MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 Página 1 de 6 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Auxiliar de Turismo Superior Inmediato: Jefe División de Recreación Deporte y Turismo Personal a Cargo: Ninguno Dependencia: División de Recreación Deporte y Turismo II. NATURALEZA DEL CARGO Apoyar los procesos administrativos de la venta de servicios turísticos que tiene la Caja de Compensación. III. FUNCIONES 1. Recibir semanalmente las facturas de viajes COFREM, y entregarlas con los respectivos soportes a la Coordinación de Turismo con el respectivo presupuesto de ingresos y egresos para la revisión, estando atento al trámite interno para pago de proveedores. 2. Facturar las empresas convenio, de acuerdo a lo indicado en el formato de solicitud de facturación debidamente diligenciado y autorizado por el Coordinador de Turismo sobre las facturas presentadas por el operador, anexando la documentación correspondiente. 3. Facturar el valor causado por comisiones generadas en las ventas efectuadas por la agencia de viajes COFREM anexando el respectivo soporte de control. 4. Verificar mensualmente antes del cierre contable los ingresos y egresos, contabilizados contra lo ejecutados tanto de la Agencia de Viajes como de la División Comercial y Mercadeo. 5. Atender el servicio de cheques (al día y posfechados) generado por ventas de la agencia de Viajes COFREM siguiendo el debido procedimiento establecido por FENALCHEQUE para cada caso. 6. Llevar la estadística de la Agencia de Viajes de acuerdo a los informes de venta de cada Operador. 7. Llevar un control de la ejecución de Bonos de Bienestar que se hagan efectivos en el servicio de Turismo, de acuerdo a los convenios firmados con las empresas. 8. Atender los requerimientos de los usuarios en relación a los servicios de las Cajas de Compensación, facturar las comisiones que se generen por dicha gestión. 9. Verificar los pagos de servicios Turísticos realizados por las empresas para el debido ingreso a la División de Tesorería de COFREM. 10. Participar en eventos y ferias donde la corporación haga presencia institucional, haciendo uso adecuado de la dotación y material publicitario, entregando el informe correspondiente y velando siempre por la buena imagen de COFREM y dar soporte a la División Comercial y Mercadeo en las diferentes actividades que se desarrollen por su misión. 11. Realizar el trámite operativo de liquidación del pago de aportes parafiscales de Viajes COFREM al fondo de promoción turística y presentarlo a la Coordinación de Turismo para la revisión y respectivo trámite. 12. Tramitar las devoluciones a que haya lugar de acuerdo a la solicitud de los clientes para revisión de la Coordinación de Turismo y Autorización de la Dirección Administrativa.

2 Página 2 de Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 14. Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión. 15. Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. 16. Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo. 17. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. - No tiene autonomía Proceso Venta de servicios y pago de comisiones a los asesores comerciales. IV. AUTONOMIA V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Vende paquetes turísticos. - Tramita las cuentas para pago. Es responsable de adoptar comportamientos de autocuidado y autoprotección en el desarrollo de sus actividades y procurar el cuidado integral de su salud. Seguridad y Salud en el Trabajo -Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). -Responsable de cumplir los reglamentos, procedimientos, requisitos legales y normas en materia de SST y participar en las actividades de capacitación. - Informar oportunamente todo accidente de trabajo y acerca de los peligros y riesgos latentes en su puesto de trabajo. -Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST.

3 Página 3 de 6 Gestión de Calidad Gestión por Competencias Gestión Documental - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud en el Trabajo. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Informe de ventas Jefe División de Recreación, Deporte y Turismo Mensual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe División Comercial y Mercadeo Jefe División de Recreación, Deporte y Turismo Auxiliar de Oficina Contador General Operador Turístico Clientes

4 Página 4 de 6 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o documentos - Facturas c. Nivel de Confidencialidad Medio VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Técnico en Administración turística o afines - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Normas técnicas del sector - Aplicativo de la dependencia - Sistema de reservas Amadeus - Cultura general de los destinos turísticos - Atención al cliente - Administración de documentos Un (1) año de experiencia - Contabilidad - Información de destinos turísticos - Liquidación planes turísticos - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de 1999.

5 Página 5 de 6 COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Orientación al servicio 10 X Adaptabilidad al cambio 10 X Planeación y organización del trabajo 10 X Iniciativa 15 X Habilidad tecnológica 15 X Manejo técnico de la información 20 X Habilidad numérica 20 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Jefe División de Recreación, Deporte y Turismo Nombre: Catherine Gonzalez Peñate Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Henry Rojas Betancourth Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

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