Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal

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1 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 1 de 8 Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal Elaborado por: Jefe RR.HH Fecha: Fecha: Aprobado por: Gerente Administración Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma 1.- Objetivo. El presente documento tiene por objeto establecer las políticas relacionadas con el Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción. Implementar la forma, plazo y requisitos que debe cumplir el postulante para ser incorporado a la organización. Orientar a todos los niveles de la organización, la forma y procesos necesarios para solicitar la incorporación de un trabajador a la organización. Definir y transmitir a los Gerentes y Jefes de Departamentos, la documentación necesaria que debe presentar el postulante para la formalizar su contratación. Instruir y capacitar al postulante, en la prevención de riesgo y medio ambiente, a través del derecho a saber, asociado a la inducción para conocer el funcionamiento de la organización. Entregar en formato digital (CD), los procedimientos vigentes que la empresa mantiene para efectos funcionales y departamentales. 2.- Aplicación. Este Procedimiento se aplicará y dará a conocer a todas las Gerencias, Subgerencias y jefaturas departamentales, que intervienen y autorizan las contrataciones, además del personal de RRHH y que en su representación, preste apoyo en las distintas Sedes, Obras y Faenas en las cuales la empresa tenga colaboradores prestando un servicio remunerado y sujeto a un contrato de trabajo. 1 de 8

2 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 2 de Definición N/A 4.- Método o Descripción del Proceso. Reclutamiento de Personal El reclutamiento, está dado por la necesidad de contar con una base de datos (currículum vitae) de personas, que cumplan con los requisitos académicos y experiencia laboral acordes a las necesidades del cargo. Este proceso consta de 2 etapas a seguir en forma secuencial: Primera etapa: La primera instancia del reclutamiento está dada por lo siguientes: - Concurso Interno, en virtud de las capacidades técnicas y curriculares, del personal empresas que cuenten con el perfil de un cargo o vacante a cubrir. - CV de Referido, es la entrega de información de personal activo de la empresa, previo conocimiento de las competencias y habilidades técnicas requeridas para formas parte del proceso de reclutamiento. Segunda Etapa: Si el proceso anterior no arroja los resultados deseados para cubrir la plaza vacante, se procederá a la publicación de un aviso de contratación en un medio escrito, digital (web). En los casos que el perfil del cargo (Gerentes, Subgerentes, Jefaturas o Especialistas), la empresa podrá recurrir a una entidad externas para llevar a cabo éste proceso. Selección del Personal Con los antecedentes obtenidos en el proceso de reclutamiento, se seleccionará a quienes cumplan con las competencias requeridas para el perfil de cargo. En éste proceso participará la Gerencia, Subgerencia y/o Jefatura del departamento solicitante, en conjunto con la Sugerencia de Personas y Jefe de RRHH. 2 de 8

3 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 3 de 8 El Departamento de Recursos Humanos, deberá tomar contacto con el postulante para concertar la primera entrevista con los postulantes, para luego proceder con la entrevista de la Gerencia, Subgerencia y/o Jefatura del departamento que solicita la contratación. El resultado de las entrevistas determinará al postulante que cumple con el perfil requerido, y dependiendo de las responsabilidades del cargo (Gerencias, Subgerencias, Jefatura, Encargado, Especialistas) RRHH deberá coordinar evaluación sicológica que definirá su contratación. Lo anterior sólo aplica para los cargos descritos, cuando el postulante tenga un perfil administrativo y operativo, sólo deberá contar con el V B de la Gerencia solicitante. Para los cargos con perfil técnico, el postulante deberá contar con las evaluaciones preocupacionales (sicosensotéctica, examen de altura u otras dependiendo de las funciones propias del cargo a desempeñar), las que serán coordinadas por el departamento de Prevención de Riesgos con la Mutualidad a la que se encuentra adherida la empresa u otras entidades reconocidas para este efecto. Contratación Antecedentes y Plazos de Contratación Una vez completado el proceso de reclutamiento y selección por parte de las Gerencias y las jefaturas departamentales y para hacer efectiva la contratación del nuevo colaborador, el departamento de RRHH exigirá al departamento solicitante los antecedentes de contratación del colaborador que se incorpora y con estos el documento Ficha de Contratación. La ficha de contratación es el documento en el cual el departamento solicitante detalla la información personal y laboral del nuevo contratado (datos personales, cargo, dependencia, obra o faena si procede, centro de costo, plazo de contratación, etc), información de vital importancia para la incorporación del colaborador en los sistemas que operan en la organización, tales como sistema de horas, sistema Organigrama, portal del colaborador, etc. Tanto los documentos originales como la ficha de contratación, deben ser enviados al departamento de RRHH, ya sea vía libro de correspondencia o vía digital a la casilla de correo los que serán revisados por RRHH, quienes informarán a la jefatura del departamento solicitante, si los antecedentes recepcionados corresponden a los requeridos para generar el contrato de trabajo. 3 de 8

4 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 4 de 8 Documentos de Contratación: - Currículum Vitae - Certificado de AFP - Certificado de ISAPRE o FONASA - Finiquito último empleador - Fotocopia de cédula de identidad por ambos lados - Fotocopia de licencia de conducir (Si se requiere) - Hoja de vida del conductor. - Fotocopia legalizada de los antecedentes académicos (licencia enseñanza media, certificado de título) según corresponda - Respaldos de capacitación (Si hubiesen). En el caso de los contratados a plazo, las políticas de la empresa definen que el primer contrato deberá ser por un periodo de 1 a 3 meses, según el cargo y las necesidades del departamento solicitante, y cuyo plazo debe contar además con la autorización previa de la Gerencia responsable del departamento. El contrato de trabajo podrá ser renovado por un segundo periodo, también de 1 a 3 meses, previa autorización de la Gerencia del departamento solicitante, quien deberá informar a RRHH el nuevo plazo convenido, según la evaluación de desempeño obtenida por el colaborador en su primer contrato. La encargada de gestión de personas del departamento de RRHH, es quien informa a las jefaturas departamentales, las fechas de término de los colaboradores contratados a plazo, además de consultar, si habrá o no renovación de contrato por un nuevo periodo. En el caso que se solicite una contratación definitiva de un colaborador (contrato indefinido), deberá contar con la autorización de la Gerencia solicitante, y según el perfil de cargo (Subgerencias y Jefaturas Departamentales) se deberá solicitar aprobación de la Gerencia General. 4 de 8

5 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 5 de 8 Contrato de Confidencialidad Define y declara las reglas para la protección de la información privilegiada y confidencial de la compañía, que un colaborador pudiese traspasar o entregar a un tercero (ajeno a la empresa), a través de algún medio de comunicación o de manera verbal, poniendo en duda su lealtad con la organización. Este documento contractual debe ser firmado en dos ejemplares, quedando uno en poder del colaborador firmante y otro en poder del departamento de recursos humanos para su archivo en carpeta de personal. Siendo obligatoria la firma del documento para todas las jefaturas departamentales de la compañía, o quien a juicio de la empresa tenga acceso a este tipo de información. 5 de 8

6 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 6 de 8 6 de 8

7 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 7 de 8 Prevención de Riesgos y Medio Ambiente Toda contratación debe ser informada al Departamento de Prevención de Riesgo, los que serán encargados de dictar charla de inducción (derecho a saber) al postulante, informando las normas de prevención frente al trabajo, esto para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Art. 156 inciso 2 del Código del Trabajo y Art. 14 del Decreto Supremo 40 del 1969 del Ministerio del Trabajo y Prevención Social. Junto al proceso de inducción se hará entrega del Reglamento interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa, quedando registro de la entrega mediante copia firmada por el trabajador. 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Jefe de Departamento Es el encargado y quien solicita a las gerencias respectivas la incorporación de un nuevo colaborador, además es quien debe coordinar la implementación del procedimiento cuando se genere un cargo vacante o un cargo nuevo para el departamento. Recursos Humanos Departamento encargado de iniciar el proceso de reclutamiento y selección a partir de solicitud de gerencias de área Recaba los antecedentes de los postulantes y seleccionarlos de acuerdo al cargo que postulan. Departamento de Prevención de Riesgos Personal responsable de realizar las capacitaciones al postulante seleccionado, en relación al Sistema de Gestión Integrado e informar las responsabilidades que le corresponden según su cargo. 6.- Anexos. N/A 7 de 8

8 CONTRATACIÓN DEL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 8 de Registros. Código e Identificación Ordenamient o Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable RG-GA-020 Carpetas de Personal Por Nombre - RRHH - Oficina Departamento de Recursos Humanos - Físico, mantener hasta término relación Contractuales, ó Digital. Archivar RRHH 8.- Bitácora de Actualizaciones. Número Motivo Fecha 00 Creación del documento a) Revisión general del documento. b) Se modifica pie de página del documento c) Se cambia ítem 3 Referencias decía: - PI-GE-001 Emisión, Revisión y Modificación de Documentos (Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos) d) Se elimina ítem 9 Diagrama de Procesos. Se modifica 5.1 Revisión de Antecedentes del Personal y Firma del Contrato Los Jefes de Área envían solicitudes de contratación con previa autorización de GG Gestionadas las firmas y entregados los documentos el Asistente de Recursos Humanos, informa al Jefe de Área correspondiente y crea la carpeta del nuevo trabajador 6. Responsabilidades y Obligaciones Información de Asistente de Recursos Humanos Información de Jefe Unidad Control Administrativo y Recursos Humanos Se excluye información relacionada al Jefe Área Administración y Finanzas a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento 04 Se reemplaza abreviación de JD por GO Se realiza una revisión general del documento Se modifica nombre de procedimiento PI-GA-012 (contratos de trabajo del personal) por Reclutamiento, selección y contratación del personal. 07 Se modifica procedimiento en lo referido a contratación de personal, postulaciones y selección. Ademas se agrega ficha de contratación como documento relevante, y contrato de confidencialidad de las jefaturas departamentales de 8

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