Requisición de personal

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1 Requisición de personal 147 comúnmente se usa para obtener una comprensión de un puesto. El análisis de puestos es un procedimiento que permite determinar: 1. Qué actividades incluye un puesto. 2. Qué requisitos debe reunir el individuo para ser contratado. La importancia de utilizar el análisis de puestos para reclutar y seleccionar al candidato estriba en que este documento es fuente de información para planear el proceso de dotación de personal, pero también permite comparar las características que debe poseer el solicitante y las que posee realmente. Requisición de personal Cuando la planeación de personal indica la necesidad de contratar nuevos empleados, la dirección de personal puede evaluar formas alternas al proceso de reclutamiento para satisfacer esta demanda. Como ya se expuso, el reclutamiento de personal comienza cuando el jefe de área envía una "requisición de personal". Una requisición de personal, según Mondy R. y Noé R., se define como: Un documento que especifica el título del puesto, el departamento solicitante, la fecha en que se necesita que se presente el empleado al trabajo y otros detalles. Para nosotros es: Una forma en la que aparecen los datos indispensables para cubrir puestos vacantes en determinada fecha. Las requisiciones de personal sirven para notificar al departamento de personal que se necesitan empleados con ciertas características en ciertas fechas. Naturalmente, este documento surge de la necesidad de cubrir vacantes. La responsabilidad primaria recae en la unidad orgánica requirente, la cual deberá especificar en la requisición de personal los atributos que deberá reunir el empleado que ocupará el puesto vacante. La requisición de personal le indicará al departamento de personal los requisitos que debe cumplir el solicitante de acuerdo con su experiencia y considerando las políticas de personal de la empresa. Una herramienta en la que se apoya la requisición de personal para encauzar el proceso de búsqueda de personal es el "perfil o especificación de puestos". En ocasiones las empresas continúan reclutando aunque no tengan vacantes con el fin de mantener los contactos de reclutamiento e identificar candidatos excepcionales para futuras vacantes. Frecuentemente las requisiciones sirven también para controlar costos de fuerza de trabajo, porque el administrador responsable de aprobar o desaprobar nuevos puestos tendrá el poder de aumentar, reducir o mantener el número de personal de toda la empresa o de los departamentos. Puesto que las requisiciones por lo general establecen rangos de salarios y especificaciones para el puesto, capacidades en el poder de aprobación se traduce en poder para controlar la estructura de salarios y los niveles de capacidades dentro de la empresa.

2 148 Dotación de personal a la organización En las figuras 7.2 y 7.3 se presenta una requisición de personal (de confianza y sindicalizado) en la que se describen los datos siguientes: título del puesto, fecha en que se necesita el personal, tipo de contratación. Descripción del puesto, nombre de la ubicación, firma del jefe que hace la requisición. FIGURA 7*2 Requisición de personal Número del puesto Título del puesto Fecha de la vacante Fecha en que se necesita el reemplazo FAVOR DE MARCAR o Permanente ü Temporal o Tiempo parcial D Exento D No exento Si marcó no exento, anote la clase del puesto RAZÓN DE LA REQUISI- CIÓN Qué acciones administrativas o de empleados ocasionaron la vacante? BREVE DESCRIPCIÓN DEL MÍNIMO DE CUALI- DADES QUE DEBEN REUNIR LOS CAN- DIDATOS AL PUESTO: BREVE DESCRIPCIÓN DE LOS DEBERES DEL PUESTO: NOMBRE DE LA UBICACIÓN FECHA FIRMA DEL GERENTE

3 Requisición de personal 149 j FIGURA 73 Requisición de personal sindicalizado. REQUISICIÓN DE PERSONAL SINDICALIZADO Nombre de la empresa:. Domicilio: Fecha: Nombre del sindicato: At'n. Sr.: (Cargo que desempeña dentro del sindicato) Muy señor nuestro: Según términos de la cláusula. del contrato colectivo de trabajo en vigor le suplicamos proporcionarnos personal para cubrir las vacantes que se describen a continuación: Puestos a cubrir: Número de trabajadores por puesto: Estos trabajadores se necesitan con carácter: De planta Por obra determinada Por tiempo determinado Firma del representante de la empresa Puesto que desempeña

4 150 Dotación de personal a la organización Reclutamiento de personal El reclutamiento es el primer paso para proporcionar recursos humanos apropiados a la organización una vez que se ha abierto una vacante. Definición de reclutamiento g? Según Sánchez Barriga, el reclutamiento es: Un proceso técnico que tiene por objetivo abastecer a la empresa del mayor número de solicitudes para que disponga de un gran número de candidatos entre los que pueda escoger a los dóneos. I. Chiavenato lo define como: Un conjunto de procedimientos tendentes a atraer a los candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar cargos dentro de la organización. Esta responsabilidad es importante porque la calidad de los recursos humanos de una organización depende de la calidad de su personal. El proceso de reclutamiento comienza en el momento en que el departamento de personal de una empresa se entera de las necesidades de personal presentes y futuras de ésta e intercambia información de la empresa e información del mercado de trabajo y viceversa. También es una actividad que tiene por objeto inmediato atraer a los candidatos idóneos para la organización. Práctica del reclutamiento. El reclutamiento se practica de manera directa e indirecta. Es directa cuando la empresa realiza el reclutamiento por su cuenta, es decir, cuando los candidatos van a la organización para hacer sus trámites. Es indirecta cuando la empresa acude a alguna oficina de colocación para que ésta le proporcione el personal ya seleccionado. Limitaciones del reclutamiento Un buen reclutador debe ser sensible a las limitaciones que recaen sobre el proceso de reclutamiento. Estas limitantes son impuestas por la organización, el reclutador y el medio ambiente externo. Aunque la importancia de éstas puede variar de una situación a otra, las más comunes son:» Las políticas de personal.» La planeación de personal. Los hábitos del reclutador. «Las condiciones ambientales. «Los requerimientos de los puestos. Políticas de personal. Éstas son importantes limitantes que tratan de obtener uniformidad, economía, beneficios de relaciones y otras condiciones que no están relacionadas con el reclutamiento. Algunas políticas que pueden afectar el reclutamiento son las siguientes:

5 Requisición de personal 151 Políticas de ascensos. Políticas de posición de empleo. Políticas de remuneración. Políticas de contratación. Planeación de personal. Ésta es otra limitación que debe ser considerada por los reclutadores. Por medio de los inventarios de habilidades y escalas de ascensos, el plan indica los puestos que se deben cubrir mediante el reclutamiento interno. El plan ayuda a los reclutadores porque resume las necesidades futuras. Esta previsión puede producir economías de reclutamiento. Hábitos del reclutador. El éxito logrado en el pasado por un reclutador puede fomentar hábitos. En sí, los hábitos pueden eliminar la toma de decisiones que llevan mucho tiempo para llegar a las mismas respuestas. Sin embargo, los hábitos también pueden provocar que los reclutadores repitan errores del pasado o elijan las opciones menos eficaces. Aun cuando necesitan retroalimentación positiva y negativa, deben cuidarse de los hábitos, que pueden convertirse en limitaciones autoimpuestas. Condiciones ambientales. Las condiciones del medio externo influyen poderosamente en el reclutamiento. Entre estas condiciones se incluyen los cambios en el mercado de trabajo y en la tecnología, así como los desafíos económicos, demográficos, culturales y gubernamentales. A medida que cambia la economía, cambian las ventas y los anuncios de búsqueda de empleados, y los reclutadores deben adecuar sus esfuerzos a las nuevas circunstancias. Requisitos de puestos. Los requisitos de cada puesto también constituyen una restricción. Por ejemplo cuando, con base en el análisis de puestos, el jefe de departamento que tiene el puesto vacante especifica en la requisición de personal que se debe contratar a trabajadores muy especializados. La requisición es muy útil, además, porque al revelar las características importantes del puesto y los solicitantes, le permite al reclutador escoger el mejor método para encontrar candidatos, dadas las limitaciones con las que debe trabajar. Proceso de reclutamiento ij Desde el punto de vista de la organización, el proceso de reclutamiento no es simple. En este proceso intervienen dos factores importantes. Éstos son: Las fuentes de reclutamiento. Los medios de reclutamiento. Fuentes de reclutamiento. El problema básico de la organización es localizar en el mercado de trabajo las fuentes que proporcionan los recursos humanos con las características que necesita para concentrar en ellas sus esfuerzos de reclutamiento. Las fuentes de reclutamiento son los lugares en donde se pueden encontrar los recursos humanos necesarios. Una de las etapas más importantes del proceso de reclutamiento es la identificación, selección y mantenimiento de las fuentes en las que se pueden encontrar los

6 152 Dotación de personal a la organización candidatos que probablemente reúnan los requisitos establecidos por la organización. Las fuentes de reclutamiento se dividen en: Fuentes internas. Se considera como fuente interna a la organización cuando en ella misma se pueden encontrar aspirantes procedentes de: La planta de trabajadores de la propia organización. Los contactos con sindicatos de la organización. Los familiares o personas recomendadas por los trabajadores. El que el reclutador utilice fuentes internas de reclutamiento les da a los trabajadores de la organización ciertas ventajas, como la posibilidad de ocupar los puestos vacantes. En estos casos el reclutador somete a los trabajadores de la organización a concursos de promociones y ascensos, lo que permite capacitarlos directamente y a su vez motivarlos al darles la oportunidad de ascender y desarrollarse. Fuentes externas. Son los lugares de contacto indirecto en donde incidirán las técnicas de reclutamiento. Se considera que son fuentes externas las: Bolsas de trabajo de escuelas, universidades o asociaciones. Oficinas de colocación. Otros empleos. El público en general. Medios de reclutamiento. El reclutamiento es básicamente un proceso de comunicación con el mercado de trabajo que exige información y persuación. Los medios de reclutamiento son las diferentes formas o conductos que se utilizarán para enviar el mensaje y atraer a los candidatos hacia la organización. Los medios de comunicación que por lo general se usan para el reclutamiento de recursos humanos son: La requisición de personal al sindicato (cuando se utilice ese procedimiento). La solicitud oral o escrita hecha a trabajadores. La carta y el teléfono. El periódico. La radio y la televisión. Los folletos y boletines. (Proceso de selección La selección de personal es un subproceso importante en el proceso de dotación de recursos humanos. Una vez que se integra un grupo adecuado de solicitantes por medio del reclutamiento,

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