la cual se desarrolla el convenio. Tipo de convenio Beneficios Requisitos para aplicación Fechas Procedimiento de aplicación La difusión de estas conferencias se realiza con el apoyo de los medios de comunicación institucional: radio, prensa, televisión, portal web, redes sociales, correo electrónico, carteleras e impresos. Durante el desarrollo de la conferencia, se hace circular un registro de asistencia para verificar la respuesta a la convocatoria y tomar datos como: nombre del asistente, estamento al que pertenece, dirección de correo electrónico, teléfono Nota: Dependiendo del certamen, la profesional de Relaciones Exteriores envía correo electrónico personalizado a los Directores de Escuela y Decanos presentando la programación o los 2

3 Página 3 de 5 aspectos generales de los programas para que, a través de estas unidades académicas se apoye la labor de la oficina de Relaciones Exteriores y se incentive la participación de los estudiantes convocados. 4.2 ORIENTACIÓN EN LA SELECCIÓN DEL PROGRAMA Si el beneficiario aún no ha definido su programa de movilidad, mediante entrevista personal, la profesional asistente de la oficina de Relaciones Exteriores, encargada de brindar la consejería, define y analiza el perfil del estudiante, egresado o empleado administrativo que solicita el servicio. De esta manera se direcciona efectivamente la información que se le va a suministrar. La entrevista se enfoca en definir un perfil del beneficiario con base en: Escuela a la que pertenece el estudiante o carrera de la que egresó Nivel de estudios (semestre) Promedio académico. Nivel de dominio del segundo idioma. Expectativas académicas para realizar el programa de movilidad. Apoyo económico (familiar, sistema financiero y/o aplicación a becas) 4.3 INFORMACIÓN DEL PROGRAMA EN CONSEJERÍA INDIVIDUAL O GRUPAL Para garantizar una adecuada orientación, la Profesional de Relaciones Exteriores realiza una preparación de la información del programa y la documentación soporte a presentar a los aspirantes. Debe tener conocimiento y dominio del convenio, de la institución cooperante (información publicada en el portal web o material impreso enviado por la institución), y presentar la información que suministran los beneficiarios que ya han realizado intercambio de ese programa. 3

4 Página 4 de 5 Presenta la información relacionada con los requisitos académicos, financieros, logísticos (transporte, alimentación, modo y costo de vida en esa ciudad y /o país) y dominio de idioma (en el caso de requerir suficiencia en una segunda lengua). 4.4 PRESENTACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS SELECCIONADOS Y ACOMPAÑAMIENTO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL De acuerdo con los calendarios y los requisitos de cada programa de movilidad, Relaciones Exteriores envía por medio electrónico y/o físico, la documentación de los beneficiarios preseleccionados por la UIS a cada una de las instituciones. Nota: En caso en el que el aspirante sea egresado o profesor UIS el envío de la documentación es realizado por los mismos. Previamente, en la recolección de esta documentación, Relaciones Exteriores asesora y acompaña a los beneficiarios. Los documentos, específicos (formularios, formatos) o de soporte (diplomas, cartas de motivación, certificaciones de notas, cartas de referencia por parte de los docentes) son revisados por la Profesional de Relaciones Exteriores para verificar la pertinencia, en relación con: Oportunidad de la información Presentación de los documentos Precisión en la información Nota: Se debe informar al aspirante, en caso de ser profesional, si se requiere que el diploma sea traducido oficialmente al idioma correspondiente y/o registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. 4.5 ASESORÍA EN TRÁMITES DE EMIGRACIÓN Y/O SEGUIMIENTO DURANTE LA ESTANCIA Una vez se obtiene la respuesta oficial por parte de las instituciones cooperante se inicia el proceso de asesoría y acompañamiento, especialmente en los trámites de visa, de preparación del viaje (fechas, arribo a los sititos y contactos) y posterior residencia en el caso de los beneficiarios seleccionados que viajan al exterior. Durante la estancia de los beneficiarios en las instituciones cooperantes, Relaciones Exteriores realiza el seguimiento (cumplimiento de requisitos y aspectos definidos en el convenio) de la movilidad. La información base de este seguimiento es suministrada directamente por los 4

5 Página 5 de 5 beneficiarios (contacto continuo vía correo electrónico) o por solicitud a la institución cooperante (sobre aspectos administrativos en caso de requerirse). Nota: Si el beneficiario formula o manifiesta alguna dificultad y solicita apoyo, Relaciones Exteriores establece comunicación con los coordinadores de los programas de la institución cooperante para evaluar la situación y establecer las acciones a seguir. 4.6 ACOMPAÑAMIENTO EN EL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN En el caso de convenio con homologación de asignaturas, a la finalización del programa de movilidad, Relaciones Exteriores recibe por parte de la institución cooperante las calificaciones del beneficiario. El original de los mismos debe ser enviado a la dirección de Admisiones y Registro Académico con copia a la Dirección de Escuela para que se surta el proceso de homologación de las asignaturas definido por la Universidad. 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 21 de 2009 Creación del documento 2 Abril 21 de 2015 Las modificaciones realizadas a lo largo del documento corresponden a ajustes de redacción y aclaración de términos, pero de fondo no existen cambios en los pasos. 5

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