SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y GESTIÓN DE PROYECTOS

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1 SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y GESTIÓN DE PROYECTOS Autor: Saiz Romero, Víctor. Director: Rosa Fernández, Adolfo. Entidad Colaboradora: VASS Consultoría de Sistemas, S. A. RESUMEN DEL PROYECTO En el mundo laboral, y en especial consideración en el sector de Consultoría, la gestión de Recursos Humanos es una de las tareas más importantes para las empresas. Por ello, una buena gestión de los Recursos Humanos de los que dispone una empresa es esencial para obtener los beneficios deseados. En especial, en el sector de la Consultoría Informática, que es el marco donde he desarrollado este proyecto, tiene una relevancia absoluta puesto que los equipos de trabajo que cada consultora ofrece, deben estar siempre activos para que se obtengan beneficios. Es un mercado en continuo movimiento y con rápidos cambios en las tecnologías solicitadas por los clientes, por lo que se torna imprescindible una eficiente tarea de captación de Recursos Humanos que permitan satisfacer las necesidades detectadas en cada momento. Adicionalmente, en la sociedad de la Tecnología de la Información en la que nos encontramos, la información es la que tiene el poder, por lo que hay que gestionarla de manera muy eficaz para poder así disponer de un elemento diferenciador respecto de la competencia. De este punto de vista, nació el proyecto que he desarrollado durante el último año, que consiste en un sistema de gestión para los Departamentos de Recursos Humanos y Comercial de VASS Consultoría de Sistemas, empresa en la que entré a trabajar en julio del año pasado. Se ha pretendido desarrollar una aplicación web, que permita gestionar la información del proceso de selección de candidatos, así como de la asignación de dichos candidatos a los proyectos que llegan de los clientes de la Consultora. El crecimiento que ha experimentado la empresa en los últimos años (naciendo en 1999 con unos 25 empleados y llegando a superar los 450 empleados actualmente), ha hecho necesaria la centralización de la creciente cantidad de información que se recoge en el proceso de selección de un candidato, así como de facilitar y aumentar la eficacia de recoger y acceder a la información. Conseguir esto supone que, ante una petición de un

2 cliente se podría ofrecer, con un menor tiempo de respuesta, un equipo de trabajo que satisfaga las necesidades del cliente. Actualmente, existen en el mercado herramientas de gestión de Recursos Humanos como SAP, PeopleSoft o Meta4. Dichas herramientas, son muy amplias y abarcan de una manera generalista, la administración de los Recursos Humanos de cualquier empresa, para todas las tareas relacionadas con los empleados de una empresa como gestión de nóminas, selección de personal, etc. En cambio, para las necesidades que se detectaron, lo ideal era un desarrollo a medida de una aplicación que gestionase únicamente el proceso de selección de personal, así como de su asignación a los proyectos que se desarrollan en la empresa. Por ello, se pensó en una aplicación Web basada en J2EE que permitiese acceder de forma centralizada a la información requerida para los departamentos de Recursos Humanos y Comercial. La aplicación que se ha desarrollado a medida de las necesidades detectadas consta de dos módulos integrados en la misma aplicación. En el primero de ellos, destinado al Departamento de Recursos Humanos, permite dar de alta un candidato captado por dicho departamento y gestionar su progreso dentro de las distintas fases y entrevistas de las que se compone el proceso de selección de personal. Esta información se guarda en base de datos y permite además adjuntar el Currículo enviado por el candidato, así como de la propuesta presentada al candidato si ha pasado satisfactoriamente las etapas del proceso. Al ser una herramienta centralizada y con la información gestionada en base de datos, permite un acceso mucho más eficaz a los candidatos según las necesidades de cada momento, para reactivar procesos de selección de algún perfil que en un determinado momento no eran necesarios, pero que en otro momento se convierten en urgentes. El segundo módulo de la aplicación, permite al departamento Comercial gestionar las peticiones que los clientes realizan a la empresa. Con este módulo, pueden dar de alta dichas peticiones y asignarle los candidatos que crean más convenientes a cada petición, según su importancia, número de recursos de un perfil determinado y fechas de incorporación y duración del proyecto. Otros objetivos secundarios, aunque importantes, que se han alcanzado en el proyecto ha sido la generación de informes sobre el proceso de selección de candidatos, así como de la generación de currículos en varios formatos de los clientes de la Consultora, que permite

3 automatizar el proceso necesario de formalizar un currículo en el formato del cliente al que ha sido asignado el candidato, para que el cliente lo acepte en el equipo de trabajo que desea formar para el desarrollo de su proyecto. Esta aplicación Web se ha implantado en la intranet de la empresa, lo que permite un acceso centralizado a la información. Para su desarrollo, se ha confiado en una tecnología madura como Java con acceso a Base de Datos mediante JDBC siguiendo el patrón DAO y una serie de servlets que sirven las páginas JSP, respetando el modelo vista controlador MVC, en un servidor de aplicaciones Tomcat. Otras tecnologías utilizadas en el proyecto son: HTML, Javascript, PDF, VBIS (Vignette Business Integration Studio), LDAP, itext y JChart. INTEGRAL SOLUTION FOR HUMAN RESOURCES ADMINISTRATION AND PROJECT MANAGEMENT In the working world, and specially considering the Consulting market, the Human Resources management is one of the most important task to be deployed by any company. Therefore, a good management of the Human Resources available in a company is essential in order to obtain the expected profits. In the IT Consulting sector, which is the frame where this project has been deployed, the importance of what has been stated above has an absolute relevance since the working equipments offered by a consulting must be running always to obtain profits. According to the technologies requested by the customers, it is an always moving and fast changing market so it becomes essential an efficient task of Human Resources to satisfy the needs detected everytime. In addition, in the IT society where we live is the information who owns the power. Therefore, it is necessary to manage in a very effective way in order to obtain a differentiated element from the competition. Due to this point of view, the project I have been developing during the last year was started, which is basically a management system for the Human Resources and Comercial departments of 'VASS Consultoría de Sistemas', company where I joined in July last year. This projects claims to be a web application that allows to manage the information generated in the screening process and the assignment of the applicant to the projects from the customer.

4 The growth that the company has experienced in the last years (starting in 1999 with about 25 employees and exceeding 450 in the meantime) has made necessary the centralization of the increasing amount of information gathered in the screening process of a candidate, apart from facilitate and arise the effectiveness of the collection and access of the information. Achieving this means that, faced with a petition from the customer a better time response and the appropriate working team could be offered. In the meantime, there are Human Resources management tools like SAP, PeopleSoft or Meta4. The mentioned tools are very wide and they cover in a general way the administration of Human Resources of any company, including the tasks related to the employees of the company like the payslip management, screening process, etc. On the other hand, according to the necessities that were detected, the best option was the development of a custom-made application to manage not only the screening process, but also the assignment to the projects in which the company is involved. Therefore, the idea of a J2EE-based Web application was the most appropriate. It would allow the centralized access to the required information of the Human Resources and Commercial departments. The application that has been custom-made developed according to the needs detected has two integrated modules in the same application. First of all, assigned to the Human Resource Department, allowing to insert an applicant information selected by this Department and managing his progress across the different phases and interviews of the recruitment personal process. This information is saved in a database, moreover allow to attach the Curriculum Vitae send by the applicant, as well as the offer presented to the applicant if he has passed successfully all the steps of the process. As a centralized tool with the information managed by a database, it allows a more effective access to the applicants according to the needs of every moment and to reactivate the recruitment process of a particular profile that in a moment is not necessary but in other moment it changes to an urgent one. The second module of the application allows Commercial Department to manage the requests that the clients demand to the enterprise. With this module, users are able to insert these requests and assign the more convenient applicants to each request of a client, according to their importance, number of resources of a particular profile, starting dates and length of the project.

5 Another secondary objectives, although important too, that have already been reached has been the generation of reports of the applicant recruitment process and the generation of the Curriculum Vitae in many formats, according to the Consultant s clients, that allow automatize the necessary process to formalize a CV in the format demanded by the client in which the applicant has been assigned to. So the client can accept him in the desired work team in order to complete the project development. This Web application had been implanted in the intranet of my enterprise, so allows a centralized access to the information. For its development, I had trusted in a mature technology mainly based on Java with database access through JDBC, according to the DAO pattern, and a series of servlets that serve the JSP, respecting the view controller model MVC and running in a Tomcat application server. Other used technologies in this project are: HTML, Javascript, PDF, VBIS (Vignette Business Integration Studio), LDAP and JChart