CONTENIDO JUSTIFICACIÓN MAPA DE PROCESOS INTERESADOS MARCO ESTRATÉGICO DE LA PMO

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1 CONTENIDO JUSTIFICACIÓN MAPA DE PROCESOS INTERESADOS MARCO ESTRATÉGICO DE LA PMO MISIÓN VISIÓN VALORES OBJETIVOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO PATROCINADOR CARACTERIZACIÓN DE LA PMO MODELO DE NEGOCIO DE LA PMO TIPOLOGÍA MODELO DE EVOLUCIÓN DE LA PMO EJES ESTRATÉGICOS SERVICIOS ESTRUCTURA DE LA PMO ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PMO PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN FASES DE IMPLEMENTACIÓN CRONOGRAMA PRESUPUESTO 2

2 JUSTIFICACIÓN - TBG 3

3 JUSTIFICACIÓN OPM3 Niveles de madurez OPM3 Estandarizado Medido Controlado Mejora Continua Portafolio 2% Proyectos TBG 7% 5% 2% 0% Proyectos No TBG 0% 0% 0% 0% 36% 86% 31% 79% 21% 55% 13% 62% OCENSA 2013 Media del sector Mejor del sector 4

4 MAPA DE PROCESOS 5

5 INTERESADOS Finanzas y Desarrollo de Negocios Coordinación de Desarrollo de Negocios Coordinación de Finanzas Coordinación de Riesgos Corporativos Transporte y Activos Transporte Superintendencia de Operaciones y Mantenimiento OnShore y Offshore Integridad Técnica y de Proyectos Proyectos y Ingeniería Abastecimiento TI Servicios Generales Secretaría General Comunicaciones Servicios Legales Soporte Abastecimiento Responsabilidad Integral Comunidades Junta Directiva y Socios / Director General de Operaciones / Proveedores Gestión Humana Desarrollo Organizacional Gestión Talento Humano 6

6 MARCO ESTRATÉGICO DE LA PMO 7

7 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MISIÓN Proveer el soporte estratégico, técnico y de infraestructura en gestión de proyectos para que la organización adquiera la capacidad de identificar, priorizar y ejecutar con éxito los proyectos e iniciativas del plan de negocio. VISIÓN Consolidar para el año 2017 la Oficina de Proyectos de OCENSA como un centro de excelencia para estandarizar, medir, controlar y mejorar los procesos de gestión de proyectos de la compañía, promoviendo el desarrollo de las personas y de la cultura organizacional. VALORES Liderazgo Objetividad Innovación Respeto Responsabilidad Trabajo en Equipo 8

8 OBJETIVOS OBJETIVOS PRINCIPAL Aumentar la probabilidad de éxito de los proyectos realizados por OCENSA. OBJETIVOS GENERALES 1. Garantizar el alineamiento estratégico y la gestión del portafolio de proyectos gestionando y fortaleciendo las relaciones internas (Alta gerencia) y Externas (Clientes y Proveedores) 2. Gestionar y disponer de la infraestructura necesaria para lograr la competencia de la organización en gestión de proyectos. 3. Estandarizar, medir, controlar y mejorar la práctica de gerencia de proyectos. 4. Gestionar la capacidad, competencia y disponibilidad de los recursos del proyecto y proporcionar servicios de asesoría, planeación, auditoria y recuperación de proyectos. 5. Capturar, desarrollar, optimizar e implementar nuevas ideas con el fin de agregar valor al negocio. 9

9 META 2014 Niveles de madurez OPM3 Estandarizado Medido Controlado Mejora Continua Portafolio 2% 21% 100% 20% 100% 21% 100% 15% 100% Proyectos 7% 5% 2% 0% 36% 86% 31% 79% 21% 55% 13% 62% OCENSA 2013 Media del sector Mejor del sector OCENSA

10 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO FACTOR CLAVE Compromiso Patrocinio Sinergias Conocimiento Cambio cultural Gobierno y Métricas Inversión DESCRIPCIÓN Se requiere del compromiso de todos los involucrados a lo largo del plan de implementación y maduración de la PMO. Contar con participación y apoyo de la alta dirección de OCENSA Desarrollo conjunto con los distintos procesos de la organización. Contar con el talento humano capaz y competente al interior de la PMO con los conocimientos y habilidades requeridas. Compartir y potencializar experiencias. Romper con las barreras del trabajo por silos. Gestión por procesos. Definición y aplicación del Modelo de Gobierno de la PMO y gestión del desempeño mediante las métricas establecidas. Asegurar las inversiones para apalancar los procesos de la PMO 11

11 PATROCINADOR Director general de operaciones Secretaría General Gerencia de Auditoría Gerencia de responsabilidad integral Gerencia de Transporte y Activos Gerencia Técnica y de proyectos Gerencia Financiera y de Negocios Gerencia de Gestión Humana Ing. Oscar Sanchez 12

12 CARACTERIZACIÓN DE LA PMO 13

13 TIPOLOGÍA TÁCTICA Proyectos ESTRATÉGICA Portafolio Proporciona apoyo y asegura el cumplimento de los proyectos a través de diversos prácticas. Adopción de Marcos de trabajo para la gestión de proyectos. Diseño e implementación de Procesos, metodologías, artefactos y herramientas para la proyectos. Conformar una estructura de gobernabilidad que esté alineada a los procesos e interfaces definidos para la gestión de proyecto y Portafolio. El grado de control ofrecido por la PMO es moderado. Administra el portafolio de la Compañía. Conecta el plan estratégico de la organización con el portafolio y sus componentes y asegura su cumplimento. Asegura y controla el cumplimiento de las metodologías, procesos, políticas de la gestión de proyectos por parte de los gerentes y demás miembros del equipo. Cuenta con un equipo de directores de proyectos que planean, ejecutan y controlan cada uno de los proyectos del portafolio de proyectos. Toma decisiones en los proyectos y tiene una participación muy activa en la definición de estrategias organizacionales. G E S T I Ó N D E M E J O R A 14

14 MODELO EVOLUTIVO Aplica practicas de desempeño y control macro de proyectos Considera algunos procesos de Gerencia Introduce practicas y procesos críticos de Gerencia de Proyectos Identifica las mejores practicas Gerencia los procesos críticos Provee total cobertura y monitorea el uso completo de la metodología de Gerencia de Proyectos Integra procesos técnicos Conduce programas de entrenamiento a usuarios Expande la metodología y monitorea el uso comprensivo de la misma Integra los procesos de negocio Optimiza la alineación de las herramientas automatizadas Facilita el uso de la metodología a través de las unidades de negocio relevantes Analiza la metodología de gerencia de proyectos Examina las variaciones de los procesos en las unidades de negocio Logra el mejor uso de las metodologías y mejora continua Provee soporte y gestión de proyectos 15

15 EJES ESTRATÉGICOS PMO DIAGNOSTICO OPERACIÓN DISEÑO IMPLEMENTACIÓN Alineamiento estratégico Gobierno e Infraestructura proyectos recursos Innovación Cambio 16

16 SERVICIOS DE LA PMO Alineamiento estratégico Gobierno e Infraestructura proyectos recursos Innovación l portafolio Gobierno Procesos y herramientas Planeación RRHH Proceso de innovación grupos de interés Evaluación Conocimiento Capacitación y planes carrera Riesgos Conformación de Equipos Aseguramiento de procesos Desarrollo de equipos Cambio Infraestructura Mentoría DIAGNOSTICO OPERACIÓN DISEÑO IMPLEMENTACIÓN 17

17 ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO l portafolio grupos de interés Riesgos Coordinación de los distintos componentes del grupo de proyectos para maximizar el valor agregado del negocio al menor riesgo posible. Desarrollar estrategias de gestión para la participación efectiva de los interesados en la toma de decisiones en proyectos. Procesos relacionados con el manejo de probabilidad e impacto de eventos positivos y negativos sobre los proyectos y el portafolio. Cambio Gestionar la capacidad de adaptación de la organización ante los cambios que afectan el desempeño de los proyectos y el portafolio. 18

18 GOBIERNO E INFRAESTRUCTURA Gobierno Establecer el conjunto de principios, normas y procedimientos que regulan la dirección, ejecución y control de los proyectos y el portafolio. Evaluación Conformación de Equipos Infraestructura Evaluar tres facetas relevantes dentro de la organización: Competencia, Capacidad y Madurez. Definir las características, roles, responsabilidades y perfiles de los miembros de equipos de trabajo para la planeación y ejecución de proyectos. Proveer Espacios de trabajo, hardware & software, equipos especializados, mobiliario y demás necesario para que el trabajo del proyecto pueda ser realizado. 19

19 GESTION DE PROYECTOS Procesos y Herramientas Desarrollar un proceso estándar y repetible para la planeación y ejecución de proyectos y gestión de portafolio. conocimiento Identificación y manejo del conocimiento organizacional en gerencia de proyectos y gestión de portafolio, y su uso para generar valor. Aseguramiento de procesos Verificar la efectividad en la implementación de los proceso definidos para la de gestión de proyectos y portafolio. 20

20 GESTIÓN DE RECURSOS Planeación de RRHH Capacitación y planes de carrera Desarrollo de equipos Mentoría Adquirir, asignar, desarrollar, gestionar y reubicar recursos a los proyectos trabajando de la mano con el área de RRHH. Desarrollar e implementar un plan de capacitación y carrera que permita adquirir las competencias relevantes para la gestión de proyectos y su promoción profesional dentro de la organización. Establecer procedimientos que ayudan a formar equipos de proyecto y a regir su desarrollo y funcionamiento. Desarrollo y aplicación de técnicas de liderazgo. Proporciona los medios para difundir el arte y la ciencia de la gestión de proyectos a través de la transferencia de conocimientos de un mentor. 21

21 INNOVACIÓN Proceso de Innovación Capturar, desarrollar, optimizar e implementar nuevos productos, procesos o servicios con el fin de agregar valor al negocio. 22

22 ORGANIGRAMA Gerente Técnico y de Proyectos Oscar Sánchez Analista Técnico Jennifer Méndez Jefe de la PMO Hernán Ortiz Jefe de Proyectos Carlos Rincón DIRECTORES DE PROYECTOS Profesional Senior PMO Efrain Amaya Profesional Senior PMO Mauricio Useche Servicios de Gerencia de Proyectos Worley Parsons Servicios de Interventoría de Proyectos Estudios Técnicos 23

23 ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PMO 24

24 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DIAGNOSTICO Diagnóstico: Análisis del estado actual de madurez de la empresa en cultura y gestión de proyectos, se realiza a través de la implementación de técnicas de evaluación, entrevistas y revisión de información PARA establecer la línea base del proceso de mejora. OPERACIÓN DISEÑO Diseño: En esta fase se analiza y establece el marco estratégico sobre el cual se fundamenta la PMO y se realiza la caracterización de la PMO más adecuada para la empresa (Topología, Servicios, Estructura, Roles y responsabilidades) IMPLEMENTACIÓN Implementación: Desarrollo de las actividades necesarias para poner en marcha la PMO dentro de la organización partiendo del diseño, la estrategia y el plan de ruta establecido. Operación: Actividades recurrentes mediante las cuales la PMO desarrolla los servicios para los cual fue establecida, aportando valor a la gestión de proyectos. 25

25 FASES DE IMPLEMENTACIÓN Muy Importante Servicios de la PMO Prioridad 2 Diciembre 2014 Proceso de innovación grupos de interés l portafolio Gobierno Procesos y herramientas Riesgos Conformación de Equipos Capacitación y planes carrera Planeación RRHH Cambio Desarrollo de equipos Evaluación Servicios de la PMO Prioridad 1 Febrero 2014 Conocimiento Mentoría No Ta Aseguramiento de procesos Infraestructura Servicios de la PMO Prioridad 3 Julio 2015 Muy Urgente 26

26 CRONOGRAMA 27

27 PRESUPUESTO 28