Proyecto Certificación de Calidad de la Información Básica (proyecto CEI)

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1 4 Proyecto Certificación de Calidad de la Información Básica (proyecto CEI) Resumen Este documento presenta una visión panorámica del Proyecto de Certificación de Calidad de la Información Básica y de su Proceso de Producción, basada en el diagnóstico de una Comisión de Expertos Independientes (CEI). El Proyecto es parte del Plan Estratégico de la Información Básica (PLANIB) del DANE y será desarrollado bajo una nueva concepción de la información básica, teniendo en cuenta guías y estándares internacionales y de acuerdo con el enfoque de la Gerencia Moderna de Proyectos, es decir, de conformidad con propuestas de las organizaciones que trabajan actualmente en el desarrollo de conocimientos y en la implantación de tecnologías, herramientas y prácticas para la Gerencia de Proyectos. Palabras clave: Información Básica Calidad de la Información Básica Entidad Productora de Información Básica (EPIB) Comisión de Expertos Independientes (CEI) Certificación de Información (C I) Nota de Observación (N O) Abstract This document presents a panoramic vision of the Basic Information and its Production Process Quality Certification Project, based on the diagnostic of a Commission of Independent Experts. The Project is part of the DANE Basic Information Strategic Plan (PLANIB, Spanish initials) and will be developed under a new Basic Information conception, taking into account international guides and standards and according to the Modern Project Management approach, that is to say, in agreement with proposals of organizations that work at the present time in the development of knowledge and the implementation of the Project Management technologies, tools and practices. Keywords Basic Information Basic Information Quality Basic Information Producer Entity (EPIB, Spanish initials) Independent Expert Commission (CEI, Spanish initials) Information Certification (C.I., Spanish Initials) Observation Note (N.O., Spanish initials). 28

2 ib Revista de la información básica 4 Proyecto Certificación de Calidad de la Información Básica (proyecto CEI) Por Jorge E. Tarazona Consultor y Miembro de Consejo Académico de CANDANE Ingeniero Civil de la Universidad Nacional de Colombia 1. Introducción El propósito de este artículo es compartir con sus lectores las principales características del enfoque seleccionado por el DANE para establecer el Proceso de Certificación de Calidad de la Información Básica, para otorgar las primeras certificaciones y para desarrollar el Proyecto por medio del cual se realizarán estos dos trabajos. La importancia de la información básica para conocer objetivamente la realidad nacional es globalmente aceptada y, por tanto, su calidad y las mediciones e instrumentos para evaluarla se consideran componentes prioritarios en sus procesos de producción y de gestión. Los principales destinatarios del artículo son las Entidades Productoras de Información Básica (EPIB) y los usuarios de la información básica. Puede ser, asimismo, de utilidad para cualquier persona involucrada en el trabajo estadístico. El escrito persigue, también, contribuir al incremento de la cultura estadística en nuestro medio y, por tanto, a facilitar el encauzamiento de los esfuerzos de los interesados en la utilización de la información básica como instrumento de desarrollo económico, social, ambiental y político. 2. Razón de ser del proyecto La justificación fundamental del Proyecto es la conveniencia de disponer de un medio que permita a los diferentes interesados en la información básica y en sus procesos de producción y de gestión asegurar la calidad de éstos. Las exigencias legales constituyen otro motivo determinante para el Pr oy ec to. En tr e el la s pueden mencionarse las contenidas en el Decreto 262 del 28 de enero de 2004 mediante el cual asigna al Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) el objetivo de garantizar la calidad de la información básica y de regular y evaluar su producción y difusión. Asimismo, le fija como funciones relativas a la producción y difusión de la información básica las de establecer y aprobar las normas técnicas y las metodologías convenientes; oficializar, adoptar y adaptar l a s nomenclaturas y clasificaciones usadas en el país y asesorar en la implementación y uso de las mismas; promover la adopción y adaptación de estándares y diseñar las metodologías de estratificación y los sistemas de seguimiento y evaluación de dichas metodologías, para ser utilizados por las entidades nacionales y territoriales. El documento Principles Governing International Statistical Activities (Principios que Rigen las Actividades Estadísticas Internacionales) (2005) de las Naciones Unidas establece los siguiente principios para mejorar el funcionamiento del sistema estadístico internacional: 1) La alta calidad de las estadísticas internacionales, con acceso para todos, es elemento fundamental de los sistemas de información globales. 2) Para mantener la confianza en las estadísticas internacionales, su producción debe ser imparcial y estrictamente basada en los más altos estándares internacionales. 3) El público tiene derecho a estar informado sobre los preceptos para el trabajo estadístico de las organizaciones. 9 29

3 4) Los conceptos, definiciones, clasificaciones, fuentes, métodos y procedimientos empleados en la producción de estadísticas internacionales son seleccionados para satisfacer estándares científicos profesionales y son transparentes para los usuarios. 5) Las fuentes y métodos para la recolección de datos se eligen apropiadamente para asegurar oportunidad y otros aspectos de calidad para tener eficiencia en costo y minimizar la carga para quienes suministran los datos. 6) Los datos individuales recolectados sobre personas naturales y entidades legales o sobre agregados pequeños que estén sujetos a reglas de confidencialidad nacional, se mantienen estrictamente confidenciales y se utilizan exclusivamente para propósitos estadísticos o para propósitos ordenados legalmente. 7) Las interpretaciones erróneas y el mal manejo de las estadísticas deben ser inmediata y apropiadamente enmendados. 8) Los estándares para estadísticas nacionales e internacionales deben desarrollarse con base en criterios profesionales sanos y deben satisfacer la prueba de utilidad práctica y factibilidad. 9) Es esencial la coordinación de los programas de estadísticas internacionales para fortalecer la calidad, coherencia y coordinación de las estadísticas internacionales y evitar la duplicación de trabajo. 10) La cooperación bilateral y multilateral en estadística contribuye al crecimiento profesional de los estadísticos involucrados y al mejoramiento de las estadísticas en organizaciones y países. 3. Calidad de la información básica Aunque no existe una definición de calidad de la información estadística acordada internacionalmente y que tradicionalmente la calidad se haya referido de manera principal a la exactitud de las estadísticas, ha venido ganando consenso la referencia de la calidad de la información estadística a todos los aspectos que tienen que ver con la satisfacción de las expectativas de los diferentes interesados en los productos estadísticos y en sus procesos de producción y de gestión. Sin embargo, es fundamental no perder de vista que interesados son tanto los usuarios de los productos estadísticos como, también, las entidades a las cuales pertenecen los usuarios, las organizaciones en las cuales se producen las estadísticas, las personas que participan en los procesos de producción y de gestión, los patrocinadores y la comunidad en general. Es por tanto lógico tener en cuenta que la calidad de las estadísticas abarca no sólo la calidad de los productos estadísticos, sino, también, la calidad de sus procesos de producción y de gestión. Lo anterior implica que la calidad de la información básica y de sus procesos de producción y de gestión es un concepto que depende de los requerimientos de sus diversos interesados, que su determinación y medición tienen varias dimensiones y que, por consiguiente, es muy importante conocer y entender las necesidades de los distintos interesados, involucrar a los miembros de las Entidades Productoras de Información Básica (EPIB) en las decisiones referentes a la satisfacción de estas necesidades y buscar continuamente la mejora de procesos y métodos. Para establecer un marco que permita un entendimiento y lenguaje comunes de la calidad de la información básica y de su proceso de producción, pueden tenerse en cuenta recomendaciones y propuestas como las de la División de Estadísticas de las Naciones Unidas (UNSD), las de Statistics Canada, las del Fondo Monetario Internacional (FMI), las de la Oficina Estadística de las Comunidades Europeas (EUROSTAT) o las de otras organizaciones autorizadas. Statistics Canada, por ejemplo, en su documento Statistics Canada Quality Guidelines (2003), establece las siguientes dimensiones o elementos componentes de la calidad de la información estadística, con el sentido que se indica: Pertinencia (relevance): grado en el cual la información satisface las necesidades reales de los clientes. Precisión (accuracy): grado en el cual la información describe correctamente el fenómeno para 30

4 cuya medición fue diseñada. Oportunidad (time linees): tiempo transcurrido entre el punto de referencia (o el fin del periodo de referencia) al cual corresponde la información y la fecha en la cual se puede disponer de ella. Accesibilidad (accessibility): facilidad con la cual la información puede ser obtenida de la entidad que la produce. Interpretabilidad (interpretability): disponibilidad de información suplementaria y metadatos necesarios para interpretar y utilizar la información estadística. Coherencia (coherence): grado en el cual la información estadística puede combinarse con otra información estadística en un marco de análisis y periodo más amplios. La Oficina Estadísticas de las Comunidades Europeas (EUROSTAT), en su documento Methodological Documents Standard Report (2003), considera las siguientes dimensiones en la calidad de la información estadística: Pertinencia (Relevance), Precisión (Accuracy), Oportunidad y Puntualidad (Timeliness and Punctuality), Accesibilidad y Claridad (Accessibility and Clarity), Comparabilidad (Comparability), Coherencia (Coherence), Costo y Carga (Cost and Burden). Como puede verse, esta propuesta agrega a la de Statistics Canada énfasis en la puntualidad (retraso de la disponibilidad de la información respecto a la fecha comprometida o exigida), en la comparabilidad entre áreas geográficas, dominios no geográficos o en el tiempo, en el costo de las estadísticas y en la carga que representa para quienes suministran los datos. No hay diferencia entre la dimensión claridad de la EUROSTAT y la dimensión interpretabilidad de Statistics Canada. La propuesta de dimensiones de la calidad de las estadísticas del FMI puede verse más adelante en el subtítulo Evaluación de la Calidad del Proceso de Certificación de Calidad (numeral 4). Consideradas en conjunto estas tres propuestas de dimensiones de la calidad de las estadísticas, puede notarse un traslape no sólo entre las dimensiones establecidas por cada una de ellas, sino entre dimensiones de diferentes propuestas e interrelaciones entre las mismas, lo cual permite advertir que, en el fondo, comparten el consenso de que la calidad tiene como piedra angular la satisfacción de las expectativas de los diferentes interesados en los productos estadísticos y en sus procesos de producción y de gestión. Las consideraciones anteriores sirven de base para conceptualizar la calidad de la información básica como el grado en el cual la información básica y su proceso de producción satisfacen las expectativas de sus diferentes interesados. De todas maneras, la calidad estadística es el resultado de balancear las dimensiones mencionadas y de tener en cuenta y manejar otros factores como: el mantenimiento por parte de la EPIB de su reputación de objetividad e imparcialidad, de respeto a la privacidad y confidencialidad, de manejo financiero sano y de entrenamiento y desarrollo del personal. Por otra parte, las dimensiones y los demás factores que inciden en la calidad de las estadísticas deben ser objeto de la gestión de calidad que la EPIB debe establecer, mantener y desarrollar para asegurar la atención a las necesidades de los clientes y la apropiada aplicación de conocimientos y experiencias del personal involucrado. 4. El proceso de certificación de calidad Este proceso consiste fundamentalmente de una evaluación de la calidad de la información básica y de su proceso de producción, del diagnóstico emitido por un grupo de expertos denominado Comisión de Expertos Independientes (CEI) y de la expedición de un documento en el cual consta el resultado de este diagnóstico. Evaluación de la calidad Esta evaluación puede llevarse a cabo con base en alguno o algunos de los marcos de referencia ya existentes para este propósito en organismos internacionales, con lo cual se asegura la compatibilidad de la información básica y de su proceso de producción con normas y estándares internacionales y, por consiguiente, su comparabilidad. Por ejemplo, el marco de referencia propuesto por el Departamento de Estadística del FMI en el 31

5 documento MECAD (Marco para Evaluar la Calidad) (2003) (DQAF - Data Quality Assessment Framework, en Inglés), tiene las siguientes características y componentes: El marco ha sido utilizado en diferentes países industrializados y en desarrollo y con base en él se han elaborado marcos específicos para diferentes sectores de la información básica. El marco facilita la identificación de las características de gestión de sistemas, procesos y productos estadísticos relativos a su calidad. Los componentes con los cuales se estructura el marco, son: -Requisitos para la calidad -Dimensiones de la calidad -Elementos de cada uno de los requisitos y dimensiones -Indicadores de cada uno de los elementos -Puntos focales y puntos clave específicos de cada sector de información básica. Dentro de los requisitos se incluyen los siguientes elementos: - El entorno jurídico e institucional - Los recursos - El carácter pertinente de las estadísticas - La gestión de la calidad. Se consideran las siguientes dimensiones de la calidad de las estadísticas: - La integridad - El rigor metodológico - La exactitud y fiabilidad - La utilidad de las estadísticas para el usuario - El acceso a la información. Como ejemplo de elementos de las dimensiones pueden citarse los correspondientes a la dimensión integridad: - Profesionalismo - Transparencia - Normas éticas Como ejemplo de indicadores pueden citarse los establecidos para el elemento transparencia de la dimensión integridad: -Se dan a conocer al público los términos y las condiciones en que se recopilan, procesan y divulgan las estadísticas -Se indican públicamente los casos en que las autoridades del gobierno tienen acceso a las estadísticas antes de su divulgación -Se identifican claramente los productos de las entidades y unidades estadísticas -Se anuncia en forma anticipada toda modificación sustancial de metodología, los datos fuente o las técnicas estadísticas. Statistics Canada, la Oficina Estadística de las Comunidades Europeas (EUROSTAT) y otros organismos autorizados han desarrollado marcos similares para evaluación de la calidad de la información estadística, los cuales pueden ser utilizados por diferentes países como base para elaborar su marco propio de evaluación y aplicarlo a los distintos sectores de sus estadísticas. Diagnóstico de calidad En el Proyecto CEI el diagnóstico de calidad será emitido por una Comisión de por lo menos tres Expertos Independientes (CEI) cuyos miembros serán representantes de la Academia, expertos internacionales y usuarios de información básica, postulados por la entidad que la norma establezca. El hecho de que el diagnóstico sea producido por expertos independientes de la entidad que produce la información básica asegura la imparcialidad de la evaluación y el aprovechamiento de su experiencia para la identificación de carencias y deficiencias y de las correspondientes acciones para la conformidad con normas y estándares preestablecidos. 32

6 Documento de certificación Con base en el Diagnóstico de Calidad emitido por la CEI se expedirá uno de los dos siguientes documentos: Certificación de Información (C I) en la cual se hace constar, formalmente, la conformidad de la información básica y de su proceso de Producción con las normas y estándares preestablecidos. Esta certificación puede tener diferentes grados de conformidad. Nota de Observación (N.O.) en la cual se hace constar, formalmente, la no-conformidad de la información básica y de su proceso de producción con las normas y estándares preestablecidos. Los documentos deberán incluir las sugerencias, recomendaciones y acciones que la CEI considere apropiadas para lograr la conformidad de la información básica y de su proceso de producción con las normas y estándares preestablecidos. 5. La realización del proyecto La realización del Proyecto abarca su operación o ciclo de vida y su gerencia. Operación o ciclo de vida del Proyecto En cuanto a la operación del Proyecto, ya se cumplió con la etapa de su alineación con la estrategia institucional. El Proyecto está incluido como uno de los proyectos del Programa Instrumental del Plan Estratégico de Información Básica (PLANIB) del DANE para el periodo y están bastante adelantadas las etapas de formulación y de evaluación. Los productos que se han obtenido en el desarrollo de estas etapas están consignados en el Documento de Oficialización del Proyecto del cual se destacan los siguientes componentes. Objetivo del proyecto Establecer un proceso estándar para la Certificación de Calidad de la Información Básica y de su Proceso de Producción, teniendo en cuenta los parámetros que el DANE adopte y producir las primeras Certificaciones. Productos del proyecto Productos de la implantación del Proceso estándar de certificación: *Proceso estándar para la certificación de calidad establecido (metodología, insumos, subprocesos, recursos, procedimientos, mediciones, normas y especificaciones). * Principales subproductos: - Guía para realizar el proceso de certificación. - Guía para la evaluación de la calidad -Catalogo de áreas temáticas, estadísticas prioritarias y EPIB objetos del proceso de certificación -Guía para el Documento de entendimiento con la EPIB - Guía para el informe técnico de la CEI. - Procedimiento para entregar a la EPIB la Certificación de Información (C.I.) o la Nota de Observación (N.O.) - Estructura del Índice de información básica certificada -Procedimiento para la inclusión de la informa ción básica certificada en el repositorio de información básica. - Grados de certificación de calidad - Procedimiento para la remoción de no conformidades - Guía para el Convenio de Asistencia del CANDANE a la EPIB, en caso de no conformidades. Productos de las primeras certificaciones: - Documento de Entendimiento diligenciado en cada proceso de certificación. - Diagnóstico de Calidad de la CEI, - Sugerencias y recomendaciones de la CEI - Metadatos de la información básica. 33

7 - Documentación del proceso de certificación realizado. - Sugerencias y recomendaciones para futuras aplicaciones del proceso de certificación. Productos de la realización del Proyecto - Documentación de la Operación y de la Gerencia del Proyecto. Principales participantes en el proyecto: - Dirección del DANE - Subdirección del DANE - CANDANE - Unidad Científica del DANE - Entidad postulante de expertos - Entidades productoras de información básica - Usuarios de la información básica por certifi car. En cuanto a la etapa de ejecución, el Proyecto contempla una primera parte en la cual se establecerá el Proceso Estándar de Certificación de Calidad de la Información Básica y una segunda parte en la cual se aplicará el Proceso de Certificación a las primeras Certificaciones de Calidad. Con las primeras informaciones básicas que obtengan la Certificación de Calidad (C.I.) se iniciará el índice de información básica certificada y el repositorio de información básica certificada. Gerencia del Proyecto Se desarrollará de acuerdo con la estrategia de Gerencia por Proyectos contemplada en el PLANIB y que se funda principalmente en: - La realización de los proyectos dentro de una organización matricial, es decir, los proyectos operan orgánicamente en forma transversal a las unidades funcionales Científica, Tecnológica y de Análisis Estadístico del DANE, las cuales contribuirán con sus respectivas especialidades al desarrollo de aquellos. - La designación de un gerente del Proyecto quien será responsable de conducirlo hacia el cumplimiento de las expectativas que se convengan con sus interesados. - La conformación de un Grupo de Trabajo Contingente (GTC) para cada proyecto, el cual es el encargado de llevarlo a cabo, bajo la conducción del gerente del Proyecto. - El funcionamiento de una Oficina de Gerencia de Proyectos (OGP) la cual, bajo el modelo de Torre de Control, coordinará la aplicación de la Gerencia Moderna de Proyectos en la Institución y prestará asesoría a los gerentes de proyectos. 6. La operación del proceso de certificación Una vez concluido el Proyecto CEI, se continuará aplicando el Proceso de Certificación establecido al resto de informaciones básicas del país y ampliando el índice de información básica certificada y el repositorio de información básica certificada. 7. Conclusión La recapitulación de las consideraciones expuestas permite comprender fácilmente la importancia de la realización de este proyecto y destacar los siguientes aspectos: El Proceso Estándar de Certificación que dejará establecido el Proyecto podrá aplicarse a diferentes informaciones básicas y a sus respectivos procesos de producción. El Proceso de Certificación contribuirá significativamente a: - Mejorar la satisfacción de las necesidades y expectativas de los diferentes interesados en la información básica y en su proceso de producción - Asegurar la calidad de la información básica producida por las diferentes EPIB - Incrementar la confianza en la información básica - Cumplir con el mandato legal de la regulación de la producción y difusión de la información básica 34

8 - Ayudar a las EPIB a actuar dentro de las normas y estándares internacionales - Incrementar la productividad estadística de las EPIB - Armonizar el Sistema Estadístico Nacional y el Sistema Estadístico Internacional de los cuales forma parte - Expandir la cultura estadística - Estructurar e iniciar el Índice de información básica Certificada - Ampliar el repositorio de información básica - Facilitar la cooperación nacional e internacional para la producción y difusión de información básica. 8. Glosario Información básica La de carácter estadístico o geográfico, resultante de procesar bases de datos conformadas a partir de registros administrativos, censos, encuestas y observaciones, siempre que sea estratégica o relevante para describir la realidad nacional. Calidad de la información básica El grado en el cual la información básica y su proceso de producción satisfacen las expectativas de sus diferentes interesados. Entidad Productora de Información Básica (EPIB) Organización pública o privada de servicio público que recolecta y procesa datos y a partir de ellos produce información básica. Comisión de Expertos Independientes (CEI) Grupo encargado de producir el diagnóstico de calidad de la información básica. Lo integran por lo menos tres miembros representantes de la Academia, expertos internacionales y usuarios de información básica, postulados por la entidad que ordene la respectiva norma. Certificación de Información (C.I.) Documento formal de conformidad de la información básica y de su proceso de producción con las normas y estándares preestablecidos. Nota de Observación (N.O.) Documento formal de no-conformidad de la información básica y de su proceso de producción con las normas y estándares preestablecidos. Bibliografía DANE (2006). Plan Estratégico de Información Básica (PLANIB). Presidencia de la República (2004). Decreto 262 de 28/01/2004. United Nations Statistics Division (2005). Principles Governing International Statistical Activities. Statistics Canada. Statistics Canada Quality Guidelines. (2003). Statistics Canada's Quality Assurance Framework. (2002). Oficina Estadística de las Comunidades Europeas (EUROSTAT) Methodological Documents Standard Report. (2003). Departamento de Estadística del FMI MECAD (Marco para Evaluar la Calidad) (2003). Naciones Unidas. Manual de la Organización Estadística. (2004). 35

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