MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SINDICATURA

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO DE HUEHUETOCA ADMINISTRACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SINDICATURA ENERO DEL 2013 ÍNDICE 1

2 OBJETIVO DEL MANUAL. 3 ESTRUCTURA ORGÁNICA 4 POLITICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES 5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ATENCIÓN CIUDADANA DIAGRAMA DE FLUJO 7 8 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ATENCIÓN A OFICIOS, PETICIONES, CIRCULARES, ETC.. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REVISIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE LA TESORERÍA MUNICIPAL DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES JUICIOS EN LOS QUE TENGA INJERENCIA EL SÍNDICO MUNICIPAL.. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DEL CONTRATO DE COMPRA- VENTA.. DIAGRAMA DE FLUJO.. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO ARBITRAL.. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES DIAGRAMA DE FLUJO VALIDACIÓN 21 ACTUALIZACIÓN. 22 OBJETIVO 2

3 Uno de los aspectos fundamentales, de que surgiera la figuradel Síndico, en el Ayuntamiento de Huehuetoca, Estado de México, consiste en que se lograra que la calidad de los servicios que presta el Ayuntamiento, sea homogénea en todas las dependencias que lo integran. Para ello es indispensable que todo el cuerpo Directivo del Ayuntamiento, cuente con parámetros de decisión a fin de garantizar que independientemente del lugar de trabajo, todas las acciones emprendidas vayan encaminadas a la misma dirección. Los procedimientos comprendidos en el presente Manual han sido enunciados para servir de guía en este sentido, constituyéndose en un instrumento de apoyo, a la normalización de las actividades, que nos permitirán estar seguros de que las operaciones que realicemos sean congruentes con las metas que nos hemos planteado. Así mismo para que en los cambios de administración los funcionarios de nuevo ingreso tengan conocimiento de los procedimientos y formatos a seguir a fin de que no se perjudique al usuario. ESTRUCTURA ORGÁNICA 3

4 Para el desarrollo de la Municipal de Huehuetoca, el Síndico ejercerá sus facultades con el apoyo del siguiente personal, el cual a su vez se encargará de diversas actividades en particular, que a continuación se enuncian. El asesor legal deberá realizar las siguientes funciones: a) Elaborar el contrato de compra- venta. b) Gestionar la certificación de los contratos de compra- venta ante Notario Público. c) Substanciar los Procedimientos Arbitrales. d) Brindar asesoría jurídica a la ciudadanía. e) Coadyuvar con la Coordinación de Patrimonio para la regularización de los bienes inmuebles del H. Ayuntamiento. f) Llevar a cabo los Procedimientos Judiciales en los que el Síndico tenga injerencia. g) Todas aquellas que le encomiende su jefe inmediato. El asesor contable deberá realizar las siguientes funciones: a) Revisar los cortes de caja de la Tesorería Municipal. b) Revisar los ingresos y egresos. c) Las demás que asigne el jefe inmediato. El auxiliar administrativo deberá realizar las siguientes funciones: a) Notificar en los Procedimientos Arbitrales, citatorios, etc. b) Entregar documentos oficiales en las distintas dependencias. c) Las demás que asigne el jefe inmediato. La(s) secretaria(s) deberá(n) realizar las siguientes funciones: a) Atender a la ciudadanía b) Llevar agenda del Síndico Municipal c) Recibir, clasificar, archivar documentos, informes y correspondencia. d) Redactar documentos oficiales. e) Elaborar documentos referentes al área. f) Atender llamadas telefónicas. g) Informar al Síndico sobre situaciones presentadas en su ausencia. h) Las demás que asigne el jefe inmediato. POLITICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES 4

5 En todo momento se le hará saber al Síndico Municipal, de cualquier oficio, petición o asunto pendiente, para que gire las instrucciones pertinentes al respecto. El personal de trabajará en sintonía, conforme a sus atribuciones, desempeñándose con probidad y prontitud. De conformidad con el presente Manual se atenderán sus funciones, apoyándose en el Reglamento Interno de Trabajo de la. Se entregará cuenta de todos y cada uno de los procesos realizados al Síndico Municipal, para el visto bueno; de igual manera los gastos de ejecución que se requieran, para su comprobación ante la Tesorería Municipal. 5

6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ATENCIÓN CIUDADANA 6

7 DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Ciudadana RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS INICIA 1.- Recibe personas interesadas en obtener alguna asesoría. Hoja de ControlCiudadano Síndico Municipal 2.- Analiza las peticiones de los ciudadanos. Hoja de Control Ciudadano 3.- Turna a Jurídico para realización del trámite correspondiente. 4.- Realiza los trámites correspondientes a las peticiones ciudadanas. 5.- Recibe Contestación de solicitudes ciudadanas. 6.- Turna respuesta a Síndico. Síndico Municipal 7.- Otorga respuesta. DIAGRAMA DE FLUJO 7

8 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Ciudadana SINDICO MUNICIPAL JURÍDICO DE LA SINDICATURA INICIO Recibe personas interesadas en obtener alguna asesoría. Analiza las peticiones de los ciudadanos. Turna a Jurídico para realización del trámite correspondiente. Realiza los trámites correspondientes a las peticiones ciudadanas. Recibe Contestación de solicitudes ciudadanas. Otorga respuesta a ciudadano solicitante. Turna respuesta a Síndico. FIN DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ATENCIÓN A OFICIOS, PETICIONES, CIRCULARES, ETC. 8

9 DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Despacho del Síndico Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a oficios, peticiones, circulares, etc. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS INICIA Secretaria o el Auxiliar Administrativo 1.- La Secretaria o el auxiliar administrativo reciben el oficio, petición o circular. Hoja de Controlde s, Peticiones Circulares, etc. Secretaria o el Auxiliar Administrativo 2.- La Secretaria o el auxiliar administrativo entregan la información y/o documentación al Síndico, previo registro en el libro correspondiente. Hoja de Control de s, Peticiones Circulares, etc. Síndico Municipal 3.- Analiza los s, Peticiones Circulares, etc. Síndico Municipal 3.- Turna a Jurídico para realización del trámite correspondiente. 4.- Realiza los trámites correspondientes a los s, Peticiones, Circulares, etc. 5.- Recibe Contestación de los s, Peticiones, Circulares, etc. 6.- Turna respuesta a Síndico. Síndico Municipal 7.- Otorga respuesta. DIAGRAMA DE FLUJO 9

10 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a oficios, peticiones, circulares, etc. SECRETARIA O AUXILIAR ADMINISTRATIVO INICIO SINDICO MUNICIPAL JURÍDICO DE LA SINDICATURA La Secretaria o el auxiliar administrativo reciben el oficio, petición o circular. La Secretaria o el auxiliar administrativo entregan la información y/o documentación al Síndico, previo registro en el libro correspondiente. Analiza los s, peticiones o circulares. Turna a Jurídico para realización del trámite correspondiente. Realiza los trámites correspondientes a los oficios, peticiones o circulares. Entrega respuesta mediante oficio a la autoridad o ciudadano que envió el oficio, petición o circular. Otorga respuesta a la autoridad o ciudadano que envió el oficio, petición o circular. Recibe Contestación de solicitudes de los oficios, peticiones o circulares. Turna respuesta a Síndico. FIN DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10

11 REVISIÓN DE INGRESOS Y EGRESOSDE LA TESORERIA MUNICIPAL DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Despacho del Síndico Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de ingresos y egresos de la Tesorería Municipal. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS INICIA Síndico Municipal 1.- Se constituye en la Tesorería Acta Circunstanciada Municipal. 2.- Recibelos libros de Estados de origen y aplicación de fondos. Libros 3.-Analiza los libros de Estado de Origen. Libros 3.- Firma libros de Estados de origen y aplicación de fondos. Libros 3.- Regresa los libros a la Tesorería Municipal. (En caso de haber observaciones se le entregaran nuevamente al Síndico para firma.) Libros DIAGRAMA DE FLUJO 11

12 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de cortes de ingresos y egresos de latesorería Municipal. SINDICO MUNICIPAL ASESOR CONTABLE INICIO Se constituye en la Tesorería Municipal. Recibelos libros de Estados de origen y aplicación de fondos. Analiza los libros de Estado de Origen. Firma libros de Estados de origen y aplicación de fondos o en su caso hará las observaciones correspondientes. Si la información es correcta turna al Síndico para firma, en caso contrario solicita se hagan observaciones. Regresa los libros a la Tesorería Municipal. (En caso de haber observaciones se le entregaran nuevamente al Síndico para firma una vez subsanada la observación.) FIN DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 12

13 JUICIOSEN LOS QUE TENGA INJERENCIA EL SINDICO MUNICIPAL DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Juicios en los que tenga injerencia el Síndico Municipal. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS Secretaria INICIA 1.- Recibe notificación de la demanda instaurada en contra del servidor público involucrado. Notificación Secretaria 2.- Se le da cuenta al Síndico. Notificación Síndico 3.- Turna a para realización del trámite correspondiente. 4.- Recibe demanda y realiza oficios para solicitar al titular de la dependencia o área que tenga el carácter de demandado, para dar seguimiento al caso. 5.- Se elaboran oficios para obtener información y/o documentos, dirigido al Servidor Público involucrado, así mismo se deberá realizar el procedimiento de obtención de documentación y/o información, recibidos, se analizan y realizan el procedimiento de elaboración de proyecto, de contestación de la demanda; enseguida realiza el procedimiento de obtención de rubrica de la autoridad competente, anexando copia certificada del carácter de autoridad con el que se ostenta. 6.- Presenta la contestación de la demanda dentro del término legal. 7.- Se realiza el procedimiento de proyecto respecto de la elaboración de alegatos y procedimiento de rubrica. 8.- Asiste a la audiencia de juicio, respecto a las pruebas y alegatos para desahogar las pruebas emitidas y alegar lo que a derecho de su representada corresponde. 9.- Se notifica la sentencia y se espera que cause ejecutoria si es a favor, en caso de ser en contra se elabora el procedimiento de proyecto de Recurso de Revisión. Notificación Contestación Alegatos Audiencia Sentencia DIAGRAMA DE FLUJO 13

14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Juicios en los que tenga injerencia el Síndico. SECRETARIA SINDICO MUNICIPAL JURÍDICO DE LA SINDICATURA INICIO Recibe notificación. Da cuenta al Síndico. Turna a Jurídico para realización del trámite correspondiente. Recibe demanda y realiza oficios para solicitar al titular de la dependencia o área que tenga el carácter de demandado, para dar seguimiento al caso. Presenta la contestación de la demanda dentro del término legal. Se realiza el procedimiento de proyecto respecto de la elaboración de alegatos y procedimiento de rubrica. Asiste a la audiencia de juicio, respecto a las pruebas y alegatos para desahogar las pruebas emitidas y alegar lo que a derecho de su representada corresponde. FIN Se notifica la sentencia y se espera que cause ejecutoria si es a favor, en caso de ser en contra se elabora el procedimiento de proyecto de Recurso de Revisión. DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 14

15 ELABORACIÓN DEL CONTRATO DE COMPRA-VENTA DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del contrato de Compra-venta. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS INICIA Secretaria 1.- Recibe personas interesadas en realizar el contrato de Compra-venta. Hoja de ControlCiudadano Secretaria 2.- Verifica que los requisitos estén completos. Requisitos y copias 3.- Elaboración del Contrato Contratantes 4.- Firma de los contratantes. 5.- Entrega del contrato. 15

16 DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Ciudadana SECRETARIA JURÍDICO DE LA SINDICATURA CONTRATANTES INICIO Recibe personas interesadas en realizar el contrato de Compra-venta. Verifica que los requisitos estén completos. Elaboración del Contrato. Firma de los contratantes. Entrega del Contrato. FIN 16

17 DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO ARBITRAL DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Procedimiento Arbitral RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS INICIA Secretaria 1.- Recibe demanda para iniciar Procedimiento Arbitral. Demanda Síndico 2.- Se emite acuerdo de radicación de la demanda. Acuerdo Notificador 3.- Se notifica a la parte demandada. Notificación Síndico 4.- Se realiza audiencia de garantía constitucional. Audiencia Demandado 5.- Desahogo de pruebas. Pruebas Síndico 6.- Emite Resolución. Documento Actor 7.- En caso de no ser favorable la demanda puede presentar Recurso. Recurso Síndico 8.- Emite Resolución definitiva. Resolución Notificador 9.- Notifica a las partes. Notificación 17

18 DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Procedimiento Arbitral. SECRETARIA SINDICO MUNICIPAL NOTIFICADOR ACTOR DEMANDADO INICIO Recibe demanda para iniciar Procedimiento Arbitral. Se emite acuerdo de radicación de la demanda. Se notifica a la parte demandada. Se realiza audiencia. Se realiza audiencia. Se realiza audiencia. Desahogo pruebas. de 2 1 En caso de no ser favorable la resolución, cualquiera de las partes puede presentar Recurso. Emite Resolución. Emite Resolución definitiva. Notifica a las partes. FIN 18

19 DECRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES DEPENDENCIA: Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Despacho del Síndico Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Regularización de Bienes Inmuebles, por inmatriculación. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS INICIA 1.- Se recopila la documentación para la inmatriculación. Documentación Coordinación de Patrimonio. 2.- Entrega documentación. Documentación 2.- Se entrega todos los requisitos ante el Instituto de la Función Registral. Documentación 3.- Recoge la Inmatriculación. Inmatriculación Síndico 4.- Entrega a la Coordinación de Bienes Inmuebles. Inmatriculación 19

20 DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a oficios, peticiones, circulares, etc. JURÍDICO DE LA SINDICATURA COORDINACIÓN DE PATRIMONIO INSTITUTO DE LA FUNCIÓN REGISTRAL SINDICO INICIO Se recopila la documentación para la inmatriculación. Entrega documentación. Se entrega todos los requisitos ante el Instituto de la Función Registral. Recoge la Inmatriculación. Entrega a la Coordinación de Bienes Inmuebles. FIN 20

21 ACTUALIZACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SINDICARURA MUNICIAL DE HUEHUETOCA. VIGENTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL