MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 Hoja:1 de 8

2 Hoja: 2 de PROPÓSITO 1.1. Elaborar con oportunidad las nóminas ordinarias y extraordinarias de los trabajadores del INIFAP, efectuando los aumentos de sueldo, pago de bonos, aguinaldos, movimientos de personal, entro otros, vigilando siempre la correcta aplicación de estos en la nómina de sueldos. 2.0 ALCANCE 2.1. A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Humanos y Profesionalización (DDHP), Nóminas, a la Dirección de Información y Procedimientos (DIP), subdirección de Procedimientos (SP), Análisis de Procedimientos (DAP), Departamentos de Métodos (DM) A nivel externo, el procedimiento es aplicable a las instancias supervisoras de la Administración Pública Federal. 3.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1. Es responsabilidad de la Humano y Profesionalización el programar, presupuestar y controlar percepciones, deducciones y aportaciones derivadas de la relación de trabajo para lograr un correcto ejercicio del gasto Es responsabilidad de la Unidad Administrativa de Recursos Humanos realizar el proceso de nómina para el pago de sueldos y salarios de acuerdo al manual de percepciones de los servidores públicos de las dependencias y entidades de la administración pública federal, así como de la normatividad aplicable, derivada de la relación laboral entre el INIFAP y los trabajadores Es responsabilidad de la Humano y Profesionalización a través de la Jefatura de la apertura y cierre de las nóminas, conforme al calendario establecido Es responsabilidad de la Unidad Administrativa de Recursos Humanos la aplicación de incidencias en las nóminas ordinarias y extraordinarias, con la documentación soporte, debidamente autorizada Es responsabilidad de la Unidad Administrativa de Recursos Humanos el determinar y gestionar el entero de pagos a terceras instituciones La Unidad Administrativa de Recursos Financieros y la Unidad Administrativa de Recursos Humanos del departamento de nóminas en los CIRS y CENIDS son responsables de realizar conciliaciones respectivas Es responsabilidad de la Unidad Administrativa de Recursos Humanos el controlar la operación de las prestaciones de cada uno de los servidores públicos Es responsabilidad de la Humano y Profesionalización a través de la Jefatura de, coordinar el cierre del ejercicio fiscal correspondiente en materia de nómina, para la Declaración de Sueldos y Salarios Corresponde a las Unidades Administrativas de Recursos Humanos, verificar y validar la información para la Declaración de Sueldos y Salarios.

3 Hoja: 3 de VIGENCIA 4.1. El presente Manual, deberá revisarse anualmente con respecto a la fecha de autorización, o bien cada vez que exista una modificación a la estructura orgánica autorizada o a la normatividad vigente por parte de la S.H.C.P. y de la SFP, con objeto de mantenerlo actualizado. 5.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de Etapas 1.0 Recepción de Documentación 2.0 Análisis de Documentación. 3.0 Apertura de nómina 4.0 Registro de Incidencias 5.0 Realización de afectaciones y cálculos 6.0 Análisis de Cálculos Actividad 1.1. Recibe formatos y documentación para los movimientos conceptuales del personal, en original con sus respectivos anexos, requeridos para el proceso de inclusión a la nómina, de acuerdo al calendario vigente Firma acuse de recibido Recibe y registra formatos e información, que estos estén debidamente requisitados y con sus respectivos anexos Revisa que la documentación este correcta, completa y debidamente autorizada. Procede? 2.3. NO. Se devuelve la información recibida al Personal para su corrección o complementación. Regresa a actividad SÍ. Se empieza con la apertura de la nómina Se apertura la nomina ordinaria y extraordinaria. INDEPENDIENTEMENTE DE LA RECEPCION Y/O REVISIÓN DE LA INFORMACION PROPORCIONADA POR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 3.2. Se le informa a las Unidades Administrativas de RH, la apertura de nómina En caso de tener incidencias, se registran en el SIGI Posterior a la apertura de nómina, se realizan las afectaciones de movimientos (incidencias) Se realiza el cálculo de nómina 5.3. Se realizan los cálculos de producción 5.4. Una vez concluidos los cálculos, se les informa a las Unidades Administrativas de RH, para su revisión Se realiza la revisión de los cálculos de nómina, de producción, así como de las afectaciones a incidencias. Procede? 6.2. NO: Se invalida la nómina y se regresan los cálculos para su corrección o complementación. Se regresa a actividad SÍ: Envían, por correo electrónico, el Vo.Bo. de las operaciones Responsable Unidades Administrativas de RH Unidades Administrativas de RH

4 Hoja: 4 de Cierre de Nómina 7.1. Se genera la suficiencia presupuestal Se genera el cierre de nómina ordinaria y extraordinaria 7.3. Se les informa a las Unidades Administrativas de RH, el cierre de nómina Se realizan las radicaciones de fondos, los cuales se envían al área Financiera debidamente autorizados. 8.0 Pagos a terceros 8.1. Se genera el reporte de pagos a terceros Se trabajan los reportes de pagos a terceros para poder generar los layouts Se envían a las diferentes instituciones (FONACOT, SEGUROS, FONAC, ISSSTE-SERICA,, SARFOVISSSTE, etc.) Se generan los oficios para el pago a terceros se genera el pago a terceros mediante el sistema SIGI, ya sea en un periodo quincenal, mensual, bimestral y/o trimestral. 9.0 Generación de reportes Se genera el reporte de dispersión y cheques, para posteriormente enviarlo al Área Financiera, para la realización de pagos Se generan e imprimen los reportes de Detalle de Nómina, los cuales se envían al área Financiera para soporte contable. TERMINA PROCEDIMIENTO Procedimiento de Cierre de Año 1.0 Conciliación 2.0 Cierre Anual 1.1. Se realiza la conciliación con el Área Financiera para auditorías externas Se hace el cierre anual Se general la Declaración Anual de Sueldos y Salarios del Ejercicio Fiscal. Humano y Profesionalización. Humano y Profesionalización

5 Hoja: 5 de DIAGRAMA DE FLUJO Admon, de Personal Área Financiera Nómina Unidades Administrativas de RH Se les informa a las UA de RH de la apertura de la nómina conforme al calendario establecido. Ingresan sus movimientos (incidencias) en el sistema SIGI Envía formatos y documentación para los movimientos conceptuales del personal (altas, bajas y/o cambios) seguros Se revisa que la documentación este correcta, completa y debidamente autorizada. Se realizan las afectaciones de incidencias capturadas en nómina validadas y autorizadas Se realiza el cálculo de nómina Se realiza el cálculo de producción. Realizan la revisión de los cálculos No Procede? La DDHP a través de la DRyR recibe el Vo. Bo. por correo electrónico de las UA de RH Si Se genera la suficiencia presupuestal Se genera el cierre de nómina (ordinaria y extraordinaria) - SIGI Se les informa del cierre de nómina Reciben por correo electrónico los reportes debidamente autorizados Se genera las radicaciones de fondos Generan el reporte de pagos a terceros Generan los layouts, a partir del trabajo realizados en los reportes de pagos y se envían a las diferentes instituciones (FONACOT, FONAC, ISSSTE-SERICA, SARFOVISSSTE, etc.) Generan los oficios para el pago a terceros Generan el pago a terceros en el sistema SIGI (Qnal, Mensual, Bimestral y Trimestral) Generan el reporte de dispersión y cheques para la realización de pagos Generan el reporte de dispersión y cheques para la realización de pagos Generan e imprimen los reportes de detalle de nómina para soporte contable Generan e imprimen los reportes de detalle de nómina para soporte contable

6 Hoja: 6 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS CÓDIGO Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria De los Servicios Personales de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Manual administrativo de aplicación general en materia de recursos humanos Ley Federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental Ley Federal de Trabajo Burocrático Normatividad en la materia Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de Mando Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y su Reglamento ACUERDO por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental ACUERDO por el que se expide el Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública federal. 8.0 REGISTROS REGISTROS TIEMPO DE CONSERVACIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO CÓDIGO DE REGISTRO Carpetas de Nominas Ordinarias y Extraordinarias 6 Años Humano y Profesionalización (DDHP) Carpetas de pagos a Terceras Instituciones 6 Años Humano y Profesionalización (DDHP) Carpetas de documentación soporte con incidencias de movimientos en nómina 6 Años Humano y Profesionalización (DDHP)

7 Hoja: 7 de GLOSARIO 9.1. ISSSTE.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado 9.2. SIGI.- Sistema Institucional de la Gestión Integral 9.3. DDHP.- Humano y Profesionalización DN.- Nómina DIP.- Dirección de Información y Procedimientos SP.- Subdirección de Procedimientos DAP.- Análisis de Procedimientos 9.8. DM.- Métodos 9.9. SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Publico SFP.- Secretaría de la Función Pública FONACOT.- Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores FONAC.- Fondo de Ahorro Capitalizable de los Trabajadores al Servicio del Estado SERICA.- Sistema Electrónico de Recaudación de Ingresos de Cuotas y Aportaciones SAR FOVISSSTE.- Sistema de Ahorro para el Retiro del Fondo de la Vivienda del ISSSTE ISSSTE.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado I.S.R.- Impuesto Sobre la Renta CGT.- Condiciones Generales de Trabajo UA.- Unidad Administrativa DG.- Dirección General CAS.- Coordinación de Administración y Sistemas SAP.- Subdirección de Administración de Personal DRyR.-

8 Hoja: 8 de CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO No Aplica No Aplica No Aplica 11.0 ANEXOS No Aplica