OFICINA DE PROYECTOS

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1 OFICINA DE PROYECTOS Gobierno y Procesos Joaquín E. Uribe Franco Información Privilegiada Prohibida su Reproducción

2 Introducción: Proyectos Exitosos 2

3 Introducción: Proyectos Fallidos 3

4 Introducción: Cambio Si pensamos lo que siempre hemos pensado, y hacemos lo que siempre hemos hecho, lograremos lo que siempre hemos logrado. James Mapes La cosa más difícil del mundo no es que las personas acepten ideas nuevas, sino hacerles olvidar las viejas. John Maynard Keynes. 4

5 Contenido Conceptos y Definiciones Oficina Integral Gobierno Procesos Metodologías y Modelos Métricas Capital Humano 5

6 Conceptos: Tendencias Regulación y Cumplimiento Economías de Escala Uso de Información Tiempo al Mercado 6 Tiempo

7 Conceptos: Tecnología y Procesos Tecnología: Conjunto de herramientas, normas y políticas, procesos, y conocimiento colectivo, que permite a una organización, utilizar de forma adecuada los datos y la información para el beneficio del negocio en un ambiente de control. Procesos: Flujo lógico de actividades o tareas, ejecutadas por personas con el apoyo de herramientas, para producir un producto o servicio estándar, previamente especificado, en un tiempo determinado con un ambiente de control definido. 7

8 Conceptos: Nuevos Paradigmas Principio siglo XX.. Principio siglo XXI Producción masiva Producción Estratégica 8

9 Conceptos: Ventaja Competitiva Eficiencia Agilidad Agilidad es la habilidad de cambiar rápidamente con un costo predecible y un nivel bajo de riesgo de falla. Eficiencia es la habilidad de utilizar menos recursos para: producir la misma cantidad de salida o para mejorar el valor percibido por los clientes. 9

10 Conceptos: Fusión Fusión de Procesos de Negocio Eficiencia Agilidad Oficina de Proyectos PMO Eficiencia + Agilidad = Fusión 10

11 Conceptos: Proyectos, Programas y Portafolios Proyectos Programas Portafolios 11

12 Conceptos: Línea vs. Apoyo Corporativa 12

13 Conceptos: La necesidad de la PMO Posibles resultados de negocio? Competitividad Cambio Expansión de opciones Futuro Estable Tiempo Planear para un mañana desconocido Innovar para crear los productos y servicios Hacer la cosas más rápido & mejor & mas barato 13

14 Conceptos: Requerimientos & PMO COMUNICACION & COMUNICACION Usuario PMO Mercado Tecnología Los retos y oportunidades del futuro para atender los clientes, mejorar el negocio, aumentar el valor de la marca, crear capital humano y reducir los ciclos de proceso, se lograran con la Oficina de Proyectos 14

15 Conceptos: Control Si las cosas parecen estar bajo control, es que no llevas suficiente velocidad. Mario Andretti. 15

16 PMO Integral ESTRATEGIA Estrategia Gobierno Gerencia Inform. Comun. Gobierno Capital Humano Metodologías Gerencia Capital Humano Metodologías Procesos Procesos Herramientas Métricas Métricas Información Comunicaciones Herramientas 16

17 Gobierno: Pirámide Organizacional Alta Gerencia Gerencia Media Junta Directiva Presidente VP s CIO Gerentes Directores Supervisores Base Usuarios Finales 17

18 Gobierno: Toma de Decisiones Dominio Capital Humano Procesos Metodologías Entidad Define Aprueba Define Aprueba Define Aprueba J.D. Presidente PMO Usuario CIO 18

19 Gobierno: Modelo de Trabajo PMO + Investiga y capacita + Define prácticas, metodologías y herramientas + Asesora a las áreas ejecutoras + Monitorea, controla y hace seguimiento + Establece y monitorea métricas + Estima y realiza seguimiento a los beneficios + Comunica evolución de la práctica Roles y Responsabilidades Métodos, herramientas, educación, coaching Informes de avance, cronogramas y presupuesto ejecutados Áreas ejecutoras + Gestionan y ejecutan sus proyectos + Aplican métodos y usan herramientas + Crean informes de seguimiento + Siguen cronogramas + Siguen presupuesto + Evalúan la obtención de beneficios 19 19

20 Gobierno: Visibilidad Junta Directiva Presidente VP s CIO Gerentes Directores Supervisores Usuarios Finales Información Estrategia Transaccional Infraestructura Fuente: P. Weill & M. Broadbent Leveraging the New Infrastructure: How Market Leaders Capitalize on IT, Harvard Business School Press, June

21 Riesgo Gobierno: Pilares Competir Agilidad organizacional Generar Utilidades Reducir Costos Unitarios Impacto Organizacional Alineación Estratégica Retorno de Inversión Impacto en Procesos Impacto en Arquitectura Pilares Adquisiciones, Fusiones Internet Globalización Competencia 21

22 Gobierno: Asignación de Pesos Riesgo (25%) Tamaño Imapacto Riesgo Tecnológico Proveedor.. Impacto a los Procesos (5%) Arquitectura (20%).. Continuidad Reducción de pasos. Calidad de Datos Economía de Escala Sourcing Automatización. Escalabilidad y volúmenes Integración Estándares Crecimiento masivo e Integración con Terceros Desarrollo rápido.. Flexibilidad Alineación Estratégica (30%) Modelo Corporativo KPIs Retorno de la Inversión (20%) Aumento de Ingresos, Reducción de Costos Calidad y oportunidad de la información Usuario final Productividad Control Interno Clientes Nivel de Servicio 22

23 Gobierno: Asignación de Pesos (2) 23

24 Gobierno: Alineación I Maximizar Beneficios I d e a s d e a s Minimizar Costos El volumen de ideas es necesario y creciente Calidad Tiempo al Mercado Costo Mejora P&L Minimiza el riesgo Crea Futuro 24

25 Gobierno: Filtro Proceso de evaluación de proyectos según un proceso Proceso Priorización PMO Resultado Universo Alineación Foco Gerencia

26 Gobierno: Dirección Donde estoy Para donde voy Ruta Paradojas Si yo sé donde estoy, pero no sé para donde voy siempre llego a cualquier lado. Si yo no sé donde estoy ni para donde voy, cualquier lugar sirve. 26

27 Gobierno: Nivel de Madurez Nivel 5 - Optimizado Nivel 4 - Gerenciado Nivel 3 Definido (Procesos) Nivel 2 - Repetible Nivel 1 - Inicial Nivel 0 - No Existe 27

28 Gobierno: Un paso a la vez 28

29 Estratégico Incrementar la tasa de éxito de los proyectos tiempo, presupuesto, beneficios Gobierno: Plan Incrementar la capacidad de gestión en los proyectos Maximizar la eficiencia Objetivos Alcance Proyectos Programas Portfolio Corto plazo 1 año Evolución PMO Mediano plazo 3 años Contribuir al crecimiento del negocio Optimizar uso de los recursos Reducir el riesgo Táctico Formalización y estandarización Acompañamiento metodológico Centro de excelencia Definición Enfoque de la PMO metodológica Ejecución 29

30 Gobierno: PMO vs. PMI Sub-Capability Stage 1: Initial Stage 2: Custom/ Brute Force Stage 3: Defined / Documented Stage 4: Measured and Managed Stage 5: Optimizing 4.1 Time Reporting Time is not tracked Each project defines its own time reporting processes Standard templates and processes exist to track time across all projects Employees track and submit time for both project and non- project tasks via a central database Time reporting is integrated into Program/Project management processes and systems 4.2 Manage Demand Informal requests received based on personal relationships IT units independently manage work requests and demand projections Standard inputs and processes defined for submitting and managing work with periodic reporting and review Work requests submitted through automated process and maintained according to managed work flows; IT leadership maintains continuous insight into demand projections and backlog IT reports back to requesting organization about the priority of specific requests and current backlog 4.3 Manage the IT Investment Portfolio No formal process for evaluating potential programs relative to each other; Each mgmt team establishes its own processes to select and fund projects IT units define different processes and prioritization/selection criteria to balance current and projected staffing and funding Standard prioritization and selection criteria are defined and portfolio processes are integrated for all levels of the IT organization Prioritization is continuously reviewed and resources (re)allocated to highest priority projects Scenario Planning is used to evaluate supply/demand the impact on value creation of different prioritization and selection criteria 4.4 Manage Program/Project Resource Capacity Resources are assigned as they become available Resource availability planning, allocation and assignment are handled within individual programs Staffing assignments are periodically updated to maintain accurate projections and support resource planning across the organization Staffing availability is actively tracked as part of Program/Project management and skills are recorded Alternatives for resource allocation are evaluated in conjunction with Portfolio Scenario Planning 4.5 Manage Programs 4.6 Manage Projects Processes are not defined. Multiple projects are executed independent of each other and are not aligned to any program. Program/project success largely dependent on the individual team Some processes have been defined and executed. Processes are inspected by senior management and common reporting templates are established. Standard processes are defined, supported by documentation and executed by multiple teams. Some prioritization is in place and is followed through out the life cycle of programs/projects Standard practices are defined, communicated, accepted and executed. Active metrics collection is in place. Understanding of risk / value to determine the level of program management rigor and specific approach for managing each program. Continuous improvement of practices in order to optimize leading practices. Program/ project mgmt is part of company culture. The organization as a whole is learning and adapting to program/project mgmt processes. 4.7 Establish and Maintain the Program and Portfolio Management Support Organization No formal Program and Portfolio Management structure exists in the organization that spans multiple programs to promote consistency. Some organizations implement structures spanning programs to provide ongoing support and improvements in key areas of including: program and portfolio reporting, methods and tools; training and certification; and program quality assurance. A structure across the entire organization continuously delivers, develops, and supports methods and tools, training and certification, and quality assurance for all aspects of Program and Portfolio Management Collaborative structures and processes are in place to facilitate improvement and support for processes and tools across organizations; Dedicated resources continuously manage Resource Planning processes and tools. Program and Portfolio planning integrated with Talent Mgmt and Sourcing and Procurement.; A comprehensive view across the enterprise provides coordination and linkage across all program and portfolio management capabilities 30

31 Gobierno: Indicador de Madurez 31

32 Gobierno: Reportes e Indicadores Percent Complete Previous Finish Slipped Tasks Slippage Contributor Estimate Assumed Complete Programa Riesgo Financiero Ejecutivo 32

33 Gobierno: Indicadores Claves Objetivo 1. 10% menor gasto capital por proyecto 2. 10% mas rápido 3. 10% mejora en beneficios 4. 10% costos de mantenimiento 5. Proyectos exitosos Métrica Reducción gasto promedio Tiempo al mercado Incremento beneficios Costo unitario Porcentaje de proyecto exitosos 33

34 Gobierno: Indicador de Implementación Mapa de Ruta (Route Map) Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec Análisis del Proceso Quick Hits Mejora 2A Adobe Seguro COB País Z Plan de Trabajo Mejora 2B Certificados Digitales Mejoramiento Z 34

35 Procesos: Gobierno de Procesos Solicitud Análisis y Diseño Revisión Comité de Procesos Reporte al Comité Gerencial Desarrollo Final Implantación y Divulgación Proceso: Desarrollo del diseño aprobado Salida: Versión Final de los diagramas, etc. Proceso: Comunica resultados al Comité de Alta Gerencia Salida: Acta de reunión del Comité Gerencial Proceso: Revisión y aprobación del análisis y el diseño propuestos Salida: Acta del Comité con Aprobaciones, otras decisiones y recomendaciones Proceso: Analizar con el equipo multidisciplinario. Cada miembro aprueba su evaluación Salida: Análisis de impacto de la solicitud, Diseño Propuesto y Diseño Actual, si aplica Entrada: Necesidad originada por Nuevos Productos, Tecnologías, Regulaciones Salida: Solicitud completa. (Aprobada por el Líder del área usuaria y el Dueño del Proceso respectivo) P: Entrenar e Implantar P: Informar y Divulgar 35

36 Procesos: Mapa general Gobierno Usuario PMO Soporte o Apoyo Subprocesos Iniciación Mantenimiento Finalización Todo proceso de usuario debe nacer y morir en el usuario 36

37 Procesos: Del Usuario PMO Define Evalua Prioriza Registra Gerencia 37

38 Procesos: Modelo básico de Evaluación de Iniciativas Preguntas Modelos 1. Que busca la iniciativa? Estudio de Factibilidad 2. Como se mide el valor al negocio? 3. Que apoyo requiere de TI? 4. Cuantos valén los beneficios? 5. Cuanto costará? 6. Hay beneficios o costos al futuro? TCO BPM Análisis de Sensibilidad Inversión Total Proyecciones 7. Estamos listos en la empresa? Análisis de Competencias 38

39 Procesos: Ciclo de Vida del Proyecto Procesos comprendidos dentro del marco del PMI 22 Conceptualización Inicio Planeación Monitoreo y control Ejecución 55 Cierre 39

40 Procesos: Alineación (PMI) Marco metodológico del PMI (1) PMBOK A Guide to the Project Management Body of Knowledge (2) PMI Project Management Institute 40

41 Metodologías: Mejoramiento 1 Etapa de Planificación.Designación del Líder de Grupo.Designación del Comité Ejecutivo.Designación del Equipo de Trabajo. Elaboración del Plan de Trabajo.Recolección de Información por parte del Grupo de trabajo 2 Sesión As Is 3 Etapa de Revisión y Análisis 4 Sesión Should Be.Diagrama de la Situación Actual (CFPM). Disconnects.Establecimiento del Ciclo de Vida. Cálculos de Tiempo del Producto o Servicio. Issues.Requerimientos. Defectos 5 Etapa de Ejecución del Plan de Acción. Issues y Causas agrupados.mapa optimizado (identificación. de donde se resolvieron issues). Plan de Acción para resolver issues e implementar cambios 6 Etapa de Validación y Confirmación del Éxito Proyecto finalizado Cerrar Issues y disconects Mejor tiempo de ciclo Cumplir los requerimientos Análisis del nuevo proceso Reporte comparativo 41

42 Metodologías: Estandarización Propuesta 1. Descripción del Proyecto 2. Alcance y objetivos 3. Equipo Beneficios y costos Riesgos Alineación con arq de negocio Caso de Negocio 1. Nombre y Descripción 2. Necesidad de Negocio 3. Sponsor 4. Alternativas 5. Suposiciones 6. Beneficios 7. Costos Estrategia de instalación 10. Infrastructurea requerida 11. Riesgos 12. Cronograma 42

43 Metodologías: Presentación de Alternativas Alternativas Ventajas / Desventajas Necesidades Proceso de Evaluación de Alternativas y Recomendación Evaluaciones 5 Situación Actual 1 Recomendación 6 43

44 Program Categorization Metodologías : Categorización (Rigor) A combination of risk score and program value is used to determine the level of program management rigor, governance, and resource expertise Categorización Rigor Alto E Alto V/R R Alto Enfoque Y profundidad Estructura de Gobierno Nivel del Gerente VALOR Medio Medio V/R ILLUSTRATIVE R E Medio Bajo Metodología Completa Modelos Metodologia Completa Selección Fuerte Moderada Experto (Nivel 3) Experiencia (Nivel 2) Bajo Bajo V/R Estandar básico Basica Entrenado (Nivel 1) Bajo Medio RIESGO Programa : R Regulatorio E Corporativo -e General -- Alto 44

45 Metodologías: Clasificación y Priorización Pilares Numero Clasificación Nombre Gerente Beneficios. Costos Estratégico Beneficios Alineación Costos Riesgo Puntaje Comentarios Iniciativa 1 Iniciativa N Infraestructura 1 Infraestructura M 45

46 Métricas: Preciso vs. Exacto

47 Métricas : Valoración del Portafolio Platino Oro Plata Estratégicos Calificadores Mantenimiento $ Q + $ Q + $ Q = TOTAL 47

48 Métricas: Inversión por Portafolios $$ Gerencia de Portafolios de TI (Inversión y Recurrente) Aplicaciones Acceso Seguridad Datos 48

49 Métricas: Contribución al Negocio Contribución General al Negocio Impacto en TI Impacto Negocio 32% Alto Generación de nuevo valor Medio Bajo (Costo de TI) Infraestructura 47% Utilitarios 21% Mejoras 21% Aplicaciones 53% Frontera 11% Sostenibilidad 49

50 Métricas: Beneficios y Costos Utilidad Flujo de Caja Valor Agregado Mejor Más barato Más rápido 50

51 Capital Humano: Entrenamiento & Certificación Plan de Entrenamiento Nivel de Competencia del Gerente de Proyecto Increasing Competency Level Level Program or Project Manager Expert Level Enterprise Skills Program or Project Manager Seasoned Level Applied Skills Project Manager or Project Team Member Foundational Level Foundational Skills Project Management Courses Business / Professional Leadership Courses Courses (Elective) ElectivePrograms/ Non-Training Solutions Project Budget Development Leadership 2 and Management Leadership & Influence Strategic Project Management Advanced Business Negotiation Skills Leading Projects Across Managing Multiple Projects Integrating Projects & Leading Strategic Change Advanced Project Quality Organizational Boundaries Processes Management Best Practices Advanced Project Communications Mentoring / Coaching Seminars / Conferences Advanced Program Management Concepts Project Leadership Foundations of Leadership & Leading Effective Meetings Managing Multiple Management Conflict Management Projects Program Management Leadership 1 Advanced Business Case Managing the Systems Requirements Management Financials & Budgeting Development Process Understanding & Facilitating Project Quality Management Change Effective Project Determining Earned Value Procurement Management Communication Skills Testing & Use Cases New Manager Assimilation Negotiation Skills Project Estimating & Scheduling Citigroup Program Organizational Savvy and Leading Cross -Cultural Executive Presence Coaching Skills (Virtual) Project Teams Best Practices Mentoring / Coaching Management Standards Seminars / Conferences Job Rotations Fundamental Skills for Foundations of Building a Relationship Skills for the Building & Leading High - Managing Projects Project Scheduling & Building House for a Diversity Exercising Influence Project Manager Effective Presentation and Performing Project Teams Managing Critical Path Leading Teams Facilitation Skills Best Practices Project Risk Management Business Consulting: Project Assignments Relationships & Overview of Project Quality Seminars / Conferences Management Requirements Coaching / Shadowing Business Consulting: Making Project Management Managing Project Scope the Pitch Standards Handbook Successful Business Writing Project Documentation Standards Foundations of Finance Speakers Series Nivel 3- Experto Level-2 Experiencia Level-1 Entrenado 51

52 Capital Humano: Coaching Crear Capital Humano Gerencia Total Modelo Coach Metodológico 52

53 Capital Humano: Indicadores Individuales Transparencia ScoreCard Servicio al Cliente Financiero SLAs Calidad Cumplimiento 6.5 Calidad Juan Díaz 5.4 Productividad Productivity Performance Metrics Value Target Rank Completed late projects /7 Average cost per FTE /7 Ave cost per function point /7 Cost variance /7 Forecast accuracy /7 4.2 Performance Metrics Value Target Rank 5.5 Users Project Rating /7 IS Project Rating /7 Critical Outages /7 Action Items Quality surveys due 12 Quality exceptions 6 Action Items Value Target Projects due within 7 days 5 Data quality 75% 80% Resource reviews due 3 Control Performance Metrics Value Target Rank Satisfactory audits /7 Budget variance /7 Information security /7 Action Items Audits due 7 Project certification 3 Beneficios e Incentivos 53

54 La Evolución No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, es aquella que más logra adaptarse al cambio Charles Darwin No construya para durar, construya para adaptar 54

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