MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CORREO ELECTRÓNICO

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1 MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CORREO ELECTRÓNICO El presente manual tiene por objeto recopilar la información de cómo realizar la administración de archivos y como guardar los correos desde el cliente de correo Netscape a carpetas en el disco duro, junto con sus archivos adjuntos. 1. Recomendaciones para la Administración de Archivos Para hacer una correcta administración de los distintos archivos o documentos que trabaja a diario, se recomienda crear una estructura de Carpetas o Fólderes a partir de la carpeta Mis Documentos que se encuentra ubicada en el escritorio de cada Usuario, con el fin de que toda la información se encuentre en un solo lugar y de esta forma pueda facilitar su ubicación y el mantenimiento a la hora de presentarse algún inconveniente en el computador. Esto permitirá hacer una copia de seguridad de su información con menor riesgo de pérdida por estar ubicada en diversos lugares del computador. La siguiente es una pantalla de como se puede crear una estructura de fólderes o carpetas a partir de la carpeta Mis Documentos para organizar su información.

2 2. Administración del Correo Electrónico A continuación se describe la forma en la cual se puede almacenar la información del correo electrónico en carpetas, que puede crear a partir de la carpeta Mis Documentos y de esta forma tener toda la información tanto de correo como de archivos adjuntos en un solo lugar, permitiendo mantener en óptimo estado el tamaño de los archivos de correo y facilitar las copias de seguridad en caso de requerirse. PASO 1. Crear la estructura de carpetas en Mis Documentos para descargar el correo El primer paso es crear a partir de la carpeta Mis Documentos ubicada en el escritorio de su computador, la estructura de sub-carpetas de la misma forma como tiene organizado su correo electrónico. Ejemplo. La figura a continuación muestra un ejemplo de cliente de correo Netscape Versión 4.7 y como está organizada en fólderes toda la información que posteriormente se pasará a las carpetas ubicadas en la estructura creada en Mis Documentos.

3 Teniendo en cuenta la estructura de fólderes o carpetas que se muestran en el perfil de correo de la ilustración anterior, procedemos a crear esa misma estructura en la Carpeta Mis Documentos, primero creando una Sub-Carpeta con el nombre correo y luego dentro de ésta, otra con el nombre del perfil de correo. A partir de ahí creamos la estructura igual a la que se tiene en el cliente de correo. El resultado se puede ver en la siguiente ilustración. Como se puede observar se tienen todas las carpetas creadas tal y como están en el cliente de correo a excepción de la carpeta Trash que corresponde a la papelera del correo, esta carpeta no se debe crear en la estructura pues su utilización es precisamente para enviar a ella todos los correos que no son útiles y que serán borrados de inmediato una vez se cierre la aplicación de correo sin posibilidad de recuperación. Es por esto que no se debe utilizar esta carpeta en el cliente de correo para almacenar ningún tipo de información. PASO 2. Descargar los correos y adjuntos a las respectivas carpetas creadas El segundo paso consiste en guardar todos los correos que se tienen en las distintas carpetas del cliente de correo en formato de archivos.pdf y los archivos adjuntos si los hay.

4 Las siguientes ilustraciones muestran la forma como se deben guardar los correos y sus adjuntos en las carpetas creadas: 2.1 Convirtiendo un correo en formato PDF Se selecciona el correo que se va a convertir en archivo PDF, luego ingresamos al menú Archivo (File) y seleccionamos imprimir (print). Aparece una ventana como se ilustra a continuación, en la cual debemos seleccionar la impresora PDF995 (esta impresora será instalada en todos los PCs por el personal técnico de Help Desk) y seleccionamos aceptar.

5 Seguidamente aparece otra ventana donde se debe seleccionar la ubicación de la carpeta en la cual quedará almacenado el archivo PDF que se genera y se asigna un nombre a éste archivo. Para esta selección debemos ir a Mis Documentos, luego a la carpeta correo, seleccionar la carpeta correspondiente a su perfil y por último seleccionar la carpeta donde quedará almacenado el archivo PDF del correo convertido.

6 Con lo anterior queda una copia en archivo del correo que selecciono en formato PDF y será mas seguro al momento de requerir consultarlo de nuevo. Este procedimiento debe seguirse para guardar todos los correos que se encuentran en el cliente Netscape. 2.2 Guardar archivos adjuntos del correo Los archivos adjuntos se encuentran en diferente ubicación, dependiendo de la versión de Netscape. A continuación se ilustra donde se deben buscar estos archivos adjuntos según la versión, al encontrarlos, dar clic sobre ellos para proceder a guardarlos en la carpeta correspondiente Para usuarios Netscape 4.7 Al ubicar el archivo y dar clic derecho sobre éste, se debe seleccionar la opción Save Link As (Guardar como) en el menú emergente que aparece en pantalla Para Usuario Netscape 7.x Al ubicar el archivo y dar clic derecho sobre éste, se debe seleccionar la opción Save As (Guardar como) en el menú emergente que aparece en pantalla.

7 Una vez seleccionada la opción de Save As (Guardar como) se procede a ubicar la carpeta en donde será guardado el archivo teniendo en cuenta la estructura de archivos creada anteriormente a partir de la Carpeta Mis Documentos\Correo\Perfil Ubicada la carpeta donde se desea guardar el archivo adjunto, dar clic en el botón guardar, inmediatamente el archivo es guardado desde el correo a la carpeta deseada. Este

8 procedimiento se debe seguir para guardar todos los archivos adjuntos que tienen en sus correos en el cliente de Netscape. Puede cambiar el nombre del archivo si lo desea. Lo anterior hace que el tamaño de los buzones de correo disminuya, ya que una vez guardados estos correos y archivos adjuntos, pueden ser eliminados de las carpetas del cliente de correo y también se evita la pérdida de información en caso de presentarse algún tipo de inconveniente con el aplicativo de correo. Es de resaltar que la información que se deje en carpetas organizadas en el cliente de correo, corresponda a correos sin adjuntos y que sean estrictamente necesarios tenerlos en este aplicativo. Todos los demás correos deben ser guardados a carpetas en el disco duro, junto con sus respectivos adjuntos. El resultado final de descargar los correos y archivos adjuntos a las carpetas creadas en Mis Documentos debe ser algo parecido a la siguiente ilustración basada en el ejemplo trabajado. Archivo Adjunto Guardado Correo Guardado en formato PDF

9 3. Copia De La Libreta De Direcciones (Address Book) En caso de daño o problemas del aplicativo Netscape y con el objeto de evitar pérdidas de los contactos, los siguientes pasos permiten obtener una copia de seguridad de la libreta de direcciones (Address Book) y almacenarla en la estructura de Mis Documentos que se ha venido trabajando. Abra la ventana de Libreta de Direcciones (Address Book del Aplicativo) Una vez abierta ubíquese en la respectiva lista de direcciones de la cual quiere obtener una copia. Estando seleccionada la lista, vaya al menú Tools (Herramientas) y seleccione la opción Export (Exportar).

10 En la ventana que aparece seleccione la ubicación donde se almacenará el archivo con la copia de seguridad de la lista de direcciones y de un nombre al archivo. A continuación seleccione el botón de guardar. Repita el procedimiento con todas las demás listas.

11 4. Recuperación de la Libreta de Direcciones (Address Book) Para recuperar una copia de seguridad de la libreta de direcciones como la que se obtuvo en el procedimiento anteriormente descrito, abra el address book (Libreta de direcciones) seleccione el menú Tools (Herramientas) y escoja la opción Import (importar). En la ventana que aparece seleccione la opción de Address Book (Libreta de Direcciones) y seleccione el botón Next (siguiente). En la siguiente ventana seleccione la opción de Text File (LDIF, TAB, CSV, TXT) y oprima el botón Next (Siguiente).

12 Busque la carpeta donde tiene almacenada la copia de seguridad de la lista de direcciones que desea recuperar, seleccione el archivo correspondiente y de clic sobre el botón Abrir (Open). Repita el procedimiento para recuperar todas las demás listas. Con este procedimiento puede recuperar su libreta de direcciones completa en cualquier cliente de correo Netscape.

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