CURSO DE FACTURACIÓN LECTRÓNICA DEL SISTEMA ICAAVWIN

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1 CURSO DE FACTURACIÓN LECTRÓNICA DEL SISTEMA ICAAVWIN 1 Febrero 2013

2 Manual Curso de Facturación Electrónica ICAAV-Win Bienvenido!!! Te damos la más cordial Bienvenida al curso de capacitación de Facturación Electrónica del Sistema ICAAVWin. Esperamos que su estancia en este centro de capacitación sea agradable, pero sobre todo, estamos seguros de que será fructífera. A t e n t a m e n t e Centro de Capacitación MIG 2

3 Contenido I. PERSONALIZACIÓN... 4 II. CATÁLOGO DE VENDEDORES... 7 III. CATÁLOGO DE CLIENTES IV. CATÁLOGO DE IMPUESTOS V. CATÁLOGO DE SERVICIOS VI. CATÁLOGOS DE TIPOS DE PROVEEDOR VII. CATÁLOGOS DE PROVEEDORES VIII. CATÁLOGO DE SERIES IX. CATÁLOGO DE MONEDAS X. CATÁLOGO DE FORMAS DE PAGO XI. MANTENIMIENTO DE DOTACIONES XII. CONSULTA DE BOLETOS XIII. REPORTE DE BOLETOS XIV. ELIMINAR BOLETOS XV. CAPTURA DE DOCUMENTOS XVI. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS XVII. CAMBIOS DE DOCUMENTOS XVIII. CONSULTAS DE DOCUMENTOS XIX. CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS XX. CAPTURA DE NOTAS DE CRÉDITO XXI. CAMBIOS DE NOTAS DE CRÉDITO XXII. CONSULTA DE NOTAS DE CRÉDITO XXIII. CANCELACIÓN DE NOTAS DE CREDITO

4 I. PERSONALIZACIÓN ACCESO: Menú Configuración / Personalización En esta opción se va a configurar la forma en que vamos a trabajar con el sistema ICAAVWin, mostrándonos las siguientes pestañas de configuración. (Fig. 1) Ventana de Datos Generales: En la pestaña Generales, capture los datos de la agencia. 4

5 Ventana de Facturación: (Fig. 2) Campos que afecta: 1. Inventario de Boletos en línea: Si la Agencia de viajes trabaja con inventario de boletos esta opción debe estar activa (Si). 2. Nota para Factura: Nota para los clientes impresa en el documento. 3. Descuentos A: Aplica descuentos a clientes. 4. Tipo de descuento aplicable: Tasa cero / tasa local / tasa servicio. 5. Límite de Crédito: Esta opción mejorada ahora permite elegir cualquiera de las siguientes opciones: Desactivado: Al seleccionar no muestra mensaje al facturar al cliente. Mensaje si rebasa: Al activar esta opción muestra un mensaje cuando se factura un cliente al rebasar el límite de crédito No permite Facturar: Con esta opción al querer facturar al cliente y este ya rebaso el límite de crédito no permite facturar. 6. Comisiones: Esta opción, Aplica comisiones desde convenios. 5

6 Ventana de CxC y CxP (Fig. 3) Campos que afecta: Días de vencimiento: Días que aplican al documento después de la fecha de vencimiento tanto a cuentas por cobrar como a cuentas por pagar. Nota: Cuando se seleccionan más de tres periodos de vencimiento en facturas por cobrar, el reporte se imprimirá en forma horizontal, de lo contrario saldrá de forma vertical. 6

7 II. CATÁLOGO DE VENDEDORES ACCESO: Menú Catálogos / Vendedores Definición: Este proceso, permite agregar a todos los ejecutivos de venta, las claves pueden ser números, letras o la combinación de ambas y permite de 1 a 10 caracteres; el Sistema ICAAVwin permite asignar un porcentaje de comisión para cada ejecutivo ya sea, de forma general o por cada uno de los servicios que la agencia provee. La comisión asignada a cada ejecutivo puede definirse sobre el importe de la venta o sobre la comisión que gana la agencia, en cada uno de los servicios. La comisión asignada puede ser un porcentaje o una cantidad fija. (Fig. 1) Pantalla de Captura. 7

8 Campos que afecta: Detalle Vendedor titular Clave: Clave que identifica a cada uno de los vendedores. Nombre: Nombre del vendedor. Sucursal: Oficinas de las agencias. Comisión Titular: Comisión que corresponde al vendedor titular, ya sea sobre la venta, sobre utilidad, porcentaje o cantidad. Y es una comisión general. Comisión Auxiliar: Comisión que corresponde al vendedor auxiliar, ya sea sobre la venta, sobre utilidad, porcentaje o cantidad. Replicar a todos los vendedores: Si los datos que se registran para un vendedor en especial, son los mismos que los demás vendedores, elegir esta opción Si desea replicar la misma información hacia todos los vendedores. 1. Al seleccionar la opción > Replicar a otros vendedores 2. Se desplegará la siguiente ventana (Ver Fig. 2) 3. Se mostraran dos opciones a elegir tal como: Comisiones y/o Descuentos por pago extemporáneo, proveedores/servicios, 4. Una vez realizado la selección, se procede a elegir a los vendedores a los que desea asignarles los mismos datos. 5. Dar clic en Aceptar, o bien en Cancelar si no quiere que el procedimiento se lleve a cabo. (Fig. 2) 8

9 El sistema ICAAV-Win nos permite asignar una comisión por proveedor y tipo de servicio, teniendo así la opción de asignarle a cada vendedor una comisión especial por un servicio determinado. (Fig. 3) Comisiones por proveedores Rangos de días Con el signo "+ o -" podemos agregar o quitar registros También, podemos asignarle un descuento al vendedor por pago extemporáneo de cuentas por cobrar, es decir, que si una factura fue liquidada después de su fecha de vencimiento, el vendedor tendrá una penalización de descuento en sus comisiones de acuerdo al rango de días y porcentaje que se haya asignado. Nota: En los rangos de días solo es necesario poner el nivel inferior ejemplo: - Si el pago extemporáneo fue entre 1 y 5 días sólo se configura el 1. - Si el pago extemporáneo fue entre 6 y 9 días sólo se configura el 6. 9

10 III. CATÁLOGO DE CLIENTES ACCESO: Menú Catálogos / Clientes Definición: En este módulo se agregan los clientes que van a utilizar para efectos de emisión de documentos, servicios y facturas. La longitud puede ser de 1 a 10 caracteres y es alfanumérica. Pantalla de Captura > Datos generales: (Fig. 1) Campos que afecta: Clave: Si tiene Sabre como sistema GDS deberá definir las claves de 6, 7 o 10 caracteres ya que así se requiere, para los otros GDS (Amadeus, Apollo, WorldSpan) la longitud de la clave puede ser variable. Datos Adicionales GVC: Permite capturar datos de forma manual, información que proviene exclusivamente del globalizador. Esta información se puede ingresar desde la captura del documento o bien desde el módulo de cambios. Corporativo: Si el cliente pertenece a un corporativo, se debe asignar dicho corporativo. Vendedor: El vendedor asignado para este cliente. Dirección: Dirección fiscal de este cliente. 10

11 Pantalla de captura >Crédito: (Fig. 2) Campos que afecta: Días de crédito: Días de crédito asignados a este cliente. Límite de crédito: Limite de crédito asignado. Descuento: Si desea darle un descuento fijo a este cliente, en este rubro lo puede realizar. Días de revisión y pago: Días de revisión y pago de documentos facturados para este cliente. (Fig. 3) Pantalla de Captura > Incentivos: Se capturan todos los incentivos sobre servicios que se manejan para ese cliente. Con los botones de + o - se pueden agregar o borrar registros. 11

12 Pantalla de captura > Descuentos: (Fig. 4) Se capturan todos los descuentos por venta de un servicio de un proveedor en específico para este cliente, con los botones de + y - se pueden agregar o borrar registros. (Fig. 5) Pantalla de Captura > Centro de Costos Si el cliente maneja Centros de Costo por departamento es necesario para efectos de reporte darlos de alta. 12

13 IV. CATÁLOGO DE IMPUESTOS ACCESO: Menú Catálogos / Impuestos Definición: Todos los impuestos que aplican en la venta de servicios o en la comisión ganada por la venta de esos servicios se dan de alta en este Módulo. El número de impuestos que se pueden editar no tiene ningún límite. Asigne la clave, descripción, tipo y valor que aplica al impuesto. (Fig. 1) Pantalla de Captura: 13

14 Campos que afectan este módulo: Clave: Clave del impuesto. Descripción: Descripción del impuesto. Tipo: Tipo de impuesto (Importe / Porcentaje) que aplicará. Valor: Valor del impuesto. Desde: Aplicado a: A que va a aplicar este impuesto (Venta o Comisión). Categoría: Categoría a la que pertenece el Impuesto (IVA,TUA, OTROS) Por Pagar : Si el IVA es declarado (pagado) por la agencia, debe indicarlo con "Si" y capturar en el campo "Numero de cuenta" la cuenta donde se acumulará contablemente. Número de cuenta: Cuenta contable en la que se acumularan los movimientos originados por el impuesto a pagar. EJEMPLO: El IVA aéreo del 15%, 3.75 % no son por pagar ya que ese impuesto es declarado por la Línea Aérea y por lo tanto no es por pagar. El IVA del 15% de los cargos por servicio, servicios terrestres o IVA sobre comisión, si es declarado por la agencia por lo tanto si es por pagar. 14

15 V. CATÁLOGO DE SERVICIOS ACCESO: Menú Catálogos / Servicios Definición: Los servicios de las Agencias de Viajes son diversos y dependen de la especialidad de cada una de ellas. En este Módulo se recomienda hacer una clasificación muy puntual que le permita hacer la explotación de la información de servicios en el Módulo de Estadísticas. (Fig. 1) Pantalla de Captura: Campos que afecta este módulo: Clave: Clave del servicio que prestará la Agencia. Servicio: Despliega una lista para seleccionar el servicio: Internacional o Nacional. Descripción: Descripción del servicio seleccionado. Tipo: Tipo de servicio (Fijo / Variable) Datos adicionales: Si el servicio es una línea aérea debe estar configurada como "Si", los datos adicionales son aquellos donde se captura el comparativo de tarifas. 15

16 Impuestos por Servicio Pantalla de Captura: (Fig. 2) Nos ayuda a agregar Impuestos Clic en el botón + para agregar impuestos al servicio en el que se encuentra, ICAAV- Win permite agregar tantos impuestos como sean necesarios en cada servicio. EJEMPLO: Los servicios pueden ser: Boletos Nacionales, Boletos Internacionales, Autos, Hoteles Nacionales, Hoteles Internacionales, Cargos por Servicio, etc. 16

17 VI. CATÁLOGOS DE TIPOS DE PROVEEDOR ACCESO: Menú Catálogos / Tipos de Proveedor. Definición: Los Tipos de Proveedores son los grandes grupos de Proveedores de servicios, como: BSP, Hoteles, Autos, Operadores, Cruceros, etc. Pantalla de Captura: (Fig. 1) La agrupación de Proveedores responde a la facilidad que ICAAV-win ofrece, en el Módulo de Estadísticas, para obtener información con la selección de criterios. Así se pueden obtener reportes de Compras de un Cliente, por Tipo de Proveedor sin tener que recurrir a cada "Proveedor". Nota: No confundir "Tipos de Proveedor" con "Proveedores". Los "Tipos de Proveedor" es la opción que agrupa a un conjunto de Proveedores de un servicio igual o similar, por ejemplo: BSP agrupa a las líneas Aéreas en un solo tipo "BSP", otros Tipos de Proveedores son "Hoteles, Autos, Cruceros, etc." 17

18 VII. CATÁLOGOS DE PROVEEDORES ACCESO: Menú Catálogos / Proveedores Definición: Se identifican como Proveedores, a los prestadores de servicios del ramo Turístico objeto del negocio de las Agencias de Viajes, en este Módulo no se incluirán proveedores de otros servicios generales como: Papelería, Seguros, etc. La definición de los Proveedores de Servicios son identificados por ICAAV-Win en el momento de la impresión de facturas y documentos de servicio. (Fig. 1) Pantalla de Captura: Campos que afecta: Clave: La clave del proveedor es un campo de 1 a 10 caracteres y es alfanumérico. Las claves de las líneas aéreas deben darse de alta con la clave alfanumérica de la aerolínea. Tipo de proveedor: El grupo al que pertenece el proveedor. Sucursal: Si se firmó como Corporativo, debe especificar que sucursal trabajará con este proveedor, y sirve para identificar a la sucursal a la que pertenece. Línea aérea: Debe especificar si este proveedor es Línea Aérea con la opción "Si", en caso contrario, elegir la opción "No". Código BSP: Código correspondiente a BSP. Tipo de boleto: El tipo de boletaje asignado para éste proveedor (Nacional, Internacional, Ambos). 18

19 Servicios e Impuestos Se asignan los servicios que proporciona el proveedor con los respectivos impuestos para cada servicio. Como se observa en el Catálogo de Proveedores (Ver Catálogo de Proveedores) se asocian: Servicios, Impuestos y Tipos de Proveedor. (Fig. 2) Pantalla de Captura: Campos que afecta: Clave: Clave de los servicios que presta el Proveedor. Impuestos: Impuestos que le correspondan al Servicio asignado. 19

20 Cuentas Contables En este rubro se asignan las cuentas contables de pasivo y de resultados de cada servicio. Para llevar a cabo este procedimiento, el Catálogo Contable debe estar completamente diseñado, pues son asignados haciendo clic con el botón derecho del mouse, en la celda correspondiente. (Fig. 3) Pantalla de Captura: Campos que afecta: Días de Crédito: Datos no obligatorios por el momento, en el cual debes especificar los días de crédito. Cuenta Contable: Cuenta Contable del Proveedor. Cuenta de Resultados: Cuenta Contable de ingresos a donde se registra la comisión. Comisión: Especifique cantidad ($) o Porcentaje (%) de la comisión del servicio. % / $: Especifique un porcentaje (%) o un importe ($). IVA S/Com: Porcentaje de IVA sobre Comisión. 20

21 VIII. CATÁLOGO DE SERIES ACCESO: Menú Catálogo / Series Definición: El módulo Series (Clave), identifica la captura e impresión de los Documentos de Servicio, Facturas Fiscales, Notas de Crédito Fiscales y no fiscales para cada sucursal e In-Plant. Al dar de alta las Series, nos permite controlar por medio de claves los "Tipos de Series" tales como: (Fig. 1) Factura (Fiscal). Nota de Crédito (Fiscal). Documento de Factura (Documento de Servicio). Documento de Nota de Crédito (Nota de Crédito no Fiscal). Pantalla de Captura: 21

22 Campos que afecta: A. Área Serie: Visualiza las Series que se dieron de Alta. B. Clave: Clave de Serie del documento. C. Sucursal: Sucursal a la que pertenece el documento. D. Tipo Serie: Deberá seleccionar que tipo de documento está dando de alta (Factura, Nota de Crédito, Documento Factura o Documento Nota de Crédito) E. Folio: Determina folio correspondiente a documento. F. Formato: Elige formato de impresión del documento. Procedimiento para dar de Alta las Series: 1. Localizar el módulo Series (Ubicado en Catálogo / Series). 2. Dar clic con el botón izquierdo del mouse al icono nuevo o bien la tecla F2. 3. En el campo Clave escribir la Serie (1 a 5 caracteres). 4. Elegir en Tipo de Serie, se desplegará una lista (Factura, nota de crédito, Documento factura, Documento nota crédito). 5. Escribir el Folio que corresponde a cada documento. 6. En el campo Formato, seleccionar el formato adecuado al dar clic con el botón derecho del mouse se desplegará un listado, elegiremos el que requerimos. 7. Seleccionar el Número de copias para impresión. 8. Por último dar clic al icono guardar o la tecla F9. 9. Visualizará un mensaje que la operación se llevó a cabo correctamente y podrás ver la nueva Serie en la pantalla. 22

23 IX. CATÁLOGO DE MONEDAS ACCESO: Menú Catálogos / Monedas Definición: Este catálogo determina el tipo de moneda que se va a utilizar en los movimientos, y es el que utiliza el sistema en la facturación cuando no viene el tipo de cambio en el PNR. Es importante definir la Moneda que será la base para el cálculo de los servicios. EJEMPLO: MXP, peso mexicano = 1.00 USD, Dólar Americano = Nota: Se recomienda que 1.00 corresponda a la moneda del País en donde se instala ICAAV-Win y se identifica con el bullet "Moneda Nacional", y las demás monedas sean mayores o menores a 1.00 Pantalla de Captura: (Fig. 1) Campos que afecta: Clave: Clave de la Moneda. Descripción: Descripción de la Moneda (Nacional o Extranjera). Tipo cambio: Tipo de cambio. Unidad: Carácter que identifica a la Moneda. 23

24 X. CATÁLOGO DE FORMAS DE PAGO ACCESO: Menú Catálogo / Forma de Pagos Definición: ICAAV-Win permite registrar diversas formas de pago, que permiten obtener valiosa información en otros Módulos. Defina las claves de formas de pago utilizadas en su empresa. La Forma de Pago es un importante dato en la impresión de Facturas, Documentos de Servicio y en Caja al momento de aplicar pagos a facturas y otros documentos. (Fig. 1) Pantalla de Captura Campos que afecta: Clave: Clave de forma de pago. Descripción: Descripción de la forma de pago. Tipo: Elija si es en efectivo o crédito (tarjeta de crédito), puede registrar para cada Tarjeta de Crédito una forma de pago. Moneda: Tipo de moneda. Número de cuenta: A cada forma de pago se le asigna una Cuenta Contable, esta puede repetirse en varios tipos de pago. Se selecciona al dar clic derecho con el botón del mouse, y se desplegará una lista de Números de Cuenta. 24

25 XI. MANTENIMIENTO DE DOTACIONES ACCESO: Menú Operación / Inventario Boletos / Mantenimiento Boletos. Definición: Esta opción le permite dar de alta sus dotaciones de boletos por tipo de proveedor para poder llevar un mejor control de los boletos. Podrá eliminar parte o una dotación completa de boletos según lo requiera. Pantalla de captura: (Fig. 1) Campos que afecta: Tipo de proveedor: Podrá dar de alta dotaciones de boletos por tipo de proveedor, como pueden ser boletos de avión (BSP), Autobús, Cruceros etc. Fecha embarque: Esta fecha nos indica el día en que se recibió la dotación o la fecha de alta de la dotación. Sucursal: Si se firma como corporativo, deberá asignarle a cada sucursal la dotación correspondiente. Boleto inicial: Número de boleto inicial con el cual empieza la dotación. Boleto final: Número de boleto final con el cual termina la dotación. Cupones por boleto: Deberá especificar para efectos de reporte cuantos cupones tiene cada boleto. Tipo: Si los boletos se imprimen automáticamente deberá asignarle el tipo de boleto "Automático" en caso contrario deberá ser "Manual". Descripción: Puede agregar un texto que describa la dotación que está dando de alta. 25

26 XII. CONSULTA DE BOLETOS ACCESO: Menú Operación / Inventario de Boletos / Consulta Boletos. Definición: La opción de consulta, le permite visualizar por pantalla, todos los boletos de acuerdo a la opción que haya solicitado (Ver Fig. 1) Tal como: Tipo de boletos, tipo de proveedor en un período o rango de fechas. (Fig. 1) Pantalla de Selección: Campos de Criterios: 1). Tipo de proveedor con Boletos: Si tiene en el inventario varios tipos de proveedores con inventario de boletos podrá elegir el proveedor del cual requiere la información. 2). Tipos de boletos Facturado: Muestra todos los boletos facturados que existen en su inventario. Activos: Visualiza todos los boletos pendientes de facturar existentes en el inventario. Cancelados: Despliega todos los boletos cancelados que estén en su inventario. Facturados/ No Facturados / Cancelados: Visualiza todos los estatus anteriores. 3). Rango de fechas: Si eligió el tipo de boleto "Cancelados o Facturados" deberá especificar el rango de fechas a visualizar. 4). Rango de Boletos: Todos los rangos y dotaciones: Despliega todas las dotaciones que tiene en su inventario. Rango: Muestra información total o parcial de una dotación, de acuerdo al rango que solicite (el rango sólo acepta hasta 11 caracteres en cada celda inicial y final, es numérica). Dotación: Muestra información, sólo de la dotación seleccionada. 26

27 Una vez seleccionada las opción que se requiera consultar se visualizará una lista de boletos y la información de cada uno de ellos (número de boleto, tipo de proveedor, proveedor, pasajero, serie, número de factura, sucursal, número de cuenta y estatus). (Fig. 2) Para mayor información de un boleto, podemos seleccionarlo y dar doble clic; visualizará una pantalla con datos específicos. 27

28 O bien, en el caso que se requiera obtener los movimientos que ha tenido un boleto, se elige el número de boleto que se requiera, y después dirigirse a la pestaña Histórico, mostrará todos los movimientos que haya tenido dicho boleto. (Fig. 3) (Fig. 4) 28

29 XIII. REPORTE DE BOLETOS ACCESO: Menú Operación / Inventario de boletos / Reporte de boletos Definición: Este listado le permite consultar e imprimir un reporte de boletos contemplados en un periodo o rango de fechas, así como la evaluación de tus dotaciones inventariadas. (Fig. 1) A B D C E Campos de Criterios: A). Tipo de proveedor con Boletos: Si tiene en el inventario varios tipos de proveedores con inventario de boletos podrá elegir al proveedor del cual requiere la información. B). Tipos de boletos: Facturados: Muestra todos los boletos facturados que existen en su inventario. Activos: Visualiza todos los boletos pendientes de facturar existentes en su inventario. Cancelados: Despliega todos los boletos cancelados que estén en su inventario. Evaluación Dotaciones (Activos): Muestra todos los boletos del inventario que estén pendientes de facturar. Facturados/ No Facturados / Cancelados (Todos): Visualiza todos los estatus anteriores. C). Rango de fechas: Si eligió el tipo de boleto "Cancelados o Facturados" deberá especificar el rango de fechas del cual requiere el reporte. D). Rango de Boletos: Todos los rangos y dotaciones: Despliega todas las dotaciones que tiene en su inventario. Rango: Muestra información total o parcial de una dotación, de acuerdo al rango que solicite (el rango sólo acepta hasta 11 caracteres en cada celda inicial y final, es numérica) Dotación: Muestra información, sólo de la dotación seleccionada. E). Total de Boletos: Muestra el número total de Boletos. 29

30 Al seleccionar la información requerida, procedemos a dar clic en el botón Aceptar, nos presenta un reporte de acuerdo a los criterios seleccionados: (Fig. 2) La información que nos proporciona este reporte: Boleto Proveedor Boleto Conjunto Servicio Pasajero Concepto / Ruta Importe Serie Factura Fecha de emisión Clave vendedor Clave de cliente Nombre de Cliente 30

31 XIV. ELIMINAR BOLETOS ACCESO: Menú Operación / Inventario de Boletos / Eliminar Boletos. Definición: Este módulo se utiliza para la eliminación de boletos por rango. Criterios: Rango de boletos Tipo proveedor: Se seleccionara el tipo de proveedor. Y al final se elige el rango de boletos a eliminar (El rango se refiere al número de boleto). (Fig. 1) Al dar clic con el botón izquierdo del mouse en la opción Eliminar, aparecerá un mensaje dirigido al usuario, diciendo que la operación se realizó con éxito. (Fig. 2) (Fig. 3) Mensajes de atención Por ejemplo se elige el proveedor CR (Crucero) y los boletos 4229 al 4231, el sistema validara si esos números de boleto están asignados al proveedor CR, en este caso, no pertenece y desplegará un mensaje de "Atención" (Fig. 3) especificando el tipo de proveedor al que pertenece. (Fig. 4) En ambos casos, los boletos que se eligieron no podrán eliminarse. 31

32 XV. CAPTURA DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Captura Definición: Esta opción es para la emisión de Documentos y Facturas, aquí se capturan todos los servicios manualmente. Si usted no cuenta con el módulo de interfase tendrá que realizar la facturación manual. Pantalla de captura (Fig. 1) Campos que afecta: DATOS GENERALES Serie: Serie del documento, ICAAVWin asigna automáticamente la serie y número que le corresponda a cada oficina, matriz o sucursales. Moneda: Moneda en la que se elaborará el documento o factura. Tipo de Cambio Facturas y Documentos Manuales: En el momento de facturar ICAAVWin toma el tipo de cambio registrado a la entrada del sistema. No obstante, sí en algún documento lo cambia, éste lo seguirá aplicando en los siguientes documentos. 32

33 Clave del cliente: Clic con botón derecho del mouse, le da acceso al Catálogo de Clientes para importar los datos generales del cliente. En el caso de clientes Eventuales el Usuario tiene la libertad de editarlos. De igual forma al asignar el cliente requerido automáticamente trae el Vendedor Titular y el vendedor Auxiliar, sin necesidad de teclearlo. Vendedores: Clic con botón derecho del mouse, le da acceso al Catálogo de Vendedores para importar los datos del vendedor elegido. Información Adicional Solicitó: Persona que ha solicitado el servicio, y tiene por objeto llevar a la persona indicada los documentos y boletos. Nota: Datos útiles de mensajes que se agregan a las facturas y documentos de servicio como: "Gracias por su preferencia", "Feliz Viaje", etc. SERVICIOS Pantalla de Captura Servicio Manual En esta pantalla (Ver Fig. 2) se registran los datos de cada servicio, en las facturas y documentos manuales, el acceso a los Catálogos de Proveedores y Catálogo de Servicios son recurrentes y es donde debe asignar al Proveedor y Servicio elegido. Pasajero: Edite el Nombre del pasajero. Concepto: Concepto del servicio o la ruta. Proveedor: Clave del proveedor que presta el servicio. Clic con botón derecho del mouse, y se visualizará un Catálogo de proveedores, elija el proveedor que requiera. Servicio: Tipo de servicio (vuelo, hotel, servicio terrestre), Seleccione con botón derecho del mouse, se mostrará un Catálogo, elija el Tipo de Servicio que desee. 33

34 ETK: Cuando se trata de un boleto electrónico, el sistema lo puede dar de alta automáticamente solo seleccionando esta opción, sin necesidad de registrar previamente el boleto en el inventario. Boleto: Cuando se trata de una línea aérea, edite el número de boleto o impórtelo del Inventario de Boletos haciendo clic en la celda "boleto". Conjunto: Se refiere a "Boletos en Conjunto" el sistema abre el inventario de boletos y muestra el consecutivo de los boletos pendientes de facturar, seleccione uno e impórtelo. Contra: Se refiere a Boletos expedidos en Contra ingrese manualmente el número de boleto en contra del cual se expedirá el nuevo boleto. Cancelado: En caso de querer facturar un boleto cancelado, debe hacer clic en la celda de "cancelado". Boleto CXS: Si está facturando Cargos por Servicio podrá asignar el número de boleto al cual le está aplicando el cargo. Importes: Capture el importe del boleto o servicio. Código de Aplicación: Al dar clic derecho visualiza el listado de los Códigos de Aplicación, seleccionar el requerido, dicho código de Aplicación solo afecta al servicio en turno. Comisión Agencia: La comisión definida en el Módulo de Proveedores "Cuentas Contables" la muestra en estas celdas, en la primera el importe y en la segunda el porcentaje y esta información tiene efectos en reportes y Pólizas Contables. IVA S/Comisión: Celda que muestra el cálculo del impuesto a cargo de la Agencia de Viajes por este servicio y está relacionado con el importe del servicio / boleto. Comisión Vendedor: De la misma forma calcula la comisión asignada al Vendedor, la cual puede cambiar el Usuario. IMPUESTOS El cálculo de impuestos es automático y son asignados en el Módulo de Servicios. DATOS ADICIONALES Es información es importante en reportes de "Viajes Corporativos" requerida únicamente en facturas manuales para obtener reportes de compras y comparativo de tarifas. Salida: Fecha de salida del pasajero, dato importante para obtener reportes de estancia promedio del pasajero, se complementa con fecha de regreso. Regreso: Fecha de Regreso del pasajero, ver opción anterior. Emisión: Fecha de emisión del boleto, permite obtener información de anticipación de compra, dato importante también para Viajes Corporativos. Clave Pax: Clave del pasajero en la empresa, también llamado número de nómina o número de empleado. Clase: Clase de Tarifa Aplicada, Base y Ofrecida, dato importante para Viajes Corporativos Tarifa: Tarifa Aplicada, Base y Ofrecida, ver opción anterior. NOTA: Con los botones de "+ o -" se agregan o se borran servicios dentro del documento. 34

35 FORMAS DE PAGO La forma de pago (Ver Fig. 3) de las facturas son controladas por ICAAVWin, y de esa forma está íntimamente relacionada con el Módulo de Caja. Al hacer un ingreso solicita el nombre del cliente, la moneda y la forma de pago, con estas tres variables busca las facturas pendientes del cliente; con la forma de pago editada para regresar las facturas pendientes. Por otra parte controla también los totales al finalizar la captura de la factura. El total de pago debe ser igual al importe para poder imprimirla. Pantalla de Captura: DESCRIPCIÓN EXTENDIDA La pestaña de "Descripción Extendida" permite al Usuario tener una redacción libre del concepto, es necesario que todos los documentos sean impresos, de lo contrario, no se podrá realizar la aplicación contable. Sin restringirse a los campos habitualmente usados, el Usuario debe tomar en cuenta los caracteres por línea del formato para no desfasarse en el concepto. Guarda Documentos y facturas: El Usuario puede optar por imprimir sus documentos o guardarlos para hacer la impresión posteriormente, ICAAVWin asigna una numeración negativa (-1, -2, -3 etc.), esta numeración no es el número de folio definitivo y tampoco consecutivo, es un control del sistema que indica que está pendiente de imprimir. En el momento de hacer la impresión cambia ese número negativo por el consecutivo que le corresponda. Es necesario que todos los documentos y facturas sean impresas ya que de lo contrario, no se podrá realizar la aplicación contable. 35

36 XVI. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Impresión Definición: Esta opción reimprime un documento (Reimpresión) que ha sido facturado con anterioridad, así como los documentos que han sido guardados (Pendiente). (Fig. 1) Cómo Reimprimir o Imprimir un documento? 1. Ir al módulo Impresión de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Impresión) 2. En la opción Criterios, editar el rango de fechas en donde se encuentre el documento. 3. Presionar el botón consultar, se visualizarán los documentos. 4. Posteriormente seleccionar el documento dando clic con el botón del mouse en el cuadro que aparece en el extremo derecho de la pantalla. 5. Por último presiona el botón de Impresión o Reimpresión. O bien, en la búsqueda Directa, edite la Serie y Número de la Factura o Documento que debe estar entre el rango de fechas de las dos celdas anteriores, desplegará la factura o documento solicitado. El procedimiento de impresión es el mismo descrito en el párrafo anterior. Nota: ICAAVWin permite reimprimir un documento con el mismo número o con el número de folio que en ese momento le corresponda. En este caso el documento anterior lo cancela y el nuevo folio lo asigna con un estatus de activo, la condición para el cambio en el número de folio es que el documento original no haya sido contabilizado. 36

37 XVII. CAMBIOS DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Cambios Definición: Algunos datos de la Factura o Documento son factibles de modificarse en este Módulo, ICAAVWin sólo permite la modificación de los datos que no alteran el importe del Documento, Posteriormente se graba y se reimprimirá con el mismo número de folio o con un número de folio distinto, como el usuario lo prefiera. (Fig. 1) Realizar Cambios de Documentos. 1. Ir al módulo Cambios de Documento (Acceso: Menú Operación / Ventas / Cambios) 2. En la opción Criterios, editar el rango de fechas en donde se encuentre el documento al cual se va a realizar el cambio. 3. Presionar el botón consultar, se visualizarán los documentos. 4. Posteriormente seleccionar el documento. Recuerde que sólo permite la modificación de los datos que no alteran el importe del Documento. 5. El Botón permite agregar datos adicionales al documento que no fueron agregados desde la reservación. 37

38 (Fig. 2) Nota: En las facturas y documentos de servicio no se pueden modificar cantidades (Tarifa, Impuestos). 38

39 XVIII. CONSULTAS DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Consultas Definición: Este Módulo nos sirve para consultar Documentos y Facturas que previamente se hayan generado en la opción de captura de facturación. (Fig. 1) Consultar Documentos. 1. Ir al módulo Consulta de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Consulta) 2. En la opción Criterios, introducir el rango de fechas en el que desea consultar el documento. 3. Presionar el botón consultar, se visualizarán las facturas de ese periodo. 4. O bien, consulte una factura editando los datos de la Factura o Documento deseado y de clic en el botón Consultar. 39

40 XIX. CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Cancelación Definición: La opción de Cancelación de Facturas se utiliza para cancelar de origen el total de los servicios. Al entrar en esta opción ICAAVWin muestra una ventana donde puede realizar diversos procesos, con el fin de Cancelar Documentos o Facturas que no estén Aplicadas Contablemente. No encontrará las Facturas y Documentos Aplicados contablemente o que previamente se hayan cancelado. (Ver Fig. 1) Pantalla de Cancelación de Facturas Criterios de Consulta 1. Dentro de esta área se visualiza información de la Factura a consultar, mostrando los siguientes datos: Serie, Número, cliente, Fecha, Importe, Cuenta, Vendedor y Estatus 2. Rango de Fechas: Dentro del área de Criterios se debe especificar un rango de Fechas en el cual, se localizan las Facturas a consultar. 3. Factura. En el primer recuadro se introduce la Serie y posteriormente el número de Factura que se requiere. 4. Consultar: Una vez definida la Serie y Número de Factura se presiona el botón "Consultar" para poder visualizar la información requerida. 5. Actualizar Datos: Refresca o Actualiza los datos visualizados en el área de consulta (Documentos y Facturas). 6. Salir: Sale de la ventana activa. 7. Cancelar Facturas: Esta opción se utiliza para aplicar la cancelación de las Facturas, una vez seleccionadas (Ver procedimiento de Cancelación). 40

41 (Fig. 1) Procedimiento de Cancelación de Documentos. 1. Ir al módulo Cancelación de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Cancelación) 2. Introduzca directamente la factura a Cancelar o bien, si requiere visualizar todos los documentos que se pueden cancelar dar clic directamente en el botón Consultar 3. Se visualizará un listado de documentos. 4. En la columna Cancelar, elegir el o los documento(s) que se desee cancelar dando clic en el recuadro de color blanco. 5. Si la Factura sujeta a Cancelación tiene pagos, visualiza un mensaje preguntando al usuario si desea continuar o prefiere no cancelar dicha Factura. (Fig. 3) 6. Si desea continuar o dicha Factura no tiene pagos, seleccionar la opción Cancelar Facturas 7. En la línea de Comentarios edita "Documento Cancelado por el usuario 'XXXXX' y a continuación fecha y hora del suceso. 41

42 XX. CAPTURA DE NOTAS DE CRÉDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Captura Esta opción se encarga de la Emisión de Notas de Crédito, y contiene diferentes opciones. (Fig. 1) LOCALIZANDO UN DOCUMENTO PARA CANCELAR Criterios de Consulta. 1. Dentro de esta área se visualiza la Factura que se consulta, mostrando los siguientes datos: Serie, Número, Cliente, Fecha, Importe, Cuenta, Vendedor y Estatus. 2. Rango de Fechas. Dentro del área de Criterios se debe especificar un rango de Fechas en el cual, se localiza la Factura a consultar. 3. Factura. En el primer recuadro se introduce la Serie y posteriormente el número de Factura que se requiere. 4. Número de Boleto. De igual forma se puede consultar la Factura a aplicar, mediante el Número de boleto, en donde se introducen únicamente los 10 dígitos del boleto. 5. Consultar. Una vez definido la Serie y Número de Factura o bien el Número de Boleto, se presiona el botón "Consultar" para poder visualizar la información. 6. Cancelar. Sale de la ventana activa. 7. Manual. Esta opción se utiliza cuando queremos capturar la Nota de Crédito de forma Manual, es decir, capturar desde inicio sin trasladar datos de algún documento o Factura (Ver "Notas de Crédito Editadas en Forma Manual", parte inferior del documento). 42

43 Una vez que identificamos la Factura o Documento de Servicio, con doble clic en la línea en donde se encuentra, o ubicando el cursor más clic en el botón de Consultar le da acceso a los servicios del documento sujeto a cancelación. EDITANDO UNA NOTA DE CRÉDITO AUTOMATIZADA En este proceso los servicios a cancelar son leídos del Documento / Factura y transportados a la Nota de Crédito, asegurando la fidelidad de la información. Los Datos Generales de la Factura o Documento en proceso de cancelación son leídos y desplegados como encabezado en la Nota de Crédito, y más abajo los Servicios. (Ver Fig. 2) Para Cancelar elija haciendo clic en los servicios que desea cancelar en el botón de Cancelación Parcial o Cancelación Total. (Fig. 2) Muy Importante: ICAAVWin permite elaborar Notas de Crédito de Facturas y Documentos pagados de contado en cualquiera de sus formas y con Tarjeta de Crédito. El método de cancelación de servicios Contado y Tarjeta de Crédito es el mismo, pero la aplicación contable es diferente; de contado los servicios se cancelan y se reembolsan en reporte BSP o al proveedor correspondiente en un proceso rutinario de ICAAVWin, y cuando se trata de un Documento o Factura pagado con Voucher de Tarjeta de Crédito sólo cancela las comisiones originalmente ganadas por la Agencia de Viajes y descuenta las registradas al vendedor. Al mismo tiempo actualiza las estadísticas de Cliente, Proveedores y Vendedores. 43

44 DATOS GENERALES: La edición de la Nota de Crédito inicia con los Datos Generales de Cliente, y continúa con Servicios en la segunda pantalla, continúe con el siguiente procedimiento: Serie: Asigne la Serie de Nota de Crédito que corresponda a la Sucursal en donde se elabora, a cada Sucursal corresponde una Serie, (Catálogos de Series) Moneda: Tipo de moneda para la elaboración de la Nota de Crédito. Tipo de Cambio: Tipo de cambio del día de la moneda con la que se está realizando la transacción. Información del cliente: Aquí se capturan los datos generales del Cliente, Clave, Nombre, Dirección, estos datos ICAAVWin los importa del Documento o factura sujeta a cancelación. Clic en la última columna "Tipo de Cancelación" "Total" o "Parcial": Cada línea es un servicio dentro del Documento o Factura, elija uno o los servicios que desee cancelar y haga clic en la pestaña de "Servicios", se desplaza al primer servicio facturado. APLICACIÓN: La pestaña "Aplicación" permite una de tres alternativas: 1. Aplicar al documento que está cancelando "clic en el Bullet Factura". 2. Aplicar al "cliente", Dar clic con el botón derecho del mouse a dicha opción. ICAAVWin lee las facturas pendientes de pago del cliente para elegir a que documentos se aplicará el importe de la Nota de Crédito, hasta agotar el importe. 3. Aplicar a alguna otra cuenta contable, "Clic en el Bullet Cuenta", abre el Catálogo General. Para finalizar, guarde o imprima la Nota de Crédito dando clic en los íconos ubicados en la barra superior. Con este procedimiento finaliza la tarea de Notas de Crédito. 44

45 NOTAS DE CRÉDITO EDITADAS EN FORMA MANUAL Nota: Al cancelar un servicio de algún documento que no exista en la base de Datos, elija la opción de edición de Nota de Crédito "Manual", esta opción la encuentra en la ventana de consulta del Boleto o Documento. Clic en "Manual" para tener acceso a la edición de la Nota de Crédito, aparece el formato de edición del Documento o Factura, continúe llenando los siguientes datos: DATOS GENERALES: El formato y procedimiento es el mismo que el de Documentos y Facturas. Serie: Asigne la Serie que corresponda a la Sucursal. Moneda: Asigne la Moneda con la que quiere trabajar. Tipo de Cambio: Asigne el Tipo de Cambio. Fecha: Asigne Fecha. Clave de Cliente: Clic con botón derecho del mouse, para abrir el Catálogo de Clientes, seleccione el que necesite. Muy Importante: ICAAVWin permite elaborar Notas de Crédito de Facturas y Documentos pagados de contado en cualquiera de sus formas y con Tarjeta de Crédito. El método de cancelación de servicios Contado y Tarjeta de Crédito es el mismo, pero la aplicación contable es diferente; de contado los servicios se cancelan y se reembolsan en reporte BSP o al proveedor correspondiente en un proceso rutinario de ICAAVWin, y cuando se trata de un Documento o Factura pagado con Voucher de Tarjeta de Crédito sólo cancela las comisiones originalmente ganadas por la Agencia de Viajes y descuenta las registradas al vendedor. Al mismo tiempo actualiza las estadísticas de Cliente, Proveedores y Vendedores. 45

46 SERVICIOS: Los datos siguientes son los mismos de los Documentos y Facturas y el procedimiento de edición es igual. Boleto: Número de boleto sujeto a cancelación (Al introducir el número de boleto, automáticamente llena los datos del área de Impuestos y Datos Adicionales del Boleto, sin necesidad de capturarlos). Pasajero: Nombre del Pasajero. Concepto: Concepto o Ruta. Incluye Reembolso: Bullet para incluir el boleto sujeto a cancelación en el reporte de reembolsos, clic en "Si". Forma de Pago Crédito: Contado: Elija esta opción si la forma de pago de la factura sujeta a cancelación fue de contado, el importe de la Nota de Crédito podrá aplicarla a un documento pendiente de cobro del mismo cliente, también puede aplicarla a otra cuenta contable. Crédito: Si la forma de pago del servicio fue con tarjeta de crédito, deberá elegir esta opción. La cancelación sólo afectará la comisión registrada en la venta del boleto, actualizando la comisión NO DEVENGADA y la Nota de Crédito saldrá por los importes del servicio. ICAAVWin actualizará Estadísticas de Clientes, Proveedores y Vendedores. 46

47 Tipo de Cancelación: 1. Parcial: Cancela sólo una parte del Servicio. 2 Total: Cancela el total del servicio. 3. Aplicación: la aplicación del Documento o Factura se puede realizar de 3 formas: 1. Aplicando la Nota de Crédito al documento directamente. 2. Aplicando la Nota de Crédito a un documento pendiente de cobro del mismo cliente. 3. Aplicando a una cuenta contable (Reembolsos de Clientes). Como en Facturación, las Notas de Crédito que se guarden, el sistema les asigna una numeración negativa (-1, -2, -3 etc.), es un número provisional para distinguir las Notas de Crédito pendientes de impresión, cuando ejecuta la acción de imprimir una o todas las pendientes, los números negativos cambian por el definitivo que asigne es ese momento. 47

48 XXI. CAMBIOS DE NOTAS DE CRÉDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Cambios Definición: Para modificar algunos datos en la Nota de Crédito, no todos los datos se pueden modificar y a dichos datos ICAAVWin no da acceso. La reimpresión puede hacerse con el mismo número o con otro distinto. Al inicio muestra un listado de las notas de crédito. (Fig. 1) Al dar doble clic con el botón izquierdo del mouse, en alguna nota de crédito, se visualizará una pantalla como se muestra en la siguiente figura. (Ver fig. 2) 48

49 (Fig. 2) Nota: No se pueden modificar cantidades (Tarifa, Impuestos). Sólo permite modificar Notas de Crédito que no han sido aplicadas a Contabilidad. 49

50 XXII. CONSULTA DE NOTAS DE CRÉDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Consultas Definición: ICAAVWin da acceso directo a la ventana con Documentos y Facturas, manteniendo el orden por serie y número. Para una localización rápida, filtre por alguno o varios de los criterios de: Número, Serie, Fecha, Cliente, etc. Para mayor información sobre filtros (Ver Ordenamiento y Búsqueda). (Fig. 1) Dar doble clic para acceder al documento elegido, visualizará la siguiente pantalla (Fig. 2) para consultar la información que se requiera. 50

51 (Fig.2) 51

52 XXIII. CANCELACIÓN DE NOTAS DE CREDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Cancelación Definición: ICAAVWin permite cancelar Notas de Crédito que no hayan sido aplicadas a Contabilidad. El listado de los documentos que muestra son únicamente los documentos que pueden ser cancelados. Para proceder a realizar la operación, únicamente elegir la opción "Cancelar" en la Nota de Crédito que desees cancelar y da clic en Aceptar. (Fig. 1) El inicio y el fin del proceso se verá reflejado en la barra Completado, así como en la columna Comentarios se observará una leyenda: "Documento cancelado por el usuario "XXXX" y la fecha que se realizó el proceso <Fecha>" (Fig. 2) 52

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