Manual de referencia de escáner

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1 Instrucciones de uso Manual de referencia de escáner Envío de archivos de escaneo por Envío de archivos escaneados a carpetas Envío de archivos escaneados con WSD Almacenamiento de archivos con la función de escáner Guardar archivos escaneados en un dispositivo de memoria extraíble Entrega de archivos de escaneo Escaneo de originales con el escáner TWAIN de red Otros ajustes de escaneo Ajustes de escáner Apéndice Lea atentamente este manual antes de utilizar la máquina y guárdelo a mano para consultarlo en el futuro. Para un uso seguro y correcto, lea "Safety Information" en "Manuals and Safety Information for This Machine" antes de utilizar la máquina.

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3 CONTENIDO Manuales para esta máquina...7 Aviso...10 Importante...10 Cómo leer este manual...11 Símbolos...11 Notas...11 Lista de opciones...12 Leyes y normativas...13 Prohibición legal...13 Información relativa a un modelo específico...14 Acerca de las funciones del escáner...15 Pantalla...17 Vista simplificada...17 Pantallas de confirmación Envío de archivos de escaneo por Antes de enviar archivos escaneados por Resumen de envío de archivos escaneados por Preparación para el envío por Registro de direcciones de en la Libreta de direcciones...29 Pantalla Procedimiento básico para enviar archivos escaneados por Cambio a la pantalla Especificación de destinos de Selección de destinos de la libreta de direcciones de la máquina...36 Introducción manual de una dirección de Selección del destino entre los destinos recientes...40 Selección de destinos buscando un servidor LDAP...41 Registro de un destino introducido directamente en la libreta de direcciones...44 Registrar un destino reciente en la libreta de direcciones...45 Especificación del remitente de Selección de un remitente de la lista...47 Uso de un número de registro para especificar un nombre de remitente...48 Selección del remitente buscando en la libreta de direcciones de la máquina

4 Especificación del asunto del Introducción del mensaje de Selección de un mensaje de la lista...52 Introducción manual de un mensaje...53 Almacenamiento y envío por simultáneos...54 Ajustes de seguridad para Envío de cifrado...56 Envío de con firma...57 Envío de la URL por Envío de archivos escaneados a carpetas Antes de enviar archivos con Escanear a carpeta...61 Resumen de envío de archivos escaneados mediante la función Escanear a carpeta...61 Preparación para el envío mediante Escanear a carpeta...63 Registro de carpetas de destino en la libreta de direcciones...69 Pantalla Escanear a carpeta...70 Procedimiento básico cuando se utiliza la función Escanear a carpeta...72 Cambio a la pantalla Escanear a carpeta...75 Especificación de destinos de Escanear a carpeta...76 Selección del destino de la libreta de direcciones de la máquina...76 Envío de archivos a una carpeta de red compartida...80 Envío de archivos a un servidor FTP...83 Envío de archivos al servidor NetWare...85 Selección del destino de entre los destinos recientes...89 Registro de la ruta de acceso al destino seleccionado en la libreta de direcciones...90 Registro de la ruta de un destino reciente en la libreta de direcciones...91 Almacenamiento y envío simultáneos mediante la opción Escanear a carpeta Envío de archivos escaneados con WSD Antes de enviar archivos escaneados con WSD...95 Resumen de envío de archivos escaneados con WSD...96 Preparación para envío de archivos mediante la función WSD...97 Uso del escáner WSD (tipo inserción) Pantalla Escáner WSD (tipo inserción) Procedimiento básico para envío de archivos escaneados mediante la función WSD

5 Cambio a la pantalla Escáner WSD Especificación del ordenador cliente de destino Uso del escáner WSD (tipo de extracción) Procedimiento básico para enviar archivos escaneados con WSD (tipo de extracción) Configuración de los ajustes de escaneo en un ordenador cliente Cambio de perfil de escaneo Creación de un nuevo perfil de escaneo Elementos y ajustes de perfil de escaneo Almacenamiento de archivos con la función de escáner Antes de almacenar archivos Resumen de almacenamiento de archivos bajo la función de Escáner Procedimiento básico para almacenar archivos escaneados Especificación de información de archivo de un archivo escaneado Especificación de un Nombre de usuario Especificación de un Nombre de archivo Especificación de una Contraseña Visualización de la lista de archivos almacenados Lista de archivos almacenados Búsqueda en la lista de archivos almacenados Comprobación de archivos almacenados Comprobación de un archivo almacenado seleccionado de la lista Comprobación de archivos almacenados desde un equipo cliente Envío de un archivo almacenado Envío de archivos almacenados Administración de archivos almacenados Eliminación de un archivo almacenado Cambio de información de un archivo almacenado Guardar archivos escaneados en un dispositivo de memoria extraíble Antes de guardar archivos en un dispositivo de memoria extraíble Guardar archivos en un dispositivo de memoria extraíble Procedimiento básico para guardar archivos de escaneo en un dispositivo de memoria extraíble Entrega de archivos de escaneo Antes de entregar archivos

6 Resumen de la entrega de archivos escaneados Preparación para entregar archivos Pantalla de escáner de entrega de red Procedimiento básico para la entrega de archivos Cambio a la pantalla de Escáner de entrega en red Especificación de destinos de entrega Selección de destinos almacenados en la Libreta de direcciones del servidor de entrega Especificación del remitente Selección de un remitente de la lista de remitentes Selección del remitente con el número de registro Selección de un remitente buscando en la lista de destinos del servidor de entrega Especificación del asunto del que se va a enviar mediante el servidor de entrega Almacenamiento y entrega simultáneos Escaneo de originales con el escáner TWAIN de red Antes de utilizar el escáner TWAIN de red Resumen del escáner TWAIN de red Preparación para utilizar el escáner TWAIN de red Instalación del driver TWAIN desde el CD-ROM suministrado Procedimiento básico para el escáner TWAIN de red Ajustes de escaneo cuando se utiliza un escáner TWAIN Especificación de la orientación de los originales en el escáner TWAIN Otros ajustes de escaneo Especificación de los Ajustes de escaneo Ajustes escaneo Tipo original Resolución Tamaño escaneo Editar Ajuste de densidad de imagen Ajuste de Tipo de alimentación original Orientación original Configuración del original Lotes, SADF

7 Dividir Escaneo de múltiples páginas como un archivo Especificación del tipo de archivo y nombre de archivo Especificación del tipo de archivo Información y limitaciones de los tipos de archivo Especificación del nombre de archivo Ajustes de seguridad para archivos PDF Programas Registro de ajustes usados frecuentemente Recuperación de contenido registrado Cambio de un programa registrado Eliminación de un programa Cambio del nombre de programa registrado Cambio de los valores predeterminados de la pantalla inicial del escáner Ajustes de escáner Acceso a herramientas del usuario Cambio de herramientas de usuario Cierre de Herramientas de usuario Ajustes generales Ajustes escaneo Enviar ajustes Ajustes iniciales Apéndice Relación entre la resolución y el tamaño de escaneo Al utilizar las funciones , Envío a carpeta, Escáner WSD, Almacenamiento o Entrega en red Al utilizar el driver TWAIN o el driver WIA Software suministrado en CD-ROM Programa de ejecución automática Driver TWAIN Valores de varios elementos de configuración para la función de Transmisión/Almacenamiento/ Entrega Función de transmisión

8 Función de almacenamiento Función de entrega de red Acerca de Escaneo WIA Especificaciones Marcas comerciales ÍNDICE

9 Manuales para esta máquina Lea atentamente este manual antes de utilizar esta máquina. Consulte los manuales que correspondan según el uso que desee hacer de la máquina. El tipo de soporte varía en función del manual. Las versiones impresa y electrónica de un manual tienen el mismo contenido. Para poder ver los manuales como archivos PDF, debe tener instalado Adobe Acrobat Reader /Adobe Reader. Para poder ver los manuales en formato html, deberá tener un navegador Web instalado. Manuales e información de seguridad para esta máquina y Asia) (principalmente Europa Contiene presentaciones de los manuales e información sobre el uso seguro de esta máquina. Antes de usar esta máquina, lea la sección de este manual sobre información de seguridad para evitar daños en las personas y en la máquina. Manuals and Safety Information for This Machine (principalmente Norteamérica) Contiene presentaciones de los manuales e información sobre el uso seguro de esta máquina. Antes de usar la máquina, lea con atención la sección de este manual Safety Information para evitar daños en las personas y en la máquina. Este manual se suministra sólo en inglés. Guía de Instalación Rápida Contiene procedimientos para desembalar e instalar la máquina. Guía inicial para escáner y fax Explica cómo configurar las funciones de escáner y fax, así como el uso de sus funciones básicas. Los detalles sobre estas funciones que no se incluyen en este manual se proporcionan en el Manual de referencia de escáner, el Manual de referencia de fax, así como en el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. Acerca de esta máquina Este manual presenta las múltiples funciones de la máquina. También explica los procedimientos de preparación para utilizar la máquina, el panel de mandos, cómo instalar las opciones, cómo introducir texto, cómo instalar los CD-ROM que se proporcionan, y cómo cargar papel y reemplazar los cartuchos de impresión, grapas y otros consumibles. Detección de errores Ofrece una guía para solucionar los problemas de uso más comunes. 7

10 Manual de referencia de copiadora y Document Server Explica las operaciones y funciones de la copiadora y el Document Server. Consulte también este manual para obtener explicaciones sobre cómo colocar los originales. Manual de referencia de fax Explica las funciones y el funcionamiento del fax. Manual de referencia de impresora Explica el funcionamiento y las funciones de la impresora. Manual de referencia de escáner Explica el funcionamiento y las funciones del escáner. Manual de referencia de configuración del sistema y de red Contiene información acerca de cómo conectar la máquina a una red y cómo configurar y utilizar la máquina en un entorno de red. Asimismo, explica cómo cambiar la configuración del sistema y cómo registrar la información en la Libreta de direcciones. Manual de referencia de seguridad Este manual es para los administradores de la máquina. Explica las funciones de seguridad que se pueden utilizar para evitar un uso no autorizado de la máquina, manipulación de datos o filtraciones de información. Le recomendamos que realice los siguientes ajustes para aumentar la seguridad: Instale el Certificado de dispositivo. Active el cifrado SSL (nivel de sockets seguro). Cambie el nombre de usuario y la contraseña del administrador que utilice Web Image Monitor. Para obtener detalles, consulte el Manual de referencia de seguridad. Asegúrese de leer este manual cuando configure las funciones de seguridad mejorada o la autenticación de usuario y administrador. Manual de referencia del dispositivo sobre Ajustes de funciones ampliadas de la VM Card Explica cómo configurar los ajustes de las funciones ampliadas con la máquina. Manual de referencia web sobre Ajustes de funciones ampliadas de la VM Card Explica cómo configurar los ajustes de las funciones ampliadas con Web Image Monitor. UNIX Supplement Explica cómo configurar y utilizar una impresora de red mediante UNIX. Para obtener el "UNIX Supplement", visite nuestro sitio web o consulte a un distribuidor autorizado. Este manual incluye explicaciones de funciones y ajustes que podrían no estar disponibles con esta máquina. Este manual se suministra sólo en inglés. 8

11 Otros manuales Guía rápida de copiadora Guía rápida de impresora Guía rápida de fax Guía rápida de escáner Guía de Inicio de App2Me Se hace referencia a los siguientes productos de software por sus nombres generales: Nombre de producto DeskTopBinder Lite y DeskTopBinder Professional * 1 ScanRouter EX Professional *1 y ScanRouter EX Enterprise *1 Nombre genérico DeskTopBinder el software de entrega ScanRouter *1 Opcional 9

12 Aviso Importante En ningún caso la empresa será responsable por daños directos, indirectos, especiales, incidentales o consecuentes que ocurran como resultado del manejo o funcionamiento de la máquina. Para una buena calidad de impresión, el fabricante recomienda el uso de tóner original del fabricante. El fabricante no será responsable de ningún daño o gasto que pudiera derivarse del uso de piezas no originales del fabricante en sus productos de oficina. 10

13 Cómo leer este manual Símbolos En este manual se utilizan los siguientes símbolos: Indica cuestiones a las que hay que prestar atención cuando se utilice la máquina, así como explicaciones sobre las posibles causas de atascos de papel, daños a los originales o pérdidas de datos. Asegúrese de leer estas explicaciones. Proporciona explicaciones complementarias de las funciones de la máquina e instrucciones para resolver errores del usuario. Este símbolo se encuentra al final de las secciones. Indica dónde puede encontrar más información relevante. [ ] Indica los nombres de las teclas que aparecen en la pantalla o en los paneles de mandos de la máquina. (principalmente Europa y Asia) (principalmente Norteamérica) Las diferencias entre las funciones de los modelos de la región A y la región B se indican mediante estos dos símbolos. Lea la información indicada por el símbolo correspondiente a la región del modelo que está utilizando. Para obtener información acerca de qué símbolo corresponde al modelo que está utilizando, consulte "Información relativa a un modelo específico". Notas El contenido de este manual está sujeto a cambios sin previo aviso. Algunas ilustraciones de este manual podrían ser ligeramente diferentes de la máquina. Algunas opciones podrían no estar disponibles en algunos países. Para obtener más información, póngase en contacto con su proveedor local. Dependiendo del país en el que se encuentre, algunas unidades pueden ser opcionales. Para obtener más información, póngase en contacto con su proveedor local. 11

14 Lista de opciones Esta sección proporciona una lista de opciones para esta máquina y cómo consultarlas en este manual. Lista de opciones IEEE a/g Interface Unit Type J IEEE g Interface Unit Type K Tarjeta LAN inalámbrica Denominada como IEEE a/g Interface Unit Type J Copy Data Security Unit Type F Unidad de seguridad de copia de datos 12

15 Leyes y normativas Prohibición legal No copie ni imprima ningún elemento cuya reproducción esté prohibida por la ley. Copiar o imprimir los siguientes elementos generalmente está prohibido por la ley local: billetes de banco, timbres de impuestos, pagarés, títulos de acciones, efectos interbancarios, cheques, pasaportes, permisos de conducir. La lista anterior es sólo orientativa y no está completa. No aceptamos ninguna responsabilidad por su integridad o precisión. Si tiene alguna pregunta relativa a la legalidad de la copia o la impresión de determinados artículos, consulte a su asesor legal. 13

16 Información relativa a un modelo específico Esta sección explica cómo identificar la región a la que pertenece su máquina. Hay una etiqueta en la parte posterior de la máquina, ubicada en la posición que se indica abajo. La etiqueta contiene información que identifica la región a la que pertenece su máquina. Lea la etiqueta. CFE052 La siguiente información es específica de la región. Lea la información situada debajo del símbolo correspondiente a la región de su máquina. (principalmente Europa y Asia) Si la etiqueta contiene lo siguiente, la máquina es un modelo de la región A: CÓDIGO XXXX -67, V (principalmente Norteamérica) Si la etiqueta contiene lo siguiente, la máquina es un modelo de la región B: CÓDIGO XXXX V En este manual las dimensiones aparecen en unidades de dos sistemas de medida: en metros y en pulgadas. Si su máquina es un modelo para la Región A, consulte las unidades métricas. Si su máquina es un modelo para la Región B, consulte las unidades en pulgadas. 14

17 Acerca de las funciones del escáner Esta sección describe las funciones que puede utilizar en el modo escáner. Con las funciones de escáner, puede buscar archivos en los ordenadores, buscar originales de un ordenador mediante el driver TWAIN o almacenar archivos en el disco duro de la máquina. Si necesita más información acerca de cada función, consulte los capítulos correspondientes. Envío de archivos escaneados (escáner de red) Los archivos escaneados pueden enviarse o almacenarse en un equipo. Además, puede especificar el formato de un archivo de escaneo según se vaya a utilizar el archivo. Envío por Puede enviar archivos de escaneo a una dirección de especificada. Si desea más información, consulte el capítulo 1 "Envío de archivos de escaneo por ". Envío a carpetas Es posible almacenar archivos escaneados en carpetas compartidas en red, FTP o servidores NetWare. Si desea más información, consulte el capítulo 2 "Envío de archivos escaneados a carpetas". Envío mediante WSD Puede utilizar Web Services on Devices (WSD) para enviar archivos de escaneo al ordenador de un cliente. Para más información consulte el capítulo 3 "Envío de archivos de escaneo mediante WSD". Entrega Puede entregar los archivos escaneados mediante un servidor de entrega. Para más información consulte el capítulo 6 "Entrega de archivos escaneados". Escaneo de originales de un ordenador cliente (escáner TWAIN) Puede utilizar el controlador TWAIN para buscar originales en equipos conectados en red. Para más información consulte el capítulo 7 "Escaneo de originales con el escáner TWAIN de red". Almacenamiento de archivos Los archivos escaneados pueden almacenarse en el disco duro de la máquina o guardarse en un dispositivo de almacenamiento extraíble. Almacenamiento de archivos en el disco duro de la máquina Con los archivos almacenados en el disco duro puede hacer varias cosas, como guardarlos en carpetas compartidas o enviarlos por . Para más información consulte el capítulo 4, "Almacenamiento de archivos con la función de escáner". 15

18 Cómo guardar archivos en un dispositivo de almacenamiento extraíble Puede guardar los archivos escaneados en un dispositivo de almacenamiento extraíble, por ejemplo un dispositivo con conexión USB o una tarjeta de memoria SD. Para más información consulte el capítulo 5 "Guardar archivos escaneados en un dispositivo de almacenamiento extraíble". Al instalar la Unidad de seguridad de datos de copia, si escanea un original que se imprimió mediante la función de seguridad de datos para copia, la máquina emite un pitido y se envía o almacena una página completamente gris. Puede utilizar el archivo de registro para comprobar quién escaneó el original confidencial. Para obtener más información sobre la función de seguridad de datos para copiar, consulte al administrador. Las funciones de escáner de esta máquina sólo están disponibles en red. No están disponibles a través de conexión directa USB. Pág.25 "Envío de archivos de escaneo por " Pág.61 "Envío de archivos escaneados a carpetas" Pág.95 "Envío de archivos escaneados con WSD" Pág.143 "Entrega de archivos de escaneo" Pág.163 "Escaneo de originales con el escáner TWAIN de red" Pág.115 "Almacenamiento de archivos con la función de escáner" Pág.137 "Guardar archivos escaneados en un dispositivo de memoria extraíble" 16

19 Pantalla En esta sección se explica la pantalla simplificada y tres pantallas de confirmación: Compr. modos, Vista previa y Estado archivos escaneados. En este manual podrá encontrar explicaciones sobre la pantalla de , la pantalla Escanear a carpeta, la pantalla Escáner WSD, la pantalla de lista de archivos almacenados y la pantalla de escáner de entrega en la red. Para tener información detallada sobre cada una de estas pantallas, consulte las respectivas secciones tituladas "Pantalla ", "Pantalla Escanear a carpeta", "Pantalla Escáner WSD (tipo pulsación)", "Lista de archivos almacenados" y "Pantalla Escáner de entrega en la red". Pág.29 "Pantalla " Pág.70 "Pantalla Escanear a carpeta" Pág.101 "Pantalla Escáner WSD (tipo inserción)" Pág.122 "Lista de archivos almacenados" Pág.147 "Pantalla de escáner de entrega de red" Vista simplificada Esta sección explica cómo cambiar a la pantalla simplificada. Al pulsar la tecla [Pantalla simplificada], la pantalla cambia de la pantalla inicial a la simplificada. Las letras y las teclas aparecen con un tamaño mayor para facilitar las operaciones. CCS002 17

20 Ejemplo de pantalla simplificada 1 CFK [Color tecla] Pulse para aumentar el contraste de la pantalla al cambiar el color de las teclas. Sólo está disponible para la pantalla simplificada. Para volver a la pantalla inicial, vuelva a pulsar [Pantalla simplificada]. Algunas teclas no aparecen en la pantalla simplificada. Pantallas de confirmación En esta sección se explican tres pantallas de confirmación: Compr. modos, Vista previa y Estado archivos escaneados. Comprobar modos En esta sección se explican los elementos que aparecen y cómo abrir la pantalla Compr. modos. Utilice la pantalla Compr. modos para comprobar la configuración de escaneo y transmisión. Si pulsa [Comprobar modos] cambiará de la pantalla inicial del escáner a la pantalla Compr. modos. 18

21 Compr. modos CFK Icono de función de transmisión Muestra el icono de la función de transmisión en uso. 2. Remitente y Destino Muestra el remitente y los destinos de transmisión o entrega. El símbolo ( ) indica un grupo de destino. El símbolo ( ) indica un destino que puede recibir cifrado. 3. Enviar Muestra los ajustes de transmisión como el Remitente y el Asunto. 4. [Ampliar dest. grupo] Pulse para visualizar los miembros del grupo, cuando se especifica un grupo como destino. 5. Original Muestra Ajustes de escaneo, Tipo alimentaci. orig. y otros ajustes de escaneo. 19

22 Mientras se utiliza esta máquina como escáner WSD, sólo de podrán visualizar los ajustes que se especifican directamente en la máquina. Vista previa Utilice la pantalla Vista previa para comprobar que los originales se han escaneado correctamente. En esta sección se explica la pantalla Vista previa que puede utilizarse antes de enviar archivos por e- mail, Escaneo a carpeta o enviar archivos. Antes de comenzar a escanear, pulse [Vista previa]. Si escanea originales mientras está seleccionada [Vista previa], aparecerá la pantalla Vista previa. Puede iniciar o cancelar el envío de los archivos después de comprobar la vista previa y los ajustes de escaneo usados. Vista previa CFK [Cancelar envío] Pulse para cerrar una vista previa e interrumpir una transmisión. 2. [Enviar] Pulse para cerrar una vista previa y continuar una transmisión. 3. Archivo mostrado Muestra el nombre y el tamaño de un archivo. 4. Página mostrada Muestra el número de la página que se está visualizando, el número total de páginas, el tamaño de página y el modo de color. 5. [Cambiar] Púlsela para cambiar la página del archivo seleccionado que se está visualizando. 20

23 6. Posición mostrada Muestra la posición de una imagen cuando está ampliada. 7. [ ][ ][ ][ ] Púlsela para desplazarse por el área de la imagen. 8. [Alejar Zoom] y [Acercar Zoom] Púlselas para reducir o aumentar la vista previa. La Vista previa no está disponible si está escaneando con WSD. En su lugar, deberá ver las imágenes escaneadas en el ordenador de destino. La vista previa no está disponible si se escanea un archivo con [Almacenar en HDD]. Puede visualizar un archivo almacenado con la pantalla Vista previa desde la lista de archivos almacenados. Para obtener más información sobre la visualización de un archivo almacenado, consulte "Comprobar un archivo almacenado seleccionado de la lista". Vista previa no está disponible si selecciona PDF compresión alta como el tipo de archivo. Es posible que Vista previa no esté disponible si falla el proceso de escaneo o si la imagen está dañada. En este caso, vuelva a escanear el original. Pág.126 "Comprobación de un archivo almacenado seleccionado de la lista" Estado archivos escaneo En esta sección se explican los elementos que aparecen y cómo abrir la pantalla Estado archivos escaneados. Utilice la pantalla Estado archivos escaneados para comprobar los resultados de transmisión de , Escaneo a carpeta y envío. Pulse [Est. arch. escan.] para abrir la pantalla Estado archivos escaneados. Se muestran hasta 9 resultados de transmisión o entrega al mismo tiempo. Pulse [ ] o [ ] para cambiar entre resultados. 21

24 Estado de los archivos de escaneo CFK Fecha/Hora Muestra la hora y la fecha de la transmisión que especifica la máquina o la hora y fecha en que se confirmó el estado Complet., Error o Cancelado. 2. Icono de función de transmisión Muestra el icono de la función de transmisión en uso. El símbolo ( 3. Destino ) indica un destino que puede recibir cifrado. Muestra el destino de la transmisión. Si ha seleccionado varios destinos, se muestra el primero. Otros destinos aparecen como " X" (X indica el número de destinos) al enviar archivos por o entregarlos. 4. Remitente Muestra el nombre del remitente. 5. Nombre de archivo Muestra el nombre del archivo o archivos almacenados que se envían y almacenan de forma simultánea, o de los archivos almacenados que se envían. 6. Estado Muestra uno de los siguientes estados de transmisión: Complet., Trnstnd., En esp..., Error o Cancelado. 7. [Cancelar] Para cancelar la transmisión seleccione un archivo cuyo estado sea "En esp..." y pulse [Cancelar]. 8. [Impr. lista] Pulse para imprimir los resultados de la transmisión. 22

25 No puede comprobar los resultados de la transmisión de la función escáner pulsando [Lista trab.] de la parte inferior de la pantalla. Para comprobar los resultados de la transmisión, pulse [Est. arch. escan.] y aparecerá la pantalla Estado archivos escaneados. Dependiendo de los ajustes de seguridad, es posible que algunos resultados de transmisión no aparezcan. 23

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27 1. Envío de archivos de escaneo por e- mail Puede adjuntar archivos escaneados a s y enviarlos mediante conexiones como LAN o Internet. 1 Antes de enviar archivos escaneados por e- mail Esta sección describe las preparaciones y el procedimiento necesarios para enviar archivos escaneados por . Resumen de envío de archivos escaneados por Esta sección describe el proceso de envío de archivos escaneados por . ZZZ801S 1. Esta máquina Los archivos escaneados se pueden adjuntar a un y enviarlos a un servidor de correo. También puede cifrar o adjuntar una firma a los archivos escaneados que envíe por Servidor SMTP Necesita disponer de acceso a un servidor de compatible con SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para enviar archivos escaneados por . Sin embargo, no es fundamental disponer de un servidor de e- mail dentro de la red LAN a la que pertenece esta máquina. Transfiere un recibido a un destino especificado a través de LAN o de Internet. 3. Ordenador cliente Utilice un software cliente de para recibir los mensajes de correo y archivos escaneados adjuntos escaneados por esta máquina. 25

28 1. Envío de archivos de escaneo por Servidor LDAP Utilice este servidor para administrar cuentas de , buscar en la red y autenticar los ordenadores que acceden a la máquina. Mediante el servidor LDAP puede buscar destinos de la máquina. Esta máquina admite SMTPS (SMTP sobre SSL). Esta máquina admite el envío de correo Web. Preparación para el envío por Para enviar archivos escaneados por , debe realizar primero lo siguiente: Compruebe que la máquina está correctamente conectada a la red Configure los ajustes de red en [Ajustes del sistema] Configure los ajustes necesarios en [Ajustes de escáner] Comprobación de que la máquina está correctamente conectada a la red Compruebe que esta máquina está correctamente conectada a la red. Si desea información sobre cómo conectar esta máquina a una red, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. Configuración de los ajustes del sistema en [Ajustes del sistema] Configure los ajustes de red en [Ajustes del sistema] según su entorno y según vaya a utilizar la máquina. El procedimiento siguiente explica la conexión de esta máquina a una red IPv4 mediante un cable Ethernet. Tenga en cuenta que los ajustes que debe configurar variarán en función del entorno operativo. Para obtener más información sobre los ajustes de red y procedimientos de configuración, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. 26

29 Antes de enviar archivos escaneados por 1. Pulse la tecla [Herramientas usuario] y, a continuación, pulse [Ajustes del sistema]. 1 Aparecerá la pantalla Ajustes del sistema. 2. Seleccione la pestaña [Ajustes de interface]. 3. Pulse [Dirección IPv4 de la máquina] para especificar la dirección IPv4 de la máquina. Para especificar una dirección IPv4 estática, pulse [Especificar] y, a continuación, introduzca la dirección IPv4 y la máscara de subred. Para obtener una dirección IPv4 de un servidor DHCP automáticamente, pulse [Obtener auto (DHCP)]. 4. Pulse [Dirección Gateway IPv4], y luego introduzca la dirección Gateway IPv4. 5. Pulse [Protocolo en vigor] y, a continuación, active [IPv4]. 6. Seleccione la pestaña [Transf. de archivos] y, a continuación, pulse [Servidor SMTP]. 27

30 1. Envío de archivos de escaneo por Pulse [Cambiar], que está a la derecha de [Nombre del Servidor], a continuación, introduzca el nombre de host del servidor SMTP o dirección IPv4 y, finalmente, pulse [OK]. Si es necesario, puede cambiar el número con [Cambiar], que está a la derecha del número de puerto. 8. Pulse [Salir] dos veces. Si hay una tarjeta LAN inalámbrica instalada (opcional), pulse [Tipo de LAN] en la pestaña [Ajustes de interface] y luego pulse [Ethernet] y configure los ajustes de red. Configuración de los ajustes necesarios en [Ajustes de escáner] Usando [Ajustes escáner], puede crear o modificar diversos ajustes relacionados con la función Escáner, como comprimir datos de escaneo o imprimir el diario del escáner. Configure los ajustes del escáner según el entorno y según vaya a utilizar la máquina. Esta sección explica cómo ver la pantalla de Ajustes de escáner. Para tener información detallada sobre los ajustes de esta pantalla, consulte "Ajustes escáner". 1. Pulse la tecla [Herramientas usuario/contador] y, a continuación, pulse [Ajustes de escáner]. Aparece la pantalla Ajustes de escáner. 2. Seleccione las pestañas [Ajustes generales], [Ajustes escaneo], [Enviar ajustes] o [Ajustes iniciales] y configure los ajustes relevantes en dichas pestañas. Pág.207 "Ajustes de escáner" 28

31 Antes de enviar archivos escaneados por Registro de direcciones de en la Libreta de direcciones Puede guardar en la libreta de direcciones las direcciones de que utilice con más frecuencia. En esta sección se explica cómo registrar direcciones de en el libro de direcciones. 1. Pulse la tecla [Herramientas usuario] y, a continuación, pulse [Ajustes del sistema]. 2. Pulse la pestaña [Herramientas admin.] Pulse [Gestión de la libreta de direcciones]. 4. Pulse [Nuevo programa] y luego introduzca la información necesaria. Puede registrar las direcciones de en grupos. 5. Pulse [OK]. 6. Pulse [Salir] dos veces. Para obtener información detallada sobre cómo registrar direcciones de en la libreta de direcciones, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. También puede registrar direcciones de en la libreta de direcciones con Web Image Monitor. Para obtener información sobre cómo visualizar Web Image Monitor, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. Para obtener información sobre cómo registrar direcciones en la libreta de direcciones, consulte la Ayuda de Web Image Monitor. Los archivos cifrados pueden enviarse por sólo a destinos para los que se haya seleccionado el descifrado. Si necesita información sobre cómo enviar archivos por , consulte "Ajustes de seguridad para ". Pág.56 "Ajustes de seguridad para " Pantalla Esta sección describe la pantalla de envío de archivos escaneados por . 29

32 1. Envío de archivos de escaneo por 1 Las opciones de función mostradas actúan como teclas de selección. Seleccione o especifique una opción al pulsar sobre ella. Cuando seleccione o especifique una opción en el panel de operaciones, ésta quedará resaltada así. Las teclas que no pueden seleccionarse aparecen como CFK [Nº reg.] Pulse esta tecla para especificar el destino mediante un número de registro de cinco dígitos. 2. /Carpeta Pulse estas pestañas para alternar entre la función de pantalla de y la pantalla de escanear a carpeta. Cambie también de pantalla cuando envíe los mismos archivos mediante y Escanear a carpeta. 3. Icono de Indica que se está mostrando la pantalla [Entr. manual] Para especificar destinos no registrados en la libreta de direcciones, pulse esta tecla y a continuación introduzca las direcciones de con el teclado que aparecerá. 5. [Reciente] Pulse este botón para seleccionar destinos que han sido especificados recientemente usando [Entr. manual]. En caso de existir múltiples destinos recientes, pulse [ ] o [ ] para desplazarse entre ellos. 6. Campo Destino Aparece el destino especificado. Si se ha especificado más de un destino, pulse [ ] o [ ] para desplazarse a los destinos. 7. Lista de destinos Aparece la lista de destinos registrados en la máquina. Si no se pueden visualizar todos los destinos, pulse [ ] o [ ] para cambiar de pantalla. El símbolo ( ) indica un destino de grupo. 30

33 Antes de enviar archivos escaneados por El símbolo ( o ) indica un destino que puede recibir cifrado. 8. [Texto] [Asunto] [Seguridad] [Nombre remit.] [Notif. de RX] Escriba el mensaje y especifique el asunto, seguridad (cifrado y una firma), remitente y si desea utilizar la función MDN (Message Disposition Notification). 1 31

34 1. Envío de archivos de escaneo por 1 Procedimiento básico para enviar archivos escaneados por En esta sección se explica el procedimiento básico para enviar archivos escaneados por Compruebe que no haya ajustes previos. Si hubiera algún ajuste anterior, pulse la tecla [Borrar modos]. 2. Si aparecen la pantalla de escáner de entrega en red o Escanear a carpeta, cambie a la pantalla . Si desea más información, consulte "Cambio a la pantalla ". 3. Coloque los originales. 4. Si fuera necesario, pulse [Ajustes de escaneo] para especificar ajustes del escáner como la resolución y el tamaño de escaneo. Si desea más información, consulte "Otros ajustes de escaneo". 5. Si fuera necesario, indique la densidad de escaneo. Si desea más información, consulte "Ajuste de la densidad de imagen". 6. Si fuera necesario, pulse [Tipo alim. orig.] para especificar ajustes como la orientación del original. Si desea más información, consulte "Ajuste del tipo de alimentación original". 32

35 Procedimiento básico para enviar archivos escaneados por 7. Si fuera necesario, pulse [Nombre / Tipo arch. envío] para especificar ajustes como nombre y formato del archivo. Si desea más información, consulte "Especificación del nombre y tipo de archivo". 8. Especifique el destino. Puede especificar varios destinos. Si desea más información, consulte la sección "Especificación de los destinos de ". 9. Si fuera necesario, pulse [Texto] para escribir el mensaje de . Para tener información más detallada, consulte "Introducción del mensaje de " 10. Si fuera necesario, pulse [Asunto] para escribir el asunto del . Para tener información más detallada, consulte "Introducción del Asunto de ". 11. Para especificar el remitente del , pulse [Nombre remit.]. Si desea más información, consulte la sección "Especificación del remitente de ". 12. Si fuera necesario, pulse [Seguridad] para especificar [Encriptación] o [Firma]. Si desea más información, consulte "Ajustes de seguridad para ". 13. Para utilizar la función MDN (Message Disposition Notification), pulse [Notif. de RX]. Si selecciona [Notif. de RX], el remitente del correo electrónico seleccionado recibirá una notificación cuando el destinatario del correo electrónico lo haya abierto. 14. Pulse la tecla [Inicio]. 1 Si ha seleccionado dos o más destinos, puede hacer que aparezcan uno por uno con [ ] o [ ] junto al campo de destino. Para cancelar un destino seleccionado, pulse [ ] o [ ] para mostrar el destino en el campo de destino y, a continuación, pulse la tecla [Borrar]. Puede cancelar un destino seleccionado de la libreta de direcciones si pulsa de nuevo el destino seleccionado. En [Ajustes del sistema], puede especificar la dirección de del administrador como nombre de remitente predeterminado. De esta forma puede enviar correos electrónicos sin introducir ninguna información en [Nombre remit.]. Para obtener información detallada, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. Dependiendo de los ajustes de seguridad, el usuario que ha iniciado sesión se puede definir como [Nombre remit.]. Para utilizar la función Message Disposition Notification, inicie sesión en la máquina como usuario y especifique el remitente. No obstante, tenga en cuenta que es posible que el de [Notif. de RX] no se transmita si el software de del destinatario no es compatible con Message Disposition Notification. 33

36 1. Envío de archivos de escaneo por 1 Si pulsa [Compr. modos] antes de pulsar la tecla [Inicio], la pantalla de escáner inicial cambia a la pantalla Compr. modos. Puede utilizar la pantalla Compr. modos para comprobar ajustes como los destinos. Si desea más información, consulte "Comprobar modos". Si pulsa [Vista previa] y después comienza a escanear cuando [Vista previa] está seleccionado, aparece la pantalla Vista previa. Puede usar esta pantalla para comprobar cómo se han escaneado los originales y los ajustes de escaneo utilizados. Después de comprobar la vista previa, puede especificar si desea enviar el archivo. Si desea más información, consulte "Vista previa". Para cancelar un escaneo, pulse la tecla [Borrar/Parar]. También puede almacenar un archivo escaneado y enviarlo por simultáneamente. Para obtener información detallada, consulte "Almacenamiento simultáneo y envío por ". Cuando [Seguridad] está configurado como [Encriptación], si selecciona varios destinos y la encriptación no está configurada para algunos de los destinos, aparece un mensaje de confirmación ante que se envíe el archivo. Después de enviar un , los campos de destino, remitente, asunto, texto y nombre de archivo se borrarán automáticamente. Si desea conservar la información de estos campos, póngase en contacto con su proveedor local. Pág.35 "Cambio a la pantalla " Pág.173 "Otros ajustes de escaneo" Pág.181 "Ajuste de densidad de imagen" Pág.182 "Ajuste de Tipo de alimentación original" Pág.192 "Especificación del tipo de archivo y nombre de archivo" Pág.36 "Especificación de destinos de " Pág.52 "Introducción del mensaje de " Pág.51 "Especificación del asunto del " Pág.47 "Especificación del remitente de " Pág.56 "Ajustes de seguridad para " Pág.18 "Comprobar modos" Pág.20 "Vista previa" Pág.54 "Almacenamiento y envío por simultáneos" 34

37 Cambio a la pantalla Cambio a la pantalla Esta sección explica cómo cambiar a la pantalla de . Si está en la pantalla de Escanear a carpeta, pulse [ ] para cambiar a la pantalla de . Si aparece la pantalla del escáner de entrega en red, puede cambiar a la pantalla de de la siguiente forma: 1 1. Pulse [Dest. entrega]. Aparecerá la pantalla de o de Escanear a carpeta. 2. Si aparece la pantalla de Escanear a carpeta, pulse [ ]. Aparecerá la pantalla de . No puede cambiar la pantalla de escáner de entrega en red u otras pantallas mientras se están especificando destinos de entrega. Si desea eliminar el destino especificado, muestre el destino en el campo de destino y, a continuación, pulse la tecla [Borrar/Parar]. Si está escaneando archivos con WSD, aparecerá [Camb.list.dest] o [Dest.WSD] en lugar de [Dest. entrega]. Para cambiar a la pantalla de , pulse [Camb.list.dest.] y luego, en la pantalla que aparece, pulse [ /Carpeta] o pulse [Dest.WSD]. 35

38 1. Envío de archivos de escaneo por Especificación de destinos de 1 Esta sección explica cómo especificar los destinos de . Hay dos métodos para introducir los destinos de Selección del destino en la libreta de direcciones de la máquina Introduzca directamente la dirección de Seleccione el destino de entre los destinos recientes Busque el servidor LDAP del destino y selecciónelo Antes de seleccionar destinos, compruebe que ha seleccionado [Para]. Si es necesario, pulse [CC] o [CCO] y, a continuación, seleccione destinos. Puede especificar varios destinos. Selección de destinos de la libreta de direcciones de la máquina Esta sección explica cómo seleccionar el destino de la libreta de direcciones de la máquina. Para utilizar esta función, debe registrar previamente los destinos en [Ajustes del sistema]. Para obtener más información, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. Puede utilizar los siguientes métodos para seleccionar los destinos registrados en la libreta de direcciones de la máquina: Seleccionar un destino de la lista Seleccione un destino introduciendo el número de registro Seleccionar un destino al buscar en la libreta de direcciones de la máquina Selección de un destino de la lista Seleccione el destino de la lista de destinos de entrega. 36

39 Especificación de destinos de 1. En la lista de destinos, pulse la tecla incluyendo el nombre del destino. 1 La tecla del destino seleccionado se resaltará y el destino aparecerá en el campo de destino en la parte superior de la pantalla. Si no aparece el destino deseado, adopte una de las siguientes medidas: Seleccione la letra inicial del título para que se muestre el destino Puede ver los destinos al pulsar [ ] o [ ] Dependiendo de los ajustes de seguridad, es posible que algunos destinos no aparezcan en la lista de destinos. Selección de destinos introduciendo los números de registro Seleccione el destino en la libreta de direcciones de la máquina mediante su número de registro. 1. Pulse [Nº reg.]. 2. Utilice las teclas numéricas para introducir el número de registro de cinco dígitos asignado al destino requerido. Si el número introducido tiene menos de cinco dígitos, pulse la tecla [ número. Ejemplo: para introducir ] después del último 37

40 1. Envío de archivos de escaneo por 1 Pulse la tecla [3] y, a continuación, pulse [ ]. Si pulsa [Cambiar], puede modificar el destino seleccionado. 3. Pulse [OK]. Búsqueda y selección de destino en la libreta de direcciones de la máquina Esta sección explica cómo buscar y seleccionar el destino en la libreta de direcciones de la máquina. 1. Pulse [Búsq. dest.]. 2. Para buscar por nombre de destino, pulse [Nombre]. Para buscar por dirección de , pulse [Dirección de ]. Aparecerá el teclado en pantalla. También puede realizar la búsqueda al combinar [Nombre] y [Dirección de ]. 3. Introduzca el comienzo del nombre de destino. Para buscar por la dirección de , introduzca el comienzo de la dirección. 4. Pulse [OK]. 5. Si fuera necesario, pulse [Búsqueda avanzada] para especificar los criterios de búsqueda y, a continuación, pulse [OK]. Si pulsa [Búsqueda avanzada], puede buscar mediante criterios como [Nombre], [Destino de fax], [Dirección de ] y [Nombre de carpeta]. Puede especificar criterios de búsqueda como por ejemplo [Primera palabra] o [Última palabra]. Puede refinar la búsqueda mediante varios criterios. 38

41 Especificación de destinos de 1 La pantalla de la ilustración es un ejemplo. Los elementos que aparecen pueden ser diferentes. 6. Pulse [Iniciar búsqueda]. Se muestran los destinos que coinciden con los criterios de búsqueda. 7. Seleccione [Para], [CC] o [CCO] y, a continuación, seleccione un destino. La tecla del destino seleccionado queda resaltada. 8. Pulse [OK]. Si [Búsqueda LDAP] se configura como [Activado] en [Ajustes del sistema], compruebe que [Lib. direcc.] en la parte superior de la pantalla se ha seleccionado antes de ejecutar la búsqueda. Los criterios de búsqueda que aparecen en [Búsqueda avanzada], tales como [Nombre], [Destino de fax], [Dirección de ] y [Nombre de carpeta], quedan registrados en la libreta de direcciones de la máquina. Para obtener más información, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y de red. Si pulsa [Detalles], puede visualizar información sobre los destinos seleccionados. Se pueden visualizar hasta 100 destinos en los resultados de la búsqueda. Si pulsa [Búsqueda avanzada], aparecerán los siguientes criterios: [Primera palabra]: Se buscan los nombres que empiezan por el carácter o caracteres introducido(s). Por ejemplo, para buscar "ABC", introduzca "A". [Última palabra]: Se buscan los nombres que terminan en el carácter o caracteres introducido(s). Por ejemplo, para buscar "ABC", introduzca "C". [Coinc. exacta]: Se buscan los nombres que se corresponden con un carácter o caracteres introducido(s). Por ejemplo, para buscar "ABC", introduzca "ABC". [Incl. una pal.]: Se buscan los nombres que contienen un carácter o caracteres introducido(s). Por ejemplo, para buscar "ABC", introduzca "A", "B" o "C". 39

42 1. Envío de archivos de escaneo por 1 [Excluir palabras]: Se buscan los nombres que no contienen un carácter o caracteres introducido(s). Por ejemplo, para buscar "ABC", introduzca "D". Introducción manual de una dirección de Esta sección explica cómo introducir una dirección de manualmente. 1. Pulse [Entr. manual]. Aparecerá el teclado en pantalla. 2. Introduzca la dirección de correo electrónico. 3. Pulse [OK]. Dependiendo de la configuración de seguridad, puede que [Entr. manual] no se muestre. Para modificar una dirección de de destino registrada, pulse [Editar] a la izquierda del campo de destino para visualizar el teclado, utilice el teclado para introducir la nueva dirección y a continuación haga clic en [OK]. La dirección de que ha introducido directamente se puede registrar en la libreta de direcciones de la máquina. Si desea más información, consulte "Registro de un destino introducido directamente en la libreta de direcciones". Pág.44 "Registro de un destino introducido directamente en la libreta de direcciones" Selección del destino entre los destinos recientes Esta sección explica cómo mostrar destinos que han sido introducidos recientemente de forma directa, y cómo seleccionar uno de esos destinos. 40

43 Especificación de destinos de 1. Pulse [Reciente]. 1 Aparecerán los destinos más recientes introducidos de forma directa. 2. Seleccione un destino. 3. Pulse [OK]. En función de los ajustes de seguridad, puede que [Reciente] no se muestre. En caso de existir múltiples destinos recientes, pulse [ ] o [ ] para desplazarse entre ellos. Se mostrarán los 10 destinos más recientes. Los destinos se borran en orden cronológico, los más antiguos primero. Puede añadir destinos recientes a la libreta de direcciones de la máquina. Para obtener más información, consulte "Registrar un destino reciente en la libreta de direcciones". Pág.45 "Registrar un destino reciente en la libreta de direcciones" Selección de destinos buscando un servidor LDAP Esta sección explica cómo buscar una dirección registrada en un servidor LDAP y especificarla como destino de . 41

44 1. Envío de archivos de escaneo por 1 Para utilizar esta función, debe haber conectado un conector LDAP a la red. En [Ajustes del sistema], el servidor LDAP debe estar registrado y [Búsqueda LDAP] debe estar establecida como [Activado]. Para obtener más información, consulte el Manual de referencia de configuración del sistema y la red. 1. Pulse [Búsq. dest.]. 2. Seleccione el servidor LDAP que aparece junto a [Lib. direcc.]. Registre el servidor LDAP con anterioridad en [Ajustes del sistema]. Si se requiere autenticación para acceder al servidor seleccionado, aparecerá la pantalla de autenticación. Para autenticar, introduzca el nombre de usuario y la contraseña. 3. Para buscar por nombre de destino, pulse [Nombre]. Para buscar por dirección de , pulse [Dirección de ]. Aparecerá el teclado en pantalla. También puede realizar la búsqueda al combinar [Nombre] y [Dirección de ]. Si busca por [Nombre], los ajustes del servidor LDAP determinan si la búsqueda se basa en nombre o apellido. Póngase en contacto con el administrador. 4. Introduzca el comienzo del nombre de destino. Para buscar por la dirección de , introduzca el comienzo de la dirección de destino. 5. Pulse [OK]. 42

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