PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA CÓDIGO: IG-P-08

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María Rosario Ortega Silva
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1 PARTICIPACION Y CONSULTA CÓDIGO: IG-P-08 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 DE 6 1. OBJETIVO Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna de la organización, así como regular y asegurar la comunicación externa entre nuestros Clientes, Contratista, Comunidad, Proveedores, Autoridad y Otros. 2. RESPONSABLES Coordinador SGI: Es responsable por el contenido de éste procedimiento y por asegurar su aplicación, mantenimiento y mejora. Líderes De Proceso: Son responsables de hacer la aplicación correcta de comunicación interna y externa de cada uno de los procesos correspondientes al mejoramiento continuo del sistema de gestión integral. Trabajadores: Todo el personal es responsable de su correcta aplicación y de la administración de la comunicación generada en el desarrollo de sus actividades particulares. 3. RECURSOS Tecnología informática y comunicaciones, papelería, humano, financiero. 4. VOCABULARIO Comunicación Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de la empresa. Comunicación Externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc., con carácter organizacional. Parte Interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones de la empresa, tanto externo como interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño o éxito de ésta.

Clientes, Contratista, Comunidad, Proveedores, Autoridad y Otros. 2.

3 PÁGINA 3 DE 6 5. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Identificar La Información: La información puede surgir de las siguientes fuentes: Por parte de la Gerencia. 2. Líderes de procesos. La información a comunicar se identificara mediante la matriz de comunicación. Determinar La Modalidad De Comunicación: Se identificara como, cuando, donde, porque, se divulgara la información y quien sea responsable de dar respuesta oportunamente o que se dé a conocer los principales acontecimientos que afecten directamente a la empresa, así como las actividades externas en las que se pueda participar. Se puede divulgar por cualquier modalidad de comunicación: Cartelera Visita directa Correo Interno Teléfono Comités Blog Reforzar Información Con Soportes De Medios Internos: Una vez se divulga el mensaje por cualquiera de los canales, de requerirse, se refuerza el tema con nuevos mensajes o visitas a cada uno de los receptores. Archivar Información: Si se requiere y según matriz de comunicación se archivara la documentación pertinente. Recepción, Documentación Y Respuesta: Todas las comunicaciones o consultas, referentes al tema del Sistema de Gestión integral, procedentes de las Proceso, Cualquier integrante de la organización. Proceso, Cualquier integrante de la organización. Proceso, Cualquier integrante de la organización. Representante de la dirección, Lideres de Proceso. Procesos.

Determinar La Modalidad De Comunicación: Se identificara como, cuando, donde, porque, se divulgara la información y quien sea responsable de dar respuesta oportunamente o que se dé a conocer los

4 PÁGINA 4 DE partes interesadas externas se remiten a la Gerencia, y es ella quien lo direcciona al encargado, para registrar aquellas que considere relevantes, según matriz de comunicación, además responde a las solicitudes de información o comunicaciones de las partes externas interesadas, siempre que sean relevantes: Denuncias Quejas o reclamaciones. Inspecciones. Posibles No Conformidades del Sistema. Auditorias Comunicación Interna: De forma general la comunicación interna en la empresa, se presenta en documentos, recogida en la documentación del Sistema de Gestión integral y bajo los parámetros de la Matriz de Comunicaciones Internas. Los responsables de las diferentes áreas, informan internamente sobre las actividades de la empresa, con el objetivo de: Dar a conocer el comportamiento de la organización en temas de Calidad, Seguridad, salud Ocupacional, mejoras conseguidas, programa de objetivos y metas,...etc. Atender las inquietudes o dudas sobre las actividades de la organización, productos o servicios. Dar a conocer las Políticas y mostrar el compromiso de la Dirección. Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre actividades de la organización. Comunicación Externa: Es la que se mantiene entre la empresa y las partes interesadas externas como: Clientes Contratista Procesos. Procesos.

5 PÁGINA 5 DE 6 Comunidad Proveedores Autoridad Y Otros. Según la matriz Matriz de Comunicación Externas. 6. GENERALIDADES Participación y Consulta Los medios de participan y consulta para el Sistema De Gestión Integral son entre otros: COPASO: A través de la convocatoria para la participación del Comité, la selección de éste, en las reuniones mensuales y gestión de las propuestas de trabajadores. BRIGADISTAS: La empresa cuenta con brigadistas distribuidos en diferentes áreas, a quienes se les puede informar situaciones con potencial de generar una emergencia. COMITÉ DE CONVIVENCIA: Existen un grupo de trabajadores para la recepción y solución de los temas de acoso laboral que se puedan presentar en la organización. REPORTE DE ACTO O CONDICION INSEGURA: Medio de comunicación de los trabajadores y contratista para reportar actos y condiciones inseguras. BLOG Y CORREO: Medio de información oportuno para dar a conocer y recibir información sobre el Sistema de Gestión Integral. COMITÉ INTEGRAL: Reunión de todos los líderes de proceso y gerencia donde se socializan informes de todas las aéreas, acciones correctivas y preventivas a las falencias. Todos estos canales buscan la concientización de los beneficios del trabajo seguro y de las consecuencias de la No Seguridad.

GENERALIDADES Participación y Consulta Los medios de participan y consulta para el Sistema De Gestión Integral son entre otros: COPASO: A través de la convocatoria para la participación del Comité,

6 PÁGINA 6 DE 6 7. FORMATOS RELACIONADOS Matriz de Comunicación Externas Matriz de Comunicaciones Internas 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO REVISÓ: APROBÓ: Mariana Paternina COORDINADORA SGI Sandra Guzmán GERENTE

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