CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS INSTITUCIONES CIVILES SAINT JOSEPH S HOSPICE ASSOCIATION (ASOCIACIÓN HOSPICIO DE SAN JOSÉ) DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 GUATEMALA, MAYO DE 2017

2 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal Otros aspectos legales 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera Área técnica 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios Conclusiones 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

3 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal La es una entidad extranjera constituida conforme a las leyes de la República de Inglaterrra, autorizada para que pueda realizar actividades en el país, quedando sujeta a las leyes y tribunales de la República de Guatemala, por todos los actos que ejecute en el territorio nacional, según Acuerdo Ministerial Número 290 del Ministerio de Gobernación, de fecha 02 de septiembre de Se encuentra inscrita según partida 004/95 folios del libro 1 de las personas jurídicas del Registro Civil de la Municipalidad de San Lucas Sacatepéquez, Departamento de Sacatepéquez. En la Contraloría General de Cuentas, la Asociación se encuentra registrada con la cuentadancia A5-149 y en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) con el número de identificación tributaria a partir del 25 de mayo de Su sede se encuentra ubicada en el kilómetro 28.5 carretera a Bárcenas, Parcelamiento Santa Rosa, Santa Lucia Milpas Altas, Departamento de Sacatepéquez. La Saint Joseph s Hospice Association (Asociación Hospicio de San José) en lo sucesivo del presente informe se denominará la Entidad. Función Es un entidad de beneficio social, establecida para servir a los enfermos incurables, a los pobres quienes no pueden costearse el tratamiento normal, de un hospital y para los que cuya disposición no se encuentra en el mismo. La Entidad administra fondos públicos por asignación especial en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2016, con el objetivo de atender en forma gratuita a las siguientes personas: a) Pacientes que viven en el Hospicio diagnosticados con VIH o sida; b) Pacientes externos con VIH atendidos mensualmente; c) Niños en exposición (pendiente de diagnóstico final ) y/o negativos atendidos de forma externa; y d) Adultos con VIH con atención interna diaria.

4 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en el artículo 232. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Decreto Número Reformas a los Decretos Números del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto; del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria. Normas Internacionales de Auditoría -NIAS-, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. Otros aspectos legales Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo. Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 48, 49, 50, 51 y demás artículos aplicables. Decreto Número , Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal dos mil dieciséis. Leyes y disposiciones vigentes relacionadas con la administración de fondos públicos. Acuerdos internos de la Contraloría General de Cuentas Nombramiento No. DAEE de fecha 14 de octubre de 2016, emitido por el Director de Auditoría de Entidades Especiales, de la Contraloría General de Cuentas.

5 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Examinar los registros contables de los fondos transferidos por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, para emitir opinión sobre la razonabilidad en la ejecución de los mismos, durante el periodo auditado. Específicos Evaluar la estructura de control interno de la entidad relacionado a la administración fondos, provenientes del Estado. Revisar los registros contables, transacciones financieras, así como sus documentos de soporte que amparen las operaciones realizadas. Verificar el cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Determinar la veracidad en la administración de los fondos del estado, por los responsables de la entidad. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera La auditoría incluye un examen con base a pruebas de la evidencia que sustenta los montos y las revelaciones de las operaciones financieras registradas en la caja fiscal. También incluye la evaluación de los procedimientos aplicados por la entidad por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, a las cuentas de ingresos y egresos, así como a la documentación de respaldo en la ejecución de los distintos programas que realizan. Durante el proceso de auditoria se verificó el 100% de los ingresos, provenientes del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, por lo que no ameritó utilizar la técnica del muestreo. Muestra De conformidad con lo que establece la Norma Internacional de Auditoria 530 El muestreo de auditoria es la aplicación de procedimientos a un porcentaje inferior al 100% de los elementos de una población relevante para la auditoria, de forma que

6 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) todas las unidades de muestreo tengan la posibilidad de ser seleccionadas con el fin de proporcionar al auditor una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre toda la población. Derivado de lo anterior y con el propósito de determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría, la revisión se realizó de acuerdo a la materialidad y para el efecto se examinó el 61.08% de los egresos ejecutados por la Asociación durante el período auditado. (Ver anexo 6) Caja fiscal Al 31 de diciembre de 2016, fecha de cierre de la caja fiscal, se estableció que la Entidad no refleja saldo contable, en virtud que el mismo fue ejecutado en su totalidad, el cual al compararlo con el saldo que refleja el libro de bancos se presenta debidamente conciliado a la fecha del corte. (Ver anexo 1 y 3) Bancos Se confirmó que la entidad, tiene aperturada una cuenta monetaria, en el sistema financiero del país y al 31 de diciembre del 2016, no presenta disponibilidad financiera, el cual al compararlo con el saldo contable de caja fiscal, no presenta diferencia.(ver anexo 2 y 3) Ingresos Durante el período auditado la entidad percibió fondos provenientes del convenio suscrito con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social por valor de Q14,000, Asimismo, se revisó la documentación de soporte, estableciéndose que se respaldan con formas oficiales 63-A2 y se depositaron en bancos del sistema financiero del país de manera oportuna. (Ver anexos 1 y 4) Egresos De conformidad con los registros contables de la Entidad, los egresos ascienden al monto de Q14,000, destinados para la prestación de servicios de salud y asistencia social, con el objetivo de atender en forma gratuita a pacientes que viven con VIH o sida y pacientes negativos, referidos por la red de servicio del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. (Ver anexo 1). Se verificó el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los documentos de respaldo, así como el correspondiente registro en caja fiscal, estableciéndose

7 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) que los mismos cumplen con aspectos contables y legales. La Entidad remitió copia de la ejecución financiera a las distintas instituciones reguladas en los convenios suscritos, estableciéndose de acuerdo a la muestra seleccionada, que la información de los mismos, corresponde a gastos realizados para contribuir a la salud de los niños con VIH atendidos internamente, pacientes externos con VIH, servicios a niños negativos para adopción y servicios de atención a pacientes de forma externa. Los recursos fueron ejecutados de la siguiente forma: recursos humanos 38%, gastos de funcionamiento 59% y propiedad planta y equipo 3%. Activos fijos De acuerdo a la muestra establecida se realizaron pruebas sustantivas a los bienes adquiridos, para determinar propiedad, registro y custodia de los mismos, así también se verificaron las tarjetas de responsabilidad, estableciéndose que se encuentran debidamente registrados en el libro de inventarios de activo fijo No. 2, registro No. 604 los que al refleja un valor de Q 2,598, Almacén y suministros Se realizaron pruebas selectivas a las compras de medicamentos adquiridos con fondos públicos, verificándose el registro en las tarjetas de almacén, la constancia de ingreso al mismo, con la emisión de la forma 1H, la receta extendida por el médico, así como el documento que ampara el despacho al paciente, determinándose la razonabilidad en los mismos. Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado Se verificó el uso del Sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, los anuncios, convocatorias y la información relacionada con la contratación de bienes y servicios adquiridos. La entidad publicó y gestionó 6 compras de medicamentos bajo la modalidad de cotización, 62 compras bajo la modalidad de contrato abierto y 38 compras directas con oferta electrónica, de medicamentos, suministros de limpieza, insumos de laboratorio, insumos de clínica dental y alimentos. (Ver anexos 8 y 9) Convenios La Entidad suscribió un convenio de prestación de servicios de salud, asistencia social y cooperación financiera, con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia

8 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Social, DA por valor de Q 14,000, Según acuerdo Ministerial No de fecha 29 de enero de Con fecha 13 de junio del año 2016, se realizó una adenda al convenio derivado para dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo Número , reglamento de manejo de subsidios y subvenciones emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas, "con el objeto de facilitar a las entidades públicas los lineamientos para la evaluación, administración y gestión de los programas y proyectos, que incluyan subsidios y subvenciones del estado, modificando la cláusula quinta, asignando un costo promedio ponderado de Q8, por beneficiario". (Ver anexo 5) Recursos Humanos Se realizaron procedimientos de verificación al personal que labora en la Entidad, como lo son entrevistas, verificación de expedientes de personal, de planillas, contratos y de pagos efectuados determinándose que los mismos realizan funciones de acuerdo al contrato suscrito, y los gastos se encuentran amparados con la documentación respectiva. Depuración de Formas Oficiales Se revisaron los envios fiscales autorizados por la Contraloría General de Cuentas y se realizó conteo físico de las existencias de formas oficiales, estableciéndose que no reportan deficiencias. (Ver anexo 7). Rendición de Cuentas Durante el proceso de auditoria se comprobó que la rendición de cuentas se realizó de manera oportuna ante el ente fiscalizador. Área técnica De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 620 que regula el uso del trabajo de un experto, se solicitó por medio del OFICIO DAEE OF-06 de fecha 21 de enero de 2017, a la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas, para que nombre a un especialista y proceda a realizar la evaluación técnica del programa de servicios de salud y asistencia social a pacientes atendidos, conforme al convenio DA , suscrito con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Derivado de los cambios al Reglamento Interno de la Institución, se tiene pendiente definir al personal a asignar en cada dirección para la evaluación técnica, razón por la cual en la presente fecha no se ha asignado especialista para

9 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) efectuar la evaluación técnica solicitada. 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios La Entidad emitió carta de representación sin número, de fecha 20 de enero de 2017, informando a la comisión de auditoría, que no existen hechos relevantes, que tengan repercusión en la información financiera reportada, durante el período auditado; asimismo, se hace constar que proporcionaron toda la información administrativa y financiera. La comisión de auditoría, recibió la carta de abogados, sin número de fecha 20 de enero de 2017, remitida por el Licenciado Boris Omar Salazar Herrera, informando que no existe litigios, juicios, procedimientos y reclamaciones mas significativas, así como Asuntos Pre-Conteciosos, a favor o en contra de Asociación Hospicio de San José que pongan en riesgo la institución o reclamo contra la fundación. Se realizó comparación de las metas reales en relación a las metas programadas en el Plan Operativo anual POA- determinándose que se cumplió con lo establecido en el convenio suscrito. (Ver anexo 10) Se procedió a realizar la verificación física de los niños que viven en el Hospicio de San José y que reciben los servicios que presta, como lo son servicios de vivienda, alimentación, terapias, consultas médicas, hospitalización y medicamentos, constatándose que los servicios recibidos son de calidad, y gratuidad, tal como lo establece el convenio suscrito. La comisión de auditoría emitió Carta a la Gerencia de referencia DAEE Of-08 de fecha 09 de febrero de 2017, en la que se indica que, como parte de la evaluación del control interno, se establecieron varias situaciones que no influyen en la transparencia de la utilización de los fondos objeto de auditoría, pero que sin embargo, la adopción e implementación de las recomendaciones que se indican, coadyuvarían a una mejor administración en los registros administrativos y financieros respectivos. La misma se hace del conocimiento de los responsables del Hospicio y se solicita que se tomen las medidas pertinentes por medio de un plan de acción, para subsanar las observaciones señaladas. En nota sin número de fecha 6 de marzo de 2017, los responsables de la administración del Hospicio de San José, remiten a la comisión de auditoría, el plan de acción, que contiene los procedimientos, manuales y políticas implementados para fortalecer el control interno.

10 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Durante el periodo auditado el Hospicio realizó una rifa, según resolución Número 957/llpq de Gobernación Departamental de Sacatepéquez, de fecha 2 de diciembre de 2015, con el fin de agenciarse fondos, destinados a cubrir parte de la manutención, cuidados, medicina específica, asistencia médica integral, programas de terapia psicológica y otros, a los niños de ambos sexos que reciben beneficios del programa VIH/SIDA en el Hospicio San José. El monto recibido por concepto de donación proveniente de rifa ascendió a Q 412,585.01, sin embargo el movimiento contable no fue registrado en caja fiscal, por lo que se realizaron los procedimientos de verificación en registros auxiliares. En virtud a lo anteriormente expuesto se procedió a recomendar mediante carta a la gerencia de referencia DAEE Of-08 de fecha 9 de febrero de 2017, que los ingresos y egresos derivados de la realización de la rifa, son considerados colecta pública, por lo que deben ser registrados en caja fiscal, y documentados debidamente con los recibos de ingresos autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Conclusiones Que la Entidad, en lo relativo a los registros contables e información financiera de los fondos públicos recibidos por la Entidad, para la ejecución de programas de salud, presentan razonablemente la situación financiera. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Durante el proceso de auditoría no se detectaron deficiencias que ameriten revelarse como hallazgos en el presente informe. 7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. NOMBRE CARGO PERÍODO 1 JOSE LUIS ROZAS BOTRAN PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 01/01/ /12/ MARIA EUGENIA RIVERA LACAYO REPRESENTANTE LEGAL 01/01/ /01/ PATRICIA ANABELLA SANTIS VILLATORO ADMINISTRADORA 01/01/ /12/2016

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