Cómo ordenar vacunas para su sitio a través del programa Vacunas Para Niños (VFC, por sus siglas en inglés)

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1 Florida SHOTS Cómo ordenar vacunas para su sitio a través del programa Vacunas Para Niños (VFC, por sus siglas en inglés) Contact Information Free help desk: SHOT (7468) Monday Friday, 8 A.M. to 5 P.M. Eastern

2 Una vez que su sitio haya completado su inventario inicial, usted podrá enviar su próximo pedido a la oficina del programa VFC. NOTA: Efectivo a partir del 30 de julio de 2012, un sitio VFC no puede emitir un pedido para procesamiento hasta que el inventario inicial del sitio no haya sido introducido en Florida SHOTS. Revise el documento How to Complete Initial VFV Inventory for Your Site donde aparecen las instrucciones para completar el inventario inicial de su sitio. El documento lo puede encontrar en Complete los siguientes pasos para realizar un pedido a la oficina del programa VFC.. PASO 1: Desactive el bloqueador de ventanas emergentes de internet. Florida SHOTS trabaja con Microsoft Internet Explorer (IE). Otros tipos de buscadores no deben ser utilizados. Asegúrese de desactivar la opción Pop-up Blocker para poder tener acceso al formulario VFC Vaccine Request Order.. Adicionalmente, diríjase a Tools>Internet Options>Security>Custom Level para habilitar las descargas en IE. A continuación, desplácese hacia Downloads y seleccione Habilitar para permitir la intervención automática del usuario para la descarga de archivos. PASO 2: Inicie su sesión en Florida SHOTS. PASO 3: Obtenga el Order Request Form de vacuna VFC para su sitio. Haga clic sobre Order Request Form que se encuentra en el menú Vaccine Inventory. Podrá ver la sección Vaccine Inventory en el menú únicamente si tiene el permiso para lo mismo, actualizar el inventario de su sitio o ver sus pedidos. Si al iniciar su sesión, no tiene acceso al menú Vaccine Inventory pero trabaja con inventarios de vacunas para su sitio, contacte al administrador local de la organización Florida SHOTS local de su organización. De este modo el problema podrá ser resuelto y usted recibirá los permisos apropiados para completar sus responsabilidades. Al hacer clic sobre Order Request Form podrá ver la lista de PINs de VFC asociados con su organización. Si trabaja con un único sitio VFC, el nombre del sitio aparecerá automáticamente en el menú despegable. Haga clic en Search y obtenga el Inventory/Order Request Form Selection para ese PIN. Si trabaja con múltiples sitios VFC dentro de su organización, escogerá a partir de la lista desplegable de PINs de VFC. Seleccione en el menu despegable el PIN para el sitio con el cual desea trabajar. Haga clic en Search y obtenga el Inventory/Order Request Form Selection para ese PIN. Cómo ordenar vacunas para su sitio 1

3 Información acerca de la página Order Request Form Al principio de la página Order Request Form se incluye el nombre de la organización, el PIN VFC, nombre del sitio, si su sitio constituye una farmacia principal, y la dirección de envío e información de contacto del envío de VFC. NOTA: Siempre verifique la exactitud de esta información, y notifique a la oficina del programa VFC si ocurrieran cambios. Deberá proveer a Florida SHOTS con un Inv As-Of-Date (inventario hasta la fecha). Si no selecciona una fecha diferente, el inventario hasta la fecha mostrará por defecto la fecha actual. NOTA: No puede utilizar un Inv As-Of-Date que se haya realizado con más de tres días de antelación al día que se encuentra introduciendo el inventario. Haga clic sobre Submit. Puede que vea esta pantalla mientras el PDF se esté creando. Cómo ordenar vacunas para su sitio 2

4 PASO 4: Siga el siguiente proceso para completar su Order Request Form. 1. Imprima la forma de pedido en Florida SHOTS. 2. Utilice esta forma impresa para realizar un conteo físico a su inventario actual de vacunas VFC. NOTA: Los números de lote de vacunas que verá en el primer Order Request Form de su sitio coinciden con el inventario inicial completado por su sitio. Si hay números de lote en su conteo de vacunas VFC que no aparecen en el primer Order Request Form que su sitio imprima a partir de Florida SHOTS, y necesita añadirlas a este inventario, utilice el siguiente procedimiento para introducir lotes al sistema antes de completar el Order Request Form, y envíelo por fax a la oficina del Programa VFC. El Order Request Form deberá tornarse cada vez más preciso a medida que su sitio realice su inventario a través de Florida SHOTS. Cómo ordenar vacunas para su sitio 3

5 Añadiendo nuevos números de lotes de Vacunas VFC al inventario de su sitio Debe introducir cualquier número y cantidad adicionales de lotes a Florida SHOTS a través de la página Adjust Inventory NOTA: La realización de un conteo de dosis al completar su pedido asegurará un inventario exacto y ayudará a establecer la necesidad o no de adicionar los lotes que no fueron enviados a través de la oficina VFC. Estas adiciones deberán ocurrir con menos frecuencia a medida que su sitio vaya realizando en el tiempo su inventario a través de Florida SHOTS. Estas cantidades serán incorporadas con la información que provea en sus futuras órdenes (dosis administradas e inventario actual) para determinar cuantas más vacunas le serán enviadas en el futuro. 1. Haga clic sobre Adjust Inventory que se encuentra dentro del menú Vaccine Inventory. La pantalla de búsqueda VFC Private Provider Inventory Adjustment se mostrará. Si tiene permiso para ajustar el inventario de múltiples sitios dentro de su organización se mostrará un menú despegable del cual seleccionará el inventario del sitio específico que necesita ajustar. Si solamente existe un sitio VFC dentro de su organización, el nombre del sitio y el PIN VFC del sitio se mostrarán automáticamente en la casilla. Cómo ordenar vacunas para su sitio 4

6 2. Haga clic sobre Search. La página VFC Private Provider Inventory Adjustment se mostrará. La mitad superior de la página VFC Provider Inventory Adjustment mostrará la misma información del sitio que la página VFC Private Provider Initial Inventory proveída. 3. Seleccione lo que desea ajustar en su inventario. NOTA: Debe dar clic en la opción Retrieve the Matching Inv Records que su sitio tiene en Florida SHOTS y que iguala el NDC para el lote que necesita añadir antes que Florida SHOTS provea la habilidad de añadir un nuevo lote. Los NDCs disponibles para selección son solamente aquellos encontrados en el contrato CDC actual. La normativa del programa VFC no permite ningún NDC que no se encuentre en el contrato federal. En adición al requerimiento del NDC, Florida SHOTS también le permite estrechar el rango de selección del inventario por Tipo de Vacuna (Vaccine Category) y/o Marca del Producto (Brand Name). 4. Haga clic sobre Retrieve Matching Inv Records. Florida SHOTS listará todos los registros del inventario que concuerden con el criterio de selección utilizado para extraer los registros, y también proveerá la opción de añadir un Nuevo Número de Lote (New Lot Number). Cómo ordenar vacunas para su sitio 5

7 5. Haga clic sobre New Lot Number. La siguiente ventana se mostrará. NOTA: Si hace clic sobre OK, este lote se añadirá a su inventario VFC. 6. Haga clic sobre OK para añadir el lote a su inventario VFC. Esta operación es considerada como un rembolso de la vacuna VFC, a partir de su compra privada de una cierta cantidad de vacunas, debido a que es un inventario que la oficina VFC no le envió a través de pedidos, pero que ahora usted considera como vacuna VFC y quisiera añadir a su inventario inicial VFC. NOTA: Esto incrementa su inventario disponible actual de vacunas VFC. 7. Después de haber seleccionado el apropiado NDC, introduzca cautelosamente la siguiente información sobre la nueva vacuna: Número de lote (Lot Number) Fecha de vencimiento (Expiration Date) Fecha efectiva (Effective Date) Este campo se completa automáticamente con la fecha en la que se encuentre creando el ajuste, pero puede adelantarla hacia una fecha más temprana. Ajustar dirección (Adjust Direction) Este campo se completa automáticamente con Increase debido a que se encuentra añadiendo un número de lote. Ajustar cantidad (Adjust Quantity) Esta es la cantidad de dosis de vacunas localizadas en el sitio, las cuales se encuentra añadiendo con este nuevo número de lote. Razón de ajuste (Adjustment Reason) Esta será Payback VFC Vaccine. NOTA: El rembolso de la vacuna VFC debe hacerse con códigos NDC de vacunas VFC existentes. 8. Haga clic sobre Submit para salvar el nuevo lote de la vacuna en su inventario. Cómo ordenar vacunas para su sitio 6

8 PASO 5: Completamiento del Order Request Form. Una vez que haya añadido los números de lote adicionales encontrados en su cuenta, reimprima el Order Request Form de su sitio y termine el procesamiento del pedido para la oficina del programa VFC. En la forma: 1. Registre el número de dosis administradas para cada lote que tenga en inventario. 2. Escriba el inventario actual de cada lote que tenga en inventario. 3. Coloque una X al lado del tipo de vacuna y NDC que no requiera ser enviada a su sitio por la oficina del programa VFC. 4. Provea los números de elegibilidad VFC desde su último pedido. NOTA: Si usted no ingresa las dosis administradas a través de Florida SHOTS, utilice Vaccine Usage Worksheet que se encuentra bajo Vaccines for Children Program/Provider Forms en el sitio para mantener sus números de elegibilidad.. 5. Envíe por fax a la oficina del programa VFC el Order Request Form completado a través del (850) NOTE: La oficina del programa VFC se encarga de introducir su pedido enviado por fax a Florida SHOTS. El primer Order Request Form del sitio mostrará el inventario introducido a través del inventario inicial del sitio (incluyendo los lotes adicionales añadidos a través de la página Adjust Inventory ). Los Order Request Forms sucesivos se basarán en previos pedidos. Cada sitio completará este proceso dentro de su ciclo regular de pedido: mensual, cada dos meses o cada cuatro meses.. Cómo ordenar vacunas para su sitio 7

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