PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 7

2 1. OBJETIVO Determinar de manera precisa los pasos a seguir para la selección de personal administrativo de la institución con el fin de garantizar la escogencia de personal idóneo y competente. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos de selección de personal administrativo que se lleven a cabo en la institución. 3. RESPONSABLE El Director de Gestión Humana y el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación son los responsables cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento. 4. DEFINICIONES: 4.1 Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo. 4.2 Perfil de Cargo: Condiciones específicas que debe cumplir una persona para ocupar un cargo, en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades. 4.3 Pruebas psicotécnicas: Cuestionarios diseñados para reflejar el nivel de las aptitudes específicas y las capacidades de un candidato, como los rasgos de su personalidad, intereses, o valores personales, de una manera objetiva. 4.4 Encargo: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado, de la institución, las funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que desempeña; por un lapso de tiempo determinado, sin desprenderse de las funciones de su propio cargo. Página 2 de 7

3 4.5 Traslado de Personal: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado las funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que ocupa, de manera permanente. 5. POLITICAS: 5.1 Anualmente, la Junta Directiva de la institución, aprobará la Planta de Personal, para el año siguiente. 5.2 Las solicitudes de creación de cargos nuevos, las realizará la Rectora, a la Junta Directiva de la institución. La solicitud de cargos nuevos debe estar acompañada por el Manual del funciones respectivo. 5.3 No se iniciará proceso de selección para proveer cargos que no estén creados y aprobados por la Junta Directiva de CECAR. 5.4 Previo proceso de selección, la Rectora tendrá la potestad de autorizar la contratación de personal hasta por dos meses, para llenar vacantes o para para suplir necesidades de supernumerarios de acuerdo a la necesidad del servicio. 5.5 La Rectora tendrá la potestad para realizar encargos a empleados internos, sin desprenderse de las funciones de su propio cargo, para desempeñar las funciones de un cargo vacante, que por su naturaleza no pueda quedar acéfalo, mientras se realiza el proceso de selección. 5.6 Cuando se pueda proveer un cargo con un empleado ya vinculado, después del respectivo análisis de cumplimiento de los requisitos para ocupar el cargo, se procederá a realizar el Traslado de personal, previa autorización de la Rectora. Página 3 de 7

4 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 Identificación de necesidades de provisión de cargos: Una vez aprobada la Planta de personal, el Director de Gestión Humana identifica las necesidades de provisión de cargos y establece la prioridad de contratación, de acuerdo a la naturaleza del cargo y la necesidad del servicio. 6.2 Solicitud de inicio de procesos de selección: Una vez identificadas y definidas las necesidades de provisión de cargos el Director de Gestión Humana a través de un correo electrónico solicita al Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, iniciar los procesos de selección indicando los cargos, y tipo de contratación. Nota1: Cuando se trata de cargos nuevos, el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, se asegura de contar con la aprobación de la creación del cargo por parte de la Junta Directiva. Nota 2: Cuando se trate de contrataciones por dos meses, el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, se asegura de contar con la aprobación de la Rectora, para iniciar el proceso de selección. 6.3 Reclutamiento: El reclutamiento de hojas de vida se realiza teniendo en cuenta lo siguiente: Reclutamiento Interno: En primera instancia se toma en cuenta cubrir la vacante con empleados ya vinculados, analizando las capacidades y méritos del personal y los requerimientos del cargo. Cuando el cargo vacante no se pueda ocupar por un empleado ya vinculado, se procede con el reclutamiento externo. Página 4 de 7

5 6.3.2 Reclutamiento externo: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, revisa el banco de hojas de vida que reposan en la oficina de Gestión Humana, en medio físico y digital. Si no se obtiene el candidato deseado, procede a publicar la vacante en el portal de empleos de la institución, en otras páginas de empleo, o en los diarios de mayor circulación a nivel local y/o nacional, según sea necesario. 6.4 Análisis de las Hojas de Vida y Preselección: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, analiza las hojas de vida que recibe para verificar el cumplimiento del perfil del cargo en cuanto a educación, experiencia y formación. Teniendo en cuenta esto, pre-selecciona de tres (3) a cinco (5) candidatos para que participen en el proceso. 6.5 Entrevista Psicológica: El Coordinador de Vinculación Seguimiento y Evaluación realiza la entrevista psicológica, aplicando un cuestionario prediseñado, para indagar acerca de aspectos personales, corroborar los datos relacionados en la hoja de vida del candidato y evaluar la competencia en el ingreso. En este proceso pueden identificarse necesidades de formación. Esta información queda consignada en el Formato de entrevista/ identificación de competencias en la selección 6.6 Aplicación de pruebas psicotécnicas y técnicas: Se realizan pruebas psicotécnicas de personalidad, y las demás pruebas técnicas, que sean necesarias para identificar las competencias actuales y potenciales de los candidatos. La aplicación de pruebas psicotécnicas la realiza el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, con el apoyo del laboratorio de Psicometría de la institución. 6.7 Entrevista con el Jefe Inmediato: El Jefe inmediato realiza una entrevista técnica en la que indaga sobre las características y competencias específicas necesarias para desempeñar el cargo. El entrevistador se comunica telefónicamente o envía un correo Página 5 de 7

6 electrónico al Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación para dar a conocer su concepto de los entrevistados, incluyendo las necesidades de formación detectadas. 6.8 Análisis de Resultados y decisión: Con la información obtenida en el proceso, para los candidatos preseleccionados, el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, se reúne con el Director de Gestión Humana, le hace una retroalimentación sobre todas las etapas surtidas del proceso, y sus resultados de tal manera que se facilite la toma de decisión para la escogencia del candidato a ocupar la vacante. 6.9 Informe de Selección: Una vez se toma la decisión del candidato seleccionado, el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación elabora un Informe de Selección en el que se plasman los resultados del proceso, para la presentación del candidato a la Junta Directiva Presentación a la Junta Directiva: El Informe de Selección del seleccionado junto con su hoja de vida y sus soportes, son presentados por la Rectora, a la Junta Directiva para la aprobación de la contratación. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS Hojas de Vida con soportes Informe de Selección Página 6 de 7

7 Elaborado por Aprobado por Nombre José Javier Buelvas González Piedad Martínez Carazo Cargo Director de Gestión Humana Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 7 de 7