MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 H. AYUNTAMIENTO DE POZA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS CONTROL DE EMISIÓN PAG. 1

2 INDICE 1. INTRODUCCION 3 2. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO PERSONAL SINDICALIZADO PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO PERSONAL DE CONFIANZA 9 ANEXO 1 (FICHA DE REGISTRO DEL TRABAJADOR) PROCEDIMIENTO PROMOCION TRABAJADORES SINDICALIZADOS 14 ANEXO 2 (KARDEX DE TRABAJADOR) PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CREDENCIALES OFICIALES 19 ANEXO 3 (RESPONSIVA DE CREDENCIAL) PROCEDIMIENTO ALTA Y/O REINGRESO DE TRABAJADOR AL IMSS 24 ANEXO 4 (CONSTANCIA DE MOVIMIENTO ANTE EL IMSS) PROCEDIMIENTO NOMINA PERSONAL DE CONFIANZA PROCEDIMIENTO NOMINA PERSONAL SINDICALIZADO 33 CONTROL DE EMISIÓN PAG. 2

3 INTRODUCCION El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de procesos que determina las actividades de la Dirección de Recursos Humanos. Para lograr los niveles de productividad, eficiencia y transparencia que la sociedad espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran. Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de esta dirección, se propician las condiciones favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de control y calidad. La presentación esquemática de los procesos permite al empleado visualizar de forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias, de igual manera facilita la supervisión. Para la adecuada utilización y aprovechamiento del presente manual, se recomienda la permanente actualización del mismo, acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 3

4 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE EMISIÓN PAG. 4

5 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH01/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO PERSONAL SINDICALIZADO PROPOSITO: Integrar la bolsa de trabajo de la Dependencia con personal Sindicalizado que cubra los requisitos de los diferentes puestos que de acuerdo a la Ley Orgánica y al contrato colectivo de trabajo corresponden. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable al Director, y Secretaria (1) de Recursos Humanos. POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS Los procedimientos de reclutamiento deberán ser transparentes, equitativos y estandarizados, con igualdad de trato, sin importar raza, sexo, estado civil, religión, nivel socioeconómico, preferencia sexual o apariencia física. Cuando se genere alguna vacante se dará preferencia al personal actual, siempre que represente una mejora para éste y convenga a la institución. En caso de que no pueda llenarse la vacante con el personal existente, se procederá a revisar el archivo de elegibles externos. Las solicitudes de empleos deberán ser depositadas en la Oficina del Sindicato de Trabajadores. Los aspirantes a desempeñar un cargo dentro del Ayuntamiento deberán acreditar sus conocimientos y nivel de estudios con documentos oficiales. Los aspirantes a desempeñar un cargo dentro del Ayuntamiento deberán tener mayoría de edad. El resultado de las evaluaciones y selección de candidatos deberá registrarse en un control de elegibles y no elegibles. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 5

6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO PERSONAL SINDICALIZADO (Descripción del procedimiento) Secuencia de etapas Descripción Responsable Envía mediante oficio propuesta sindical; Recibe oficio de propuesta sindical; Autoriza la contratación del aspirante para que se ingrese a la base de datos; Ingresa a la base de datos de la nómina y se procede a dar de alta al trabajador; Queda dado de alta y se arma expediente del trabajador. Secretario del Trabajo Secretaria (1) de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos CONTROL DE EMISIÓN PAG. 6

7 DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIO DEL TRABAJO SECRETARIA (1) DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE PERSONAL Inicio Envía oficio Propuesta sindical Recibe oficio Propuesta sindical Autoriza contratación del aspirante, para su ingreso en la base de datos. Ingresa datos a la nómina y se da de alta al trabajador. Base de datos El trabajador queda dado de alta Se elabora su Expediente F i n CONTROL DE EMISIÓN PAG. 7

8 GLOSARIO: DIRECCION: Oficina de determinados organismos oficiales. DOCUMENTO OFICIAL: Escrito con que se aprueba o demuestra algo, y que depende o procede de una autoridad estatal o local. EVALUACION: Valoración que determina el grado de conocimientos de una persona. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos sobre el perfil académico, profesional o laboral de una persona. CAMBIOS EN ESTA VERSION: Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS: CONTROL DE EMISIÓN PAG. 8

9 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH02/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO PERSONAL DE CONFIANZA PROPOSITO: Integrar la bolsa de trabajo de la Dependencia con personal de confianza que cubra los requisitos de los diferentes puestos que de acuerdo a la Ley Orgánica corresponden. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable al Director, y Secretaria (2) de Recursos Humanos. POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS Los procedimientos de reclutamiento deberán ser transparentes, equitativos y estandarizados, con igualdad de trato, sin importar raza, sexo, estado civil, religión, nivel socioeconómico, preferencia sexual o apariencia física. El encargado de Registro y Control deberá presentar al Director de Recursos Humanos el candidato idóneo, conforme a los Registros de Elegibles (interno y externo), cuando se presente una vacante. El reclutamiento de personal para la bolsa de trabajo deberá realizarse a través de una entrevista con el interesado, se analizará su Currículum vitae, mismo que deberá integrar constancias que acrediten el nivel de estudios y conocimientos del interesado. La contratación de personal de la bolsa de trabajo depende de la aceptación por parte del área solicitante, para ello se lleva a cabo una entrevista del interesado con el Director o Director del área que lo requiera. No podrán ser designados parientes o afines en línea directa en cualquier grado (hermano, tío, sobrino, esposo o cuñado, etc.) de empleados del Ayuntamiento. La Oficina de Administración de Personal deberá solicitarle al interesado para su inclusión en la bolsa de trabajo, el formato de solicitud de empleo con fotografía y éste deberá cubrir el perfil de acuerdo al Catálogo de puestos. Los expedientes de personal que se integran en la bolsa de trabajo, deberán clasificarse de acuerdo a los perfiles de puestos establecidos. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 9

10 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO PERSONAL DE CONFIANZA (Descripción del procedimiento) Secuencia de etapas Descripción Responsable Entrevista al aspirante; Cumple aspirante con perfil requerido, se entregan los formatos de Recursos Humanos; Entrega la documentación del aspirante al departamento de Recursos Humanos; Solicita autorización al Alcalde; Decide la autorización de ingreso. SI, se procede a su alta y se arma expediente correspondiente. Queda contratado; NO, se devuelve la propuesta del aspirante al Director o Jefe de área; Procede a otra entrevista con un nuevo candidato. Director o Jefe de área Director o Jefe de área Director o Jefe de área Director de Recursos Humanos Alcalde Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos Director o Jefe de área CONTROL DE EMISIÓN PAG. 10

11 DIAGRAMA DE FLUJO DIRECTOR O JEFE DE AREA DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ALCALDE Inicio Entrevista al aspirante Se devuelve propuesta a Director o Jefe de área NO Cumple con perfil, se le entregan los formatos de R.H. Solicita autorización al Alcalde Autoriza? Se entregan documentos a R.H. Asignar el perfil de puesto Se da alta y se arma expediente SI El aspirante queda contratado F i n CONTROL DE EMISIÓN PAG. 11

12 GLOSARIO: PERFIL: Conjunto de cualidades o rasgos propios de una persona o cosa. CURRICULUM VITAE: Relación de datos personales, títulos académicos o profesionales e historial laboral de una persona. CATALOGO DE PUESTOS: Instrumento técnico que contiene la descripción clara y consistente de los puestos que integran la estructura de organización de la Administración Pública Federal. LEY ORGANICA: Se conoce como ley orgánica a la ley que se necesita desde el punto de vista constitucional para regular algún aspecto de la vida social. Las leyes orgánicas tienen una competencia diferente a las leyes ordinarias y requieren de algunos requisitos extraordinarios, como la mayoría absoluta a la hora de su aprobación. CAMBIOS EN ESTA VERSION: Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS (1): FICHA DE REGISTRO DEL TRABAJADOR CONTROL DE EMISIÓN PAG. 12

13 ANEXO 1 CONTROL DE EMISIÓN PAG. 13

14 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH03/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROMOCION PARA TRABAJADORES SINDICALIZADOS PROPOSITO: Describir los pasos para realizar la promoción de los trabajadores sindicalizados. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable al Director y de Recursos Humanos. POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS Los procedimientos de reclutamiento deberán ser transparentes, equitativos y estandarizados, con igualdad de trato, sin importar raza, sexo, estado civil, religión, nivel socioeconómico, preferencia sexual o apariencia física. Toda solicitud de promoción, cambio de designación o de transferencia deberá ser tramitada a la Dirección de Recursos Humanos mediante Oficio de Propuesta Sindical. El departamento de Registro y Control de Personal, deberá revisar Oficio de Propuesta Sindical y el expediente del empleado recomendado, para confirmar que reúne los requisitos del cargo propuesto y verificar la existencia de la vacante. Toda acción de personal deberá estar firmada y autorizada por el Presidente Municipal y el Director de Recursos Humanos. Toda promoción, cambio de designación o transferencia autorizada será registrada en el kardex personal del trabajador. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 14

15 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROMOCION PARA TRABAJADORES SINDICALIZADOS (Descripción del procedimiento) Secuencia de etapas Descripción Responsable Envía propuesta para la promoción de empleados a otras categorías, de acuerdo a escalafón y antigüedad; Pone en consideración del Alcalde; Decide la autorización de la promoción; Si, se firma convenio; Queda estipulado en el convenio que los trabajadores subirán de categoría; Se entrega nombramiento de nueva categoría a cada trabajador; NO, se notifica al sindicato que no serán promovidas las plazas totales o parciales. Secretario del Trabajo Director de Recursos Humanos Alcalde Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos CONTROL DE EMISIÓN PAG. 15

16 DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIO DEL TRABAJO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ALCALDE Inicio Manda propuesta para promover empleados Oficio propuesta Sindical Notifica al sindicato que no serán promovidas las plazas totales o parciales Pone la promoción a consideración del Alcalde NO Autoriza? Firma de Convenio SI Queda estipulado que los trabajadores subirán de categoría Entrega nombramientos de nueva categoría F i n CONTROL DE EMISIÓN PAG. 16

17 GLOSARIO: KARDEX: Documento que se maneja administrativamente en algunas dependencias o empresas, el cual incluye datos generales de la dependencia o empresa y trabajador, así como el historial laboral que el trabajador vaya obteniendo dentro de la misma. CONVENIO: Acuerdo entre dos o más grupos sociales o Instituciones, por el que las partes aceptan una serie de condiciones y derechos. NOMBRAMIENTO: Elección o designación de una persona para desempeñar un cargo o función; documento que atestigua su elección. PROPUESTA SINDICAL: Presentación o recomendación de una persona que hace el Sindicato de Trabajadores, para que ocupe un determinado cargo o empleo. CATEGORIA: Grado o nivel en una profesión, carrera o actividad laboral. CAMBIOS EN ESTA VERSION: Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS (2): KARDEX DE TRABAJADOR CONTROL DE EMISIÓN PAG. 17

18 ANEXO 2 FRENTE REVERSO CONTROL DE EMISIÓN PAG. 18

19 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH04/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CREDENCIALES OFICIALES PROPOSITO: Proporcionar al personal una Credencial Oficial que lo identifique como servidor público del H. Ayuntamiento, misma que también acredite su ingreso y adscripción a la dependencia. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable al Director y de Recursos Humanos. POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS La Dirección de Recursos Humanos deberá autorizar la confección de credencial de empleado al responsable de la elaboración (Jefe). El departamento de Registro y Control de Personal deberá llevar control de las acciones del personal, relativas a las designaciones, promociones o cambio de designaciones, para solicitar la confección de nuevas credenciales. El trabajador deberá registrar su firma autógrafa en la credencial oficial para acreditar su adscripción a la Dependencia. Todo funcionario o empleado deberá usar la credencial de identificación durante el horario de trabajo. La credencial oficial del trabajador solo será válida si cuenta con la firma del Alcalde. Por la pérdida, robo o deterioro de la credencial de Identificación, el empleado deberá cubrir el costo de la elaboración de una nueva. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 19

20 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CREDENCIALES OFICIALES (Descripción del procedimiento) Secuencia de etapas Descripción Responsable Indica al Auxiliar la elaboración de credencial del trabajador con designación, por nuevo ingreso, promoción o traslado; Revisa en el Sistema de Personal los datos del registro de alta, corrige o agrega la información faltante; Emite en original la credencial oficial del trabajador; Se agrega a control en Excel los datos de la credencial emitida y se clasifica por oficina; Recaba la firma del trabajador en la credencial oficial en original y la entrega; Recibe credencial oficial en original; Firma el formato de responsiva de credencial en original; Revisa el correcto llenado y firma del trabajador; Archiva responsiva de credencial en el Expediente del trabajador. Director de Recursos Humanos Trabajador Trabajador CONTROL DE EMISIÓN PAG. 20

21 DIAGRAMA DE FLUJO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE PERSONAL TRABAJADOR Inicio Indica elaboración de credencial Revisa datos de alta del trabajador Sistema de personal Emite Credencial Oficial Agrega a control, datos de credencial emitida Base de datos Recaba firma del trabajador y entrega Credencial Oficial Recibe Firma Credencial Oficial Formato de Responsiva Recibe y Revisa Formato de Responsiva Archiva en expediente de trabajador Responsiva Fin CONTROL DE EMISIÓN PAG. 21

22 GLOSARIO: ADSCRIPCION: Acción de destinar a alguien a un empleo o servicio, consideración de una persona a un grupo. DEPENDENCIA: Oficina, habitación o espacio dedicado a un uso determinado. DESIGNACION: Elección de una persona o cosa para un fin determinado. RESPONSIVA: Escrito en el cual la persona que la firma declara ser responsable de tal o cual cosa. CAMBIOS EN ESTA VERSION Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS (3): RESPONSIVA DE CREDENCIAL CONTROL DE EMISIÓN PAG. 22

23 ANEXO 3 CONTROL DE EMISIÓN PAG. 23

24 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH05/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA Y/O REINGRESO DE TRABAJADOR AL IMSS PROPOSITO: Presentar ante la mesa del IMSS los documentos necesarios para que se tramiten correcta y oportunamente los movimientos de alta y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social de los Trabajadores del H. Ayuntamiento. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable al Director, Jefe de personal, Secretaria B (3) y Encargada A Especial de la mesa del IMSS de Recursos Humanos. POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social de un trabajador, solo procederá si se cuenta con la autorización del Director de Recursos Humanos. El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social deberá realizarse con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo 15, párrafo primero. Se entregará al trabajador la constancia de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, junto con breve descripción escrita de los documentos personales que deberá presentar en la Institución para su pronta activación como derechohabiente. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 24

25 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA Y/O REINGRESO DE TRABAJADOR AL IMSS. (Descripción del procedimiento) Secuencia de etapas Descripción Responsable Elabora listado de altas, bajas, modificaciones y reingresos al IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social); Entrega oficio con relación de movimientos al encargado de la mesa del IMSS incluyendo el salario diario integrado para que se realice los trámites correspondientes; Recibe documentación y procede a realizar los movimientos solicitados en el SUA y en el IDSE; Archiva relación de altas, bajas, modificaciones y reingresos cronológica y permanente en la carpeta de solicitudes de movimientos del Instituto Mexicano del Seguro Social; Imprime constancias de movimientos afiliatorios de los trabajadores y elabora oficio con relación de afiliados ante el IMSS; Entrega a Jefe de R.H. oficio y constancias de afiliación anexas; Recibe paquete de documentos de afiliados y remite constancias a Auxiliar; Recibe y entrega constancia a cada trabajador; Recibe constancia y firma acuse; Archiva acuses de afiliación firmados en el expediente personal de cada Trabajador. Encargada A Especial de la mesa del IMSS Encargada A Especial de la mesa del IMSS Encargada A Especial de la mesa del IMSS Encargada A Especial de la mesa del IMSS Secretaria B (3) Trabajador Secretaria B (3) CONTROL DE EMISIÓN PAG. 25

26 DIAGRAMA DE FLUJO JEFE DE PERSONAL ENCARGADA A ESPECIAL DE LA MESA DEL IMSS SECRETARIA B (3) TRABAJADOR Inicio Elabora movimientos a realizar en el IMSS Listado de Trabajadores Recibe documentos y realiza movimientos Entrega movimientos S.U.A IDSE Listado trabajadores Archiva Oficio en carpeta Recibe Solicitud de altas Constancias Elabora Oficio Entrega a Trabajador Constancia Imprime constancias Recibe y firma el acuse Relación de afiliados Constancia Recibe oficio Constancias Entrega Oficio Constancias Recibe y archiva en expediente de trabajador Remite Acuse Constancias Fin CONTROL DE EMISIÓN PAG. 26

27 GLOSARIO: SALARIO DIARIO INTEGRADO: Es el pago mensual que recibe el trabajador más las prestaciones. CRONOLOGICA: Relativo a la fecha o al momento en que sucede un hecho. ACUSE: Nota en que se da cuenta de la recepción de cartas, oficios u documentos. SUA: Sistema Único de Autodeterminación. IDSE: IMSS desde tu empresa. CAMBIOS EN ESTA VERSION: Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS (4): CONSTANCIA DE MOVIMIENTO AFILIATORIO ANTE EL IMSS CONTROL DE EMISIÓN PAG. 27

28 ANEXO 4 CONTROL DE EMISIÓN PAG. 28

29 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH06/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NOMINA PERSONAL DE CONFIANZA PROPOSITO: Definir las políticas y el procedimiento para la elaboración y el cálculo de la nómina que permita proceder al pago oportuno de las percepciones a que tienen derecho los trabajadores de confianza del H. Ayuntamiento. Cumpliendo con lo establecido en las leyes aplicables de la materia. ALCANCE: Aplicable al área de Recursos Humanos POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS Se realiza la nómina en base al calendario quincenal (días 14 y 29 de c/mes), mismo que en estricto cumplimiento se obligan a respetar para efectuar en tiempo los pagos de dichos movimientos. El pago de remuneraciones al personal del H. Ayuntamiento se realizará a más tardar el día 15 y último de cada mes. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa, proporcionar oportunamente a la Dirección de Recursos Humanos la información que afecta la nómina del período correspondiente, antes del día hábil señalado de cada quincena en el calendario de procesos de nómina. La documentación que sea entregada fuera del tiempo estipulado, será recibida por la Dirección de Recursos Humanos, pero el registro y afectación a la nómina se realizará en la quincena siguiente. La Dirección de Recursos Humanos verificará que la adscripción, puesto, nivel, código de área del trabajador proporcionados en la documentación de movimientos sean los correspondientes de acuerdo al sistema, en caso de discrepancia identificará el origen del problema y solicitará autorización para su debida corrección. El pago de sueldos del personal que labora en el H. Ayuntamiento, se realizara a través del sistema electrónico de pagos que establezca la Secretaria de Finanzas, teniendo obligación el trabajador de firmar los recibos de pago o cualquier documento que tenga el Municipio como comprobante de pago. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos el resguardo, la custodia y la confidencialidad de los documentos que se deriven del registro y aplicación de movimientos para el cálculo y pago de nómina. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 29

30 Secuencia de etapas Descripción Responsable Recaba toda la documentación (permisos, altas, bajas, modificaciones de salario y rotación de puestos) referente a los movimientos de los trabajadores que fueron afectados en el periodo; Realiza la elaboración de nómina en el sistema CONTPAQ; Valida la nómina y verifica que todos los movimientos de la documentación recibida sean capturados correctamente en el sistema; Realiza los reportes correspondientes para la solicitud de recurso y los entrega al Director de R.H; Recibe y firma de aprobación en los reportes, para solicitar el recurso; Gestiona el recurso a la dirección de Egresos; Recibe solicitud de recurso y programa fecha para la disposición del mismo; Realiza la transferencia de fondos a las cuentas correspondientes de cada trabajador y gestiona al banco recurso en efectivo para aquellos trabajadores que no tienen cuenta bancaria; Imprime los recibos de nómina; Recaba firmas de los recibos de nómina, una vez liberado dicho recurso. Auxiliar B (2) de Recursos Humanos Auxiliar B (2) de Recursos Humanos Auxiliar B (2) de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos Director de Egresos Auxiliar B (2) de Recursos Humanos. Auxiliar B (2) de Recursos Humanos. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 30

31 DIAGRAMA DE FLUJO AUXILIAR B (2) DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE PERSONAL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR DE EGRESOS Inicio Recaba información de movimientos de trabajador Documentos de permisos, altas, bajas y modif. Elabora nomina en sistema Valida la nómina y verifica que todos los movimientos sean correctos Realiza reportes correspondientes para solicitar el recurso Recibe y firma de aprobación para solicitar recurso Reportes de nomina Gestiona el recurso Realiza transferencia de fondos y gestiona al banco recurso en efectivo Recibe solicitud de recurso y programa fecha para la disposición del mismo Imprime recibos de nomina Firma de Recibos Sistema bancario Fin CONTROL DE EMISIÓN PAG. 31

32 GLOSARIO: DISCREPANCIA: Controversia o disputa, diferencia de opinión existente entre las partes activas sobre un asunto. RESGUARDO: Protección, acción y resultado de resguardar una cosa. CUSTODIA: Vigilancia que se hace de una persona o cosa. CONFIDENCIALIDAD: Es una propiedad de la información, mediante la cual se garantiza el acceso a la misma solo por parte de personas que estén autorizadas. CONTPAQ: Sistema de Nomina autorizado por el SAT (Servicio de Administración Tributaria). CAMBIOS EN ESTA VERSION: Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS: CONTROL DE EMISIÓN PAG. 32

33 NUMERO DE PROCEDIMIENTO: DRH07/14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NOMINA PERSONAL SINDICALIZADO PROPOSITO: Definir las políticas y el procedimiento para la elaboración y el cálculo de la nómina que permita proceder al pago oportuno de las percepciones a que tienen derecho los trabajadores sindicalizados del H. Ayuntamiento. Cumpliendo con lo establecido en las leyes aplicables de la materia. ALCANCE: Aplicable al área de Recursos Humanos POLITICAS DE OPERACIÓN NORMAS Y LINEAMIENTOS Se realiza la nómina en base al calendario quincenal (días 13 y 28 de c/mes), mismo que en estricto cumplimiento se obligan a respetar para efectuar en tiempo los pagos de dichos movimientos. El pago de remuneraciones al personal del H. Ayuntamiento se realizará a más tardar el día 15 y último de cada mes. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa, proporcionar oportunamente a la Dirección de Recursos Humanos la información que afecta la nómina del período correspondiente, antes del día hábil señalado de cada quincena en el calendario de procesos de nómina. La documentación que sea entregada fuera del tiempo estipulado, será recibida por la Dirección de Recursos Humanos, pero el registro y afectación a la nómina se realizará en la quincena siguiente. La Dirección de Recursos Humanos verificará que la adscripción, puesto, nivel, código de área del trabajador proporcionados en la documentación de movimientos sean los correspondientes de acuerdo al sistema, en caso de discrepancia identificará el origen del problema y solicitará autorización para su debida corrección. El pago de sueldos del personal que labora en el H. Ayuntamiento, se realizara a través del sistema electrónico de pagos que establezca la Secretaria de Finanzas, teniendo obligación el trabajador de firmar los recibos de pago o cualquier documento que tenga el Municipio como comprobante de pago. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos el resguardo, la custodia y la confidencialidad de los documentos que se deriven del registro y aplicación de movimientos para el cálculo y pago de nómina. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 33

34 Secuencia de etapas Descripción Responsable Recibe y revisa la documentación contenida en las órdenes de pago (contrataciones, incapacidades, labores extraordinarias), tiempo extra, prima dominical, tiempo insalubre, avisos de ausencia, promociones de jubilaciones, entre otros; Llena a mano en el listado llamado pre-nomina todos los movimientos de la información recibida (punto 1); Elabora la nómina en el Sistema CONTPAQ y verifica que los movimientos hayan sido capturados correctamente, coteja con la prenomina que los cálculos de cada trabajador sean correctos (punto 2). Entrega información al Jefe de Personal; Valida las correcciones y movimientos realizados por el ayudante de Contador de R. H; Realiza los reportes correspondientes para la solicitud de recurso y los entrega al Director de R.H; Recibe y firma de aprobación en los reportes, para solicitar el recurso; Gestiona el recurso a la dirección de Egresos; Recibe solicitud de recurso y procede a la asignación de fecha para la disposición del mismo; Realiza la transferencia de fondos a las cuentas correspondientes de cada trabajador y gestiona al banco recurso en efectivo para aquellos trabajadores que no tienen cuenta bancaria; Genera reportes quincenales e imprime recibos de nómina que entrega al ayudante de contador; Auxiliar B (4) de Recursos Humanos Auxiliar B (4) de Recursos Humanos Auxiliar B (4) de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos Director de Egresos CONTROL DE EMISIÓN PAG. 34

35 Secuencia de etapas Descripción Responsable Realiza el archivo de los reportes quincenales que género el Jefe de R. H., y organiza los mismos en tres juegos iguales (libros cocidos) para entregarlos a la Dir. de Contabilidad, Dir. de Egresos y Dirección de Recursos Humanos (Uno a cada uno); Recaba las firmas de los recibos de nómina y entrega los mismos ya firmados (cuando lo soliciten) a la dirección de Contabilidad. Auxiliar B (4) de Recursos humanos Auxiliar B (4) de Recursos Humanos CONTROL DE EMISIÓN PAG. 35

36 DIAGRAMA DE FLUJO AUXILIAR B (4) DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE PERSONAL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR DE EGRESOS Inicio Recibe y revisa documentos contenidos en las órdenes de pago. Contrataciones, incapacidades, tiempo extra, etc. Llena a mano en listado de prenomina, los mov. de la información recibida. Valida las correcciones y movimientos realizados. Elabora nómina y verifica que los movimientos sean correctos. Entrega informe a Subjefe de R.H. Realiza y entrega reportes para solicitar recurso. Reporte Quincenal Recibe y firma de aprobación para solicitar recurso Sist. Electrónico del Ayuntamiento Realiza el archivo quincenal de reportes y elabora 3 libros iguales y cocidos para su entrega. Para: Contabilidad, Egresos y Recursos Humanos. Gestiona recurso a la. Dir. de Egresos. Realiza transferencia de fondos y gestiona recurso en efectivo para quienes no tienen cuenta bancaria Sist. de dispersión bancaria Recibe solicitud y programa fecha para la disposición del mismo Recaba firmas de los recibos de nomina Recibos Genera reportes e imprime recibos de nómina que entrega al ayudante de contador. Fin Recibos CONTROL DE EMISIÓN PAG. 36

37 GLOSARIO: RECABAR: Recoger información sobre algo (recabar datos para una información) GESTIONA: Hacer las acciones o trámites necesarios para conseguir o resolver una cosa. RECURSO: Conjunto de elementos que se poseen para afrontar una situación, para resolver una necesidad o para poner en práctica un proyecto o empresa. TRANSFERENCIA: Operación bancaria que consiste en cambiar dinero de una cuenta a otra. CAMBIOS EN ESTA VERSION: Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio ANEXOS:. CONTROL DE EMISIÓN PAG. 37