Carta técnica versión 5.0.0

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1 Carta técnica versión Versión anterior (septiembre 2011) Liberación 28 de noviembre de 2011 Disponible como CONTPAQ i CONTABILIDAD: Con costo de actualización. CONTPAQ i BANCOS: Con costo de actualización (Si tienes CheqPAQ versión o anterior). Con costo de actualización para CONTPAQ i BANCOS versión o anteriores. Recuerda Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuentas con una versión en Red. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo. Solicitud de certificados sin costo Si activaste tus sistemas versión 2011 a partir del 1 de julio del 2011 tienes derecho a las versiones 2012 sin costo. Envía la Solicitud de Certificados a Asegúrate que el correo contenga la siguiente información: 1. Asunto de correo: Solicitud de certificados sin costo. 2. Número de serie de la versión Datos de la empresa a la cual se registró el sistema. 4. Correo electrónico donde será enviada la información sobre dicho certificado. Contenido CARTA TÉCNICA VERSIÓN NOVEDADES CONTABILIDAD - BANCOS... 3 Alta automática del proveedor... 3 Bitácora de operaciones... 4 Reporte Flujo de efectivo... 8 Barra de últimas noticias NOVEDADES CONTABILIDAD Asignar misma cuenta contable a diferentes proveedores Conceptos de IETU en Proveedores NOVEDADES BANCOS Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS Niveles de autorización al pagar CFD/CFDI Reporte CFD/CFDI con documentos Reporte Detalle de documentos bancarios MEJORAS CONTABILIDAD Activos fijos Folio - Caso D D Catálogos Folio - Caso D y otros D D

2 Control de IVA Folio - Caso D Empresa Folio - Caso D Hoja Electrónica Folio - Caso D Pólizas Folio - Caso D D D Reporteador Folio - Caso D Reportes Folio - Caso D D Utilerías Folio - Caso D MEJORAS BANCOS CFD/CFDI Folio - Caso D D Documentos Folio - Caso D Generación masiva de pagos Folio - Caso D Interfaz AdminPAQ Folio - Caso D

3 Novedades CONTABILIDAD - BANCOS Alta automática del proveedor C449 Beneficio Ahora puedes dar de alta automáticamente los proveedores que no están registrados al momento de cargar el IVA para DIOT desde el XML. Configuración Al leer el XML para generar el IVA para DIOT, se realiza una búsqueda por RFC para verificar si el proveedor ya está registrado; en caso que no exista su registro se da de alta con los datos básicos como: Código, Nombre, RFC, Tipo y Tasa asumida. Este proceso se realiza de forma automática, cuando se asocia un CFD, se realizan las validaciones al momento de ejecutar la opción Registrar IVA a partir del CFD. Importante: El proveedor únicamente se creará en CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS. En el sistema comercial NO se crea el registro para evitar inconsistencias en las bases de datos. 3

4 Bitácora de operaciones C444 - C458 Beneficio Ahora CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS te permite conocer qué pasa con la aplicación a través de la bitácora de operaciones. Configuración A partir de esta versión CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS permite generar una bitácora con las operaciones realizadas en el sistema. En ella se reflejan tanto las operaciones cotidianas realizadas por el usuario, como eventos o situaciones que ocurren de forma interna. Cómo se configura El uso de la bitácora se define desde la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i. Ve al botón Inicio, opción Todos los programas, selecciona el grupo CONTPAQ i y haz clic en Conexión Configuración de BDD. En la opción Servidor CONTPAQ i ve al apartado Bitácora de operaciones e indica si quieres activar o desactivar la bitácora. Recuerda: Antes de realizar cualquier modificación asegúrate de cerrar el Servidor; de lo contrario, será necesario reiniciar el Servidor para que tome la nueva configuración. Guarda los cambios e ingresa a trabajar de forma normal a CONTPAQ i CONTABILIDAD - BANCOS. 4

5 Bitácora de operaciones, Continuación Qué información guarda la bitácora (continúa) Acepta el mensaje de confirmación y al ingresar al sistema se registrarán todas las operaciones que se realicen en la empresa. Qué información guarda la bitácora Una vez que la bitácora ha sido configurada se registrarán en ella todas las operaciones realizadas en el sistema, incluyendo: Altas, cambios y bajas en catálogos Altas, bajas y cambios en documentos Ejecuciones de reportes Ejecuciones de procesos Redefinir empresa Respaldar empresa Restaurar empresa Imprimir documentos bancarios Nota: En las operaciones que realices con los catálogos, adicionalmente se guarda el código y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catálogo en cuestión. Así mismo se guardará información adicional lo que te ayudará a identificar el registro sobre el que se realizó la operación. En el caso de las pólizas, la bitácora guardará adicionalmente lo siguiente: Ejercicio Periodo Tipo de póliza Número Para documentos bancarios, se guarda información sobre el documento correspondiente: Cuenta bancaria Tipo del documento Modelo Folio Mantenimiento a la bitácora de operaciones Con esta herramienta puedes borrar de la bitácora los datos de las operaciones realizadas, para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros. Para ejecutarla ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Mantenimiento a la bitácora de operaciones. 5

6 Bitácora de operaciones, Continuación Mantenimiento a la bitácora de operaciones (continúa) Este proceso es genérico, no por empresa. Esto significa que borra todas las operaciones registradas, sin importar que sean de distinta empresa. Permisos para mantenimiento Para ejecutar la herramienta Mantenimiento a la bitácora de operaciones, es necesario que el usuario tenga los permisos necesarios. Por omisión, todos los usuarios tienen permiso para ejecutarla. Para restringir el uso de esta herramienta, ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogos. Activa el usuario al que quieres modificar el permiso, ve a la pestaña 5. Procesos y utilerías y desmarca la opción Utilerías Mantenimiento a la bitácora de operaciones. Reporte Bitácora de operaciones Tanto CONTPAQ i CONTABILIDAD como CONTPAQ i BANCOS cuentan con un nuevo reporte que muestra la información guardada por la bitácora de operaciones. El objetivo del reporte consiste en responder las siguientes preguntas: Qué hizo x usuario? Qué pasó en esta fecha? Qué pasó con este documento? Entre la información que muestra están distintas acciones realizadas: En un rango de fechas y organizado por módulo de funcionalidad, o bien, puede mostrar todos. Sobre un documento específico, en un rango de fechas. Por un usuario específico, en un rango de fechas. Cómo ejecuto el reporte Para ejecutar este reporte haz clic en el botón de la barra de herramientas de CONTPAQ i CONTABILIDAD o CONTPAQ i BANCOS. Se desplegará la ventana para que indiques los filtros según lo requieras. Notarás que cuenta con cuatro diferentes pestañas donde puedes especificar diferentes datos. 6

7 Bitácora de operaciones, Continuación Cómo ejecuto el reporte (continúa) Este es un ejemplo del reporte y la información que presenta. También puedes ir al menú Empresa, submenú Usuarios y seleccionar la opción Reporte - Bitácora CONTABILIDAD-en Excel o Reporte -Bitácora BANCOS-en Excel según el sistema con el que te encuentres trabajando. 7

8 Reporte Flujo de efectivo C448 Beneficio Ahora CONTPAQ i CONTABILIDAD - BANCOS cuenta con un reporte que muestra los movimientos que afecten el flujo de efectivo de cada sistema. Configuración Se agregaron dos nuevos reportes que van a permitir tanto en CONTPAQ i CONTABILIDAD como en CONTPAQ i BANCOS cuadrar la información entre los movimientos a cuentas de flujo de efectivo con el IVA y con el importe del documento bancario. Reporte en CONTPAQ i CONTABILIDAD En CONTPAQ i CONTABILIDAD ve al menú Reportes, submenú Reportes auxiliares y selecciona la opción Flujo de Efectivo CONTABILIDAD-BANCOS. Al ejecutarlo, para cada cuenta perteneciente al flujo de efectivo, recuperará todos sus movimientos separándolos en "Ingresos" y "Egresos". Si para el movimiento actual existe relación con un documento bancario se mostrará la información principal del documento en cuestión. Áreas sensibles Adicionalmente este reporte cuenta con dos áreas sensibles, la primera localizada sobre la columna Número de la póliza que manda llamar al reporte Diarios y Pólizas. La segunda, se ubica en la columna correspondiente al número del documento bancario asociado y permite ejecutar el reporte Detalle de documentos bancarios. 8

9 Reporte Flujo de efectivo, Continuación Reporte en CONTPAQ i BANCOS En CONTPAQ i BANCOS ve al menú Reportes, submenú Auditoría y selecciona la opción Flujo de Efectivo BANCOS-CONTABILIDAD. Al ejecutarlo, para cada cuenta de cheques se obtienen todos los documentos registrados para dicha cuenta, separándolos en "Ingresos" y "Egresos". Si el documento actual tiene póliza asociada se imprime la información clave de esa póliza. Adicionalmente este reporte cuenta con dos áreas sensibles, la primera se ubica en la columna correspondiente al número del documento bancario y manda llamar al reporte Detalle de documentos bancarios. La segunda se ubica en la columna Número de la póliza asociada y manda llamar al reporte Diarios y Pólizas. 9

10 Barra de últimas noticias C446, C456 Beneficio Ahora podrás conocer las últimas noticias relacionadas con CONTPAQ i CONTABILIDAD- BANCOS sin salir de la aplicación, ya que cuenta con un panel de información relevante. Configuración Desde el área de trabajo de CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS podrás acceder a las noticias, mensajes del twitter publicados por CONTPAQ i sin necesidad de salir de la aplicación, ya que a partir de esta versión se habilita la barra de últimas noticias. Cuando ingreses a la aplicación se desplegará del lado derecho la barra de últimas noticias. Si lo deseas puedes mantenerlo activo y estar al tanto de las publicaciones realizadas por CONTPAQ i. En caso que requieras minimizarlo o cerrarlo podrás utilizar los botones ubicados en la parte superior derecha de la barra. Cómo activar la barra Para activarla nuevamente presiona las teclas <Ctrl+F1> o ve al menú Ayuda y selecciona la opción Noticias. Adicionalmente notarás que se actualizó la imagen de fondo del área de trabajo. 10

11 Novedades CONTABILIDAD Asignar misma cuenta contable a diferentes proveedores C Beneficio Ahora una cuenta contable puede ser asignada a diferentes proveedores. Configuración La flexibilidad de CONTPAQ i CONTABILIDAD permite que varios proveedores compartan una misma cuenta contable. Cuando se presentan este tipo de casos existe una condición: si hay un solo proveedor asignado a la cuenta, se podrá calcular el IVA para DIOT (Control de IVA) en la captura de pólizas. De esta forma, cuando existan varios proveedores asignados a una cuenta contable no se calculará IVA y se mostará un mensaje como el siguiente: Cuando se detecte que más de un proveedor está utilizando la misma cuenta se informa al usuario de esta situación e internamente indica que ningún registro la utiliza para que la captura de pólizas no realice, de forma automática, ningún cálculo. Registro de control de IVA En este proceso, se realizaron algunas mejoras para que por rango de fechas no se registre el IVA de proveedores cuyas cuentas contables se usan con otros proveedores. Reporte Padrón de proveedores Adicionalmente, en el reporte Padrón de proveedores puedes filtrar los datos por cuenta de proveedor. Para ejecutarlo ve al menú Reportes, submenú Reportes de catálogo y selecciona la opción Padrón de proveedores 11

12 Conceptos de IETU en Proveedores C447 Beneficio Ahora CONTPAQ i CONTABILIDAD permite que todos los proveedores cuyo tipo de tercero corresponda a Egresos varios, puedan usar Conceptos de IETU. Configuración Los proveedores de acreditamientos de IETU por salarios y gastos de seguridad social (egresos varios) no usaban conceptos de IETU porque sus movimientos son acreditables contra el IETU causado y todos los conceptos de IETU son deducibles*. Sin embargo, a partir de esta versión, se permite a los proveedores de acreditamientos de IETU tener conceptos para clasificarlos, pero no para modificar el cálculo del IETU. Para estos proveedores se crearon dos nuevas opciones para aplicar los movimientos del concepto para pagos de IETU: Otros Gastos No Deducibles Acreditamientos para IETU Importante: No se valida qué tipo de concepto se asigna, ya que se permite asignar cualquier concepto de IETU de egresos a cualquier proveedor, sin importar sus tipos. Los algoritmos, reportes, hojas electrónicas y funciones para calcular el IETU a pagar no se modifican, seguirán calculando los acreditamientos para IETU con base en el tipo de proveedor y no al tipo de concepto nuevo. 12

13 Conceptos de IETU en Proveedores, Continuación Configuración (continúa) Reportes Adicionalmente los reportes Auxiliar de Impuestos en Excel, Catálogo de Conceptos de IETU y Movimientos de IETU por concepto incluyen los nuevos tipos de conceptos de IETU y en el último reporte se agregó una columna para imprimir los acreditamientos de IETU. 13

14 Novedades BANCOS Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS C443 Beneficio Ahora puedes llevar un mejor control de los gastos ya que CONTPAQ i BANCOS permite pagar los CFD/CFDI recibidos. Configuración A partir de esta versión es posible asociar a los comprobantes fiscales digitales un documento bancario, con lo cual puedes generar el pago, se tenga o no asociado el documento de compra. Este proceso podrás llevarlo a cabo desde los siguientes módulos: Proceso Pagar CFD/CFDI Desde el documento Cheque y Egreso Y utilizando el Calendario Financiero Compatibilidad de versiones Compatibilidad de versiones Para que esta funcionalidad esté disponible es necesario contar con las siguientes versiones de los sistemas comerciales: AdminPAQ CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA CONTPAQ i PUNTO DE VENTA Importante: Si continúas trabajando con las versiones ya adquiridas, sin actualizar a las anteriormente indicadas, por ejemplo, CONTPAQ i BANCOS y AdminPAQ 6.2.4, NO se estarán generando los CFD correctos a pesar de que el Almacén digital los pueda considerar como válidos. Por tal motivo es indispensable contar con las versiones recomendadas. Consideraciones Para realizar el pago de los CFD/CFDI toma en cuenta las siguientes consideraciones: Un CFD/CFDI no puede asociarse a dos documentos de pago. Al generar un pago a un CFD/CFDI no es posible generar otro pago al mismo comprobante. Administrador del Almacén digital Desde el Administrador del Almacén Digital puedes consultar los CFD/CFDI que están asociados a documentos bancarios. Para lograrlo, debes ingresar a la sección Importados por Asociar y activar la pestaña BANCOS. De la misma forma, si un XML está asociado a una compra o una póliza y fue pagada con un documento bancario, podrás consultarlo desde la sección Importados Asociados, en la pestaña BANCOS-COMERCIAL, BANCOS-CONTABILIDAD. 14

15 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Administrador del Almacén digital (continúa) Importados por Asociar En esta sección se incluye lo siguiente: Pestaña Todos: Incluye la columna Asociado a BANCOS, la cual muestra el estado del documento bancario con el que se pagó el CFD/CFDI, estos pueden ser: o Pagado o Proyectado o Blanco (lo que significa que no se ha pagado dicho comprobante) Pestaña BANCOS: Muestra los documentos que han sido asociados a CONTPAQ i BANCOS. Entre la información que incluye está la llave del documento bancario con que se está pagando, así como el estado del documento. Importados Asociados En esta sección se modificaron las etiquetas de las pestañas inferiores para poder relacionar con cada sistema los documentos que han sido asociados. Las búsquedas de comprobantes puedes realizarla por RFC. En la pestaña BANCOS-COMERCIAL, además de la información del documento bancario, se muestra la llave del documento comercial con el que asociaste el comprobante. En la pestaña BANCOS- CONTABILIDAD encontrarás la llave del documento bancario así como la llave del documento contable (póliza) con los que asociaste el comprobante. 15

16 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Administrador del Almacén digital (continúa) Referencia y Observaciones Dentro de las secciones Importados por Asociar e Importados Asociados en el menú flotante que se despliega al hacer clic derecho con el ratón se incluye la opción Información adicional. En la pestaña Referencia y Observaciones: Puedes capturar una Referencia que te servirá para identificar fácilmente los XML y agilizar la búsqueda de éstos al momento de filtrar la información desde las vistas del Administrador. Ejemplo: Al pagar un cheque de gastos de viaje, a las facturas recibidas del empleado Eduardo, podrás capturar una referencia como: Eduardo viaja a Sinaloa. De esta forma cuando busques las facturas de este empleado específico será más fácil buscar los XML cuya referencia comience con la palabra Eduardo. Notas: En el campo Referencia puedes capturar hasta 20 caracteres. Si seleccionaste más de un CFD/CFDI y capturaste una Referencia y Observaciones, esta información será asignada a todos los XML que hayas seleccionado. La pestaña Permisos BANCOS: Muestra los niveles de autorización configurados para realizar el pago de CFD/CFDI. Para mayor información sobre la configuración de estos permisos consulta el cambio C455 en esta carta técnica. 16

17 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Administrador del Almacén digital (continúa) Búsqueda por referencia Una vez que capturaste referencias a los comprobantes fiscales digitales, puedes buscar los CFD registrados con determinada referencia. Para lograrlo, despliega la opción Mostrar filtros y en el campo Referencia captura la referencia por la que deseas filtrar la información. Pagar desde el Documento bancario Desde los documentos bancarios Cheques y Egresos también puedes generar el pago de un CFD/CFDI. Para lograrlo, se habilita el botón Almacén digital, el cual contiene nuevas opciones : Pagar CFD/CFDI Ver CFD/CFDI pagados <Alt+F9> Deshacer el pago a CFD/CFDI Observa que el primer grupo de opciones está relacionado con las pólizas, por ello hacen referencia a la asociación. Todas las opciones que tengan que ver con el pago de los comprobantes, podrás identificarlos porque usan la palabra Pagar. Cómo pago un CFD/CFDI Desde el documento bancario haz clic en el botón Almacén digital y selecciona la opción Pagar CFD/CFDI. Se despliega la ventana Almacén digital / Asociación de CFDs/CFDIs Administrador- Asociados. Selecciona el o los comprobantes que deseas pagar. Haz clic en el botón Asociar Importante: Es posible asociar un CFD a un documento proyectado. En estos casos toma en cuenta que a este tipo de documentos solo podrá asociarse un XML, ya que los documentos proyectados tiene la característica de poder agruparse posteriormente. 17

18 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Pagar desde el Documento bancario (continúa) Cómo veo los CFD/CFDI pagados Desde el documento haz clic en el botón Almacén digital y selecciona la opción Ver CFD/CFDI pagados. Deshacer el pago Desde CONTPAQ i BANCOS puedes deshacer el pago de todos los XML que hayas asociado. Para lograrlo, selecciona la opción Almacén digital Para deshacer el pago a todos los XML a los que asociaste, haz clic en el botón Almacén digital y selecciona la opción Deshacer el pago a CFD/CFDI. Cuando requieras deshacer el pago de un CFD/CFDI específico, selecciona la opción Ver CFD/CFDI pagado, selecciona el XML deseado. Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona la opción Deshacer asociación. Consideraciones Cuando ejecutes este proceso toma en cuenta las siguientes consideraciones: Si el documento bancario tiene asociado un CFD/CFDI y se modifica la cuenta bancaria, el tipo de documento o el folio del documento bancarios, CONTPAQ i BANCOS informará que al continuar se eliminará la asociación al CFD. Si un cheque está pagando un CFD/CFDI no podrá cancelarse ni devolverse, a menos que se deshaga el pago a los CFD/CFDI. Si un cheque o egreso está pagando un CFD/CFDI no podrá traspasarse a otra cuenta bancaria, a menos que se deshaga el pago a los CFD/CFDI. Un Cheque o Egreso, autorizado o emitido respectivamente, no podrá cambiar su estado a proyectado, dado que el CFD/CFDI asociado ya quedó registrado con el estado Pagado. Al borrar un documento bancario que paga CFD/CFDI se deshará la asociación a dichos CFD/CFDI. 18

19 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Pagar CFD/CFDI de forma masiva Al ejecutar este proceso se crearán, de forma masiva, documentos bancarios asociados a CFD/CFDI que hayan sido recibidos; adicionalmente podrás autorizar de manera masiva aquellos documentos proyectados que fueron previamente asociados a los comprobantes. El tipo de documento de pago que se genere al realizar este proceso será unicamente Cheque o Egreso. Nota: El proceso te permite generar un documento bancario por cada CFD/CFDI o agrupar los CFD/CFDI en documentos bancarios por el RFC del XML. Importante: Ten en cuenta que un documento agrupado no podrá ser proyectado, siempre será autorizado. Para ejecutar esta opción ve al menú Documentos y selecciona la opción Pagar CFDs/CFDIs. Busca y selecciona los documentos que quieres pagar. Cómo agrupo los comprobantes El proceso Pagar CFD/CFDIs permite agrupar los comprobantes por RFC. Al activar esta opción puedes pagar con un solo documento los CFD/CFDI que pertenezcan a un mismo RFC; inclusive puedes agrupar documentos proyectados que hayas asociado a los CFD/CFDI de ese mismo RFC. Para este caso, toma en cuenta que al agrupar se consdierará también la cuenta bancaria, por lo que no podrás agrupar documentos de distitnas cuentas. 19

20 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Pagar CFD/CFDI de forma masiva (continúa) Consideraciones Cuando generes nuevos documentos bancarios será obligatorio capturar la cuenta bancaria en la que se generarán los pagos, el tipo de documento bancario a crear y la fecha de emisión, en caso de que se trate de moneda extranjera (pago de los CFD con cuenta bancaria en moneda extranjera o CFDI con moneda extranjera) debes capturar además el tipo de cambio que se utilizará para calcular el importe del documento bancario. Al agrupar, el sistema preguntará -además de los datos anteriores- si deseas capturar un beneficiario del catálogo de beneficiarios o un nombre de beneficiario en específico. Este dato no es obligatorio, por lo que si no lo capturas, se asumirá la razón social o el beneficiario que esté asociado al RFC de los CFD que se están agrupando. Cuando consultes CFD/CFDI que ya habían sido asociados a documentos bancarios proyectados, solo deberás indicar si deseas dejarlos como proyectados, autorizados o agruparlos. Después de capturar los parámetros, se desplegarán los documentos bancarios a crear, si en ese momento deseas cambiar el estado del pago del CFD de proyectado a autorizado, basta con que marques la casilla de la columna Aut, con esto el documento bancario se creará como autorizado, si es nuevo, o se modificará a autorizado en caso de que venga de un documento proyectado. Cuando ya hayas revisado los documentos a crear, haz clic en el botón Procesar. Antes de ejecutar este proceso es necesario que el usuario tenga los siguientes permisos: - Permiso para ejecutar el proceso Pagar CFD/CFDI - Permiso para crear, modificar, borrar Cheques y Egresos. Adicionalmente verifica que la empresa tenga habilitado el permiso Permitir captura de benef/pag desde documentos, esto como parte de la configuración mínima que debe contar la empresa. A qué beneficiario queda registrado el documento bancario El beneficiario al que se asigna el pago intentará corresponder con el RFC registrado en el CFD/CFDI; es decir, al generar el pago, se busca si el RFC del CFD/CFDI está registrado en el catálogo Beneficiarios/Pagadores, en cuyo caso el documento bancario quedará registrado a dicho beneficiario. Notas: En caso que existan más de un beneficiario con el mismo RFC, se asumirá el primero que encuentre, por lo que es importante que revises tu catálogo para asegurarte que corresponda con los RFC de tus XML recibidos. Cuando el RFC no exista en el catálogo Beneficiarios se asumirá la razón social del XML al que se realizó el pago. Cuando estés agrupando comprobantes podrás asignar un beneficiario del catálogo o en su defecto se asumirá el que corresponda de acuerdo al RFC. El importe del documento bancario será el importe total del CFD/CFDI o en su defecto, en caso de que agrupes, el acumulado de los CFD/CFDI agrupados. Casos en que no podrás asociar los CFD/CFDI a documentos bancarios No se podrán realizar asociaciones de CFD a cheques que se encuentren cancelados o devueltos, y de igual forma si el Cheque o el Egreso son traspasados tampoco se podrán realizar pagos a CFD/CFDI. 20

21 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Pago desde Calendario financiero Desde el calendario financiero también puedes realizar el pago de un CFD/CFDI. Para lograrlo, haz clic derecho sobre el documento deseado y selecciona del menu flotante la opción Pagar CFD/CFDI. Al presionar las teclas <Alt+F9> podrás visualizar los CFD/CFDI pagados por el documento bancario; es decir, el comprobante asociado al pago. Cuando presiones las tecla <F9> se mostrará el CFD asociado a la póliza, como se venía haciendo anteriormente. Comprobantes en diferentes monedas Cuando se está pagando un comprobante con una cuenta bancaria en moneda extranjera, CONTPAQ i BANCOS solicita el tipo de cambio del día, el cual se aplicará si la moneda del CFDI es distinta a la de la cuenta bancaria. Adicionalmente, toma en cuenta lo siguiente: No pueden pagarse en un mismo documento los CFDI de monedas extranjeras distintas. El sistema envía un mensaje indicando cuáles CFDI no pudieron asociarse y considerará solo los que sí pueda asociar. La moneda de tu CFDI debe existir en el catálogo de monedas del sistema, con el nombre tal cual esté capturado en el XML, de otro modo no se podrá reconocer como moneda válida. 21

22 Pago de CFD/CFDI desde CONTPAQ i BANCOS, Continuación Flujo de efectivo En cuanto al módulo Flujo de efectivo toma en cuenta las siguientes consideraciones Para aquellos documentos proyectados que tengan asociado: No podrán ser agrupados con la opción agrupar documentos proyectados. Al emitir documentos proyectados, si estos tienen CFD asociado el sistema envía un mensaje informando que no se pueden modificar. Si al intentar traspasar un documento asociado a CFD, envía mensaje informando al usuario que el documento bancario no se puede traspasar porque está pagando un CFD/CFD. Agrupar documentos proyectados Al ejecutar el proceso Agrupar documentos proyectados podrás agrupar varios documentos proyectados en un solo documento bancario. Al hacerlo, se eliminan los documentos proyectados incluyendo las referencias a asociar con AdminPAQ asi como las categorías asociadas. Adicionalmente Se creará un nuevo documento bancario con los CFD que estaban asociados a los proyectados que está agrupando. El nombre del beneficiario seguirá el proceso que ya tiene la utilería actualmente. Los documentos proyectados asociados, serán eliminados como ya lo hace el proceso. Se actualizarán los CFD pertenecientes a los documentos proyectados agrupados, actualizándose su llave con los datos del nuevo documento bancario, estado y usuario autoriza Para ejecutarla ve al menú Documentos y selecciona la opción Agrupar documentos proyectados. Saldo Cero Al ejecutar la utilería Saldo cero a la base de datos, cuando la empresa tenga documentos bancarios que pagan CFD/CDFI se desharán dichos pagos, ya que este proceso borra todos los documentos bancarios. 22

23 Niveles de autorización al pagar CFD/CFDI C455 Beneficio Ahora puedes controlar la autorización del pago de gastos dentro de CONTPAQ i BANCOS gracias a los niveles de autorización requeridos al pagar un comprobante. Configuración A partir de esta versión es posible configurar hasta tres niveles de autorización para realizar el pago de los comprobantes fiscales digitales. Esta funcionalidad te permitirá llevar mejor control de los gastos entre departamentos, por ejemplo. Los niveles de permisos son los siguientes: 1. El primer permiso autoriza que la compra está cerrada 2. El segundo corrobora que el personal de inventarios recibió la mercancía 3. Y el tercero, el tesorero o contador autoriza el pago de dicho documento. Cuando intentes pagar el CFD/CFDI correspondiente a dicha compra, CONTPAQ i BANCOS verificará los permisos y permitirá o no realizar el pago del mismo dependiendo de las autorizaciones que recibió el XML. Para manejar estos niveles de autorización es necesario realizar lo siguiente: Definir nivel de autorización Ve a la ventana Redefinir empresa y en la pestaña 5.Documentos bancarios debes definir qué niveles de autorización serán requeridos al pagar los comprobantes digitales. 23

24 Niveles de autorización al pagar CFD/CFDI, Continuación Definir nivel de autorización (continúa) Entre las opciones disponibles está: Ninguno: La empresa no requiere que se autorice ningún permiso Permiso 1: Se valida que el permiso 1 esté en estado Autorizado. Permiso 1 y 2: Se valida que el permiso 1 y 2 estén en estado Autorizado Permiso 1, 2 y 3: Se valida que el permiso 1, 2 y 3 estén en estado Autorizado Importante: Cada permiso está condicionado o relacionado con el anterior. De forma que al indicar que la empresa utilizará los tres permisos, si el primero no está autorizado el segundo permiso no puede autorizarse y así sucesivamente. Cuando estén autorizados los permisos configurados, será entonces, el momento en que se pueda pagar el comprobante. Asignar permisos a usuarios Una vez especificados los niveles de autorización que manejará la empresa, es necesario que especifiques a cada usuario qué permiso de autorización tiene cada uno. Para lograrlo, ve al menú Empresa, selecciona el submenú Usuarios, opción Catálogo. Habilita el código del usuario al que deseas asignarle el permiso. En la pestaña 1. Documentos desmarca las opciones a las que no tendrá acceso dicho usuario, ya que por omisión los permisos para ejecutar están activos. O bien, realiza las modificaciones al Perfil para que los usuarios que lo utilicen mantengan los permisos configurados, según lo requieras. 24

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