Gestión del Horario - Personal de Administración y Servicios

Transcripción

1 1.- OBJETO Esta guía contiene las instrucciones técnicas de utilización de la herramienta para la gestión horaria y sistema de control de presencia del Personal de Administración y Servicios de la Universidad Pública de Navarra. 2.- PROCEDIMIENTO TERMINALES Los terminales en los que se ha de realizar el marcaje están situados en los vestíbulos de los siguientes edificios: (ver figura adjunta) 1

2 Cada empleado deberá realizar el marcaje en el reloj que tenga asignado. Ojo: Aunque la tarjeta admite marcajes en cualquier terminal, el programa tan solo reconoce aquellos realizados en el terminal al que aquella se vincule. Los terminales instalados constan de: Un teclado que se debe utilizar para introducir el código de incidencia señalado en esta Guía. Una pantalla donde se muestra la información en relación con las distintas incidencias disponibles a la hora de realizar los marcajes. Un lector de tarjetas donde se ha de acercar la tarjeta para realizar el marcaje MARCAJES CON QUÉ SE REGISTRA LA ENTRADA Y SALIDA? A) Mediante la tarjeta universitaria en el terminal que cada empleado tenga asignado. El personal de nuevo ingreso en tanto se expide el la tarjeta universitaria, mediante el procedimiento de firma en papel señalado en la letra B) de este Apartado. Los casos de pérdida o cualquier otra causa que impida su utilización deberán comunicarse de forma inmediata al Jefe de Sección o Director del Servicio, quien a su vez deberá comunicar a la Sección de Gestión de Personal la incidencia correspondiente, mediante un correo dirigido a gestion.horario@unavarra.es. Además, el empleado solicitará de nuevo la tarjeta universitaria mediante un correo electrónico a tarjeta.personal@unavarra.es Se recuerda que la tarjeta universitaria es un documento personal e intransferible, quedando expresamente prohibido el uso de tarjetas ajenas, 2

3 pudiendo incurrir en responsabilidad disciplinaria tanto el titular de la tarjeta como el usuario. B) En aquellos edificios donde no haya instalado un terminal, para los registros de entrada y salida se utilizará el modelo de hojas de firma que se adjunta como anexo que consta de una cabecera en la que se indica la fecha y el área, y de un cuerpo con columnas para rellenar con DNI, nombre, apellidos del empleado, hora de entrada o salida, incidencia ocurrida en su caso, y firma. Cada empleado rellenará con caracteres legibles la correspondiente fila de datos que figuren en el impreso, debiendo cumplimentarla tanto a la entrada como a la salida de su jornada, de manera que cada fila se encuentre cerrada al finalizar la jornada. Las hojas de firma estarán en poder del responsable de la Unidad, Servicio, Centro o Departamento quien podrá disponer el lugar más adecuado para que puedan cumplimentarse. Iniciado el horario de obligada concurrencia se procederá a recoger las hojas. Para que los empleados puedan firmar a la salida se dejarán en el mismo lugar establecido para el momento de la entrada. Una vez firmadas las hojas a la salida, serán recogidas por la persona a que se encargue dicho cometido. Es competencia del responsable de la Unidad, Servicio, Centro o Departamento que la introducción de la información en las hojas de firma sea realizada de forma correcta. Las hojas de firmas serán remitidas al día siguiente por el responsable de cada Unidad, Servicio, Centro o Departamento a la Unidad de Recursos Humanos. Para ello utilizará los sistemas que considere oportuno de forma que la recepción sea lo más rápida posible y se pueda realizar la grabación de los datos de forma inmediata CÓMO SE REALIZA EL MARCAJE? La tarjeta universitaria está preparada para realizar el marcaje mediante su acercamiento al terminal instalado al que se encuentra vinculada. Para que los registros sean recogidos perfectamente por el sistema es necesario acercar la tarjeta al lector y esperar a que suene un pitido, y aparecerá el mensaje ANOTADO / JASOTA. Los marcajes que se realicen en el día deben ser pares, es decir, siempre que exista un registro de entrada debe haber uno de salida. 3

4 CUÁNDO SE HA DE REALIZAR EL MARCAJE?. Se debe realizar el marcaje: a) Al inicio y al final de la jornada laboral. b) Cuando se produzca alguna de las incidencias que se detallan en esta Guía. Al inicio y al final de la jornada laboral, En horario habitual (entrada y salida), se deberá acercar la tarjeta al terminal. Cuando el terminal reconozca el marcaje emitirá un sonido, se iluminará la pantalla y durante unos dos segundos aparecerá el mensaje ANOTADO JASOTA Cuando una persona se desplace dentro de su jornada, por motivos laborales, no es necesario que realice ningún marcaje. Incidencias Cuando se produzca alguna de las incidencias señaladas a continuación, se deberá marcar el código correspondiente y pasar la tarjeta por el terminal. Las incidencias reconocidas en el Control de presencia son las siguientes: CÓDIGO INCIDENCIA 80 COMPENS. ENTRADA APERT./S.FERM/STA. ANA 81 HORAS FUERA JORNADA 82 ENTRADA REUNIÓN EXTERNA 83 SALIDA REUNIÓN EXTERNA 84 COMPENS. ENTRADA HORAS EXTRAS 85 COMPENS. SALIDA HORAS EXTRAS PG ENTRADA IDIOMAS COMPENSACIÓN 50% PG SALIDA IDIOMAS COMPENSACIÓN 50% 90 PAUSA / DESCANSO 91 ENTRADA CONSULTA MEDICO 92 SALIDA CONSULTA MEDICO 93 ENTRADA MOTIVO OFICIAL 94 SALIDA MOTIVO OFICIAL 95 ENTRADA HORAS SINDICALES 96 SALIDA HORAS SINDICALES 97 ENTRADA FORMACIÓN NORMAL 98 SALIDA FORMACIÓN NORMAL 99 SAN FERMINES/APERTURA/SANTA ANA 4

5 * Pendiente de Codificación 2.3. INCIDENCIAS Incidencias motivadas por la asistencia a FORMACIÓN: - Idiomas en el Centro Superior de Idiomas al inicio de la jornada: - Idiomas en el Centro Superior de Idiomas durante la jornada: Pendiente De codificación - Asistencia al inicio de la jornada a formación ofertada en el Plan de Formación.. Cuándo: Al incorporarse al puesto de trabajo. Código: 97 - Asistencia durante la jornada a formación ofertada en el Plan de Formación.. Cuándo: Al salir del puesto de trabajo. Código: 98 Si se reincorporarse al puesto de trabajo: Únicamente pasar la Incidencias motivadas por la asistencia a VISITAS MÉDICAS DEL SISTEMA PÚBLICO - Incorporación al puesto de trabajo después de una visita médica:. Cuándo: Al incorporarse al puesto de trabajo. Código: 91 - Salida del puesto de trabajo a una visita médica:. Cuándo: Al salir del edificio.. Código: 92 Si se reincorpora al puesto de trabajo: Únicamente pasar la - Se deberá remitir el justificante al Servicio de Recursos Humanos. 5

6 - Otro tipo de visitas médicas no incluidas en el apartado del Acuerdo sobre Régimen de Vacaciones no requieren del marcaje de código alguno y deberá únicamente acercar la tarjeta al terminal del edificio al que se encuentre vinculado Incidencias motivadas por la asistencia a un DEBER INEXCUSABLE DE CARÁCTER PÚBLICO. (MOTIVO OFICIAL) - Incorporación al puesto de trabajo después de la asistencia a un deber inexcusable de carácter público. Cuándo: Al incorporarse al puesto de trabajo. Código: 93 - Salida del puesto de trabajo para asistir a un deber inexcusable de carácter público. Cuándo: Al salir del edificio.. Código: 94 Si se reincorpora al puesto de trabajo: Únicamente pasar la - Se deberá remitir el justificante al Servicio de Recursos Humanos Incidencias motivadas por LA PAUSA O DESCANSO. Cuándo: Al salir del edificio. Código: 90 Al incorporarse al Edificio: Únicamente pasar la Incidencias motivadas por JORNADAS ESPECIALES: DÍA DE APERTURA/SAN FERMÍN/SANTA ANA.. Cuándo: Al salir del edificio.. Código: 99 - (80). Quienes realicen por necesidades del servicio el horario de una jornada ordinaria únicamente deberán pasar la 6

7 Las personas que, por necesidades del servicio, trabajen el día de la apertura y las personas que disfruten los días de vacaciones, cuando quieran compensar las horas correspondientes a las jornadas de San Fermín, el día que compensen las horas trabajadas al final de la jornada deberán marcar el código 99 para que conste dicha compensación. Cuando compensen las horas al inicio de la jornada deberán marcar el Código Incidencias motivadas por HORAS SINDICALES - Incorporación al puesto de trabajo después de hacer uso de horas sindicales. Cuándo: Al incorporarse al puesto de trabajo. Código: 95 - Salida del puesto de trabajo para de hacer uso de horas sindicales. Cuándo: Al salir al puesto de trabajo. Código: 96 Si se reincorpora al puesto de trabajo: Únicamente pasar la Incidencias motivadas por FICHAJE FUERA DE HORARIO - Horas trabajadas fuera del horario para recuperar tiempo (p.ej. de formación de idiomas) así como horas extras trabajadas. Cuándo: Al comenzar. Código: 81 Al finalizar las horas se pasará la tarjeta por el terminal sin marcar código alguno. 7

8 Incidencias motivadas por salidas a REUNIONES EXTERNAS - Incorporación al puesto de trabajo después de hacer uso de asistir a una reunión externa. Cuándo: Al incorporarse al puesto de trabajo. Código: 82 - Salida del puesto de trabajo para asistir a una reunión externa. Cuándo: Al salir al puesto de trabajo. Código: 83 Si se reincorpora al puesto de trabajo: Únicamente pasar la Incidencias motivadas por COMPENSACIÓN DE HORAS EXTRAS - Incorporación al puesto de trabajo después de haber disfrutado compensación de horas extras. Cuándo: Al incorporarse al puesto de trabajo. Código: 84 - Salida del puesto de trabajo para disfrutar la compensación de horas extras:. Cuándo: Al salir del edificio.. Código: 85 Si se reincorpora al puesto de trabajo: Únicamente pasar la NO ES NECESARIO REALIZAR MARCAJES No es necesario proceder al correspondiente marcaje en los siguientes supuestos: A) Permisos y licencias que supongan la ausencia del trabajador durante la totalidad de la jornada laboral. B) Jornadas completas de Formación o de asistencia a reuniones externas. C) Vacaciones. 8

9 3. CÓMPUTO HORARIO El cómputo del horario se realizará semanalmente y el tiempo no cumplido (ausencias injustificadas), deberá recuperarse preferentemente en la misma jornada o, en otro caso, dentro de la misma semana. 4. CONTACTO Para cualquier duda o cuestión que pueda surgir pueden dirigirse mediante correo electrónico a la siguiente dirección: gestion.horario@unavarra.es 5. PUNTO DE INFORMACIÓN El acceso al programa informático CRONOS (gestiona el horario), se realiza a través de un enlace que se ha habilitado desde el Portal del Empleado, por lo que no se requiere introducir ningún tipo de clave ni contraseña. En el menú de la izquierda se ha habilitado una casilla Control Horario. Una vez que se accede a la misma se abre una nueva página con el PUNTO DE INFORMACIÓN 9

10 SALDO HORARIO Por defecto se publica el calendario de mes actual. Se puede seleccionar un día concreto situando el cursor sobre dicho día y pulsando con el ratón. Aparece entonces un resumen diario del saldo de dicho día Resumen del día seleccionado Pulsando esta opción se detallan los marcajes realizados en ese día Saldo resumen desde el lunes de la semana elegida al día de la semana seleccionado. 10

11 MOVIMIENTOS Se pueden seleccionar los movimientos del día, semana, mes y año, y aparecen en filas todos los marcajes realizados. Se puede imprimir en Vertical u Horizontal e importar a un archivo PDF pulsando el icono que aparece arriba a la derecha. CONFIGURACIÓN Esta opción permite seleccionar el idioma de la aplicación (español o euskera) 11

12 SERVICIO SECCIÓN FECHA DNI APELLIDOS Y NOMBRE PERSONAL INCIDENCIA HORA ENTRADA HORA SALIDA FIRMA RESPONSABLE CÓDIGO INCIDENCIA 0 ENTRADA 0 SALIDA PG PG ENTRADA IDIOMAS COMPENSACIÓN 50% SALIDA IDIOMAS COMPENSACIÓN 50% 90 PAUSA / DESCANSO 91 ENTRADA CONSULTA MEDICO 92 SALIDA CONSULTA MEDICO 93 ENTRADA MOTIVO OFICIAL 94 SALIDA MOTIVO OFICIAL 95 ENTRADA HORAS SINDICALES 96 SALIDA HORAS SINDICALES 97 ENTRADA FORMACIÓN NORMAL 98 SALIDA FORMACIÓN NORMAL SANFERMINES/APERTURA/SANT 99 A ANA 1