Manual del Participante

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1 Sesión 14: Cómo mantener la participación del consumidor Objetivos del aprendizaje: Al final de esta sesión, los participantes podrán: Enumerar los motivos por los que los consumidores se distancian del proceso del consejo de planificación. Generar ideas sobre cómo reclutar y mantener la participación del consumidor. Identificar herramientas y/o planes para reclutar y retener consumidores. 82

2 *Obstáculos para mantener la participación de los miembros consumidores del consejo de planificación: No hay suficientes miembros para cumplir con el requisito de un tercio del total, por lo que los miembros que participan se sienten abrumados, ya que se les pide que participen en todo. No hay suficiente apoyo para los consumidores. Problemas con los procedimientos que sigue el consejo de planificación. A veces las reuniones parecen improductivas o una pérdida de tiempo. Los consumidores no se sienten valorados. Los efectos del trabajo del consejo no se ven inmediatamente y los consumidores no aprecian las consecuencias de su participación. La falta de entrenamiento implica que los consumidores se sientan perdidos y no conozcan las reglas básicas, sus funciones o responsabilidades. Los horarios de las reuniones no son apropiados para los consumidores. Falta de incentivos para continuar formando parte del consejo. *Propuestas para vencer obstáculos: Los consejos de planificación que tienen éxito en reclutar y mantener la participación de consumidores parecen concentrar sus esfuerzos en hacer que el consejo sea lo más accesible posible para los consumidores. También consideran que el reclutamiento es una responsabilidad de todos y no sólo de los miembros del comité de membresía. Todos son responsables de asegurarse de que los consumidores estén representados apropiadamente en los consejos y de que participen activamente. ( Si no lo hacen ustedes, quién lo hará? ). Los co-presidentes, los mismos miembros consumidores y el personal, deben tener un rol activo en este proceso, no solo los miembros del comité de membresía. Desarrollo y uso de criterios de selección: a veces los consejos aceptan a cualquiera para formar parte del consejo, lo que disminuye la calidad del trabajo del consejo y le da una mala reputación en la comunidad. El desarrollo de criterios para seleccionar el tipo de personas y estilo que el consejo necesita, mejora la calidad de trabajo del consejo y lo hará más atractivo a otros consumidores interesados. Haga entrevistas en persona y trate de mantener al mínimo el uso de formularios escritos. Cuando utilicen formularios escritos, haga que éstos sean cortos y solo úselos para recoger información que no podría ser obtenida de otra manera. Los consejos no quieren asustar a los posibles miembros con demasiado material para leer o con complicados formularios que completar. Las entrevistas personales pueden ayudar a determinar quiénes son candidatos apropiados para el consejo y ayudar a los interesados a decidir si quieren convertirse en voluntarios del consejo. 83

3 Para que las personas se sientan inclinadas a participar, trate de que los sitios de Internet del consejo y otros materiales impresos sean fáciles de usar y no llenos de términos legales. Incluya información del tipo: Cómo puede participar?, Cuánto tiempo requiere su participación?, Dónde se realizan las reuniones?, Cuándo son las reuniones?, De qué se habla en las reuniones?, Qué diferencia aporta mi participación? Realice una reunión falsa del consejo de planificación en algún lugar accesible a la comunidad, para que puedan observar qué sucede en una reunión. Mantenga una buena comunicación entre el CEO y el consejo de planificación (sería ideal que el CEO colabore en las campañas de reclutamiento, etc.). Una buena manera de atraer consumidores y mantener su participación es creando un ambiente de bienvenida: Lleve a cabo un almuerzo de orientación, que incluya testimonios de otros consumidores, que enseñe a los posibles voluntarios cuáles son las expectativas del consejo de planificación, que ponga en comunicación a nuevos miembros con mentores, que los informe sobre las oportunidades de participar en comités y sobre el trabajo que realizan dichos comités. Organice un sistema de mentoría. Ayude con cuestiones logísticas, incluyendo el transporte. Sea claro en cuanto a las expectativas (cuánto tiempo se espera que dediquen, cuáles serán sus responsabilidades, si se espera que ayuden a reclutar a otros miembros, etc.). Las expectativas pueden cambiar, por eso sea lo más claro posible con los voluntarios. Aproveche oportunidades disponibles, como por ejemplo los entrenamientos. Asigne a un nuevo voluntario, a un comité antes de que se vuelva un miembro de tiempo completo, para que pueda observar el trabajo de un comité y decidir si está interesado y se siente capacitado para hacerlo. (Nota: Un EMA nunca asigna a un nuevo voluntario al comité de asignaciones hasta que el voluntario haya tenido la oportunidad de observar el proceso de planificación en su totalidad, y haya aprendido que el proceso de asignación de recursos no sólo es muy importante, sino complicado). Agradezca la participación. Describa claramente las responsabilidades del personal (sea claro sobre sus funciones y cómo pueden y deben apoyar a los consumidores). *Estas respuestas fueron obtenidas en la reunión piloto del entrenamiento Mayor participación de miembros consumidores en los consejos de planificación del Título I de la ley Ryan White CARE, realizado en marzo de 2004 en North Carolina. 84

4 Escenario 1: Debería dar mis opiniones? Usted es miembro del comité de identificación de necesidades, y su comité está tratando de elaborar un plan de identificación de necesidades para el próximo ciclo de financiamiento. El comité de identificación de necesidades tiene 15 miembros con derecho a voto, 9 de los cuales son miembros del directorio o del personal de agencias proveedoras de la ley Ryan White CARE; seis son PLWH no afiliadas a ninguna organización. La mayor parte de la toma de decisiones es informal. El presidente de un comité que trabaja para un proveedor de servicios hace una presentación, y los miembros formulan preguntas o intercambian opiniones sobre los temas. El presidente pregunta si alguien tiene objeciones, luego agrega, la recomendación se adopta por votación unánime. Cualquiera de los miembros que tenga alguna duda puede expresarla, y se realizan algunos ajustes, pero el presidente se mostró firme al decir que sobre este punto queremos consenso, no desacuerdos, y algunos miembros se sienten renuentes a plantear cuestiones debido a que sienten que son percibidos como causantes de conflictos. 1. Usando el Modelo de Tuckman, en qué etapa estaría este grupo? Piense en las conductas y los sentimientos de los miembros de este comité como una forma de determinar en qué etapa estarían. 2. Cuál de los tres estilos para el manejo de conf lictos están representados en este comité? 3. Qué podría hacerse para ayudar a que este grupo avance? Por ejemplo, qué roles podrían desempeñar los miembros del comité/ personal/presidencia en esta situación? Qué medidas se podrían tomar para resolver el hecho de que los miembros se sienten renuentes a plantear otras cuestiones? Qué reglas básicas podrían aplicarse a la situación? 85

5 Escenario 2: Tomando el control Al principio de este año su consejo de planificación fue reestructurado para reflejar mayor diversidad y una participación más activa de las PLWH. Durante las dos primeras reuniones, todos eran muy amables y hablaban principalmente de la necesidad de contar con objetivos claros y valores compartidos. Sin embargo, en la tercera reunión, los miembros se mostraban enojados y molestos. Un grupo pequeño de miembros veteranos sentían que se estaba logrando muy poco y trataron de tomar el control del proceso, muchos de los miembros nuevos los bloquearon, y la discusión terminó a los gritos. En la siguiente reunión, tres miembros nuevos y dos veteranos llegaron a la conclusión de que esa conducta era inaceptable, y se pusieron de acuerdo para tratar de hallar una forma de resolver el conflicto y de hacer que el grupo retomara el rumbo para lograr que se hiciera el trabajo. 1. Si aplica el Modelo de Tuckman para el desarrollo grupal, en qué etapa (o etapas) estaría este consejo? 2. Cuál de los tres estilos para el manejo de conf lictos están representados en este consejo? 3. Qué podría hacerse para ayudar a que este grupo avance? Por ejemplo, cuáles son las funciones que podría desempeñar el personal en esta situación? Qué podría haber hecho diferente el co-presidente en este proceso? 86

6 Escenario 3: Saliendo a la calle Su consejo de planificación no ha podido atraer a nuevos miembros consumidores como debería, y no puede cumplir con el requisito de que un tercio de los miembros sean consumidores no afiliados. El estudio de identificación de necesidades del consejo demuestra que el número de inmigrantes está en aumento y que el abuso de sustancias continúa siendo un problema en la comunidad. El consejo sabe que no está llegando a los consumidores de dichas poblaciones. El comité de membresía decide salir a la calle para averiguar por qué la gente no está participando. 1. Cuál es su plan para averiguar por qué los consumidores no están participando? Dónde iría? Qué haría? Con quién hablaría? Qué preguntaría? 2. Qué función deberían desempeñar los miembros consumidores, los co-presidentes y el personal del consejo? 3. Qué herramientas lo ayudarían a llevar a cabo su plan? 87

7 Escenario 4: Ahora que está interesado Recientemente el consejo de planificación condujo una campaña llamada Saliendo a la calle para averiguar por qué los consumidores no estaban interesados en participar en el consejo. El estudio de identificación de necesidades concluyó que los grupos de particular interés eran los usuarios de sustancias y un creciente número de poblaciones inmigrantes. Durante la campaña Saliendo a la calle, el consejo se concentró en estos dos grupos. Averiguaron a partir de varios posibles miembros consumidores, que ellos no sabían de la existencia del consejo de planificación y si lo sabían, tenían muy poco conocimiento acerca de las funciones del consejo. La campaña Saliendo a la calle fue exitosa en lograr que algunos consumidores se interesen lo suficiente como para averiguar más sobre el consejo de planificación. El comité de membresía decidió llevar a cabo una sesión de orientación con ellos. 1. Qué debería incluir la sesión de orientación? 2. Quién la llevará a cabo? Que función desempeñarán los copresidentes? Y el personal? Y los otros miembros consumidores? 3. Qué se espera de los posibles miembros consumidores después de que participen de la sesión de orientación? 4. Qué tipo de seguimiento deberían hacer los co-presidentes después de la orientación? Y el personal? Y los otros miembros consumidores? 88

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