Oficina virtual IFAPA. Preguntas y respuestas frecuentes /VEA

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1 Oficina virtual IFAPA. Preguntas y respuestas frecuentes /VEA Versión: v05r00 Fecha: 10/05/2017 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

2 Sumario Qué es Oficina Virtual IFAPA VEA?...3 Funciona con cualquier Sistema Operativo?...3 Cuáles son los programas necesarios en el ordenador para acceder y utilizar el sistema?...3 Necesito tener instalado un navegador o actualización determinada?...3 Cómo puedo visualizar los formularios Adobe Reader?...4 Necesito tener instalado alguna otra aplicación o software?...4 Cómo sé que versión de Java tengo instalada?...6 Cómo instalo una nueva versión de Java?...7 Cómo desinstalo la versión de Java que tengo instalada?...8 Cómo puedo activar Java en el explorador web?...9 Cómo se ejecuta el applet de firma?...9 Cómo se ejecuta?...11 Al darle al botón firmar aparece el siguiente mensaje Ha ocurrido un error en el proceso de verificación de firma. No se han podido firmar los documentos...12 Cómo puedo acceder a la Ventanilla Electrónica?...13 Cómo puedo iniciar un trámite?...13 Qué tengo que cumplimentar para poder presentar un trámite?...14 Cómo cumplimentar los formularios de solicitud electrónica?...15 Cómo puedo incorporar los documentos asociados a la solicitud?...17 Cómo puedo presentar un trámite?...17 Cómo puedo acceder a un trámite presentado anteriormente?...19 En qué estado se encuentra la tramitación de un expediente?...20 Cómo puedo aportar más documentación en un expediente?...20 Cómo puedo aportar varios documentos si sólo puedo subir un único archivo (pdf)?...20 Necesito aportar un documento pdf pero es muy grande Qué puedo hacer?...21

3 Qué es Oficina Virtual IFAPA VEA? La Ventanilla Electrónica (VEA) es un sistema web que permite a cualquier usuario acceder a un conjunto de trámites administrativos sobre los que el usuario puede realizar las siguientes funcionalidades. Presentación de solicitudes: Acceso a formularios de solicitud para su cumplimentación, posibilidad de adjuntar documentación requerida por la administración y voluntaria, firma digital y registro telemático del trámite. Consulta de documentos: Acceso al listado de documentos incorporados por el usuario en cualquier trámite presentado en el organismo. Acceso al listado de documentos generados por la administración en los que el usuario figura como interesado de cualquier trámite presentado en el organismo. Acceso a trámites presentados: Acceso al listado de trámites presentados por el usuario en el organismo. Consulta y descarga de documentación asociada a cada tramite, tanto de inicio de entrega como de tramitación. Seguimiento de expedientes: Consulta de estado de tramitación de un expediente. Posibilidad de incorporar documentación adicional requerida por la administración o de aportación voluntaria.. Funciona con cualquier Sistema Operativo? En función del Sistema Operativo que tenga el usuario instalado en su máquina, habrá que cumplir unos requisitos u otros. Actualmente, el cliente soporta los sistemas operativos: Microsoft Windows XP SP3, 7, 8.1 y 10. Guadalinex V9. Ubuntu y Mac OS X El Capitán. Cuáles son los programas necesarios en el ordenador para acceder y utilizar el sistema? La Oficina virtual IFAPA (VEA) necesita de diversos componentes para su correcto funcionamiento. El usuario deberá asegurarse que tiene instalados: 1. Navegador web 2. Adobe Reader. 3. Maquina virtual Java (Para firma con Miniapplet) ó 4. Certificado digital Necesito tener instalado un navegador o actualización determinada? Para entornos Windows se certifican los siguientes navegadores: Internet Explorer 11 ó Edge. ( 3/22

4 Mozilla Firefox 49 (32-bits). ( Google Chrome 53. ( Para entornos Linux está soportado: Mozilla Firefox 49. ( Google Chrome 53. ( Para entornos Macs está soportado: Mozilla Firefox 49. ( Google Chrome 53. ( Safari 9. ( Cómo puedo visualizar los formularios Adobe Reader? Para visualizar los documentos generados por el sistema y los ficheros adjuntos es necesario tener instalado el programa Acrobat Reader X o superior ( Importante: Compruebe que los documentos se muestran directamente sobre el navegador. Necesito Certificado Digital? Para determinados procedimientos, es necesario disponer de un certificado Digital de la FNMT para presentar una solicitud de manera telemática. Más información ( Si su certificado está en un dispositivo físico (como por ejemplo el DNIe) necesita disponer de un lector de tarjetas, tenerlo correctamente instalado además de tener instalados los drivers de su tarjeta. Necesito tener instalado alguna otra aplicación o software? Para el funcionamiento de la Oficina Virtual IFAPA (VEA) se requiere disponer de algunas de las siguientes opciones: (32-bits) o (32-bits). Enlace de descarga: Java es un lenguaje de programación, muchas aplicaciones y sitios web que no funcionan a menos que tenga Java instalado. Java Runtime Environment (JRE) es lo que se obtiene al descargar el software de Java. JRE está formado por Java Virtual Machine (JVM), clases del núcleo de la plataforma Java y bibliotecas de la plataforma Java de soporte. JRE es la parte de tiempo de ejecución del software de Java, que es todo lo que necesita para ejecutarlo en el explorador web. Para ciertas combinaciones de configuraciones es posible la utilización de JRE 1.6, sin embargo se desaconseja el uso de la misma, recomendando la desinstalación de dicha versión e instalar una de las 4/22

5 versiones recomendadas de la JRE JAv01 o superior. Enlace de descarga: es una aplicación de firma electrónica para entornos de escritorio desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y la Junta de Andalucía. Esta aplicación permite la firma electrónica desde navegadores que no soportan Java en los procedimientos administrativos. Puede realizar la descarga de la aplicación desde los siguientes enlaces: Windows: Linux: Mac: Para la instalación y resolución de problemas comunes con la herramienta tiene disponible el siguiente manual de usuario: %20Instalaci%f3n_V03r01.pdf A continuación se muestra la matriz de compatibilidad entre sistema operativo, navegadores y JRE (Java). Sistema Operativo Windows XP SP3 Windows 7 Windows 8.1 Windows 10 Ubuntu Ubuntu Guadalinex v9 Mac OS X El Capitán Firefox 49 Navegadores Internet Explorer 11 Edge Chrome 53 Leyenda Safari 9 : No aplica. ND: Configuración no disponible : Java Runtime Environment 1.7.0_80. : Java Runtime Environment 1.8.0_101. : JAv01. : No aplica la configuración del sistema operativo con el navegador Leyenda de Colores Configuración satisfactoria. Configuración errónea. Se debe utilizar otra configuración. 5/22

6 Otros navegadores y configuraciones pueden funcionar, aunque no están certificados. Puede comprobar si su configuración para firmar es correcta, en el validador de componentes de firma: clientversion=miniapplet_1.4&signatureformat=cades&callbackurl=http %3A// Nota Importante: Se han encontrado ciertas incompatibilidades entre el uso de certificados en dispositivos físicos (DNI electrónico) y la aplicación con los navegadores Internet Explorer y Firefox, por lo que en el caso de utilizar este tipo de certificados se aconseja el uso de alguna de las siguientes configuraciones: Chrome + (No es necesario Java) IE/Firefox + /1.8 (Es necesario Java, atendiendo a la tabla de compatibilidades anterior) Cómo sé que versión de Java tengo instalada? Para determinar la versión de Java instalada puede obtener la información necesaria del siguiente enlace: A continuación se describirá el proceso para equipos Windows: Panel de control de Java: Java 7 Update 40 (7u40) y versiones posteriores A partir de Java 7 Update 40, podrá acceder al panel de control de Java desde el menú Inicio de Windows. 1. Inicie el menú Inicio de Windows 2. Haga clic en Programas (Todas las aplicaciones en Windows 10) 3. Busque Java en los programas que aparecen 4. Haga clic en Configurar Java para iniciar el panel de control de Java Panel de control de Java: versiones anteriores a Java 7u40 Windows 8 Utilice la búsqueda para encontrar el panel de control 1. Pulse la tecla con el logotipo de Windows + W para abrir el acceso a Buscar y buscar la configuración, o bien arrastre el puntero del mouse hasta la esquina inferior derecha de la pantalla y luego haga clic en el icono Buscar. 2. En el cuadro de búsqueda, escriba Panel de control de Java 3. Haga clic en el icono de Java para abrir el panel de control de Java. Windows 7, Vista 1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en la opción Panel de control. 2. En el cuadro de búsqueda del panel de control, escriba panel de control de Java. 6/22

7 3. Haga clic en el icono de Java para abrir el panel de control de Java. Windows XP 1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en la opción Panel de control. 2. Haga doble clic en el icono de Java para abrir el panel de control de Java. Cómo instalo una nueva versión de Java? Para instalar una nueva versión de Java puede obtener la información necesaria del siguiente enlace: A continuación se describirá el proceso para equipos Windows: Se recomienda, antes de proceder con la instalación en línea, desactivar el cortafuegos de Internet. En algunos casos, la configuración del cortafuegos predeterminado se establece para rechazar todas las instalaciones automáticas o en línea, como la instalación en línea de Java. Si el cortafuegos no se configura correctamente, podría impedir la operación de descarga/instalación de Java en determinadas circunstancias. Consulte las instrucciones del manual específico del cortafuegos de Internet para desactivarlo. Vaya a la página de descarga del manual: Haga clic en Windows en línea. Aparecerá el cuadro de diálogo Descarga de archivos y le pedirá que ejecute o guarde el archivo descargado Para ejecutar el instalador, haga clic en Ejecutar. Para guardar el archivo y ejecutarlo más tarde, haga clic en Guardar. Seleccione la ubicación de la carpeta y guarde el archivo en el sistema local. Sugerencia: guarde el archivo en una ubicación conocida de su equipo; por ejemplo, en el escritorio. 7/22

8 Haga doble clic en el archivo guardado para iniciar el proceso de instalación. Se iniciará el proceso de instalación. Haga clic en el botón Instalar para aceptar los términos de la licencia y continuar con la instalación. Se abrirán varios cuadros de diálogo con información para completar las últimas etapas del proceso de instalación; haga clic en Cerrar en el último cuadro de diálogo. Con esta acción se completará el proceso de instalación de Java. Cómo desinstalo la versión de Java que tengo instalada? Para desinstalar la versión de Java instalada puede obtener la información necesaria del siguiente enlace: A continuación se describirá el proceso para equipos Windows: Puede desinstalar versiones anteriores de Java de forma manual de la misma forma que desinstalaría cualquier otro software de su computadora con Windows. Desinstalar programas de Windows Haga clic en Inicio 2. Seleccione Configuración 3. Seleccione Sistema 4. Seleccione Aplicaciones y funciones 5. Seleccione el programa que desea desinstalar y haga clic en el botón Desinstalar. 6. Responda a las peticiones de datos para completar la desinstalación Desinstalar programas en Windows 8 1. En la pantalla Inicio, introduzca Panel de control en el cuadro de búsqueda. Seleccione Panel de control. 2. Cuando aparezca el panel de control, seleccione Desinstalar un programa de la categoría Programas. 3. Seleccione el programa que desea desinstalar y, a continuación, haga clic con el botón derecho y seleccione Desinstalar. O bien, puede hacer clic en la opción Desinstalar ubicada en la parte superior de la lista de programas. 4. Haga clic en Sí para confirmar la desinstalación del programa. Windows 7 y Vista: desinstalar programas 1. Haga clic en Inicio 2. Seleccione Panel de control 3. Seleccione Programas 4. Haga clic en Programas y características. 5. Seleccione el programa que desee desinstalar haciendo clic en él y, a continuación, haga clic en el botón Desinstalar. 8/22

9 Para eliminar programas puede necesitar privilegios de administrador. Windows XP: desinstalar programas 1. Haga clic en Inicio 2. Seleccione Panel de control 3. Haga clic en el icono de Agregar o quitar programas del Panel de control. 4. El panel de control de Agregar o quitar programas mostrará una lista del software instalado en el sistema, incluidos los productos de software relacionados con Java. Para seleccionar el que desee desinstalar, primero, haga clic en él y, a continuación, en el botón Eliminar. Cómo puedo activar Java en el explorador web? Para activar Java en el explorador web puede obtener la información necesaria del siguiente enlace: A continuación se describirá el proceso para los principales exploradores: Internet Explorer 1. Haga clic en Herramientas y, a continuación en Opciones de Internet 2. Seleccione el separador Seguridad y pulse el botón Nivel personalizado 3. Busque Automatización de los applets de Java 4. Seleccione el botón de radio Habilitar 5. Haga clic en Aceptar para guardar sus preferencias Chrome A partir de la versión 42 (abril 2015), Chrome ha desactivado el método estándar por el que los exploradores soportan plugins. Firefox 1. Abra el explorador Firefox o reinícielo si ya se estaba ejecutando 2. En el menú de Firefox, seleccione Herramientas y, a continuación, haga clic en la opción Complementos 3. En la ventana Administrador de complementos, seleccione Complementos 4. Haga clic en el plugin Java (TM) Platform (Windows) o en Java Applet Plug-in (Mac OS X) para seleccionarlo 5. Compruebe que la opción seleccionada es Preguntar antes de activar o Activar siempre. En versiones antiguas de Firefox, haga clic en el botón Activar (si en el botón aparece Desactivar, Java ya está activado) Cómo se ejecuta el applet de firma? 9/22

10 Para la ejecución del MiniApplet se le pedirá que permita la ejecución de un applet. Para evitar realizar este proceso siempre que vaya a cargar el MiniApplet, le recomendamos que active la opción: No volver a mostrar esto otra vez para aplicaciones del publicador y ubicación anteriores y a continuación pulse sobre Ejecutar. A continuación en la primera ejecución nos preguntará lo siguiente: A continuación, le aparecerá una nueva ventana solicitándole permisos. Pulse Permitir, y para evitar que este mensaje aparezca cada vez, se recomienda activar la opción No volver a mostrar esto para esta aplicación o página web. 10/22

11 Por ultimo aparecerá un listado con los certificados validos instalados con los que se podrá firmar. Cómo se ejecuta? Si se encuentra instalado en el equipo se ejecutará automáticamente en el caso de que el navegador no soporte applets de Java, se encuentren deshabilitadas o no se tenga instalada ninguna maquina virtual de Java. Durante la primera ejecución puede aparecer el siguiente mensaje: 11/22

12 Al igual que con el miniapplet se mostrará un listado de certificados validos con los que poder firma. Al darle al botón firmar aparece el siguiente mensaje Ha ocurrido un error en el proceso de verificación de firma. No se han podido firmar los documentos Compruebe que cumpla los requisitos para la firma con miniapplet o. En el caso que se encuentre todo configurado correctamente póngase en contacto con el administrador. 12/22

13 Cómo puedo acceder a la Ventanilla Electrónica? Cuando se accede a la herramienta de presentación telemática (Ventanilla Electrónica), encontrará el catálogo de procedimientos asociados a las Convocatorias de contratos para proyectos de I+D+F abiertas, ya sea en plazo de solicitud o en proceso de resolución. Cómo puedo iniciar un trámite? Una vez se accede al Procedimiento, se muestra la ventana que le permitirá realizar diversas tareas: Crear una nueva solicitud telemática, Acceder a los borradores de solicitud que ya ha creado y, Conocer en que momento se encuentran los expedientes (solicitudes) que ya ha presentado. 13/22

14 Antes de acceder a cualquier apartado donde deba aportar (o ya existan) datos e información personal, el sistema requerirá su autenticación con Certificado Digital. Es entonces cuando podrá presentar telemáticamente solicitudes, acceder a borradores que haya iniciado anteriormente, documentos, expedientes y comunicaciones. Qué tengo que cumplimentar para poder presentar un trámite? Para presentar una solicitud deberá cumplimentar y aportar diversa documentación. Para ello, es necesario conocer la Resolución publicada en el boletín oficial con la información ajustada a cada convocatoria de contratos laborales. La documentación que se debe incorporar a través la herramienta de tramitación on-line se compone de: Documentación obligatoria: formularios web a cumplimentar por la persona solicitante y documentos que la administración pública requiere para la tramitación del expediente. Documentación complementaria: documentos que pueden aportarse si la persona solicitante considera necesario para la tramitación de su expediente. 14/22

15 Cómo cumplimentar los formularios de solicitud electrónica? El formulario de solicitud consta de 2 páginas. Una vez que cumplimente la información obligatoria -campos con (*)- podrá seleccionar en la segunda página el contrato con cargo a proyecto. En este campo aparecerán todas las convocatorias vigentes en ese momento junto con la descripción del contrato específico. (Ejemplo: BOJA 228/2014. Contratos con cargo a proyectos. Titulados Superiores y Grado Medio - ROKWOOD). 15/22

16 Importante: Para visualizar los documentos generados por el sistema y los ficheros adjuntos es necesario tener instalado el programa Acrobat Reader X o superior ( Compruebe que los documentos se muestran directamente sobre el navegador. 16/22

17 Por último, no olvide guardar los cambios realizados en el formulario web. Cómo puedo incorporar los documentos asociados a la solicitud? Para aportar la documentación requerida (obligatoria o complementaria) debe acceder a cada categoría indicada e incorporar el documento en formato PDF. En el proceso de elaboración del borrador de solicitud podrá consultar, eliminar y volver a incorporar los archivos cuantas veces sea necesario. Nota: En este manual también se indican algunas recomendaciones para crear un único archivo a partir de varios o cómo reducir el tamaño de archivos PDF. Cómo puedo presentar un trámite? Para poder presentar un trámite, la persona solicitante debe cumplimentar como mínimo toda la documentación obligatoria requerida por la administración pública. Una vez incorporada dicha documentación, deberá Firmar y Presentar la entrega; en este proceso podrá validar la documentación presentada y se le indicará que seleccione el certificado digital para realizar la firma (digital) de la documentación. Tras este paso la persona solicitante obtendrá un resumen de la presentación y un justificante de presentación de la entrega. 17/22

18 Cómo puedo recuperar un borrador? Cada vez que se accede a la aplicación para iniciar una nueva solicitud, se genera un borrador, al que podrá acceder en cualquier momento hasta que se presente telemáticamente. Al listado de borradores se puede acceder desde el catálogo de trámites, seleccionando un tramite y accediendo a Borradores en este procedimiento. También podrá acceder a través del enlace Acceso a zona personal situado en la parte superior-derecha de la ventana de Inicio. Tanto en un caso como en otro, antes de visualizar el listado, deberá autenticarse. 18/22

19 Cómo puedo acceder a un trámite presentado anteriormente? Una vez que la persona ha registrado telemáticamente un trámite podrá acceder a él a través del enlace Expedientes, situado en la barra superior que aparece tras la autenticación. Desde esta sección la persona solicitante podrá realizar la búsqueda de un expediente concreto, podrá realizar el seguimiento de la tramitación de un expediente, podrá aportar documentación complementaria y acceder a la documentación generada por la administración pública en la que figure como interesada 19/22

20 En qué estado se encuentra la tramitación de un expediente? Para un trámite presentado anteriormente, un usuario podrá acceder al detalle del mismo y a través del enlace Consultar histórico podrá obtener el detalle de la evolución de la tramitación del expediente, así como la documentación asociada en cada fase de evolución. Cómo puedo aportar más documentación en un expediente? En ocasiones un usuario deberá aportar documentación a un expediente que se encuentra en tramitación por la administración pública a petición de esta. Una forma de aportar documentación complementaria es mediante un enlace de subsanación que se habilitará en aquellos expedientes que lo requieran por su estado de tramitación. Este enlace de subsanación se mostrará en la pantalla de detalle del expediente accesible desde la sección Mis tramites. Cómo puedo aportar varios documentos si sólo puedo subir un único archivo (pdf)? Para ello deberá unir varios archivos PDF. Existen múltiples programas que permiten realizar esta tarea, entre otras la herramienta Pdf Creator ( PDF Creator es software libre y gratuito e instala una impresora virtual generando PDF desde cualquier aplicación. Para unir varios archivos tras la instalación del programa PDFCreator, únicamente es necesario ir lanzando los documentos a la impresora (seleccionando PDFCreator). Cada vez que lancemos uno, en lugar de guardarlo, pulsaremos poner en cola de impresión. 20/22

21 Cuando ya estén todos los documentos en la lista para impresión PDF, seleccionamos Combinar todo. Tras el proceso de combinación queda un único archivo, seleccionamos Imprimir y guardamos el nuevo archivo pdf con otro nombre. Necesito aportar un documento pdf pero es muy grande Qué puedo hacer? El tamaño máximo de archivos que permite la herramienta se indica en la Ventanilla Electrónica (VEA) cuando se intente adjuntar el fichero. En general, si digitaliza a través del escaner varios documentos ocupará mucho más, que si lo crea directamente con el procesador de textos. Además, para conseguir tamaños de archivo reducidos mediante escaneo, deberá seleccionar con bajas resoluciones (máx 200ppp) y usar blanco y negro ó escala de grises en vez de color. Si ya tiene creado el documento PDF y su tamaño rebasa las especificaciones de la aplicación, puede intentar optimizar el tamaño del PDF con algunos de los trucos que se encuentran fácilmente por internet en foros y en aplicaciones gratuitas. Existen múltiples programas que permiten realizar esta tarea, entre otras la herramienta PDFCreator ( 21/22

22 Tras la instalación del programa PDF Creator, únicamente es necesario abrir el documento.pdf, lanzarlo a la impresora (seleccionando PDF creator). En ese momento seleccionamos el botón Opciones En esta pantalla podremos configurar diversos aspectos en la generación de pdf. Accediendo a Formatos /tipo PDF y, en la pestaña Compresión, ajustar las opciones. 22/22