PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Ministerio de Administración Pública - MAP - INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL

Transcripción

1 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Ministerio de Administración Pública - MAP - INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL Santo Domingo, D. N. Septiembre,

2 INSTRUCTIVO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION Y PERSONAL PRIMERA EDICION 5,000 EJEMPLARES IMPRESO EN REP. DOMINICANA PRINTED IN DOMINICAN REPUBLIC 2 Derechos Reservados Publicaciones MAP Santo Domingo, Rep. Dominicana

3 INDICE Pág. Presentación 5 Resolución 9 CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES DEL INSTRUCTIVO I. Aplicación y Alcance 11 II. Base Legal 11 III. Objetivos 12 IV. Principios 13 V. Definiciones de Términos 13 CAPITULO II. RESPONSABILIDADES POR LOS PROCESOS I. Máxima Autoridad 16 II. Oficina de Recursos Humanos 17 III. Dirección de Reclutamiento y Selección del Ministerio de Administración Pública 19 IV. Supervisor(a) Inmediato(a) del Cargo Concursado 20 V. Jurado del Concurso 20 CAPITULO III SECUENCIA OBLIGATORIA PARA CUBRIR VACANTE Pasos para Cubrir Vacantes 21 CAPITULO IV PASOS PARA LA APERTURA Y LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS I. Requisitos para la Declaración de Vacantes 24 II. Procedimiento para la Apertura de un Concurso 24 CAPITULO V. NORMAS GENERALES DE LOS CONCURSOS PÚBLICOS I. Administración de los Concursos 33 II. Conformación del Jurado 33 III. Ausencia de un Integrante del Jurado 34 IV. Titulación Académica de los Miembros del Jurado 34 3

4 V. Cargos de los Miembros del Jurado que representan la Institución 34 VI. Concursos Administrados por Entidades Externas 35 VII. Control de los Concursos 35 VIII. Causas de Exclusión del Concurso 36 IX. Cancelación de Concurso 36 X. Declaración de un Concurso como Desierto 36 XI. Concurso Declarado Nulo 37 XII. Órgano Administrativo con autoridad para declarar un XIII. concurso desierto 37 Publicación de la declaración de un concurso como nulo o desierto 37 XIV. Uniformidad de los Instrumentos de Evaluación 37 XV. Calificación Mínima Requerida en los Concursos 38 XVI. Selección del(a) candidato(a) ganador(a) del concurso 38 XVII. Modalidad de Concursos 38 XVIII. Participación en los Concursos 39 XIX. Finalidades de Realización de los Concursos 39 XX. Publicación del Aviso del Concurso 39 XXI. Requisitos para Participar en los Concurso Internos 40 XXII. Requisitos para participar en un Concurso Externo 41 XXIII. XXVI. Factores que componen la evaluación y sus ponderaciones correspondientes en los Concursos Internos 41 Factores que componen la evaluación y sus ponderaciones correspondientes en los Concursos Externos 43 XXV. Concursos Para Fortalecer el Registro de Elegibles 44 XXVI. Declaración Jurada 46 XXVII. Confidencialidad de la información 46 XXVIII. Mecanismos de Control de la Confidencialidad 46 4 CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS I. Recepción de Expedientes 46 II. Plazos para Recepción de Documentación 46 III. Control de Recepción de Documentos 46 IV. La Lista de Control de Recepción de Documentos 47 V. Uso para la Validación del Concurso 47 VI. Numeración de Expedientes 47 VII. Recepción de Expedientes en Concursos Internos Cerrados 47 VIII. Recepción de Expedientes en Concursos Internos Abiertos 48 IX. Recepción de Expedientes en Concursos Externos 48

5 CAPITULO VII. PROCESO DE EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS (LAS) CANDIDATOS (AS) I. Candidatos con Discapacidad a ser Evaluados 49 II. Documento de Identidad 49 III. Procedimiento para Evaluar la Experiencia 49 IV. Fases del Proceso Evaluación 50 V. Curso-Concurso 57 VI. Reporte Resultados de Concursos 59 VII. Selección del (de la) Candidato (a) Ganador (a) 60 VIII. Evaluación Médica 60 IX. Comunicación de la Designación al (a la) Candidato (a) Ganador (a) 60 X. Comunicación de los Resultados a no Seleccionados 60 XI. Comunicación al MAP 61 CAPITULO VIII. DERECHO DE LOS CANDIDATOS A LA INFORMACIÓN E INSTANCIAS DE REVISIÓN Y RECLAMACIÓN I. Derecho a la Información 61 II. Información del Jurado 61 III. Información a los Candidatos 61 IV. Plazo para la Publicación de los Resultados 62 V. Instancias para Revisiones y Ejercer Derecho de Reclamación 62 VI. Registro del tiempo utilizado para participar en los concursos internos 63 CAPITULO IX. LOS REGISTROS DE ELEGIBLES I. Integración de los Registros de Elegibles 64 II. Conformación de los Registros de Elegibles 64 III. Indicación de Candidato Seleccionado 64 IV. Modalidades de los Registros de Elegibles 64 V. Organización y Mantenimiento de los Registros de Elegibles 66 VI. Utilización de los Registros de Elegibles 67 VII. Selección desde el Registro de Elegibles 67 CAPITULO X. NOMBAMIENTO PROVISIONAL I. Nombramiento Provisional 67 II. Administración del Proceso de Nombramiento Provisional 67 III. Período para Tramitar el Nombramiento Provisional 68 5

6 6 CAPITULO XI. PROCESO DE INDUCCIÓN I. Proceso de Inducción 68 II. Manual de Inducción 68 III. Obligatoriedad del Proceso de Inducción 68 IV. Responsables por el Proceso de Inducción 68 V. Inducción a la Administración Pública 70 VI. Inducción a la Institución 70 VII. Inducción Específica al Área y al Cargo 71 VIII. Certificación del Proceso de Inducción 72 CAPÍTULO XII. PERÍODO DE PRUEBA I. Período de Prueba 72 II. Obligatoriedad del Período de Prueba 72 III. Supervisión Continua y Directa 73 IV. Evaluación y Seguimiento del Período Prueba 73 V. Duración del Período de Prueba 73 VI. Extinción del Nombramiento en el Período de Prueba 73 VII. Causas de Extinción del Nombramiento Provisional 73 VIII. Obligatoriedad de Realizar la Evaluación 73 IX. Coordinación de la Evaluación 73 X. Calificación Mínima para Superar el Período de Prueba 74 XI. Limitaciones del (de la) Servidor(a) en Periodo de Prueba 74 XII. Mantenimiento de Derechos 74 XIII. Reasignación al Cargo de Procedencia 74 CAPÍTULO XIII. DESIGNACIÓN EN SUPLENCIA Y NOMBRAMIENTO TEMPORAL I. Designación en Suplencia 74 II. Nombramiento Temporal 75 III. Vacante Temporal y Suplencia 75 IV. Autoridad Competente para emitir Nombramiento Temporal 76 V. Cese de Nombramiento Temporal 76 VI. Derechos por Nombramiento Temporal 76 VII. Control de las Suplencias y los Nombramientos Temporales 76 VIII. Registro de Nombramientos Temporales 76 CAPÍTULO XIV. NOMBRAMIENTO DEFINITIVO EN CARGOS DE CARRERA I. Nombramiento Definitivo 77 II. Tramitación del Nombramiento Definitivo 77 III. Remisión al Poder Ejecutivo 77

7 PRESENTACIÓN El presente instructivo contiene las normas y procedimientos destinados a lograr una adecuada orientación y ejecución de las diferentes fases del sub-sistema de Reclutamiento y Selección de Personal en la Administración Pública, para ocupar cargos del Sistema de Carrera Administrativa. La Ley No de Función Pública y el Reglamento de aplicación No de Reclutamiento y Selección de Personal en la Administración Pública, prevén las vías disponibles para cubrir cargos vacantes de carrera en la Administración Pública Dominicana, en las cuales la selección de los candidatos tiene como base el mérito y la idoneidad, conforme a los requisitos de dichos cargos. Dichas previsiones procuran contribuir al logro de la optimización de los servicios públicos y asegurar, de modo racional, económico y ágil, los requerimientos de los ciudadanos. Las normas y procedimientos descritos en este instructivo complementan las disposiciones contenidas en la ley y el reglamento antes señalados, que deben ser utilizados para el reclutamiento y la selección de los aspirantes a ingresar a la Carrera Administrativa y ascender en la misma, contribuyendo de esta forma a unificar y estandarizar los pasos a seguir por las Oficinas de Recursos Humanos de los organismos y entidades del sector público para dar cumplimiento a los principios de la Administración Pública consignados en la Constitución Dominicana. Confiamos que esta herramienta, junto al apoyo que siempre les brindará este Ministerio de Administración Pública, 7

8 se convierta en una inseparable aliada para los gestores de Recursos Humanos de las instituciones de la Administración Pública Dominicana, coadyuvando así con la profesionalización de la gestión y la institucionalidad de los órganos estatales. Lic. Ramón Ventura Camejo Ministro de Administración Pública Santo Domingo, R. D. Septiembre de

9 MINISTERIO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (MAP) Resolución No Considerando: Que la promulgación de la Ley No de Función Pública de fecha 16 de Enero del 2008 que crea la Secretaría de Estado de Administración Pública (actualmente Ministerio de Administración Pública) como órgano rector del empleo público y de los distintos regímenes previstos en la misma se hace necesario establecer las normas y los procedimientos reguladores del ingreso a los cargos de carrera administrativa. Considerando: Que la Administración Pública a través de la implementación del subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal procura atraer y captar ciudadanos con vocación de servicios e idoneidad para que puedan brindar servicios públicos de calidad que permitan satisfacer las demandas de los usuarios. Considerando: Que en las instituciones que integran la Administración Pública se hace necesario la aplicación de las políticas y procedimientos técnicos para la gestión de los recursos humanos de manera uniforme. Considerando: Que el capital humano constituye el componente principal para una gestión pública moderna y exitosa que responda con eficiencia a los desafíos que representan los problemas actuales y la complejidad de los servicios que debe ofertar a la ciudadanía. Vista: La Constitución de la República Dominicana del 26 de Enero del año

10 Vista: La Carta Iberoamericana de la Función Publica, aprobada por la V conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Publica y Reforma del Estado celebrado en los días 26 y 27 de Junio de 2003 en Santa Cruz de la Sierra, Bolivia. Vista: La Ley No de Función Publica del 16 de Enero de 2008 Vista: El Reglamento No de Reclutamiento y Selección de Personal en la Administración Pública del 21 de Julio de Vista: La Resolución No del 22 de Febrero de Vista: La Resolución No del 06 de Julio de Oída: La opinión de los Técnicos y Asesores del MAP. Resuelve: Primero: Aprobar el presente Instructivo de Reclutamiento y Selección de Personal para Cargos de Carrera Administrativa en la Administración Pública. Segundo: Dejar sin efecto el Instructivo de Reclutamiento y Selección de Personal para la Carrera Administrativa, aprobado mediante la Resolución No del 22 de Febrero de Tercero: Dejar sin efecto la Guía de Procedimiento Abreviado establecida por la Resolución No del 06 de Julio de Dada en la Ciudad de Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional, Capital de la República Dominicana, a los doce (12) días del mes de agosto del año Dos Mil Diez (2010). Lic. Ramón Ventura Camejo Ministro de Administración Pública 10

11 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DEL INSTRUCTIVO I. Alcance y Aplicación. Los procedimientos y normas que se establecen en este Instructivo son de aplicación obligatoria en los procesos involucrados para cubrir vacantes en los cargos regidos por el sistema de carrera administrativa de la Administración Pública Central, las entidades autónomas, los municipios y los órganos constitucionales que son la Junta Central Electoral y la Cámara de Cuentas; los cuales comprenden los siguientes aspectos: 1. Proceso de reclutamiento de personal. 2. Procesos de evaluación y selección de personal. 3. Nombramiento provisional en cargos de carrera. 4. Proceso de inducción de servidores (as) promovidos (as), ascendidos (as) y de nuevo ingreso a cargos de carrera. 5. Seguimiento del período de prueba de servidores (as) promovidos (as), ascendidos (as) y de nuevo ingreso a cargos de carrera. 6. Nombramiento definitivo en cargos de carrera. II. Base Legal. Los procedimientos y normas que se establecen en este Instructivo tienen su marco legal en las siguientes normativas: 1. Ley No de Función Pública del 16 de Enero de Reglamento No de Reclutamiento y Selección de Personal en la Administración Pública del 21 de Julio de Reglamento No de Evaluación del Desempeño y Promoción de los Servidores y Funcionarios de la Administración Pública del 21 de Julio de

12 III. Objetivos. El Instructivo de Reclutamiento y Selección de Personal tiene los siguientes objetivos y fines: 1. Definir y establecer procedimientos estandarizados para los procesos de reclutamiento, evaluación, selección, inducción y nombramiento del personal para los cargos de carrera administrativa. 2. Establecer mecanismos que garanticen los principios de Transparencia, Equidad, Mérito Personal, Publicidad, Imparcialidad, Legalidad, Economía, Eficiencia y Libre Acceso a la Información, en los procesos para cubrir vacantes en los cargos de carrera administrativa de la Administración Pública. 3. Definir los procedimientos para garantizar la correcta dotación de personal en los cargos de carrera administrativa, de tal forma que contribuya a la profesionalización de la Administración Pública. 4. Establecer los mecanismos para brindar a los (las) servidores (as) de carrera administrativa la oportunidad de crecer en marco de la carrera administrativa. 5. Describir los procedimientos y mecanismos para la constitución y la actuación del jurado de los concursos públicos para cubrir cargos de carrera administrativa. 6. Definir los procedimientos para conformar un sistema eficiente de registro de elegibles para los cargos de carrera administrativa, que le dé agilidad al Ministerio de Administración Pública (MAP) y a las Oficinas de Recursos Humanos de las diferentes Instituciones, en la respuesta a los requerimientos de personal de carrera administrativa. 7. Establecer los aspectos fundamentales que integran el proceso de inducción de los (de las) servidores (as) de carrera administrativa. 8. Definir los mecanismos para asegurar un seguimiento efectivo del período de prueba de los (de las) servidores (as) públicos (as). 9. Describir y establecer los instrumentos necesarios que deben ser utilizados en los diferentes procesos involucrados para cubrir vacantes en cargos de carrera administrativa. 12

13 IV. Principios. Los principios rectores que rigen el diseño, aplicación y desarrollo de los procesos de reclutamiento y selección de personal para desempeñar cargos de carrera administrativa, en adición a los previstos en la Ley y sus reglamentos de aplicación, son los siguientes: 1. Ética 2. Transparencia 3. Mérito Personal 4. Igualdad de Oportunidad 5. Publicidad 6. Objetividad 7. Profesionalización de la Administración Pública 8. Confiabilidad y Credibilidad 9. Eficacia 10. Idoneidad 11. Titularidad de los cargos V. Definiciones de Términos. Para los fines del presente instructivo, se establecen las siguientes definiciones, adicionales a las establecidas en los siguientes términos se definen como se indica a continuación. 1. Ascenso. Movimiento de un (a) servidor (a) público (a) a un cargo que corresponde a un grupo ocupacional de un nivel superior al que ocupa. Para acceder a un ascenso, los (las) servidores (as) públicos (as) deben someterse a un concurso interno. 2. Aviso Público. Esquema o formato que se realiza para dar a conocer la (s) vacante (s) que exista (n) en una institución pública a través de diferentes medios. 3. Bases del Concurso. Documento técnico-jurídico que contiene las condiciones legales y los procedimientos técnicos que regularán la celebración de un concurso para cubrir cargos de carrera administrativa. 4. Candidato. Persona que participa en un concurso interno o externo con la aspiración de ocupar un cargo de carrera en la administración pública. 13

14 14 5. Cargo Vacante. Cargo de carrera administrativa que está sin ocupar a consecuencia de cualquier causa, y que ha sido declarado disponible para ocuparlo por la autoridad competente correspondiente. 6. Carrera Administrativa. Sistema cuya finalidad es promover la eficiencia y la eficacia de la gestión pública para cumplir los fines del Estado, garantizando la profesionalidad, la estabilidad y el desarrollo de los (de las) servidores (as) públicos (as). 7. Competencia. Se refiere a un conjunto de características observables, medibles y desarrollables en forma de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes de las personas que se expresan a través de comportamientos y acciones específicos, cuya presencia potencializa el éxito de las personas en el trabajo que realizan. 8. Concurso de Libre Competición. Proceso mediante el cual se hace pública la disponibilidad de una o varias vacantes en uno o varios cargos de carrera administrativa, y por medio del cual los (las) candidatos (as) a ocupar los cargos son sometidos (as) a evaluaciones, en igualdad de condiciones, atendiendo a normas y procedimientos establecidos. 9. Concurso Externo. Está dirigido a los ciudadanos y servidores públicos que no ocupen cargos de carrera, que cumplan con el perfil de un cargo concursado, que muestren interés en ingresar al sistema de carrera de la administración pública. 10. Concurso Interno Abierto. Está orientado a cubrir cargos vacantes dando oportunidad a los actuales servidores (as) de carrera administrativa de toda la administración pública que cumplan con el perfil de cargo concursado. Tiene por objetivo brindar a los (las) servidores (as) públicos (as) la oportunidad de ascender en la carrera administrativa dentro o fuera de la institución a la que pertenecen. 11. Concurso Interno Cerrado. Está orientado a cubrir cargos vacantes dentro de una misma institución con los (las) servidores (as) de carrera que cumplan con el perfil de los cargos correspondientes. Tiene por objetivo

15 brindar a los (las) servidores (as) de carrera de la institución oportunidad de ascender dentro de misma institución. 12. Cuestionarios de Personalidad. Tienen como objetivo explorar los intereses, el carácter, la afectividad de las personas. Tratan de medir a través de un determinado número de preguntas y afirmaciones referentes al comportamiento del individuo, frente a circunstancias específicas, diversos factores que en teoría forman la personalidad de los sujetos. 13. Entrevista de Selección. Diálogo concretado entre la(s) persona(s) responsable(s) del proceso de evaluación y un candidato, en donde el (los) evaluador (s) debe (n) obtener las informaciones y las mediciones relacionadas a la experiencia, las competencias y las actitudes del candidato, en comparación al perfil del cargo concursado. 14. Inducción. Proceso que procura que una persona que ingresa un cargo de carrera administrativa o una promovida o ascendida adquiera desde el inicio las informaciones necesarias para poder ejecutar con éxito el trabajo que debe realizar, y se familiarice con ambiente y las normas de la Institución y la administración pública. 15. Jurado de Concurso. Grupo de personas constituido para fiscalizar y avalar los concursos celebrados en la Administración Pública. 16. Perfil del Cargo. Conjunto de requerimientos para las personas que ocuparán un cargo para desempeñarlo de forma eficiente. 17. Planificación de Recursos Humanos. Proceso de determinar con anticipación las disponibilidades (internas y externas) y necesidades de Recursos Humanos, en correspondencia con los planes estratégicos y operativos, la naturaleza del servicio que presta y la disponibilidad previsible de recursos de la Institución para el cumplimiento sus fines y propósitos. 18. Plazas Autorizadas para un Cargo. Se refiere al número máximo autorizado de personas para ocupar el cargo. 15

16 19. Plazas Vacantes. Se refiere al número de plazas de un mismo cargo que han sido declaradas vacantes por máxima autoridad de la institución. 20. Promoción. Movimiento de un (a) servidor (a) público de carrerea a un cargo de mayor nivel de responsabilidad dentro de un mismo grupo ocupacional. 21. Prueba Técnica de Conocimiento. Prueba elaborada de forma específica para medir si los aspirantes a ocupar un cargo poseen los conocimientos y las destrezas técnicas que se requieren para desempeñarse con éxito en el cargo. 22. Reclutamiento. Proceso de atraer aspirantes idóneos para participar en los concursos. 23. Registro de Elegibles. Base de datos clasificada por cargo de los candidatos que han superado las evaluaciones en los concursos y no han sido seleccionados para ocupar las plazas vacantes en los cargos concursados. Los candidatos en registros de elegibles permanecerán en él durante un período de dieciocho (18) meses, a partir de la celebración del concurso. 24. Selección. Proceso mediante el cual los candidatos que participan en un concurso son sometidos a evaluaciones para determinar su nivel de cumplimiento con el perfil del cargo concursado para determinar el o los (la o las) candidatos (as) que serán seleccionados. 16 CAPITULO II RESPONSABILIDADES POR LOS PROCESOS Las responsabilidades por la Dirección y Administración de los Procesos de Reclutamiento y Selección para ocupar cargos de Carrera Administrativa de la Administración Pública se describen a continuación. I. Máxima Autoridad. El (la) funcionario (a) de más alto nivel de la Institución a que pertenece el cargo vacante, es responsable por los siguientes aspectos:

17 1. Aprobar las vacantes en los cargos de carrera y la realización de los concursos para cubrirlas. 2. Asegurar que la estructura organizativa y el manual de cargos clasificados hayan sido validados y aprobados por el Ministerio de Administración Pública. 3. Aprobar el número de plazas que corresponde a cada cargo incluido en el Manual de Cargos Clasificados de la Institución. 4. Aprobar la planificación de Recursos Humanos, a partir del plan estratégico de la Institución. 5. Conformar el jurado para los concursos, en coordinación con la Oficina de Recursos Humanos, siguiendo los lineamientos establecidos en el Reglamento de Reclutamiento y Selección y en este Instructivo. II. Oficina de Recursos Humanos. La Oficina de Recursos Humanos de la Institución, es responsable de los siguientes aspectos: 1. Aplicar y asegurar el cumplimiento de las normativas del MAP relacionadas con la carrera administrativa en la institución. 2. Administrar y coordinar los concursos y todas las fases y actividades involucradas en los procesos de reclutamiento, evaluación, selección, inducción, período de prueba y nombramiento de los (de las) servidores (as) públicos (as) en cargos de carrera. 3. Coordinar con todas las áreas de la Institución los procesos de actualización de la estructura organizativa y el manual de cargos clasificados. 4. Elaborar, y someter a la aprobación de la Máxima Autoridad de la Institución, la planificación de Recursos Humanos, la cual debe reflejar las necesidades de Recursos Humanos para el año fiscal siguiente, y una calendarización de las actividades. 5. Realizar el análisis de la carga de trabajo y determinar la pertinencia de la requisición de personal antes someter las vacantes a la aprobación de la Máxima Autoridad de la Institución. 17

18 18 6. Elaborar las Bases y el Aviso del Concurso y coordinar la publicación de Aviso en los medios que corresponden. 7. Suministrar las informaciones requeridas por el jurado del concurso. 8. Recibir y validar los expedientes de los aspirantes para los concursos. 9. Mantener control de los aspirantes a los concursos, de tal forma que se garantice la transparencia. 10. Publicar y comunicar a los candidatos los resultados de los concursos en los medios y los plazos establecidos en las bases de los mismos. 11. Comunicar a la Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del Ministerio de Administración Pública los resultados de las diferentes etapas del proceso para cubrir vacantes, de acuerdo a como se describe en este Instructivo. 12. Administrar el registro de elegibles interno cerrado de la Institución. 13. Asegurar la actualización de los expedientes de los (de las) servidores (as) de carrera de la Institución. 14. Solicitar el nombramiento provisional en período de prueba de los candidatos que resulten ganadores de los concursos o seleccionados desde el registro de elegibles para ocupar cargos de carrera; así como de los (de las) servidores (as) de carrera que sean objeto de una promoción o un ascenso. 15. Coordinar y dar seguimiento al período de prueba de los (de las) servidores (as) de nueva designación en cargos de carrera por ingreso, promoción y ascenso o, y completar la Lista de Verificación del Período de Prueba. 16. Cubrir, en coordinación con los responsables de las Unidades Organizativas, las vacantes temporales que surjan en los cargos de carrera, y completar el Formato de Control de Movimiento Temporal de Personal. 17. Coordinar el proceso de inducción, y los programas de capacitación durante el mismo, para los (las) servidores (as) de carrera administrativa, y completar el Formato de Control del Proceso de Inducción.

19 18. Comunicar al MAP los resultados del período de prueba y solicitar el nombramiento definitivo como servidores (as) de carrera de las personas que lo hayan superado 19. Apoyar a las diferentes dependencias del MAP en las auditorías del proceso de Reclutamiento y Selección y los demás subsistemas de carrera administrativa. III. Dirección de Reclutamiento y Selección del Ministerio de Administración Pública, es responsable de los siguientes aspectos: 1. Mantener actualizada la normativa para los procesos de reclutamiento, evaluación, selección e inducción; y velar por la correcta aplicación de los mismos en las diferentes instituciones de la administración pública. 2. Verificar y validar la documentación que soporta la solicitud de apertura de concursos y dar el visto bueno a los mismos. 3. Mantener un sistema de control de los concursos de la administración pública para nuevo ingreso o ascenso en cargos de carrera, mediante la asignación de una codificación numérica secuencial y única para toda la administración pública. 4. Validar que la selección de los miembros del jurado para los concursos se haga tomando en cuenta las normativas establecidas por la Ley y el Reglamento de Reclutamiento y Selección. 5. Administrar y coordinar los concursos para fortalecimiento del registro de elegibles y para el mismo cargo en varias instituciones. 6. Evaluar y aprobar los diferentes instrumentos y técnicas para la evaluación de los candidatos en los concursos para cubrir vacantes en los cargos de carrera en la administración pública. 7. Administrar los registros de elegibles interno abierto y externo de candidatos para desempeñar cargos de carrera. 8. Diseñar y/o aprobar las pruebas técnicas para la evaluación de candidatos en los concursos. 9. Evaluar y acreditar, en coordinación con el INAP, los programas de capacitación para los cursos-concursos. 19

20 IV. Supervisor(a) Inmediato(a) del Cargo Concursado. Es responable por los siguientes aspectos: Completar el Formulario de Requisición de Personal y enviarlo a la Oficina de Recursos Humanos con las aprobaciones correspondientes que se indican en el mismo. 2. Colaborar con la Oficina de Recursos Humanos en la revisión de las Bases del Concurso. 3. Coordinar el proceso de inducción al cargo y al área de los (de las) servidores (as) de nuevo ingreso, promovidos (as) o ascendidos (as). 4. Preparar y realizar la evaluación del período de prueba, con el apoyo de a Oficina de Recursos Humanos, siguiendo el procedimiento que se define en el Reglamento y el instructivo de Evaluación del Desempeño y Promoción. V. Jurado del Concurso. El jurado del concurso es responsable de los siguientes aspectos: 1. Velar que los procesos de reclutamiento, evaluación y selección que involucra el concurso se realicen con apego a los principios de igualdad de oportunidades, equidad y justicia, así como a las normas y procedimientos técnicos dictados por la Ley 41-08, el Reglamento de Reclutamiento y Selección de Personal y este Instructivo. 2. Verificar que las bases y el aviso del concurso hayan sido elaboradas y que las mismas contengan todas las informaciones que se indican en este Instructivo. 3. Validar que se haya realizado la publicación del Aviso Público del concurso, utilizando los medios descritos en este Instructivo, de acuerdo a la modalidad del concurso. 4. Verificar que cada candidato haya firma como acuse de las bases del concurso al momento de la aceptación de su expediente. 5. Validar que la Lista de Control de Recepción de Documentos se corresponda con la relación de expedientes de candidatos entregados por la Oficina de Recursos Humanos, la Dirección de Reclutamiento y Selección del MAP o la entidad privada que organiza el concurso.

21 6. Verificar que en cada fase del proceso de evaluación que los instrumentos que se empleen se correspondan con los definidos de acuerdo al cargo concursado y que estén incluidos en las bases de concurso. 7. Validar que las evaluaciones aplicadas a los candidatos hayan sido realizadas por un personal técnico y que las mismas se corresponden a lo establecido por el MAP en las diferentes normativas. 8. Certificar, mediante el levantamiento de Acta de Concurso, los resultados del concurso y de los diferentes candidatos en cada Fase del proceso de evaluación, y entregarla a la Oficina de Recursos Humanos, la Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del MAP o la entidad privada que coordina el concurso. 9. Conocer de las impugnaciones y reclamaciones de los candidatos. 10. Declarar los concursos válidos, desiertos o nulos, según sea el caso. 11. Levantar acta de cada una de las sesiones que lleve a cabo y entregarla a la Oficina de Recursos Humanos. CAPITULO III SECUENCIA OBLIGATORIA PARA CUBRIR VACANTES Pasos para Cubrir Vacantes. Las Oficinas de Recursos Humanos deberán observar y cumplir de forma obligatoria la siguiente secuencia para cubrir vacantes en cargos de carrera: 21

22 TABLA 1. Secuencia para Cubrir Vacantes Secuencia Mecanismo Descripción I Cargos Suprimidos Servidores (as) de carrera de cargos o plazas suprimidos II Promoción Servidores (as) en línea de promoción que cumplen los requisitos establecidos en el Reglamento y el Instructivo de Evaluación del Desempeño y promoción. III Registro de elegibles interno cerrado Servidores (as) de Carrera Administrativa de la Institución que han participado y aprobado en concursos internos cerrados para el mismo cargo o cargos similares y no han sido seleccionados. IV Concurso Interno Cerrado Participan los servidores (as) de Carrera Administrativa de la Institución que cumplan los requisitos establecidos en las bases del concurso. V Registros de Elegibles Interno Abierto y combinado. Servidores (as) de Carrera Administrativa que han participado y aprobado en concursos internos abiertos o cerrados para el mismo cargo o cargos similares y no han sido seleccionados. VI Concurso Interno Abierto Participan servidores (as) de Carrera Administrativa de la administración pública que cumplan los requisitos establecidos en las bases del concurso. Coordinación Necesaria Supervisor Inmediato. Supervisor Inmediato Las demás Unidades Organizativas de la Institución. Supervisor Inmediato. Las demás Unidades Organizativas de la Institución. Comunicación al MAP Participación del Jurado. Comunicación al MAP. Supervisor Inmediato Oficinas de Recursos Humanos de las demás Instituciones. Coordinación con el MAP. Participación del Jurado. Oficinas de Recursos Humanos de las Instituciones Comunicación y Apoyo del MAP. 22

23 Secuencia Mecanismo Descripción VII Registro de Elegibles Externo Ciudadanos (as) Dominicanos (as), que no forman parte del Sistema de Carrera Administrativa, que han participado y aprobado en concursos externos para el mismo cargo o cargos similares en cualquiera de las instituciones, y no han sido seleccionados. VIII Concurso Externo Participan ciudadanos (as) civiles, que no forman parte del Sistema de Carrera Administrativa de la administración pública, que cumplan los requerimientos establecidos en las bases del concurso. Coordinación Necesaria Supervisor del cargo concursado Oficinas de Recursos Humanos de las Instituciones públicas. Comunicación y Coordinación con el MAP. Participación del Jurado. Comunicación y Coordinación con el MAP 23

24 CAPITULO IV PASOS PARA LA APERTURA Y LA REALIZACIÓN DE CONCURSOS El proceso de reclutamiento y selección se inicia con la requisición de personal por parte del (de la) Supervisor (a) inmediato(a), la evaluación de la pertinencia de la misma por parte de la Oficina de Recursos Humanos y la aprobación del número correspondiente de plazas vacantes por parte de la Máxima Autoridad de la Institución. I. Requisitos para la Declaración de Vacantes: Para declarar una o más plazas vacantes en cargo de carrera, se requiere que la institución cumpla con los siguientes aspectos: 1. La Estructura Organizativa y el Manual de Cargos deben estar aprobadas por el Ministerio de Administración Pública. 2. La Planificación de Recursos Humanos de la Institución validada por el Ministerio de Administración Pública. 3. El cargo que posee la vacante debe contar con la previsión presupuestaria correspondiente por parte de la Dirección General de Presupuesto. 4. El cargo debe estar incluido en la estructura organizativa y en el presupuesto de la Institución con un número de plazas autorizadas mayor a la cantidad de plazas ocupadas al momento de declarar la vacante. II. Procedimiento para la Apertura de un Concurso. Para dar apertura a un concurso para cubrir una o más plazas vacantes de un cargo de carrera, la Oficina de Recursos Humanos seguirá el procedimiento que se describe a continuación: Paso 1. Requisición de Personal. Asegurar que el (la) Supervisor (a) Inmediato(a) del cargo vacante complete la requisición de personal y obtenga las aprobaciones correspondientes. El (la) Supervisor (a) debe completar de forma obligatoria todos los renglones correspondientes del Formulario de Requisición de Personal, especialmente los correspondientes al número de plazas requeridas y las razones de la requisición. 24

25 Paso 2. Análisis de la Carga de Trabajo. Hacer el Análisis de Carga de Trabajo de la Unidad Organizativa a que pertenece el cargo para determinar la necesidad real de cubrir la(s) plaza (s). Este análisis debe incluir la posibilidad de que el trabajo sea distribuido entre los demás ocupantes del cargo o de los demás cargos que conforman la Unidad Organizativa. Para este análisis, la Oficina de Recursos Humanos podrá solicitar el apoyo de la Dirección de Análisis de Trabajo y Remuneración del MAP. Paso 3. Aprobación de la (s) Plaza (s) Vacante (s). Si es necesario cubrir la (s) plaza(s) requerida(s), la Oficina de Recursos Humanos obtendrá la aprobación de la Máxima Autoridad de la Institución para la declararla (s) vacante(s). Paso 4. Verificación de Registros de Cargos o Plazas Suprimidos. Una vez aprobada la declaración de la (s) vacante (s) por la Máxima Autoridad, la Oficina Recursos Humanos verificará si existen en la Institución servidores (as) de carrera en espera de reintegración porque los cargos o plazas de estos fueron suprimidos. Si este es el caso, se debe proceder a la designación del (de la) servidor (a) que tenga (n) mayor antigüedad en el servicio, que cumpla(n) con los requisitos del perfil del cargo vacante. Paso 5. Promoción de Servidor(es). Si no existen servidores (as) de cargos o plazas suprimidos o los (las) mismos (as) no cumplen con el perfil del cargo vacante, la Oficina de Recursos Humanos verificará si existen servidores (as) en la línea de promoción del cargo que cumplen los requisitos para ser promovidos, y en caso positivo procederá con la solicitud de nombramiento provisional en período de prueba en el nuevo cargo. Paso 6. Designación desde el Registro de Elegibles Interno Cerrado. Si la(s) vacante(s) no se cubre(n) por medio de los mecanismos descritos en los pasos 4 y 5, la Oficina de Recursos Humanos verificará si existen servidores (as) en el registro de elegibles interno cerrado para el cargo vacante, procederá con la solicitud del nombramiento provisional en período de prueba. Cadena de Ascensos o Promociones. La(s) vacante(s) resultante(s) como consecuencia de la(s) promoción (es) o el (los) ascenso(s) se cubrirá (n) siguiendo los pasos del 1 al 6, una vez que el (los) servidores (as) ascendido(s) o promovido(s) haya(n) superado el período de prueba correspondiente. 25

26 Apertura de Concurso. Si las vacantes no han podido ser cubiertas por los mecanismos definidos en los pasos 4, 5 y 6, la Oficina de Recursos Humanos realizará los preparativos para la realización de un concurso interno cerrado siguiendo los pasos que se describen a continuación. Paso 7. Elaboración de las Bases del Concurso. Superados los pasos anteriores, la Oficina de Recursos Humanos, con el apoyo del área a que tiene la vacante, procederá a elaborar las bases del concurso para cada cargo a concursar, y deberán incluir: 1. Nombre(s) de la(s) institución (es); 2. Número del concurso. 3. Modalidad del concurso: interno cerrado, interno abierto, externo; 4. Finalidad del concurso: cubrir vacantes de forma inmediata o para registro de elegibles, en este último caso se deberá indicar el período de vigencia que tendrá el registro de elegibles; 5. Conformación del jurado; 6. Conformación del equipo técnico que hará las evaluaciones; 7. Título del cargo que tiene la(s) vacante(s); 8. Unidad Organizativa a la que pertenece el cargo; 9. Grupo ocupacional a que pertenece cada cargo; 10. Principales responsabilidades y tareas del cargo; 11. Condiciones de trabajo en que se desempeña el cargo; 12. Principales componentes de la remuneración; 13. Lugar donde se realizará el trabajo; 14. Período de prueba para el cargo; 15. Requisitos del perfil del cargo; 16. Número de plazas vacantes en cargo; 17. Documentos que deben ser depositados y presentados en cada fase del proceso de concurso; 18. Aspectos que serán evaluados y mecanismos de evaluación que serán utilizados, incluyendo las evaluaciones médicas; 19. Fechas y lugar de cada una de las evaluaciones; 20. Ponderación de cada Fase o actividad de la evaluación; 26

27 21. Calificación mínima aceptada para superar cada Fase del concurso; 22. Lugar, medio y fecha de publicación del los resultados de cada Fase de evaluación. 23. Plazos para pedir revisiones y ejercer recursos sobre los resultados del concurso. 24. Indicar que los candidatos que no obtengan la calificación mínima en una cualquiera de las fases del proceso de evaluación quedarán fuera del concurso, por tanto, no será incluido en las fases siguientes. 25. Indicar que la publicación de los resultados del concurso en los medio indicados es equivalente a una notificación a los mismos a los candidatos. 26. Otras informaciones de interés para los (la) candidatos (as). Vacantes en el Mismo Cargo para Varias Instituciones. Cuando se trate de concursos para cubrir vacantes del mismo cargo en varias instituciones, las bases del concurso serán elaboradas por la Dirección de Reclutamiento y Selección del MAP, a partir de las informaciones suministradas en las bases de concurso enviadas por las oficinas de Recursos Humanos de las diferentes instituciones. Paso 8. Designación del Jurado. Cuando se trate de concursos para una institución, la designación de los integrantes del jurado la hará la Máxima Autoridad de la Institución. Sin embargo, el (la) responsable de la Oficina de Recursos Humanos podrá hacer sugerencias al respecto, y deberá validar que se cumpla con lo que establece el Reglamento de Reclutamiento y Selección al respecto. Una vez que la Máxima Autoridad de la Institución ha hecho la elección de las entidades de la sociedad civil que integrarán el jurado, la Oficina de Recursos Humanos procederá de la siguiente forma: 1. Enviar comunicación a la Máxima Autoridad de las entidades seleccionadas y al MAP para que designen sus representantes, tanto el titular como el suplente. 2. Comunicarle su designación a los miembros del jurado, titulares y suplentes, que son funcionarios de la Institución. 27

28 3. Enviar el borrador de las bases del concurso a cada uno de los integrantes del Jurado para que den su opinión al respecto. Concursos para Fortalecimiento del Registro de Elegibles. Cuando se trate de concursos para fortalecimiento del registro de elegibles para varias instituciones, la designación del jurado la realiza el Ministro de Administración Pública, y las actividades que se describen en este apartado, las realiza la Dirección de Reclutamiento y Selección del MAP. Paso 9. Convocatoria del Jurado. Superado el paso 8, la Oficina de Recursos Humanos convocará a los integrantes del jurado a la primera sesión de trabajo. En esta primera sesión se deberá agotar la agenda siguiente: 1. Designación del (de la) presidente (a) y el secretario (a) del jurado. 2. Entregas de las normas del jurado y descripción de los roles de sus miembros, incluyendo el (la) presidente y el (la) secretario (a) 3. Conocimiento de las bases del concurso. 4. Conocimiento de los mecanismos de fiscalización y control del concurso que utilizará el jurado. 5. Conocimiento del proceso de evaluación. 6. Presentación del personal técnico que llevará a cabo el proceso de evaluación. Cuando se trate para concursos organizados por el MAP, la convocatoria del jurado la realiza la Dirección de Reclutamiento y Selección de esta institución. Paso 10. Comunicación al MAP. La Oficina de Recursos Humanos procederá a comunicar al MAP los siguientes aspectos: 1. Si la (s) vacantes (s) han sido cubierta(s) mediante los mecanismos descritos en los pasos 4 al 6, comunicará a las áreas correspondientes del MAP, utilizando los formatos definidos en cada caso, la designación del (de los) servidor (s) público (s) en los nuevos cargos. En cada caso se indi- 28

29 cará el mecanismo mediante se ha cubierto la vacante, lo que le permitirá al MAP actualizar los archivos correspondientes a cargos suprimidos, promociones y registro de elegibles. 2. Si las vacantes no han sido cubiertas con estos mecanismos, dirigirá una comunicación a la Dirección de Reclutamiento y Selección Personal del MAP, solicitando la aprobación para la apertura del concurso. 3. La solicitud de apertura de concurso deberá contener anexas las bases y el aviso del concurso, la lista de los integrantes del jurado y la documentación que soporte los requisitos para la declaración de vacantes. Plazo para la Aprobación de Apertura de Concurso. La Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del MAP dispondrá de un plazo de cinco (5) días laborables, a partir de la recepción de la solicitud de apertura de concurso, para dar respuesta. Si la Dirección de Reclutamiento y Selección del MAP no hace observaciones, o si las mismas no se han producido en el plazo establecido, la Oficina de Recursos Humanos de la Institución procederá a solicitar la numeración del concurso y dará apertura al mismo. Paso 11. Publicación del Aviso de Concurso. Una vez que se haya cumplido con lo que se establece en los pasos anteriores, la Oficina de Recursos Humanos coordinará con las áreas correspondientes de la institución la publicación del Aviso de Concurso a través de los medios que se definen en este instructivo, de acuerdo a la modalidad del concurso. El Aviso de Concurso deberá contener al menos las siguientes informaciones: 1. Identificación de la institución; 2. Modalidad del concurso (interno cerrado, interno abierto, externo); 3. Finalidad del concurso: cubrir vacantes de forma inmediata o para registro de elegibles; 4. Título del Cargo; 5. Número de Plazas Vacantes. 29

30 6. Resumen de las principales responsabilidades y tareas, y del perfil del cargo; 7. Lugar donde se realizará el trabajo; 8. Documentos que deben ser depositados; 9. Lugar, fecha y hora límites para depositar documentos; 10. Otras informaciones de interés para los (la) candidatos (as). 11. Deberá indicar que una vez cerrado el plazo para recepción, no se aceptarán más expedientes. Paso 12. Recepción de Documentos de los Candidatos. Una vez publicado el Aviso del Concurso, la institución que lo convoca debe habilitar las facilidades y realizar las coordinaciones necesarias para la recepción de los expedientes y documentos de los aspirantes, en la forma como se establece en este Instructivo. La duración mínima del período para recepción de documentos será de cinco (5) y la máxima de ocho (8) días laborables, la cual comprende el tiempo transcurrido entre la publicación del aviso del concurso y la fecha de cierre del período de recepción indicado en las bases del concurso. Entrega de las Bases de Concurso. El personal responsable de recibir la documentación deberá entregar las bases del concurso a cada aspirante luego de verificar que la documentación entregada satisface los requisitos definidos en las bases del concurso, y registrarlos por orden de entrega en la Lista de Control de Recepción de Documentos. Las informaciones suministradas por los aspirantes inscritos en el concurso tienen el carácter de declaración jurada y toda omisión o falsedad en los datos será considerado como fraude. Paso 13. Conciliación de los Expedientes por parte del Jurado. Una vez terminado el plazo para la recepción de expedientes, la Oficina de Recursos Humanos de la Institución, o la Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del Ministerio de Administración Pública, según sea el caso, presentará al Jurado la Lista de Control de Recepción de Documentos y los expedientes depositados, para que este organismo evalúe si se procede con el concurso o por el contrario se declara desierto. Paso 14. Proceso de Evaluación. Una vez que el jurado ha validado los expedientes depositados para el concurso, la Oficina 30

31 de Recursos, o la Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del Ministerio de Administración Pública según sea el caso, procede a la evaluación de los (la) candidatos (as), con los instrumentos y en la forma como se establece en este Instructivo, de acuerdo a la modalidad del concurso. Fechas y Horas de Evaluación de los (las) Candidatos (as). Las fechas y las horas de aplicación de las evaluaciones a los candidatos estarán contenidas en las bases del concurso. El tiempo mínimo entre el cierre de la recepción de documentos y el inicio de las evaluaciones no será nunca menor de tres (3) días laborables. Paso 15. Resultados de las Evaluaciones. El jurado validará los resultados del concurso por medio de Actas levantadas en cada una de las fases de evaluación, y al final del mismo, las cuales deberán ser firmadas en las siguientes formas: 1. Concursos para una institución: a. Actas de las diferentes fases: al menos tres (3) de los miembros, entre los cuales esté el representante del MAP. b. Acta de resultados finales: todos los miembros. 2. Concursos para fortalecer el registro de elegibles o para cubrir el mismo cargo vacante en varias instituciones: a. Actas de las diferentes fases: al menos cuatro (4) de los integrantes, entre los cuales esté el representante del MAP. b. Acta de resultados finales: todos los miembros. 3. Cada acta contendrá anexo el Cuadro Global de Calificaciones con los (las) candidatos (as) evaluados (as). 4. Contenido del Acta de Concurso: el acta de concurso deberá tener los siguientes datos: a. Institución b. Número del concurso. c. Cargo concursado. d. Fecha y hora de sesión del jurado. e. Firma de los miembros presentes. 31

32 f. Fase evaluada y resultados de la misma. g. Ponderación correspondiente a la Fase de Evaluación y calificación mínima para aprobar el concurso. 5. Voto disidente o inhibición. Los miembros del jurado podrán expresar su voto disidente o inhibirse, indicando las razones para tal situación en el acta de concurso. En los caso de inhibición de un miembro titular, este será reemplazado por el suplente correspondiente. Paso 16. Publicación de Resultados. En observación a los principios de Economía, Legalidad y Transparencia, la Oficina de Recursos Humanos, o la Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del MAP, según sea el caso, publicará los resultados de las diferentes Fases del proceso de evaluación y los resultados finales del concurso, en la forma y en los plazos que se establezcan en las bases del concurso. Paso 17. Proceso de Revisión de Resultados. Al día siguiente de la publicación de los resultados de cada una de las fases del proceso de evaluación del concurso, se inicia el período para solicitud de revisión por parte de los (las) candidatos (as) y de respuesta a las mismas. Paso 18. Cierre del Concurso. Una vez agotados los plazos para las solicitudes de revisiones por parte de los (la) candidatos (as) y para dar respuesta a las mismas por parte de la oficina de Recursos Humanos o la Dirección de Reclutamiento y Selección, el jurado procederá a dar por cerrado el concurso. Paso 19. Selección del (de los) Candidato(s) Ganador (es) y Nombramiento Provisional. Una vez cerrado el concurso, la Oficina de Recursos Humanos procede a solicitar el nombramiento provisional en período de prueba del (de los) candidato(s) ganador(es) del concurso. Paso 20. Notificación a Candidatos (as). La Oficina de Recursos Humanos o la Dirección de Reclutamiento y Selección del MAP, según sea el caso, notificará a los candidatos del concurso los resultados alcanzados y su situación como consecuencia de los mismos. 32

33 CAPITULO V NORMAS GENERALES DE LOS CONCURSOS PÚBLICOS I. Administración de los Concursos. Los concursos para cubrir vacantes en cargos de carrera son administrados en todas sus fases por la Oficina de Recursos Humanos de la Institución, o por la Dirección de Reclutamiento y Selección del Ministerio de Administración Pública, cuando se trate de Concursos administrados por el MAP. La Dirección de Reclutamiento y Selección de Personal del MAP asumirá la administración y coordinación de los concursos para cubrir vacantes de cargos en una institución, cuando se presenten las siguientes situaciones: 1. Cuando existan vacantes para el mismo cargo en diferentes instituciones que requieran la realización de concursos internos abiertos o externos. 2. Cuando una Auditoría de Cumplimiento revele que la institución no está en condiciones de realizar el concurso en cualquiera de sus modalidades. 3. Cuando no exista en la institución la Oficina de Recursos Humanos, o cuando aún la misma exista, no cuente con los Recursos Humanos calificados para realizar el concurso. 4. Cuando el cargo concursado sea el cargo principal de la Oficina de Recursos Humanos. II. Conformación del Jurado. Cuando el concurso se realice para cubrir cargos concursados en una institución, el Jurado estará integrado por cinco (5) miembros, con sus respectivos suplentes, de la manera siguiente manera: 1. La Máxima Autoridad de la Institución o un representante designado por él (ella). 2. El (la) responsable de la Oficina de Recursos Humanos de la Institución o un representante designado por él o ella. 3. El (la) supervisor (a) inmediato (a) del cargo concursado. 4. Un representante de la Asociación de Servidores (as) Públicos (as), si la hubiere o de la Sociedad Civil. 33