SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS

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1 PROCEDIMIENTO REPORTES SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS Referencia Revisión Fecha Preparado Revisado Autorizado Autorizado para uso 0 14/07/2011 Enthalpy Enthalpy C. Martínez BDCo PCS_PR_004,006, 010,012,014,015, 016 y /09/2013 Enthalpy Enthalpy L.Cristoffanini VPP

2 TABLA DE CONTENIDOS ALCANCE Y APLICACIÓN... 3 OBJETIVOS ROLES Y RESPONSABILIDADES PROCEDIMIENTO ESTABLECER REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN OBTENER LOS APORTES DE INFORMACIÓN DE CONSULTORES Y CONTRATISTAS APORTES DE INFORMACIÓN PRELIMINAR PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN CUANTITATIVA REVISIÓN DE INFORMACIÓN APLICABLE A INFORMES MENSUALES PREPARAR RESUMEN, VISIÓN GENERAL Y EVALUACIONES APLICABLE A INFORMES MENSUALES CONSOLIDAR E INTEGRAR EL REPORTE APLICABLE A INFORMES MENSUALES APROBACIÓN DE REPORTE DISTRIBUCIÓN DEL INFORME ESTRUCTURA Y CONTENIDOS DEL INFORME INFORME MENSUAL DE GESTIÓN NIVEL EJECUTIVO REPORTES DE AVANCE Y PROYECCIONES OBJETIVOS APORTES DE INFORMACIÓN PROCESO RESULTADOS PLAZOS Y DISTRIBUCIÓN INFORME SEMANAL INFORME MENSUAL REFERENCIAS Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 2 de 16

3 ALCANCE Y APLICACIÓN El procedimiento aborda los requerimientos para reportar el estado de estudios y s a gerentes senior y grupos de interés clave (stakeholders) en una base semanal y mensual. Los contenidos mínimos para los requerimientos de reportes son definidos en el documento ADS_MS_014 Mínimo Estándar Reportes. Formatos de reportes se pueden encontrar en las herramientas del ADS y serán incluidas en el Plan de Trabajo de Estudio o Plan de Ejecución de Proyecto para cada estudio o en que aplique. Este procedimiento establece como generar y emitir estos reportes. OBJETIVOS Los reportes semanales y mensuales son diseñados para mantener adecuadamente informados a los gerentes y grupos de interés respecto del estado del estudio o. Adicionalmente, la preparación de estos informes ayuda al equipo de estudio o a identificar cualquier desviación respecto de los parámetros de costo, programa y calidad planificados, y provee las bases para tomar acciones correctivas. Los reportes semanales debieran estar limitados a los aspectos claves y no deberían poseer más de una a dos páginas de extensión. Estos reportes constituirán los documentos de resumen para las reuniones semanales de coordinación. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 3 de 16

4 1. ROLES Y RESPONSABILIDADES El gerente de estudio o es responsable por el contenido general y emisión oportuna de cada reporte y podría delegar algunos de los componentes del reporte a los consultores, contratistas e integrantes del equipo del dueño que corresponda. La siguiente tabla establece las actividades genéricas para la preparación de reportes y roles que serán por defecto responsables para asegurar que estas actividades se completen. La preparación de cada sección del reporte debe ser asignado a una persona específica en el equipo del consultor principal o de la organización de AMSA. Esta persona es responsable por asegurar que los aportes de información de los miembros del equipo, contratistas y consultores cumplen con las fechas de preparación, revisión y emisión de la información. La tabla de contenidos y matriz de responsabilidades definida en el Anexo A, muestra la asignación de responsabilidades para los aportes de información, preparación y revisión de cada sección del reporte. Sin embargo, se debe reconocer que la asignación de responsabilidades puede necesitar ajustes durante el transcurso de un estudio o, como los ajustes que se realizan a la estructura del estudio o y el reporte final. La tabla detallada de responsabilidades para cada componente de los reportes semanales y mensuales debió ser definida en el Plan de Trabajo del Estudio o Plan de Ejecución de Proyecto, correspondiendo a cada sección de los formatos de reporte. ROLES Consultor, Contratista, integrante del equipo del dueño Integrantes del equipo del dueño Integrantes del equipo del dueño RESPONSABILIDADES Proveer información para secciones específicas del reporte Revisar y transferir información desde el Consultor Principal de Estudio o Contratista Principal de Proyecto Preparar secciones asignadas del reporte Gerente de Control Integrar información en el reporte Gerente del estudio o Aprobar el reporte Control del estudio o o quien este designe Distribuir el reporte Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 4 de 16 Proporcionado por Enthalpy según el contrato de propiedad intelectual

5 2. PROCEDIMIENTO Los pasos requeridos para generar los reportes semanales y mensuales de estudios y s son los siguientes: 2.1 ESTABLECER REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Al inicio del estudio o, el gerente de estudio/ y el gerente de control deberán establecer: Los formatos de informes semanales y mensuales El calendario para informes, detallando las fechas de corte para la entrega y distribución de información La matriz de responsabilidades, asignando las responsabilidades para la preparación, revisión y aprobación de los contenidos del informe La lista de distribución de los informes semanales y mensuales, definiendo los gerentes de AMSA y los responsables del equipo de estudio o que deberían recibir una copia del informe El calendario para reportes y la matriz de responsabilidad deberá ser incluido en el Plan de Trabajo del Estudio o en el Plan de Ejecución del Proyecto según sea el caso. Los formatos de informe semanal y mensual para estudios y s se encuentran disponibles como herramientas en el listado definido en la sección de referencias del presente documento. Los requerimientos para la entrega de información de los informes semanales y mensuales deberían ser incorporados en los acuerdos contractuales con todos los consultores y contratistas. Los requerimientos incluyen los archivos magnéticos de formatos necesarios para preparar, formatear y transmitir las secciones del reporte a AMSA. En la reunión de inicio con consultores y contratistas el Gerente de Control debe definir el proceso para generación de reportes, con la respectiva tabla de responsabilidades para preparar y emitir información de reportes. 2.2 OBTENER LOS APORTES DE INFORMACIÓN DE CONSULTORES Y CONTRATISTAS De acuerdo con el calendario de reportes de estudio o, el gerente de control o quien este designe deberá gestionar la preparación y envió de información para el reporte. Se mantendrá un registro de contratos con consultores/contratistas y de fechas en las cuales se información es recibida. En los aspectos del reporte donde no se cumplan los plazos para recepción de información, se deberá notificar al gerente de estudio o para la consideración de futuras acciones contractuales. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 5 de 16

6 2.3 APORTES DE INFORMACIÓN PRELIMINAR Al cierre de cada ciclo de reporte los miembros responsables del equipo de estudio o de AMSA deberán preparar el texto de las secciones del reporte, de acuerdo a lo establecido en la matriz de responsabilidades y el formato aprobado. El gerente de control deberá gestionar la preparación y envió de la información del reporte mensual. 2.4 PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN CUANTITATIVA Al cierre de cada ciclo de reporte, el Gerente de Control deberá actualizar el informe de compromisos, costos y programa y preparará la información necesaria del reporte de acuerdo con el formato autorizado. 2.5 REVISIÓN DE INFORMACIÓN APLICABLE A INFORMES MENSUALES Cuando el gerente de control del reciba los aportes de información, los deberá distribuir a los integrantes del equipo de Antofagasta Minerals responsables de revisar. Los integrantes del equipo deberán revisar las secciones de texto y datos cuantitativos que se les hayan asignado, debiendo devolverlos a los autores para finalizarlos y enviarlos posteriormente al gerente de control del para que los incorpore en la versión preliminar del informe completo. 2.6 PREPARAR RESUMEN, VISIÓN GENERAL Y EVALUACIONES APLICABLE A INFORMES MENSUALES Copias de la información preliminar del informe deberán ser entregados al Gerente de Estudio/Proyecto tal como se reciben. Esto permitirá que los aportes de información sean tomados en cuenta por el Gerente de Estudio/Proyecto en la preparación del resumen, visión general y evaluaciones de las secciones del informe. Al hacer su evaluación y visión general, el Gerente de Estudio/Proyecto proveerá un comentario independiente donde sea posible, en vez de apelar a las recomendaciones entregadas por los consultores, contratistas y otros integrantes del equipo de estudio/. 2.7 CONSOLIDAR E INTEGRAR EL REPORTE APLICABLE A INFORMES MENSUALES Cuando las secciones de texto e información cuantitativa del reporte haya sido finalizada el Gerente de Control deberá consolidar e integrar el informe completo de acuerdo con la tabla de contenidos y formato establecido. 2.8 APROBACIÓN DE REPORTE [Aplicable a Informes Mensuales] Una vez integrada toda la información en el reporte el Gerente de Estudio/Proyecto deberá aprobar que los contenidos y presentación es aceptable, firmando formalmente el reporte mensual como aprobado. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 6 de 16

7 [Aplicable a Informes Semanales] Una vez que el texto y la información cuantitativa del reporte ha sido finalizada el Gerente de Estudio/Proyecto y el Gerente de Control deberá revisar y aprobar el reporte semanal para su distribución. 2.9 DISTRIBUCIÓN DEL INFORME El gerente de control distribuirá copias del informe de acuerdo a lo establecido en la lista de distribución. Copias deberán almacenadas en el y en el sistema de archivo de AMSA. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 7 de 16

8 3. ESTRUCTURA Y CONTENIDOS DEL INFORME Los contenidos del informe deberán cumplir con los mínimos estándares establecidos en el documento PCS_MS_014 Mínimo Estándar Reportes el que define los requerimientos para los reportes semanales y mensuales de estudios y s. Formatos de informe se encuentran disponibles como herramientas. Estos formatos se deberán ajustar al estudio o específico y deberán ser aprobados en el respectivo Plan de Trabajo de Estudio o Plan de Ejecución de Proyecto. 3.1 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN NIVEL EJECUTIVO Consiste en un informe ejecutivo resumido que describe el estado de todas las actividades relevantes para el mes, con comentarios sobre el costo y avance comparados con el presupuesto y programa. En general, se debería tratar en el informe: la seguridad, el avance del, los costos del, los aspectos destacados del último período, los riesgos del periodo siguiente, los hitos del período siguiente, los grupos de interés, la calidad, los aspectos relevantes, y los recursos humanos. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 8 de 16

9 4. REPORTES DE AVANCE Y PROYECCIONES 4.1 OBJETIVOS Proveer información de avance para los informes mensuales de estudios y s. 4.2 APORTES DE INFORMACIÓN El programa, las curvas de avance y los histogramas de dotación actuales y de la línea base, Estado semanal de hitos, la información de avance y estado del programa, incluyendo los externos al equipo del, de informes de contratistas y consultores, el calendario de informes del estudio/, y el organigrama del estudio/ con la lista de distribución de los informes. 4.3 PROCESO Se debe revisar los datos del mes y acumulados a la fecha, el análisis del desempeño del programa y la optimización del mismo con las explicaciones correspondientes en el informe. La parte narrativa del informe debería ser una versión extendida del reporte semanal incluyendo: el estado de la ruta crítica, el estado actual comparado con los hitos, comentarios de cualquier desviación real o potencial del avance, la productividad o los recursos programados, los principales hitos o tareas realizados, las principales tareas en curso, las tareas o los hitos con inicio o término programados que no se comenzaron o finalizaron, señalando los motivos, las actividades planificadas para el mes siguiente, y Alertas. Además, para informar el estado actual con respecto al programado, el texto debe abordar cuestiones de proyección, incluyendo el programa actual revisado y cualquier cambio proyectado del ritmo de avance o los recursos que se requieran para mantener el programa. 4.4 RESULTADOS Informe mensual descriptivo, como aporte de información general del informe mensual Estado delos Hitos clave El porcentaje de avance mensual con respecto al programado, cuando corresponda Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 9 de 16

10 La dotación mensual con respecto a la programada Las horas mensuales usadas comparadas con las programadas y el informe de productividad cuando corresponda La comparación del programa actual con el de la línea base a Nivel 2 La emisión mensual del programa global, por área, por contrato, por gerente cuando corresponda, con programas actuales a 30 y 90 días La actualización mensual de las actividades críticas clasificadas de acuerdo a la fecha de inicio temprano. Ejemplos de informes de reportes de programa se encuentran en las herramientas PCS_TK_012 Herramienta Informe de Avance Estudios y PCS_TK_014 Herramienta Informe de Avance Proyectos. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 10 de 16

11 5. PLAZOS Y DISTRIBUCIÓN La lista de distribución y el calendario de reportes deberán ser preparados de acuerdo a la sección 2.1 Establecer los requerimientos de información. Los plazos por defecto son establecidos en las siguientes secciones. 5.1 INFORME SEMANAL La fecha de corte para los informes semanales deberá ser definida para cada. El informe deberá ser emitido el día hábil más cercano al cierre. Los informes deberán ser enviados por por el Gerente de Estudio/Proyecto al Vicepresidente de Proyectos y a discreción de este al resto de los gerentes de AMSA. También se distribuirán copias electrónicas a las personas que contribuyeron con información para el reporte de acuerdo a la sección de aportes de información para el informe de este procedimiento. Una copia en papel del informe deberá ser archivada en el sistema de archivo del estudio/. 5.2 INFORME MENSUAL El informe mensual deberá ser preparado y enviado por el Gerente de Estudio/Proyecto utilizando la mejor información disponible. Aportes de información al reporte mensual deberán ser enviados al Gerente de Control y el Gerente de Estudio/Proyecto en formato borrador al quinto día hábil de cada mes. El Gerente de Control deberá coordinar las revisiones de todos los aportes de información y será responsable por la consolidación, edición y aprobación del informe, de tal manera de ser enviado al décimo día hábil del mes calendario. El informe deberá ser firmado y autorizado por el Gerente de Estudio/Proyecto. Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 11 de 16

12 REFERENCIAS PCS_MS_014 Mínimo Estándar Reportes PCS_TK_004 Herramienta Reportes de Costos - Estudios PCS_TK_006 Herramienta Reportes de Costos - Proyectos PCS_TK_010 Herramienta Reportes Avance de Programa - Estudios PCS_TK_012 Herramienta Reportes Avance de Programa - Proyectos PCS_TK_016 Herramienta Reporte Semanal de Estudio PCS_TK_017 Herramienta Reporte Mensual de Estudio PCS_TK_018 Herramienta Reporte Semanal de Proyecto PCS_TK_019 Herramienta Reporte Mensual de Proyecto PCS_TK_020 Herramienta Reporte de Gestión Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 12 de 16

13 Tabla 1 Matriz de contenido y responsabilidad Aporte de consultores especialistas Aporte del consultor del Aporte del equipo de Revisión de Aprobación de Informe total Compilación y emisión No se aplica. No se aplica. Tabla principal Presupuesto aprobado No se aplica. No se aplica. Gerente del Revisión funcional de calidad Transferencias de presupuesto No se aplica. No se aplica. Gerente del Órdenes de desviación aprobadas No se aplica. No se aplica. Gerente del Presupuesto de control No se aplica. No se aplica. Gerente del Gastos a la fecha Informes al consultor del Revisión de informes de consultores Informe del alcance del consultor del Informe de los líderes de disciplina sobre el alcance de Antofagasta Minerals Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 13 de 16

14 Aporte de consultores especialistas Aporte del consultor del Aporte del equipo de Revisión de Aprobación de Compromisos a la fecha Informes al consultor del Revisión de informes de consultores Informe del alcance del consultor del Informe de los líderes de disciplina sobre el alcance de Antofagasta Minerals Costos estimados para terminar (ETC) Informes al consultor del Revisión de informes de consultores Informe del alcance del consultor del Informe de los líderes de disciplina sobre el alcance de Antofagasta Minerals Costos estimados a término (EAC) No se aplica. No se aplica. Gerente del Desviación de costos a la fecha No se aplica. No se aplica. Gerente del Tablas complementarias Movimiento de transferencias de presupuesto No se aplica. No se aplica. Gerente del Movimiento de órdenes de desviaciones aprobadas No se aplica. No se aplica. Gerente del Movimiento de gastos a la fecha No se aplica. No se aplica. Gerente del Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 14 de 16

15 Aporte de consultores especialistas Aporte del consultor del Aporte del equipo de Revisión de Aprobación de Movimiento de compromisos a la fecha No se aplica. No se aplica. Gerente del Movimiento de la estimación de costos a término (EAC) a la fecha No se aplica. No se aplica. Gerente del Movimiento de la desviación de costo a la fecha No se aplica. No se aplica. Gerente del Gráficos Gráficos de presupuestos de control No se aplica. No se aplica. Gerente del Gráficos del costo estimado a término (EAC) proyectado No se aplica. No se aplica. Gerente del Curva de flujos de caja: Programado No se aplica. No se aplica. Gerente del Curva de flujos de caja: Real No se aplica. No se aplica. Gerente del Curva de flujos de caja: Proyectado No se aplica. No se aplica. Gerente del Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 15 de 16

16 Aporte de consultores especialistas Aporte del consultor del Aporte del equipo de Revisión de Aprobación de Curva de compromisos: Programado No se aplica. No se aplica. Gerente del Curva de compromisos: Real No se aplica. No se aplica. Gerente del Curva de compromisos: Proyectado No se aplica. No se aplica. Gerente del Documento n. : Procedimiento - Reportes Página 16 de 16