REGISTRO DE PROPONENTES. 1. OBJETIVO Definir las actividades que componen inscripción, renovación y cancelación del registro único de proponentes.

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Definir las actividades que componen inscripción, renovación y cancelación del registro único de proponentes. 2. ALCANCE Aplica a todas las personas naturales y jurídicas que deseen inscribirse en el registro único de proponentes, así como la renovación y cancelación. 3. DEFINICIONES Registro de proponentes: Es un registro de creación legal en el cual se inscriben todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales, contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes y servicios. SII: Representa las siglas del Sistema Integrado de Información un software útil para el registro de información mercantil. Cesación de efectos: Se encuentra prevista en las disposiciones legales como consecuencia de la falta de renovación del Registro de Proponentes en las oportunidades señaladas por las mismas normas legales, es decir antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año. Actualización del Registro Único de Proponentes: Las actualizaciones para proponentes se pueden hacer en cualquier tiempo aun estando en el proceso de firmeza de la información registrada, el procedimiento será el mismo de su inscripción y los documentos anexos serán los establecidos para todos los trámites y los que sean soporte de la actualización. El cajero verifica los documentos, escanea el formulario y al finalizar enruta al jurídico. Además el plazo para su renovación se extiende hasta el quinto (5) día del mes de abril, el proponente debe presentarse en físico a la Cámara de Comercio, los documentos que hacen parte del trámite deben estar cargados en el aplicativo del software SII, El departamento jurídico corrobora la existencia de estos en el aplicativo y procede a tramitar el proponente. Estado de Inactividad del Proponente: Los proponentes no se cancelan o se elimina como tal su número de inscripción, en caso de no ser renovados estos permanecen inactivos por el lapso de tiempo en que no se le de uso, inmediatamente el usuario solicite un nuevo registro de un proponente, este será activado pero nuevamente se debe ingresar toda la información y seguir los tramites correspondiente, solo conservara el número de inscripción anterior. Renovación: La renovación es el acto mediante el cual se prorroga la vigencia de la inscripción en el RUP. Se debe renovar todos los años antes del quinto día hábil del mes de abril, se pueden realizar las modificaciones que actualicen la información que reposa en el Registro Único de Proponentes. Respecto de la información que no sea objeto de actualización al momento de efectuarse la renovación se mantendrá su firmeza, la información suministrada para renovación solo quedara en firme 10 días hábiles luego de la inscripción del acto. Verificación documental: La verificación documental a cargo de las cámaras de comercio es el cotejo entre la información consignada en el formulario y la documentación aportada para soportarla, con el fin de determinar su congruencia respecto de los requisitos habilitantes y la

2 Página 2 de 9 clasificación que se certifican en los términos que establece el decreto 1510 de julio de 2013, la Ley 1150 de 2007 modificada por el Decreto ley 19 de Clasificación: Es la ubicación del proponente que este mismo hace, dentro de las clasificaciones contenidas en el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC). El interesado podrá clasificarse en una o varias clasificaciones contenidas en el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC). 4. DESARROLLO 1. RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD Cuando un ciudadano está interesado en realizar la inscripción, renovación, modificación, cancelación o cambio de domicilio en el registro único de proponentes, debe orientarlo acerca del proceso realizado por la página de la cámara de comercio y seleccionando el aplicativo: renueve su matrícula mercantil o proponente, por el cual se debe ingresar los datos y la información requerida en el formulario, en caso de estar registrado en el registro mercantil, se podrá importar la información para agilizar el proceso. Es conveniente que el empresario al momento de acercarse a las instalaciones a traer la documentación haya realizado en línea los pasos requeridos por el software de lo contrario tendrá que hacerlo y el proceso será un poco más lento. Durante el diligenciamiento y recopilación de la documentación de soporte, el usuario tiene la posibilidad de acercarse a las oficinas de cámara a solicitar información referente a documentación e inquietudes de diligenciamiento. El coordinador y/o abogados se Directora jurídica Técnico de Software SII

3 Página 3 de 9 encargan de atender y ofrecer soluciones a los temas presentados por los usuarios y que requieren orientación para realizar exitosamente el registro. Si el usuario lo desea puede realizar la totalidad del trámite de forma virtual. 2. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS 3. ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN Reciba de la persona interesada en realizar el tipo de tramite sobre el registro, todos los documentos de soporte requeridos los cuales debe verificar en cumplimiento de la normatividad, verifique que dicha documentación sea la requerida y que sea coherente con la información presentada en el formulario. Además verifique la originalidad y autenticidad de los documentos de soporte, de acuerdo en lo descrito en la ley. El usuario debe realiza el pago de la transacción y una vez aprobada la documentación, el cajero procede a radicar la solicitud con fecha y hora de recepción e imprime el recibo de pago de los derechos para ser entregado al usuario. En caso de presentarse una situación en la que el usuario que desea inscribir un proponente no tenga igualdad entre los activos reportados en su registro mercantil y los que desea inscribir en el proponente deberá realizar la reliquidación de los activos de su registro mercantil para poder continuar con el trámite. Inicie el estudio de la documentación escaneándola e indexando dicha información Técnico de Director jurídico Recibo de pago de transacción RUT Certificación pago

4 Página 4 de 9 para ser enviada a través del Sistema Integrado de Información (SII) al director jurídico quien es el encargado de realizar la revisión de los tramites e información contenida en el proponente y realiza las respectivas observaciones en el orden de radicación para evitar confusión e inconformidad del usuario respecto al tiempo de estudio, el director jurídico verifica el cumplimiento de los requisitos conforme son las condiciones del proponente, según lo exigido por ley la cual indica que se deben verificar los requisitos habilitantes entre los cuales están: capacidad jurídica, condiciones de experiencia, información financiera, clasificación, también debe revisar minuciosamente la información del formulario versus todos los soportes entregados para respaldar cada tema, según la norma reglamentaria en que en su momento regule la materia. parafiscales Certificado de existencia y representación legal Declaraciones escritas Balance General y estados financieros Copia de la tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal Certificación de vigencia Junta Central de Contadores Certificaciones para soportar cada uno de los requisitos habilitantes 4. VALIDACIÓN PARA INSCRIPCIÓN O DEVOLUCIÓN Luego de la revisión por parte del director jurídico se pueden presentar dos acciones: Si el Abogado de Registro encuentra que el documento está conforme a derecho, procede a inscribirlo a través del Registro Digital, con lo cual se actualiza automáticamente tanto este registro, como el Aplicativo de Registro de la Cámara de Comercio. Adicionalmente se realiza la publicación de la inscripción en el Registro de Proponentes a través del Portal Director jurídico Devolución de solicitudes de inscripción y registro PM

5 Página 5 de 9 de Registro Único Empresarial y Social RUES. Para mayor certeza, el Abogado de Registro verifica en la página oficial del Registro Único Empresarial la existencia de la información ingresada con anterioridad. Si el Abogado o coordinador de Registro encuentra que al documento le hacen falta alguno de los requisitos formales que exige la ley, se devuelve al interesado el formulario y los documentos aportados con señalamiento claro de la razón de devolución mediante el formato devolución de solicitudes de inscripción y registro. Una vez el interesado realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente. 5. INFORMAR AL USUARIO LA DEVOLUCIÓN 6. RENOVACIÓN DEL Debe contactar al usuario e informarle sobre la devolución del documento y el motivo para que este pueda subsanar las causales de devolución, si el usuario subsana las causales de devolución, el director jurídico procederá a inscribir el documento cuando lo vuelva a presentar. El documento se recibe en la caja, donde es escaneado y enviado al director jurídico, con prioridad sobre los documentos nuevos. Si el usuario insiste en la inscripción, sin subsanar el documento, el director jurídico volverá a estudiarlo y si confirma su decisión respecto de la devolución, procederá a devolverlo. Para la renovación del registro Director jurídico Devolución de solicitudes de inscripción y registro PM Recibo de pago de

6 Página 6 de 9 ÚNICO DE PROPONENTES único de proponentes el usuario ingresa a la plataforma del software SII por medio de la página web de la entidad, selecciona la opción renovación RUP, actualiza la información y carga a la plataforma los documentos que han perdido la vigencia como el RUT, la información financiera, nueva información relativa a la experiencia entre otros, ingresada la información radica el trámite de renovación de manera virtual o presencial y realiza el pago del valor de los derechos de renovación, el pago puede realizarse en línea o de forma presencial en las instalaciones de la entidad, radicado el trámite se inicia el proceso de estudio de la información del proponente, para dicho estudio el director jurídico tiene un plazo moderado, en caso de que al ser estudiados los documentos se encuentran faltantes, inconsistencias o irregularidades se manifestara por escrito al usuario el motivo de la devolución y las instrucciones para la subsanación de la situación y pueda así nuevamente ingresarlo, de igual manera el sistema notifica al correo registrado la devolución para mayor eficacia de la acción. transacción Software SII RUT Balance general Estado de resultados Certificados de experiencia adquirida 7. ACTUALIZACIÓN Cuando el proponente cambie de domicilio principal y quiera mantener vigente su registro, deberá informar a la Cámara de Comercio competente en su nuevo domicilio de tal cambio, señalando la Cámara en que se Software SII

7 Página 7 de 9 encontraba inscrito, a fin de que ésta traslade la documentación e información respectiva a la Cámara del nuevo domicilio. Recibida ésta, la Cámara competente hará la inscripción con fundamento en la verificación realizada por la Cámara en la que se encontraba inscrito, conservándose la firmeza del registro trasladado. El trámite anteriormente descrito generará un costo adicional, por concepto de la inscripción del proponente en el nuevo domicilio. 8. CANCELACIÓN Cada año debe realizar la cesación de efectos de los registros por efectos de lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2013, vencido el quinto (5) día de abril de cada año, el sistema generará automáticamente las inscripciones no renovadas para proceder a su cesación de efectos, de igual manera relacione en el sistema la lista de proponentes no renovados para proceder a inscribir la cesación. Cuando el titular de un proponente desea inscribirse en otra jurisdicción debe solicitar la cancelación de su registro. Software SII

8 Página 8 de 9 5. FLUJOGRAMA: Recepción de la solicitud Actualización Inscripción Cancelación Traslado de documentación a CC de domicilio Verificación de los requisitos Software SII Recibo de pago RUT Contiene los soportes NO Informar motivo de devolución para subsanar Certificación pago parafiscales Certificado de existencia y representación legal SI Estudio de la documentación Validación del registro Certificaciones para soportar cada uno de los requisitos habilitantes Declaraciones escritas Conforme a derecho NO Balance General y estados financieros Copia de la tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal Certificación de vigencia Junta Central de Contadores SI Inscripción del registro Renovación del registro único de proponentes Actualización del registro Cancelación del registro Devolución de solicitudes de inscripción y registro Listado de proponentes cancelados

9 Página 9 de 9 DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO PE-0204 PE-0208 PA-0501 NOMBRE Satisfacción del cliente Control del servicio no conforme Clasificación y control documental S RELACIONADOS CÓDIGO PM NOMBRE Devolución de solicitudes de inscripción y registro Recibo de pago de transacciones RUT Certificación pago parafiscales Certificado de existencia y representación legal Declaraciones escritas Balance General y estados financieros Copia de la tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal Certificaciones para soportar cada uno de los requisitos habilitantes Listado de proponentes cancelados CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO 19/04/ Versión original Elaboró: l Sistema Integrado de Gestión Revisó: Presidente Ejecutivo Aprobó: Presidente Ejecutivo