EL INSPECTOR DE PROTOCOLOS ME ANUNCIÓ SU VISITA: CÓMO ME PREPARO?

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1 EDUCACIÓN JURÍDICA CONTINUA EL INSPECTOR DE PROTOCOLOS ME ANUNCIÓ SU VISITA: CÓMO ME PREPARO? MIGUEL R. GARAY AUBÁN (NOT ) EJC EN LÍNEA Y PRESENCIAL EL PODER DE ESTAR INFORMADO! ACTUALIZADO 24-7, LLC PO BOX SAN JUAN, PR INFO@ABOGADOACTUALIZADO.COM

2 EL INSPECTOR DE PROTOCOLOS ME ANUNCIÓ SU VISITA: CÓMO ME PREPARO? Miguel R. Garay Aubán TELEFONOS CELULARES Por favor, silencie su teléfono celular SUPERVISIÓN DE LOS NOTARIOS El notario disfruta de plena autonomía e independencia, bajo la dirección administrativa del Supremo por conducto de ODIN (Art. 3) El examen de los protocolos está a cargo del Juez Presidente del Supremo por conducto de ODIN e inspectores de protocolos (Art. 62) 1

3 AMBITO DE LA INSPECCIÓN Forma y manera del notario llevar sus protocolos y registros de testimonios. Cancelación de sellos. Cumplimiento de Ley y Reglamento Notarial. Cumplimiento de cualquier ley relacionada con las formalidades de los instrumentos y documentos (Art. 63). PREINSPECCIÓN (1) HOJA DE COTEJO Anejo IV Instrucciones ODIN Sept GENERAL - EDIFICIO Si el edificio en que ubica la notaría es de madera o construcción mixta, la oficina notarial debe estar equipada con cajas a prueba de fuego para guardar en ellas los protocolos (Art. 54) 2

4 SELLO NOTARIAL Si el notario tiene más de un sello notarial, debe pedir permiso a ODIN y el duplicado tiene que ser idéntico (Instr. ODIN #3) Deben evitarse los sellos notariales de marca de agua (Instr. ODIN #3). CERTIFICADOS E INFORMES Certificación del Departamento de Estado a la vista (Art. 8). Índices notariales radicados a tiempo o con moción explicativa (Art. 12). Informes anuales de actividad notarial radicados a tiempo o con moción explicativa (Art. 13-A). PLANILLAS - NOTIFICACIONES Planillas Informativas (Art. 11) radicadas a tiempo, según aplique. Notificaciones de poderes y de testamento radicadas a tiempo (Arts ). Solicitudes de exoneración contributiva radicadas en CRIM, según aplique (Art

5 PROTOCOLOS ÍNDICES - CARÁTULA Todos los tomos están encuadernados hasta el año anterior, en o antes de 31 de marzo del año corriente (Art. 52) Cada tomo tiene su índice (Art. 52) Carátula expresa nombre correcto del notario, año y cantidad de instrumentos que contiene (Anejo 4 Instr. ODIN #30) NOTAS DE APERTURA Y CIERRE Nota de apertura en la primera cara del primer instrumento está firmada, signada, sellada, rubricada y fechada (Art. 50) Nota de cierre después de última escritura, a continuación de las firmas o si no hay espacio, al dorso del último folio (Art. 50) está firmada, signada, sellada, rubricada y fechada el 31 diciembre (Art. 50) NOTAS - FOLIACIÓN Nota de cierre expresa el número de instrumentos públicos y folios que contiene (Art. 50). Notas de apertura y cierre de cada tomo, si hay más de un tomo para cada año (Art. 51). Foliación general del protocolo al margen superior derecho incluyendo documentos protocolizados y anejos (Art. 49). 4

6 NUMERACIÓN - RÚBRICA Numeración de folios de cada instrumento en el margen inferior (Art. 49). Rúbrica y sello del notario está al margen de todos los folios del protocolo incluyendo el último folio de cada escritura (Art. 16) Rúbrica y sello del notario está al margen de todos los anejos de las escrituras (Art. 16) NOTA DE SACA - ESCRITURAS Nota de saca: nombre de la persona a quien se expidió la copia, fecha de expedición y número que corresponda a la copia (Art. 41) solamente si se expidió copia certificada Cada escritura expresa el número de orden en letras (Art. 15(a)) Cada escritura expresa la calificación del acto o contrato (Art. 15(b)) ESCRITURAS Cada escritura expresa lugar, día, mes y año del otorgamiento escrito en letras o letras y guarismos (Art. 15(c); Art. 27) Cada escritura expresa fe de conocimiento o fe de identificación por los medios supletorios (Art. 15(d); Art. 17) Cada escritura expresa que el notario hizo las reservas y advertencia legales pertinentes (Art. 15(f)) 5

7 ESCRITURAS Cada escritura incluye específicamente las advertencias que deban consignarse expresamente según ley o jurisprudencia (Art. 15(f)) Se expresó la forma en que se hizo la lectura del instrumento (Art. 15(e)) Se expresó que las iniciales de los comparecientes y los testigos aparecen al margen de todos los folios del instrumento incluyendo el último (Art. 16) ESCRITURAS En cada escritura aparecen las iniciales de los comparecientes y testigos al margen de todos los folios, incluyendo el último (Art. 16) En cada escritura aparece la firma, signo, sello y rúbrica del notario a continuación de las firmas de los comparecientes y testigos (Art. 16) ESCRITURAS - INCAPACIDADES COMPARECIENTE NO SABE O NO PUEDE LEER: Se expresó esa circunstancia (Art. 21) Intervino un testigo instrumental Se expresó que la escritura se leyó en voz alta dos veces, una por el testigo y otra por el notario (Art. 21) Se expresó que hubo unidad de acto (Art. 24) 6

8 ESCRITURAS - INCAPACIDADES COMPARECIENTE NO SABE O NO PUEDE FIRMAR: Se expresó esa circunstancia (Art. 25) Intervino un testigo instrumental Se expresó que el compareciente fija las huellas de los dedos pulgares (o de cualesquiera otros) al final y al margen de cada folio incluyendo el último, junto a la firma del testigo (Art. 25) (si sabe leer no es necesario leer en voz alta) Se expresó que hubo unidad de acto (Art. 24) COMPARECIENTE CASADO Y CÓNYUGE NO COMPARECE: Se expresó nombre y apellidos del cónyuge (Art. 15(d)) Se expresó en los antecedentes de la escritura la razón por la cual no es necesaria la comparecencia del cónyuge (In re Godínez Morales, 161 DPR 219 (2004)) ACTAS PROTOCOLIZACIÓN DOCUMENTO NOTARIAL OTORGADO FUERA DE PUERTO RICO: El original del documento protocolizado está anejado a la escritura y foliado (Art. 38). El documento protocolizado tiene legalización, según se requiera en cada caso (R. 41). Las páginas del documento protocolizado tienen la rúbrica y sello del notario. 7

9 PROTOC. - CANCELACIÓN PODER PROTOCOLIZADO: El poder fue protocolizado antes de que se realice la transacción que éste autoriza (In re Rodríguez Mangual, 172 DPR 313 (2007)) CANCELACIÓN DE PAGARÉ Se expresa que el pagaré cancelado se entregó al compareciente o se unió a la escritura Se hizo constar que se escribió en el pagaré la nota de cancelación (Art. 138 L. Hipotecaria) TESTAMENTOS TESTAMENTOS: Contiene la hora del otorgamiento Contiene fe de conocimiento o identificación (subsidiaria) de forma correcta (Deliz Muñoz v. Deliz Igartúa, 158 DPR 403 (2003) TESTAMENTOS TESTAMENTOS: Contiene fe de capacidad de testador según el juicio del notario y los testigos instrumentales Contiene fe de que los testigos ven, conocen y entienden al testador (Art. 632 C.civil) Contiene fe de unidad de acto (Art. 649 C.civil) 8

10 ACTAS SUBSANACIÓN CANCELACIÓN SELLOS ACTAS DE SUBSANACIÓN Y ESCRITURAS DE RECTIFICACIÓN El instrumento rectificado contiene nota de contrarreferencia (Art. 29; R. 39) CANCELACIÓN DE SELLOS: Los sellos están cancelados en cuantía correcta. Consejo Práctico: Coloque una marca removible señalando el lugar de la escritura donde indica la cuantía. REGISTRO DE TESTIMONIOS El Registro lleva numeración sucesiva y continua de los testimonios (Arts. 57, 58) Todos los testimonios están anotados en el Registro (Art. 58) Si hay discontinuidad en la numeración, coincide con el índice notarial correspondiente REGISTRO DE TESTIMONIOS Contiene fe de conocimiento o identificación por medios supletorios (no es necesario expresar circunstancias personales) Expresa lugar y fecha del documento autenticado Contiene relación sucinta del acto autenticado (Art. 58) 9

11 REGISTRO DE TESTIMONIOS El sello de Asistencia Legal está adherido Es el sello ORIGINAL (Anejo IV item 31(h) de las Instr. ODIN tiene error el sello RECIBO no se fija en el Registro sino en el documento autenticado (Instr.#20 B) COORDINACIÓN CON EL INSPECTOR CONSEJOS PRÁCTICOS: Atienda las llamadas del inspector. Procure NO posponer la cita de la inspección. Provea un espacio cómodo para el inspector. Aunque la ley no lo obliga, INTENTE por todos los medios estar presente en el acto de inspección. PREGUNTAS Y COMENTARIOS Gracias por su atención 10

12 El INSPECTOR DE PROTOCOLOS ME ANUNCIÓ SU VISITA: CÓMO ME PREPARO? LCDO. MIGUEL R. GARAY AUBÁN NOT Abreviaturas: Art. significa artículo de la Ley Notarial. R. significa Regla del Reglamento Notarial. Instr. Significa Instrucciones Generales a los Notarios de ODIN publicadas en septiembre I. PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN DE LA NOTARÍA A. Supervisión de las notarías por el Tribunal Supremo y ODIN i. El examen de los protocolos estará a cargo del Juez Presidente del Tribunal Supremo, por conducto del Director de ODIN y los inspectores de protocolos (Art. 62, 4 L.P.R.A. sec. 2102). B. Ámbito de la inspección i. Forma y manera del notario llevar sus protocolos y Registros de Testimonios (Art. 63, 4 L.P.R.A. sec. 2103) ii. Estado de conservación de los protocolos (Soto de Bernier v. García Cestero, 106 DPR 35 (1977)). iii. Cumplimiento con la Ley Notarial (Art. 63, 4 L.P.R.A. sec. 2103) iv. Cancelación de derechos (Art. 63, 4 L.P.R.A. sec. 2103) si aparecen adheridos los sellos de rentas internas y otros (Soto de Bernier v. García Cestero, 106 DPR 35 (1977)). v. Cumplimiento con cualquier otra ley relacionada con las formalidades de los instrumentos o documentos (Art. 63, 4 L.P.R.A. sec. 2103). vi. vii. viii. La expresión cualquier otra ley se refiere a leyes aplicables en cuanto se relacionan en forma y solemnidad con la función notarial y no con claros aspectos de derecho sustantivo (Soto de Bernier v. García Cestero, 106 DPR 35 (1977)). La comparecencia es un asunto de formalidad de la escritura cuya inobservancia puede conllevar la nulidad de la misma (In re Godínez Morales, 161 DPR 219 (2004)). El inspector puede verificar si es necesaria la comparecencia del cónyuge en escrituras de compra, venta o hipoteca de bienes inmuebles por personas casadas (In re Godínez Morales, 161 DPR 219 (2004)).

13 ix. La verificación del inspector se basará en los datos consignados en la escritura, indicativos de si el inmueble es ganancial o privativo del cónyuge que comparece (In re Godínez Morales, 161 DPR 219 (2004)). C. Preinspección por el notario - hoja de cotejo (Anejo IV de las Instr.): 1. General: i. Certificación del Departamento de Estado: está a la vista en una de las paredes de la oficina (Art. 8, 4 L.P.R.A. sec. 2012). ii. iii. Índices notariales: Todos los índices mensuales e informes anuales han sido radicados a tiempo o con la correspondiente moción informativa (Arts. 12 y 13-A, 4 L.P.R.A. secs y 2031a; Rs. 12, 13). Notificaciones de poderes y testamentos: Todas las escrituras relacionadas con poderes y testamentos han sido notificadas en el próximo día laborable (testamentos) o en tres días (poderes). 2. Protocolos: i. Todos los tomos están encuadernados, incluyendo el del año anterior en o antes del 31 de marzo del año corriente (Art. 52, 4 L.P.R.A. sec. 2076). ii. iii. iv. Cada tomo del protocolo tiene su índice (Art. 52, 4 L.P.R.A. sec. 2076). La carátula expresa nombre del notario, año e instrumentos que incluye (Anejo IV #30 Instr.) Nota de apertura en el primer folio del primer instrumento del año (Art. 50, 4 L.P.R.A. sec. 2074). v. Nota de cierre del protocolo a continuación de las firmas o si no hay espacio, al dorso del último folio (Art. 50, 4 L.P.R.A. sec. 2074). vi. vii. viii. ix. Nota de cierre del protocolo está firmada, signada, sellada, rubricada y fechada (el 31 de diciembre) (Art. 50, 4 L.P.R.A. sec. 2074). Nota de cierre expresa el número exacto de instrumentos públicos y folios que contiene el protocolo (Art. 50). Notas de cierre de apertura y cierre de tomo, si hay más de un tomo para un año (Art. 51, 4 L.P.R.A. sec. 2075). Foliación general del protocolo al margen superior derecho, incluyendo documentos protocolizados y otros anejos (Art. 49, 4 2

14 L.P.R.A. sec. 2073). x. Numeración de los folios de cada instrumento al margen inferior (Art. 49, 4 L.P.R.A. sec. 2073). xi. Rúbrica al margen de todos los folios del protocolo, incluyendo el último así como al margen de los documentos protocolizados y otros anejos (Art. 16, 4 L.P.R.A. sec. 2034). 3. Escrituras: i. Nota de saca: Nombre de la persona a quien se expidió copia certificada, fecha de expedición y número que corresponde a la copia (Art. 41, 4 L.P.R.A. sec. 2063) pero solamente si se expidió copia certificada. ii. iii. iv. Se expresó en cada escritura el número de orden de las escrituras, en letras, al comienzo de cada una (Art. 15(a), 4 L.P.R.A. sec. 2033). En cada escritura se expresó la calificación del acto o contrato que es objeto de la escritura (Art. 15(b), 4 L.P.R.A. sec. 2033). Se expresó en cada escritura el lugar, día, mes y año del otorgamiento escrito en letras o en letras y guarismos (Art. 15(c), 4 L.P.R.A. sec. 2033; Art. 27, 4 L.P.R.A. sec. 2045). v. Se expresó en cada escritura la fe de conocimiento o identificación por los medios supletorios de cada uno de los comparecientes (excluyendo testigos), indicando el medio supletorio utilizado (Art. 15(d), 4 L.P.R.A. sec. 2033; Art. 17, 4 L.P.R.A. sec. 2035). vi. vii. viii. ix. Se expresó en cada escritura que el notario hizo las reservas y advertencias legales pertinentes al otorgamiento (Art. 15(f), 4 L.P.R.A. sec. 2033). Se incluyó en cada escritura las advertencias que por ley o jurisprudencia deben constar expresamente en el instrumento (Art. 15(f), 4 L.P.R.A. sec. 2033). Se expresó la forma en que se hizo la lectura del instrumento. Se expresó que los comparecientes y los testigos inicialan en todos los folios y firman al final (Art. 16), 4 L.P.R.A. sec. 2034). x. Las iniciales de todos los comparecientes y los testigos aparecen al margen de todos los folios del instrumento, incluyendo el último (Art. 16, 4 L.P.R.A. sec. 2034). xi. Las firmas de todos los comparecientes y los testigos al final de cada escritura (Arts. 16, 28, 4 L.P.R.A. secs y 2046). 3

15 xii. La firma, signo, sello y rúbrica del notario aparece a continuación de las firmas de comparecientes y testigos al final de cada escritura (Art. 28, 4 L.P.R.A. sec. 2046). 4. Escrituras en que algún compareciente no sepa o no pueda leer: i. Se expresó que no sabe o no puede leer (Art. 21, 4 L.P.R.A. sec. 2039). ii. iii. Se expresó la intervención de un testigo instrumental con nombre y apellidos y circunstancias personales (Art. 15(d), 4 L.P.R.A. sec. 2033; Art. 21, 4 L.P.R.A. sec. 2039). Se expresó que se leyó dos veces en voz alta el instrumento, una por el notario y otra por el testigo instrumental (Art. 21, 4 L.P.R.A. sec. 2039; R. 32(b)). iv. Se expresó que en el otorgamiento hubo unidad de acto (Art. 24, 4 L.P.R.A. sec. 2042). 5. Escrituras en que algún compareciente no sepa o no pueda firmar: i. Se expresó que no sabe o no puede firmar (Art. 25, 4 L.P.R.A. sec. 2043; R. 32)). ii. iii. Se expresó que ese compareciente fija las huellas digitales de sus dos dedos pulgares (si no los tiene, de cualesquiera otros) al margen de todos los folios y al final junto a las iniciales y firma del testigo instrumental (Art. 25, 4 L.P.R.A. sec. 2043; R. 32(C)). Se expresó que comparece un testigo instrumental, su nombre y apellidos y circunstancias personales (Art. 15(d), 4 L.P.R.A. sec. 2033), quien firma al final y pone sus iniciales en todos los folios junto a las huellas del compareciente imposibilitado de firmar (Art. 25, 4 L.P.R.A. sec. 2043; R. 32(C)). iv. Se expresó que en el otorgamiento hubo unidad de acto (Art. 24, 4 L.P.R.A. sec. 2042). v. NOTA: Error en la Anejo IV de Instr ODIN. - ítem #21 si puede leer, no es necesario leer la escritura dos veces en voz alta). 6. Actas de protocolización de documentos notariales otorgados fuera de Puerto Rico: i. El original del poder u otro documento protocolizado están unidos al acta de protocolización (Art. 38, 4 L.P.R.A. sec. 2056; R. 40). ii. El documento protocolizado contiene o tiene adherida la legalización según requerido por ley (certificación de county clerk o Secretario de Estado estatal, consulado de EE.UU, 4

16 apostille) (R. 41 y su comentario). 7. Poder constituido o protocolizado: i. El poder fue protocolizado antes de realizarse la transacción que éste autoriza (In Re Rodríguez Mangual, 172 DPR 313 (2007)). 8. Escrituras de cancelación de pagaré hipotecario: i. Expresan que el pagaré cancelado se entregó al compareciente, o que se unió a la escritura (Art. 138 Ley Hipotecaria, 30 L.P.R.A. sec. 2462). ii. iii. Si expresan que el pagaré se unió a la escritura, el pagaré cancelado realmente se unió (Art. 138 Ley Hipotecaria) y el sello y la rúbrica del notario aparece al margen del pagaré (Art. 16, 4 L.P.R.A. sec. 2034; R. 34). Se hizo constar que se escribió en el pagaré la correspondiente nota de cancelación (Art. 138 Ley Hipotecaria, 30 L.P.R.A. sec. 2462; R. 39). 9. Escrituras de agrupación, segregación o traslado de inmuebles i. El notario remitió la planilla informativa dentro de los diez días del mes siguiente al otorgamiento (Art. 11, 4 L.P.R.A. sec. 2022; Rs. 15, 16). 10. Testamentos: i. Se hizo constar la hora del otorgamiento. ii. iii. Fe de conocimiento o identificación del testador correcta (Arts. 634 y 635 C.civil, 31 L.P.R.A. secs y 2151; Deliz Muñoz v. Deliz Igartúa, 158 DPR 403 (2003)). Fe de capacidad del testador según el juicio del notario y de los testigos presentes (Art. 634 C.civil, 31 L.P.R.A. sec. 2150). iv. Los testigos conocen, ven y entienden al testador (Art. 632 C.civil, 31 L.P.R.A. sec. 2148). v. Fe de unidad de acto (Art. 649 C.civil, 31 L.P.R.A. sec. 2186; Art. 24, 4 L.P.R.A. sec. ). vi. Testamento fue notificado el próximo día laborable (Art. 73, 4 L.P.R.A. sec. 2123). 11. Actas de subsanación y Escrituras aclaratorias o de rectificación: i. El instrumento rectificado contiene la nota de referencia (Art. 29, 4 L.P.R.A. sec. 2047; R. 39). 5

17 12. Cancelación de sellos: i. Los sellos están computados y cancelados correctamente (Art. 10, 4 L.P.R.A. sec. 2021; Instr. #15). 13. Registro de testimonios: i. El Registro lleva una numeración sucesiva y continua (Arts. 57 y 58, 4 L.P.R.A. sec y 2093). ii. Todos los testimonios están anotados en el Registro (Art. 58, 4 L.P.R.A. sec. 2093). iii. iv. Expresó que conoce personalmente o el medio de identificación supletorio que utilizó No es necesario incluir las circunstancias personales. v. Expresó lugar y fecha del documento autenticado. vi. Relación sucinta del acto autenticado (Art. 58, 4 L.P.R.A. sec. 2093). vii. Está adherido el original del sello de asistencia legal (Ley 8 de 4 enero 2012) viii. ix. Anejo IV Instr. ítem 31(h) es inconsistente con la Instr. #20 B último párrafo sobre el lugar en que debe pegarse cada parte del sello (original y RECIBO ). Si hay errores en el Registro, han sido subsanados con la firma y sello del notario (Instr. #21). 6