INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

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1 Solicitud de Cambio No: N/A INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD DIVISIÓN CORPORATIVA CADENA DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE LICITACION Elaborado por: Área de Licitaciones- Dirección Proveeduría Institucional Aprobado por: TABLA DE CONTENIDO Dirección Proveeduría Institucional Código: IT-PL Página 1/ 18 Rige a partir de: Noviembre, PROPÓSITO ALCANCE DOCUMENTOS APLICABLES RESPONSABILIDADES TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O CONTENIDO CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN ANEXOS... 16

2 2/ PROPÓSITO Establecer mediante este Instructivo de Trabajo el proceso de contratación de bienes, servicios y obras mediante la modalidad de Licitación. Es un compendio de normas y directrices basadas fundamentalmente en la Ley N 8660, Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del sector Telecomunicaciones y su Reglamento, así como el Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA) y los lineamientos que haya dictado la Administración Superior relacionados con esta materia. 2. ALCANCE Este Instructivo de Trabajo es aplicable para todos los funcionarios de la Dirección de Proveeduría que intervienen en el proceso de contratación de bienes y servicios mediante la modalidad de licitación. 3. DOCUMENTOS APLICABLES CÒDIGO TÍTULO DEL DOCUMENTO N 8660 Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del sector Telecomunicaciones Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y D.E Modernización de las Entidades Públicas del sector Telecomunicaciones N 7494 Ley de Contratación Administrativa N 8292 Ley General de Control Interno Ley 6227 SE Vigente R-CO Ley General de Administración Pública. Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA) Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la

3 3/ 18 República. S/N Reglamento Aprobación Interna de las Contrataciones y Convenios no Sujetos a Refrendo Contralor 4. RESPONSABILIDADES a) DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA Aprobar este Instructivo de Trabajo y sus futuras modificaciones. b) FUNCIONARIOS DE NIVEL 1 Asegurar que los funcionarios bajo su responsabilidad conocen y cumplen las disposiciones contenidas en este Instructivo de Trabajo y los documentos aplicables. c) FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA Conocer, cumplir y aplicar las disposiciones establecidas en este Instructivo de Trabajo y los documentos aplicables. 5. TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS Acto de adjudicación: es el acto de la Administración en el que está previsto el examen de las propuestas u ofertas presentadas, ésta decide cuál de ellas es la más conveniente, basados en los estudios legal y técnico. Acto de apertura: procedimiento que se lleva a cabo en una hora y fecha determinada en el cartel del concurso, mediante el cual se da a conocer el contenido de las propuestas para una licitación especifica.

4 4/ 18 Aprobación interna: consiste en la aprobación que realiza la Unidad de Aprobación Interna perteneciente a la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica Institucional; constituye un requisito de eficacia jurídica de las contrataciones que realiza el ICE. Se otorga una vez se compruebe el cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos legales de los procedimientos de contratación administrativa. Cartel: es el Reglamento específico de la contratación que se promueve, en el que se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables y pertinentes al respectivo procedimiento CCA: coordinador de contratación administrativa, funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área. Contrato: es con el cual las partes se obligan al cumplimiento de contraprestaciones derivadas de la contratación administrativa. Junta de adquisiciones: órgano colegiado conformado por funcionarios del GRUPO ICE, encargados de adjudicar las contrataciones por los montos definidos y demás competencias establecidas por el Concejo Directivo del ICE. Licitación abreviada: procedimiento de contratación que utiliza la administración para aquellas adquisiciones con montos inferiores a la licitación pública y superiores a la Contratación Directa Licitación pública: procedimiento de contratación, de amplia participación según los montos definidos. Modalidades de contrato de suministro: podrá darse bajo alguna de las siguientes modalidades: Cantidad definida, entrega según demanda y ejecución por consignación. Negocios: grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo mismo que factores claves comunes para el éxito. Oferta: ofrecimiento o propuesta unilateral, dirigida a la administración, con el fin de celebrar un contrato.

5 5/ 18 Orden de compra/servicio: es un documento que la Proveeduría comunica al adjudicatario donde le indica oficialmente la adjudicación y el plazo de entrega del objeto del contrato. La orden de compra es para bienes u obras y la de servicios para servicios. Plan anual de compras: es el plan mediante el cual los negocios, divisiones, direcciones técnicas, direcciones administrativas y la administración superior proponen las adquisiciones requeridas para el año de su publicación. Dirección de Proveeduría: dependencia encargada de la conducción y fiscalización de los procesos de contratación administrativa. Recomendación de proveeduría: documento en el cual la dirección administrativa de proveeduría, da su recomendación para la determinación de la oferta más conveniente para la administración. Recomendación técnica: documento que avala mediante un estudio exhaustivo de las ofertas propuestas, cuál es la más conveniente a los interesados institucionales. Recurso de apelación: interposición o reclamo, contra los actos de adjudicación de las licitaciones públicas dictados por la administración. Se interpone ante la contraloría general de la república dentro de los cinco días hábiles a partir de su publicación. Recurso de objeción: interposición o reclamo contra el cartel que se interpone dentro del primer cuarto del plazo para presentar ofertas. El recurso de objeción se interpone ante la Contraloría General de la República en el caso de las Licitaciones Públicas y ante el ICE en el caso de las Licitaciones Abreviadas. Recurso de revocatoria: interposición o reclamo contra las adjudicaciones dictadas por la administración, que se interpone ante el órgano que emitió el acto de adjudicación Aplica en las licitaciones abreviadas y las resuelve el ICE. Refrendo contralor: aprobación dada por la Contraloría General de la República, donde se corrobora la legalidad y control de la hacienda pública de un acto administrativo, y dar lugar a su ejecutividad y ejecutoriedad, funge como un requisito de

6 6/ 18 eficacia del contrato administrativo. Es aplicable a las licitaciones públicas que alcancen el monto de esta modalidad de contratación. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O CONTENIDO 6.1 Área de Licitaciones, Dirección de Proveeduría Institucional a. La Dirección de Proveeduría revisará y actualizará este Instructivo de Trabajo al menos una vez al año o cuando lo considere necesario. b. La Dirección de Proveeduría se encargará de enviar a publicar el programa de compras a la página WEB de Proveeduría. c. Actividades del área de licitaciones c.1. Etapa de requisitos: c.1.1 El Gestor revisa que el Proyecto de Licitación cumpla con los requisitos mínimos requeridos, de lo contrario solicitará que se subsane cualquier defecto que se señale. (Anexo No. 1). c.1.2 El gestor, una vez admitido el proyecto, le asigna número de licitación y lo registra en el Sistema. Luego de registrarlo se lo asigna al analista que corresponde según el rol c.2 Etapa del cartel

7 7/ 18 c.2.1 El analista revisa a fondo las condiciones que conforman el cartel. c.2.2 pone a derecho si es necesario, el pliego de condiciones, emitirá las observaciones que sean pertinentes y las comunicaciones al Coordinador de Contratación Administrativa, para que se efectúen las modificaciones. c.2.3 Una vez confeccionado el cartel definitivo, el gestor le asigna la hora y fecha para el acto de apertura y publica la invitación a concursar. Para el caso de licitaciones en papel, se le solicita al CCA que incluya el cartel definitivo al servidor Urano y se procede con la publicación. c.2.4 El analista gestiona, consultas o modificaciones al cartel, prórrogas a la fecha de apertura, de oficio o a solicitud del Coordinador de la Contratación. c.2.5 El gestor realiza la publicación de las modificaciones al cartel, según sea el caso, para licitaciones en papel. En Mer-link, la publicación la realiza el analista. c.2.6 El gestor efectúa la apertura de ofertas, para licitaciones en papel, si son en Mer-link, la realiza el analista. c.2.7 El analista solicita al Coordinador de la Contratación Administrativa el estudio y recomendación de adjudicación. c.2.8 El analista Coordina con la Dirección de Contratación Administrativa para que emitan el dictamen legal de las ofertas en los casos en que proceda. c.3. Etapa recurso de objeción:

8 8/ 18 c.3.1 El analista recibe los alegatos del inconforme, ya sea por parte de la Contraloría General de la República, o directamente del afectado. c.3.2 Corresponderá a la Contraloría General de la República, analizar la admisibilidad del mismo para los casos de licitaciones públicas. Para las licitaciones abreviadas, corresponderá a la administración su atención. c.3.3 Si el recurso no procede por extemporaneidad o improcedencia manifiesta, el analista comunicará al objetante, no sin antes indicar el porqué de su rechazo. (Resolución) c.3.4 Si el recurso procede, el analista registra en los sistemas de información SIAC e ISAF o en el sistema de compras electrónico, donde se indica quién es el coordinador de contratación administrativa responsable. c.3.5 El analista remite el recurso al Coordinador de Contratación Administrativa (CCA) y a la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica Institucional para que sea analizado en el plazo determinado que rige esta materia. El recurso debe ser contestado punto a punto, en el mismo orden en que fue presentado y con criterio justificado y demostrado. c.3.6 Para el caso de recursos de objeción de licitaciones abreviadas, el analista realizará un recuento de los hechos, los cuales serán remitidos al Director de la Proveeduría para su resolución final, al tenor del artículo 82 del Reglamento Interno de Contratación Administrativa. c.3.7 El analista comunica la resolución del recurso a las partes involucradas.

9 9/ 18 c.3.8 Si el recurso es acogido, demostrando que lleva razón el objetante, el analista comunicará al CCA respectivo para que coordine con la Dirección de Proveeduría las modificaciones correspondientes, las cuales se publicarán para el conocimiento del público en general c.3.9 El analista registra la resolución en los sistemas electrónicos. c.4 Etapa de adjudicación: c.4.1 El analista estudia la recomendación de adjudicación enviada por el Coordinador de la Contratación Administrativa. Si hay que hacer correcciones se solicitan al mismo. c.4.2 El analista prepara recomendación de adjudicación definitiva y la envía al órgano que adjudica, según corresponda. (Anexo No.2). c.4.3 El gestor publica el acuerdo de adjudicación. c.5 Etapa recursiva: c.5.1 Se recibe de parte de la Contraloría General de la República un comunicado (Auto de Notificación vía fax generalmente) en el cual el analista solicita a la administración que en un término de 24 horas, presente ante el órgano contralor, entre otros, copia fiel, certificada y foliada del expediente administrativo, el cual debe ir acompañado de una nota de remisión numerada y una copia de para su respectivo acuse de recibido para el caso de Licitaciones que no se tramiten en el sistema electrónico.

10 10/ 18 La Dirección de Proveeduría deberá prevenir a las empresas en controversia, para que mantenga o restablezcan la vigencia de las ofertas y las garantías de participación de ser necesario y su la hubiese, las cuales deben ser remitidas a la Contraloría General de la República en un plazo improrrogable de 3 días hábiles. c.5.2 El analista registra el recurso en los sistemas de información, así como en un informe del área, donde también se registrará quién es el coordinador de la contratación administrativa responsable. c.5.3 El analista comunica mediante correo electrónico al área de archivo, para la preparación del expediente y las ofertas solicitadas, el cual será remitido al órgano contralor mediante nota numerada y dentro del plazo solicitado para el caso de Licitaciones que no se tramiten en el sistema electrónico. c.5.4 El analista Mediante Auto de Notificación, la Contraloría General de la República, solicita audiencias a la administración para su pronunciamiento al respecto (alegaciones recurridas) c.5.5 La Proveeduría comunicará al Coordinador de Contratación Administrativa y a la Dirección de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional para que el analista, revise y emita su pronunciamiento respecto al recurso, en el plazo establecido que rige esta materia. c.5.6 El analista de igual forma al punto anterior, si el ente Contralor lo requiere, la Proveeduría solicitará diferentes audiencias a las áreas correspondientes para la respuesta.

11 11/ 18 c.5.7 El analista una vez emitida y comunicada la resolución del recurso por parte de la Contraloría General de la República, la administración determina el proceso a seguir según lo recomendado por el órgano Contralor. c.5.8 El analista registra la resolución en los sistemas electrónicos y se archiva la resolución en el expediente administrativo, cuando corresponda. c.6 Recurso de revocatoria: c.6.1 El analista recibe de parte del recurrente el recurso en ventanilla única de la Dirección de Proveeduría o en el sistema electrónico de compras. Si el recurso es presentado ante el mismo órgano que dictó el acto de adjudicación, éste, deberá remitirlo a la Dirección de Proveeduría en el plazo de un día hábil para el trámite respectivo. c.6.2 El analista, La Dirección de Proveeduría, en conjunto con la Dirección de Contratación Administrativa y la Dependencia Técnica del contrato (Coordinador de Contratación Administrativa), analizarán la admisibilidad del recurso. Si el recurso es inadmisible o manifiestamente improcedente, se notificará al recurrente en un plazo no mayor a dos días hábiles. c.6.3 Si el recurso procede, el analista registrará en los sistemas de información, donde se indicará el coordinador de contratación administrativa responsable. c.6.4 Si el recurso resulta admisible, el analista hace del conocimiento del adjudicatario, para que en un plazo de 3 días hábiles, presente los descargos correspondientes.

12 12/ 18 c.6.5 Una vez obtenidos los descargos por parte del adjudicatario, el analista remitirá al Coordinador de Contratación Administrativa (CCA) y a la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica Institucional, para que tanto el recurso como los descargos del adjudicatario, sean analizados en un plazo de 3 días hábiles y presenten sus consideraciones y comentarios al respecto. El recurso debe ser contestado punto a punto, en el mismo orden en que fue presentado y con el razonamiento suficiente que respalde el criterio emitido. c.6.6 El área de Licitaciones, el analista, hace un recuento de los hechos de dicha licitación, incluyendo lo alegado por el recurrente, el cual será remitido al órgano que dictó el acto de adjudicación para que en un plazo de 3 días hábiles, éste emita una resolución al respecto. c.6.7 Una vez recibida en la Proveeduría la resolución del recurso, el analista procede a comunicar a las partes, (recurrente y adjudicatario) la resolución del mismo. c.6.8 El analista registra la resolución en los sistemas electrónicos y se archiva la resolución en el expediente administrativo, cuando corresponda c.6.9 El analista comunica la firmeza del acto de adjudicación. c.7 etapa de refrendo o aprobación interna: c.7.1 Una vez que el adjudicatario presente la Garantía de Cumplimiento y las especies fiscales, y demás requisitos, el analista remite a la Dirección de Contratación Administrativa para efectos de lograr la eficacia contractual, para los casos que corresponda.

13 13/ 18 c.8. Etapa orden de compra-servicio o contrato electrónico: c.8.1 Una vez que la Dirección de Contratación Administrativa otorgue la aprobación interna, el Analista o gestor confecciona la orden de compra o de servicio o contrato electrónico, según corresponda. c.8.2 El Analista. Para las licitaciones que alcancen el monto establecido, luego de recibido el contrato de la Dirección de Contratación Administrativa, debidamente firmado por los representantes del ICE y del contratista, se gestiona ante la Contraloría General el refrendo constitucional. c.8.3 El Analista Confecciona la orden de compra o de servicio o contrato electrónico, en caso de que se otorgue el refrendo contralor. Si el refrendo es denegado, coordina con el CCA y con la Dirección de Contratación Administrativa, esta última, si corresponde, para que realicen las correcciones que señala la Contraloría General de la República. c.8.4 Una vez corregidos los señalamientos de la Contraloría General de la República, la Dirección de Proveeduría gestionará nuevamente el refrendo. Luego de obtenido este requisito el analista confecciona la orden de compra o de servicio, o el contrato electrónico, según corresponda. c.8.5 Superadas las etapas de refrendo contralor o aprobación interna, el gestor o el analista, según corresponda, notifica la orden de compra y/o servicio o contrato electrónico a él o los adjudicatarios, con lo que dará inicio la etapa de ejecución contractual.

14 14/ CONTROL DE REGISTROS CÓDIGO Y NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE DE SU ARCHIVO MODO DE ALMACENA- MIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO AUTORIZADO TIEMPO DE CONSERVACIÓN Cartel Encargado de Archivo Físico Electrónico y Todo Público Plazo establecido 5 años Acta aperturas de Encargado de Archivo Físico Electrónico y Todo Público Plazo establecido 5 años Recomendación de Adjudicación Encargado de Archivo Físico Electrónico y Todo Público Plazo establecido 5 años Notificación de adjudicación Encargado de Archivo Físico Electrónico y Todo Público Plazo establecido 5 años Orden compra servicio, contrato electrónico de o Encargado de Archivo Físico Electrónico y Todo Público Plazo establecido 5 años 8. CONTROL DE CAMBIOS Este documento es versión N 1, está actualizado según la estructura organizacional vigente, por lo cual, no aplica el control de cambios APARTADO c.1.2 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se indica quien realiza cada uno de las tareas. Se agrega luego de registrarlo se lo asigna al analista que corresponde según el rol

15 15/ 18 c.2.3 c.2.4 c.2.5 c.2.6 c.2.7 c.3.2 c.4.2 c.4.3 c.6.9 c.8.2 Se agrega Para el caso de licitaciones en papel, se le solicita al CCA que incluya el cartel definitivo al servidor Urano y se procede con la publicación. Se agrega gestiona Se agrega realiza y para licitaciones en papel. En Mer-link, la publicación la realiza el analista. Se agrega para licitaciones en papel, si son en Mer-link, la realiza el analista. Se agrega el c.2.7: El analista solicita al Coordinador de la Contratación Administrativa el estudio y recomendación de adjudicación. Se agrega Para las licitaciones abreviadas, corresponderá a la administración su atención. Se agrega al órgano y según corresponda. Se agrega publica y adjudicación Se agrega el c.6.9 El analista comunica la firmeza del acto de adjudicación. Se agrega el c.8.2: El Analista. Para las licitaciones que alcancen el monto establecido, luego de recibido el contrato de la Dirección de Contratación Administrativa, debidamente firmado por los representantes del ICE y del contratista, se gestiona ante la Contraloría General el refrendo constitucional. 9. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN ELABORÓ DEPENDENCIA FECHA Karina Corrales Vargas Área de Licitaciones-Dirección de Octubre, Proveeduría Institucional 2016

16 16/ 18 REVISÓ DEPENDENCIA FECHA Geovanny Hernández Villalobos Área de Licitaciones-Dirección de Proveeduría Institucional Octubre, 2016 APROBÓ FIRMA FECHA Luis Acuña Rodríguez Dirección de Proveeduría Noviembre, ANEXOS Anexo N 1 Requisitos para la recepción de un proyecto.

17 17/ 18 Anexo N 1 REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN DE UN PROYECTO DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO APROBACIONES DIRECTOR CCA PRESUPUESTO ( ART. 2 y 8 R.I.C.A.) TRANSPORTES VISTOS BUENOS: T.I MAQUINARIA REGENCIA QUIMICA D.C.H EQUIPO RADIO DBI NOTA DE PROGRAMA DE COMPRAS (ART. 14 R.I.C.A) AÑO PRESUPUESTARIO MONTO ESTIMADO CRC USD CUENTA PRESUPUESTARIA TIPO DE FINANCIAMIENTO VERIFICACION DE EXISTENCIAS (Listado de la DL) AUTORIZACION DE LOGÍSTICA MATERIAL DE USO COMÚN (REG. EXISTENCIAS) CUMPLEN ART. 37 Y 38 DEL REGLAMENTO DE EXISTENCIAS JUSTIFICACION SEGÚN LOS PLANES DEL NEGOCIO DE CADA UEN (ART.15 R.I.C.A.) DETALLE DE LOS RECURSOS HUMANOS Y ADMINISTRATIVOS SUFICIENTES PARA LA ADMINISTRACION DEL CONTRATO( ART. 15 REG. 8660) CRONOGRAMA (debe contemplar la duración estimada del procedimiento y estar actualizado) (ART. 15 REG. 8660) DECLARACION DE QUE CUMPLEN CON LA MODIFICACIÓN DEL ART. 15 DEL R.I.C.A. Documento JUSTIFICACIÓN Normativo SI Propiedad EXCEDE del EN ICE, MENOS prohibida 30% su EL reproducción MONTO DEL total PROGRAMA o parcial sin DE autorización COMPRAS (ART. 17 R.I.C.A.) MODIFICAR EL PROGRAMA DE COMPRAS SI EXCEDE EL 30% DE LA ESTIMACIÓN ORIGINAL. (ART. 17 R.I.C.A)

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