Versión Fecha Autores Resumen de Cambios

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1 GENERALES Fecha aprobación de Organización FONAFE Administrador del Lineamiento Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES Versión Fecha Autores Resumen de Cambios /08/2011 Karin Pariona Documento Inicial Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 1 de 5

2 LINEAMIENTO DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD DE FONAFE Lineamiento Nº /GAF-FONAFE 1. FINALIDAD Establecer normas que regulen el procedimiento de altas y bajas de bienes muebles de propiedad que califiquen como activos fijos. 2. BASE LEGAL Ley - Ley N o Reglamento de la Ley aprobado mediante Decreto Supremo No EF. 3. ALCANCE Es de cumplimiento para todos los colaboradores del FONAFE (trabajadores con contrato a plazo fijo, indeterminado y practicantes), contratados por locación de servicios, intermediación laboral y destacados de otras entidades. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. Las altas El alta regulada en este Lineamiento se refiere a la inclusión contable en el patrimonio de aquellos bienes muebles que califiquen como activos fijos, cuya propiedad haya sido transferida a FONAFE mediante compra y/o en virtud de actos jurídicos distintos, debiéndose suscribir en este último supuesto, para entenderse transferidos, el Acta de Entrega Física del bien, el Contrato de Transferencia y/o Comprobante de Pago correspondiente, de ser el caso. Se entenderá que un bien mueble califica como activo fijo cuando éste es utilizado de manera continua en el curso normal de las operaciones El alta deberá realizarse dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes de transferida la propiedad de los bienes muebles antes referidos contados a partir del hecho de contar con el Acta de Entrega Física del bien y el contrato de transferencia debidamente suscritos, así como el comprobante de pago correspondiente La Gerencia de Administración y Finanzas (en adelante GAF) es la responsable de realizar todos los actos previos necesarios para que los bienes muebles que califiquen como activos fijos, cuya propiedad sea adquirida por FONAFE en virtud de los actos señaladas en el numeral precedente, se encuentren debidamente ubicados e identificados (a través de la emisión de Acta de Entrega Física del bien, el Contrato de Transferencia y /o Comprobante de pago) y con informe de tasación vigente, sólo para supuestos de transferencia distintos de compras. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 2 de 5

3 Se entenderá que el informe de tasación se encuentra vigente cuando ha sido emitido con una antigüedad no mayor de seis (06) meses anterior a la suscripción del Acta de Entrega Física del bien y del contrato de transferencia correspondiente, de ser el caso El Área encargada del Control Patrimonial de la GAF es la responsable de llevar a cabo el control, asignación y seguimiento de los bienes muebles adquiridos En el supuesto de transferencias de propiedad a favor - en virtud de actos correspondientes a la compra de equipos o implementos de cómputo y telecomunicaciones, los actos previos necesarios para su adquisición, así como su control, asignación y seguimiento serán realizados conjuntamente por la GAF y la Gerencia de Planeamiento y Desarrollo (en adelante GPD) Las bajas La baja de un bien mueble que califica como activo fijo consiste en su exclusión contable de las cuentas del Activo Fijo y su reclasificación contable en Otros Activos, hasta que se le de el destino correspondiente, momento en que será retirado definitivamente del Patrimonio. La baja se autoriza mediante Resolución de Dirección Ejecutiva La baja puede producirse como consecuencia del estado de excedencia, obsolescencia técnica, mantenimiento o reparación onerosa, pérdida, robo o sustracción, destrucción o inhabilitación total, reembolso o reposición y por otras razones debidamente justificadas y sustentadas con un informe técnico, emitido por la GAF y en caso se trate de equipos o implementos de cómputo y telecomunicaciones, el informe técnico será emitido por la GPD Cada usuario es responsable de comunicar, a través del Sistema de Atención de Requerimientos - SAR, inmediatamente después de tomar conocimiento del mal funcionamiento, obsolescencia técnica o deterioro de los bienes que tuviera asignados, a fin de que se tomen las medidas correctivas necesarias o de ser el caso, se proceda a la baja de dicho bien Comité de bajas de activos fijos En virtud del presente Lineamiento, se constituye el Comité de Bajas de Bienes Muebles del Activo Fijo (en adelante, el Comité) el cual estará presidido por un representante de la GAF, un representante del Área de logística y un representante de la Gerencia de Liquidaciones y Cobranzas (en adelante GLC), como miembros titulares En el supuesto de no estar presente un miembro titular del Comité, éste deberá ser reemplazado por otro trabajador de la misma área a la que pertenece el ausente. De no existir otro trabajador en dicha área será la GAF quien decidirá al reemplazante entre las demás áreas. 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1. Procedimiento de altas Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 3 de 5

4 En el supuesto de transferencias de propiedad a favor - en virtud de actos jurídicos distintos a la compra- de bienes muebles que califiquen como activos fijos, éstos serán recibidos por un representante del Área de Control Patrimonial, el cual verificará antes de la suscripción del Acta de Entrega Física, la existencia del contrato de transferencia correspondiente (y/o comprobante de pago) así como su correspondencia con los bienes a entregar Posteriormente, el área de Control Patrimonial colocará el código respectivo a cada bien para luego, informar al Área de Contabilidad dicha transferencia, debiendo adjuntar copia de la documentación generada En caso que la Gerencia que tiene a su cargo la transferencia de los bienes, no sea la GAF, comunicará a esta última Gerencia la remisión de los bienes, con una anticipación no menor de siete días hábiles Asimismo, en el caso de la transferencia de equipos de cómputo o de telecomunicaciones, se procederá a efectuar la entrega de los bienes a la GPD para que realice la asignación respectiva Procedimiento de bajas El Comité de Bajas evaluará el Informe Técnico referido en el numeral y de encontrarlo conforme, propondrá la baja del bien, pudiendo recomendar el destino que se le dará al mismo. Dicho acuerdo constará por escrito en un acta a ser suscrita por todos los integrantes del Comité. En cuanto a las posibilidades de destino que el Comité de Bajas puede recomendar tenemos las siguientes: Venta por subasta pública Donación Venta al barrer 1 Destrucción La elección de una u otra alternativa está en función al análisis costo beneficio que realizará el Comité de cada una de ellas Acto seguido, el Comité redactará y elevará el proyecto de resolución a la Dirección Ejecutiva, a fin de que ésta proceda a la evaluación y de ser el caso, a su aprobación, previa revisión por la Gerencia Legal. Dicha resolución deberá contener, por lo menos, la identificación del o los bienes, la causal de la baja, su valor en libros y, de ser el caso, el destino del bien mueble respectivo En el supuesto que el destino que se dará al bien mueble suponga la realización de actos que requieran la aprobación del Directorio, se requerirá el pronunciamiento previo de éste con relación a dicho destino. Sin embargo, ello no impide la emisión de la resolución referida en el numeral precedente, siempre y cuando en ésta no se haga referencia a dicho destino. 1 Es una forma de compra directa o subasta que tiene como fin comprar grandes paquetes de bienes. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 4 de 5

5 La Resolución de Dirección Ejecutiva por la que se aprueba la baja será el sustento para que el Área de Contabilidad proceda a la baja del bien mueble de los activos fijos y para que de ser el caso, el Área encargada del Control Patrimonial efectúe los descargos en la ficha patrimonial del trabajador que tenía asignado el bien mueble dado de baja Producida la baja contable, los bienes respectivos serán retirados de su ubicación y trasladados al almacén o depósito que para dicho efecto disponga la Gerencia de Administración y Finanzas para su respectiva custodia, hasta que se les otorgue el destino previsto en la Resolución de Dirección Ejecutiva por la que se aprueba la baja o lo que disponga el Directorio cuando la decisión corresponda a dicha instancia En el supuesto de bajas por pérdidas se deberán seguir adicionalmente las siguientes reglas: a. El usuario remitirá una comunicación escrita a la GAF informando acerca de la pérdida o sustracción del activo. En ambos supuestos deberá presentar una denuncia ante la delegación policial del sector, inmediatamente después de tomado conocimiento del hecho (máximo 48 horas hábiles) previa coordinación con la Gerencia Legal, gestionando la copia de la denuncia respectiva. b. El Gerente de la GAF realizará las averiguaciones del caso, a fin de deslindar responsabilidades. En caso sea este Gerente a quien se le perdió el bien o bienes, será el Gerente de GLC quien realice las referidas averiguaciones. c. En el supuesto que la responsabilidad sea del colaborador del FONAFE o de otra modalidad de contrato, éste procederá a la compensación económica del bien al valor de libros, el cual será comunicado por el Área de Contabilidad En el caso de bajas por diferencia entre los inventarios físicos y los registros contables se requiere de un informe previo del Área encargada del Control Patrimonial en el que se expliquen los motivos que pudieron haber generado dicha diferencia y las acciones realizadas para aclararlas. 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS En los supuestos no contemplados en este lineamiento será la Dirección Ejecutiva de FONAFE quien decida sobre el destino final de los bienes. 7. ANEXOS No aplica. Versión: 1.0 del 31/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 5 de 5