Manual de la herramienta de WebBilling. Sector eprocurement

Transcripción

1 Manual de la herramienta de WebBilling Sector eprocurement

2 Prefacio Datos y diseño sujetos a modificación sin previo aviso Copyright Voxel Group El fabricante se reserva todos los derechos sobre este documento y el asunto en él tratado. Al aceptar este documento, el receptor reconoce estos derechos y se compromete a no publicar el documento ni el asunto en él tratado ya sea total o parcialmente, y a no ponerlo a disposición de terceros sin la previa autorización por escrito del fabricante ni a usarlo para otros fines que no sean los establecidos al entregarle el documento. Copyright Copyright 2015 Voxel Group Reservados todos los derechos. Voxel Group reconoce al comprador el derecho a usar el software. No se permite reproducir este manual total ni parcialmente, ni traducirlo a otro idioma sin nuestro consentimiento por escrito. Marcas comerciales bavel es una marca comercial de Voxel Group Contacto Si tiene preguntas o sugerencias con respecto al producto o a esta documentación, póngase en contacto con nuestro departamento de soporte a través de los datos que podrá encontrar en la sección Ayuda del área de clientes. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 2 de 12

3 ÍNDICE CONTROL DE VERSIONES CONSIDERACIONES GENERALES REQUISITOS DE CONECTIVIDAD Y PROCEDIMIENTO CREACIÓN FACTURAS GENERAR UNA FACTURA MÓDULO WEBBILLING PESTAÑA DE CABECERA PESTAÑA DE DETALLE PREVISUALIZACIÓN DE LA FACTURA A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 3 de 12

4 Control de versiones Versión Fecha Tarea Cambio v Release v Añadida pastilla vencimientos A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 4 de 12

5 Bienvenido a bavel, En este documento encontrará los pasos a seguir para la generación de facturas mediante la herramienta WebBilling y el envío de éstas a través de la Plataforma bavel. 1 Consideraciones Generales La Plataforma bavel, entre otras muchas funcionalidades, proporciona a nuestros clientes la posibilidad de acceder vía web a los módulos de consulta, descarga de transacciones y creación de facturas a través del entorno seguro: el acceso está protegido mediante usuario y contraseña. 2 Requisitos de conectividad y procedimiento de creación de facturas Para llevar a cabo la conexión a la dirección es necesario disponer de un navegador adecuado actualizado a la última versión (por ejemplo: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Crome). El envío de facturas se realiza desde la herramienta o módulo de WebBilling. Una vez en este módulo podrá generar las facturas mediante un simple editor y luego enviarlas a la plataforma bavel. 2.1 Generar una factura Para realizar una factura se procede desde el módulo de WebBilling. En este módulo deben introducirse primero los datos generales de la factura y a continuación pulsar la opción Líneas de detalle para acceder a la pestaña de introducción de artículos en la factura (líneas de detalle). Es decir en el primer formulario se rellenan datos de la cabecera de la factura y una vez cumplimentado se pasa al segundo formulario dónde se deben crear líneas de detalle. Al término de esta operación el sistema comprueba que los importes introducidos en la pestaña de cabecera coincidan con los que existen en la pestaña de detalle. Si es así se permitirá el envío de la factura y si no, se deberán corregir bien los datos de la cabecera o bien los del detalle antes de poder proceder al envío de la factura. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 5 de 12

6 3 Módulo WebBilling Para acceder a esta opción debe seleccionar en el menú la opción WebBilling tal como se muestra en la figura 1. Figura 1. Una vez dentro del módulo existen dos pestañas para cumplimentar el formulario de la factura: - Datos de cabecera - Detalle A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 6 de 12

7 3.1 Pestaña de Cabecera Los datos a cumplimentar en el formulario de cabecera son los siguientes (figura 2): Figura 2. Subventana cabecera - Emisor: debe introducirse el nombre del proveedor o emisor de la factura. Por defecto este campo se rellena automáticamente con el nombre del proveedor que ha efectuado el acceso al Área de Clientes. - Destinatario: debe seleccionarse el cliente/sociedad destinatario o receptor de la factura. Esta selección se realiza por medio de un desplegable con todos los destinatarios de WebBilling que se muestran al pulsar sobre la flecha. - Delegación: esta opción depende directamente de la ventana Destinatario. Al cumplimentar la ventana superior será posible desplegar un combo con el total de establecimientos dependientes de la sociedad seleccionada. - Tipo Factura: debe indicarse si se trata de una factura comercial o rectificativa (por defecto se muestra como factura comercial). - Nº de Factura: debe introducirse la referencia de la factura. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 7 de 12

8 - Fecha factura: se debe introducir la fecha de la factura. Subventana Referencias - Albarán: debe introducirse el número de albarán al que hace referencia la factura. - Fecha de Albarán: se debe introducir la fecha del albarán. - Pedido: debe introducirse el número de pedido al que hace referencia la factura. - Fecha de Pedido: se debe introducir la fecha del pedido. Subventana Otros - Comentarios: campo opcional para cumplimentar si fuese necesario introducir cualquier comentario adicional. Subventana de Totales - Moneda: Moneda en la que está basada la factura - Base imponible: Base imponible sin impuestos - Total Impuestos: Importe total de los impuestos - Total Importe Factura: Importe total de la factura Subventana de Vencimiento - Vencimiento: campo desplegable usado para informar el vencimiento de la factura. Al pulsar sobre la flecha disponible a la izquierda del campo (figura 3) se despliega un submenú para la introducción de los detalles de vencimiento. Figura 3. A continuación se describen los campos del submenú Vto.: - Método de pago: debe seleccionarse el método de pago de la factura. Esta selección se realiza por medio de un desplegable con todos los métodos de pago de WebBilling descritos en la plataforma (Cheque, Transferencia, pagaré, Contado, Recibo, Letra, Letra Aceptada, Recibo Domiciliado, Crédito Documentado, Contrato Adjudicación, Pagare a Orden, Reposición, Especiales, Compensa, Confirming, Factoring, Otros). - Fecha: se debe introducir la fecha del vencimiento del pago. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 8 de 12

9 - Número de cuenta: debe introducir el número de cuenta bancaria o el número de cuenta IBAN. Se permiten espacios y guiones. El sistema validará el dato introducido, mostrando un mensaje respecto a si se reconoce o no el número de cuenta como válido. P.ej.: IBAN NOTA: Este campo se autocompletará automáticamente siempre que se seleccione Transferencia en el Método de Pago y se tenga configurado previamente el número de cuenta en la opción del menú: Configuración de usuario Pestaña Configuración Botón Configurar Cuenta. - Código SWiFT: campo opcional para informar el código SWIFT Es imprescindible Aceptar el Vencimiento para validar y guardar los cambios, aunque si el sistema detecta algún dato erróneo se mostrará un mensaje de error y no se permitirá aceptar el vencimiento. Caso de no cumplimentar alguno de los campos de cabecera o de que se introduzcan datos erróneos se mostrará el mismo formulario destacando con un icono en forma de triangulo los campos no cumplimentados correctamente (fig.4). Al situar el ratón encima del icono aparece un mensaje con el motivo del error. Figura 4. El botón Eliminar Factura en curso permite eliminar la edición de la factura y regenera el formulario para a introducir datos nuevamente. Es imprescindible rellenar todos los datos de la pestaña de cabecera para poder acceder a la pestaña de Detalle mediante el botón Introducir Detalle>>. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 9 de 12

10 3.2 Pestaña de Detalle En la pestaña de Detalle se muestra el formulario para introducir las líneas de detalle de la factura. Este formulario tiene una doble funcionalidad: - Por un lado deben introducirse las líneas de detalle con cada artículo de la factura. Automáticamente el sistema calcula el importe total de cada línea de detalle. - Por otro lado se pueden recalcular los importes de Base Imponible, IVA y Total de factura, con ajuste a los datos introducidos en las líneas de detalle, para comprobar que coincidan con los que se introdujeron en la pestaña de cabecera de la factura. Si no es posible cuadrar estos datos, la factura no se podrá enviar a su destinatario y se indicará un mensaje de error como: La Base Imponible, los impuestos y total de factura deben coincidir con los indicados en gris. En la pestaña de detalle se muestra una opción para crear artículos (figura 5). Figura 5. Al pulsar sobre la opción Nueva línea aparece una ventana emergente para la introducción de un nuevo artículo (figura 6). A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 10 de 12 Figura 6.

11 En esta ventana deben introducirse los datos de Referencia, Descripción, Cantidad, unidad de medida, Precio unitario, Impuestos, % Descuento y Tipo Descuento. El botón Guardar Línea añadirá el artículo a la factura como una nueva línea de detalle y se mostrará el listado con todas las líneas de detalle creadas. El botón Editar permite editar cada línea de detalle por separado, para modificar cualquier valor (figura 7). Figura 7. El botón Modificar Línea modificará los cambios efectuados. El sistema refresca automáticamente los importes introducidos en las líneas de detalle permitiendo comparar los totales de Base imponible, Impuestos y Total Factura con los introducidos en la pestaña de Cabecera. El sistema no permite el envío de la factura cuando la comparativa entre ambos importes no es exacta. Existe un acceso para modificar los datos de cabecera de la factura <<Modificar cabecera factura, para el caso en el que se detecte que éstos son incorrectos. Para el envío de la factura se debe pulsar sobre el botón Enviar Factura. Debe de tenerse en cuenta que cuando se envía una factura, podría no estar visible en la carpeta de Documentos enviados hasta al cabo de 10 minutos aproximadamente. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 11 de 12

12 3.3 Previsualización de la factura En todo momento durante el proceso de introducción de datos en la pestaña de detalle podrá previsualizar la factura en una ventana emergente pulsando en el botón Previsualizar, tal y como se muestra en el ejemplo de la figura 8, la previsualización de factura le mostrará la factura en su estado actual. Figura 8. A.G. v1.5 Fecha: 22/07/2015 Página 12 de 12