Manual para la liberación de Folios en Remisión de Facturas CFD. (Comprobante Fiscal Digital)

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1 Manual para la liberación de Folios en Remisión de Facturas CFD. (Comprobante Fiscal Digital) 1

2 CONTENIDO I. II. Ingreso al Portal de Provecomer III. Consulta de Folios CFD IV. Liberación de Folios en Remisión CFD V. Detalle del Folio de Recibo en Remisión VI. Actualización de Facturas Relacionadas VII. Errores Comunes en Facturas Electrónicas Recibidas CFD 2

3 I. Este Manual tiene la finalidad de agilizar el proceso de liberación de folios registrados como remisión derivado de la entrega con Factura Electrónica; se han creado en el Portal de Provecomer las aplicaciones para que se puedan relacionar los CFD s enlazados al sistema para liberar los folios en remisión para su correspondiente pago. Para la liberación de los folios en remisión deberán de ingresar en: Fig Portal Provecomer. 3

4 II. Ingreso al Portal Provecomer En la siguiente pantalla se deberá de colocar el usuario y la contraseña correspondiente para su ingreso al sistema. Fig Ingreso al Portal de Provecomer En caso de que no tengan usuario y contraseña, deben enviar un correo a la siguiente dirección: o 4

5 Una vez dentro del sistema deberán de ingresar a parámetros de consulta y colocar el rango de fecha a la que pertenece el folio en remisión. Menú Principal > Parámetros de Consulta Fig Modificación de Parámetros de Consulta Parámetros de Consulta > Asignación de Parámetros de Consulta > Enviar > Cerrar Fig Actualización de consulta 5

6 III. Consulta de Folios CFD Una vez adentro ingresamos en: Menú Principal > Recibos > Folios en remisión En esta opción también pueden consultarse por los siguientes parámetros: Consulta por sucursal Consulta por factura Consulta por folio Folios en remisión Consulta por pallet y factura Folios cancelados Consulta por folio de puerta Mercancía no aceptada Folios pendientes de facturar La siguiente pantalla nos muestra la cantidad de los folios que están en remisión, el importe facturado y las sucursales. Fig Actualización de Consulta 6

7 Para la liberación de los folios correspondientes es necesario ingresar en la opción de folios la sucursal o centro de distribución al cual se le halla facturado la mercancía. Menú Principal > Recibos > Folios en Remisión >Folios >Detalle En detalle verificamos si corresponde el importe facturado con el importe total a pagar si son iguales el sistema permitirá la liberación del folio, en caso contrario se tendría que refacturar. Fig Verificación del Detalle del Folio 7

8 En esta opción se pueden visualizar los artículos facturados y el detalle de los mismos, así como también se visualiza el estatus actual del documento, el cual nos indicara si esta o no en remisión. Fig Verificación del Importe a Pagar 8

9 ->Importe a Pagar & Importe Facturado Una vez realizado este análisis procederemos a la liberación del folio, el cual deberá de cubrir el importe a pagar en caso contrario el sistema enviara un mensaje de error de que no cubre el importe del folio para su liberación : Fig Verificación del Folio e Importe Facturado Para poder liberar este folio se deberá de considerar lo siguiente: 1.-Verificaremos que la columna de folio y la columna de importe cubran el importe a pagar. 2.-Si el monto facturado es superior al importe a pagar se deberá refacturar y ajustar a este importe para poder liberar el folio para pago. O bien enviar un correo solicitando el apoyo; ya que en estos casos hay que aplicar la nota de cargo interna para que se libere el folio. 9

10 IV. Liberación de Folios en Remisión CFD Una vez realizado el análisis del importe facturado por el proveedor y el importe a pagar, deberemos de confirmar que tipo de documento vamos a relacionar, en este caso seria CFD. Menú Principal > Recibos > Folios en remisión >Folios >Relacionar CFD Fig Confirmación de las Facturas del Folio en Remisión Si nuestros documentos trasmitidos al portal de provecomer son CFD s; al ingresar en relacionar nos mostrara esta pantalla en la cual se deberán de colocar las facturas que cubran la leyenda anteriormente analizada de importe a pagar. Nota: Es importante que separe el folio y la serie con un punto y las distintas facturas con comas: Ej: FE , FE , FE , FE

11 V. Detalle del Folio de Recibo en Remisión La liberación de los folios en remisión se debe de realizar por sucursal y se debe de analizar en cada caso que el importe facturado cuadre con el importe a pagar para poder realizar la liberación del folio: Fig Recibos por Sucursal 11

12 VI. Actualización de Facturas Relacionadas En la siguiente pantalla se aprecia que las facturas capturadas cubren el importe a pagar, por lo que el folio fue liberado exitosamente con la leyenda Captura OK Fig Actualización Correcta de Folios 12

13 >Verificación de Folios Liberados Una vez liberados los folios procedemos a verificar que dicha liberación sea correcta en el sistema, para lo cual ingresamos en folios en remisión y después de cierto tiempo ya no deberá de aparecer el folio liberado. Fig Verificación Folios Liberados Nota: Si la liberación fue correcta procederemos a realizar su correspondiente verificación. Ver la pantalla Fig En donde aparece el folio aun en remisión y compararla con la Fig

14 Cuando una factura electrónica esta mal generada el sistema nos envía el mensaje de factura con error o factura rechazada. Facturas Con Errores: Si este es el estatus de la factura se deberá de ingresar en la opción de errores y verificar que tipo de error presenta el documento. Facturas Rechazadas: De igual forma se deben verificar los errores presentados en las facturas que provocan los rechazos, para corregirlos y proceder a re-facturar correctamente, y así poder relacionar las facturas con los folios en remisión. 14

15 VII. Errores Comunes en Facturas Electrónicas Recibidas CFD Mensaje de error de Diferencia de Totales El siguiente mensaje nos indica que verifiquemos el monto de las cantidades facturadas y la siguiente etiqueta: totalimpuestostrasladados. Por lo que deberán de validar los importes y descuentos generados. Mensaje de error: Error de Certificado Este error se debe a la falta del certificado actualizado en nuestro portal, por lo que deberán enviarlo vía correo electrónico, en un archivo en formato ZIP, a los contactos proporcionados al final del manual. Mensaje de error: Documento ya trasmitido Cuando un documento es trasmitido mas de una vez al sistema nos aparece este mensaje de que el documento ya existe o anteriormente había sido trasmitido. Si el documento ya había sido aceptado no hay ningún problema. Mensaje de error: GLN invalido Falta colocar la sucursal de entrega o en su defecto es incorrecta ya que está mal configurada en el sistema que genera la factura. Pueden consultar los GNL s de todas las sucursales en el portal de provecomer en : Menú principal / Ayuda / Gln sucursales. 15

16 Menú Principal de Ayuda Este servicio tiene el propósito de que Usted tenga la posibilidad de consultar los manuales de proveedores y uso del portal Provecomer, así como los catálogos de sucursales, secciones y mapeos de descargas de información por EDI y ventas, inventarios, recibos, desgloses y devoluciones. Fig Manuales del Portal de Provecomer 16

17 Servicio de Atención a Proveedores Sr. Proveedor: Se le recuerda que se cuenta con un curso de capacitación sin costo en el uso del portal que se imparte todos los viernes en las oficinas de San Mateo de 9:00 a 12:00 hrs. Para mayor información e inscripciones ingrese en el portal en el apartado de: Menú Principal: Usuarios ---- Inscripción a Cursos --- Selecc Verificar Cupo Disponible En caso de tener algún problema de facturación electrónica se le podrá atender en los teléfonos o puede enviar un correo a las siguientes direcciones: Jonathan Zaragoza Cortés: Paulina Camarillo Gaspar: Fidel Avendaño Hernández: Elvia Ivon Ceron Ramírez: Tel Tel Tel Tel Sus correos deberán contener los siguientes datos: Razón social, RFC, Número de proveedor, breve descripción de asunto, un archivo en Excel que contenga la información completa que solicitan los siguientes encabezados. Para la liberación de sus folios en remisión se requiere el siguiente formato: Fig Formato para Folios en Remisión Agradecemos como siempre su atención. Atentamente Comercial Mexicana. 17

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