Secretaría de Finanzas Dirección General de Administración

Transcripción

1 I. PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA. Actualización anual del Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y del Catálogo de Disposición Documental (CDD) de la Secretaría de Finanzas Actualizar las Series Documentales generadas por las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas, para estar acorde a las modificaciones en la estructura del ente público y, en su caso, a las modificaciones en las actividades sustantivas de las áreas. La hará del conocimiento de las distintas unidades administrativas el inicio del proceso de actualización anual de éstos dos instrumentos de control archivístico, lo anterior en apego a los establecido en el numeral 2.1 de los Lineamientos para la Aplicación del Catálogo de Disposición Documental y el Cuadro General de Clasificación Archivística publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de agosto de La (DGA) emitirá oficio notificando el inicio del procedimiento de actualización, solicitando a las unidades administrativas informar las modificaciones pertinentes o, en su caso, validar la información contenida en los instrumentos de control archivístico 2.- La Dirección de Recursos Materiales de la DGA, a través de la Unidad Departamental de Archivo y Oficialía de Partes, conjuntará la información generada por las unidades administrativas y elaborará una versión actualizada del CGCA y del CDD 3.- La enviará a la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal la versión actualizada del CGCA y del CDD a efecto de obtener el registro correspondiente. 1

2 II. PROYECTOS DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO. Capacitación para el personal de la Secretaría mediante el curso en línea del INFO-DF Administración de Documentos y Gestión de Archivos Objetivos Generales: Que el personal de mandos medios y superiores de la Secretaría de Finanzas conozca las bases teóricas y los elementos técnicos más importantes de la corriente archivística denominada administración documental, a efecto de que se sensibilice sobre la importancia de realizar y aplicar, en el ejercicio de sus funciones sustantivas, una correcta gestión documental. Que la Secretaría de Finanzas obtenga el certificado del INFO-DF de 100 % de funcionarios públicos capacitados en materia de archivos. La Oficina de Información Pública (OIP) de la Secretaría de Finanzas, en coordinación con la, emitirá convocatoria para que los titulares de las unidades administrativas de la Secretaría conminen a los servidores bajo su mando a presentar el curso a través del Aula Virtual de Capacitación del INFO-DF. 1.- En el mes de mayo se emitirá oficio estableciendo las fechas para que los servidores públicos de la Secretaría presentes el curso en línea denominado Administración de Documentos y Gestión de Archivos. 2.- Una vez que los servidores públicos hayan presentado el curso en línea, las unidades administrativas entregarán a la Oficina de Información Pública (OIP) de la Secretaría de Finanzas copia de los resultados obtenidos por cada uno de los servidores públicos. 3.- La Oficina de Información Pública (OIP) de la Secretaría de Finanzas tramitará ante el INFO-DF el certificado de 100% de personal capacitado en material de archivos. 2

3 III. PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE CADA ENTE PÚBLICO, DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN Modernización del Archivo de Trámite de la Procuraduría Fiscal Garantizar la salvaguarda, conservación y rápida localización de los expedientes que conforman el acervo documental del Archivo de Trámite de la Procuraduría Fiscal. Se hará entrega a la Procuraduría Fiscal de un nuevo espacio dentro de las instalaciones del edificio sede de la Secretaría de Finanzas para reubicar su archivo de trámite, que resguarda aquellos expedientes de los juicios establecidos en defensa de la hacienda pública. Se acondicionará el nuevo espacio con infraestructura adecuada para el resguardo de los expedientes, sustituyendo la estantería obsoleta por mobiliario que posibilitará la ordenación individual de los expedientes. En la nueva sede del archivo, se instalará un área de procesos técnicos para el personal que ahí labora, con mejor iluminación y mobiliario individual que contribuirá a dignificar la labor del personal archivista de la Procuraduría Fiscal. 1.- Durante los meses de enero y marzo se concluirá el proceso de selección e inventario de aquellos expedientes inactivos que serán transferidos al Archivo de Concentración de la Secretaría. 2.- En febrero y marzo será colocado el nuevo mobiliario para el acervo documental y para el área de procesos técnicos del archivo en el nuevo recinto. 3

4 IV. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS. Digitalización y consulta electrónica de los expedientes de la Procuraduría Fiscal Dotar al personal que labora en la cuatro Subprocuradurías adscritas a la Procuraduría Fiscal de una herramienta tecnológica actualizada que le permita realizar consultas digitales de los aproximadamente 400,000 expedientes relativos juicios, procedimientos y recursos, entre otros, a efecto de que los documentos ya existentes y las promociones de nuevo ingreso puedan ser visualizados los documentos de forma segura e inmediata. Derivado de que la Secretaría de Finanzas carece de infraestructura y personal para realizar el tratamiento del volumen de expedientes arriba señalado, se plantea contratar los servicios de una empresa especializada que realice la digitalización e indexación de los expedientes y desarrolle la herramienta tecnológica que permita visualizarlos en línea. 1.- En el mes de enero se realizará la contratación de la empresa encargada de realizar el programa de digitalización y desarrollar e implementar la herramienta tecnológica para la consulta en línea de los expedientes digitalizados. 2.- De enero a abril se ordenarán los expedientes por clave y se implementará el sistema de registro de consulta y préstamo de expedientes, sustituyendo las papeletas de registro por un registro electrónico con código de barras. Dicho registro permitirá tener un mejor control sobre los expedientes prestados y conocer en tiempo real los datos de los servidores públicos que han tenido acceso al acervo documental vinculados con los expedientes consultados, aumentando los niveles de seguridad con los que se cuenta actualmente. 3.- A partir de febrero se actualizará de la herramienta tecnológica para la consulta en línea de expedientes 4.- Durante los meses de marzo a diciembre se realizará el procedimiento de digitalización e indexación de los expedientes activos, se digitalizarán las nuevas promociones y se establecerá el proceso de consulta en línea. 4

5 V. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA. Difusión de las políticas archivísticas de la Secretaría a través del esquema de correo electrónico denominado Comunicación Interna Objetivos Generales: Que los funcionarios de la Secretaría de Finanzas conozcan la normatividad archivística aplicable a la Secretaría, los criterios de organización documental para sus respectivos archivos de trámite y las políticas establecidas para la transferencia documental a los archivos de concentración, así como sensibilizarlos sobre el uso racional del fotocopiado con el objeto de generar un ahorro de recursos y abatir la sobresaturación documental en sus espacios de trabajo. Utilizar el canal electrónico de emisión de avisos para servidores públicos de la Secretaría de Finanzas, denominado Comunicación Interna, para divulgar la información archivística aplicable a la Secretaría. 1. Se elegirán temas de interés vinculados con la materia archivística para ser enviados a través del canal Comunicación Interna. 2.- Se promoverá de manera permanente el ahorro de papel y fotocopias, como esquema de usos racional de los recursos, 5

6 VI. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA. Elaboración de expedientes para aquella documentación que carece de guarda y que se encuentra resguardada en el Archivo de Concentración Catastral dependiente de la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes. Que la documentación catastral que carece de expediente se conserve adecuadamente y esté disponible para la consulta de los contribuyentes, de las autoridades judiciales y de las propias unidades administrativas de la Secretaría. Problemática actual: El acervo del Archivo Catastral conserva documentación de aproximadamente un millón cuatrocientos mil predios del Distrito Federal y en un alto porcentaje la documentación se encuentra contenida en expedientes identificados por número de cuenta predial. No obstante lo anterior, se calcula que existe un 10% de cuentas prediales cuya documentación carece de expediente; es decir, se trata de la documentación de aproximadamente 140,000 predios, lo que representaría un volumen de documentos cercana al medio millón. Adicionalmente a ello, existe la problemática de que se cuenta con 2,300 cajas archivadoras que contienen documentación que corresponde a los años de 1998 a 2005 (traslados de dominio, contratos de arrendamiento, altas al padrón catastral, actualizaciones de propietarios, etc.) que requiere ser depurada, clasificada e ingresada a sus expedientes o que dará pie la conformación de expedientes de nuevas cuentas predial. Estrategias: Con personal adscrito a los diversos archivos de concentración de la Secretaría, se conformará un equipo de trabajo que se dedicará a detectar, extraer, clasificar y expedientar la documentación que carece de guarda, para reintegrarla al acervo catastral. 1.- A partir de la segunda quincena de febrero iniciarán los trabajos para detectar los documentos que carecen de expediente y que están diseminados en las 11,200 gavetas del acervo. 2.- En el mes de marzo darán inicio los trabajos de creación de expedientes e intercalación de los mismos en las gavetas correspondientes. 3.- En caso de que se concluya el trabajo de conformación de expedientes, se daría inicio al proceso de depuración de la documentación que se encuentra contenida en las 2,300 cajas arriba señaladas. 6

7 VII. PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES. Combate y erradicación de plagas en los archivos de la Secretaría de Finanzas Realizar las medidas preventivas necesarias para el combate de plagas a efecto de salvaguardar la integridad de los acervos documentales de la Secretaría. Estrategias: Se solicitará a la Dirección de Servicios Generales que, como parte del programa ordinario de fumigación de los inmuebles que ocupa la Secretaría, se contraten los servicios de una empresa especializada en la fumigación de archivos, para garantizar la prevención y/o combate de las plagas más comunes en los archivos: pescadito de plata, ácaros y piojos de papel, polillas y hongos. Adicionalmente se solicitará que dicha fumigación se realice en dos ocasiones durante el presente ejercicio. 1.- Durante el mes de junio se realizará la primera fumigación de los acervos de los siguientes archivos: Personal, Histórico Cartográfico, Catastral, General Administrativo, Procuraduría Fiscal y Egresos 2.- Durante el mes de diciembre se realizará una segunda fumigación de control en los acervos referidos. 7

8 VIII. PROYECTOS DE DIFUSIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO. Difusión de los servicios que ofrece el Archivo de Concentración Catastral de la Secretaría de Finanzas. Que los contribuyentes conozcan que la Secretaría de Finanzas resguarda documentación relativa a los predios de su propiedad y que dicha documentación está disponible para la realización de consultas o para obtener copias simples y/o certificadas de los documentos. Difundir los servicios del Archivo Catastral a través de la página web de la Secretaría, así como enviar a las diversas oficinas de atención a contribuyentes (Centros de Servicios y Administraciones Tributarias) los trípticos informativos con los que cuenta la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes 1.- En el mes de febrero se solicitará a la Dirección General de Informática la colocación de un link en la página web de la Secretaría con la información referente a los servicios y requisitos que se deben cubrir para acceder a la documentación catastral. 2.- Durante el mes de febrero y se enviará a las diversas oficinas de atención a contribuyentes ejemplares del tríptico informativo, mismo que se repondrá conforme a la demanda. 8