Después seleccionaremos el día y las horas en el calendario y ejecutaremos el menú Acciones -> Organizar una reunión.

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Felipe Arturo Naranjo Ramírez
hace 6 años
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CONVOCAR UNA REUNION En esta apartado veremos cómo crear una reunión para un día concreto, en nuestro ejemplo vamos a crear una reunión de un Comité de Presupuestos para el día 29 de marzo para que

Es muy similar a crear una cita, de forma que abriremos el calendario con un clic sobre el panel de exploración o ejecutando el menú Ir -> Calendario.

1 CONVOCAR UNA REUNION En esta apartado veremos cómo crear una reunión para un día concreto, en nuestro ejemplo vamos a crear una reunión de un Comité de Presupuestos para el día 29 de marzo para que Outlook nos los recuerde mediante un aviso y no se nos pase. Es muy similar a crear una cita, de forma que abriremos el calendario con un clic sobre el panel de exploración o ejecutando el menú Ir -> Calendario. en Después seleccionaremos el día y las horas en el calendario y ejecutaremos el menú Acciones -> Organizar una reunión. A continuación debemos agregar los destinatarios de la convocatoria haciendo clic sobre Agregar otros (desde nuestra libreta de direcciones) o cumplimentado las direcciones directamente debajo del apartado de Todos los asistentes y después haremos clic sobre el botón Crear Reunión. 1

Finalmente haremos clic sobre el botón Enviar (en el caso que deseemos enviar una invitación mediante un

2 En el siguiente cuadro contextual debemos cumplimentar: el asunto de la reunión, el día, las horas, etc. Después haremos clic sobre el botón Guardar. Finalmente haremos clic sobre el botón Enviar (en el caso que deseemos enviar una invitación mediante un correo electrónico a los asistentes de la reunión). Si, posteriormente, necesitásemos modificar las condiciones de la reunión haremos un clic sobre el botón Programación. 2

En este caso hemos seleccionado que Outlook emita un aviso visual y acústico 15 minutos antes de la cita y el día 29 de marzo a las 10:45, esto es lo que veremos.

3 En este caso hemos seleccionado que Outlook emita un aviso visual y acústico 15 minutos antes de la cita y el día 29 de marzo a las 10:45, esto es lo que veremos. IMPORTANTE: Outlook emitirá estos avisos únicamente cuando se encuentre abierto (en ejecución).. Al igual que en las citas podemos crear una periodicidad, es decir crear reuniones periódicas. REUNIONES PERIODICAS Las reuniones periódicas se caracterizan porque vamos a definir la frecuencia de las reuniones (que podrá ser diaria, semanal, mensual o anual). En este ejemplo vamos a crear una reunión para todos los días de la semana hábiles y durante 1 mes. Para ello debemos abrir nuevamente el calendario con un clic sobre exploración o ejecutando el menú Ir -> Calendario. en el panel de A continuación ejecutamos el menú Acciones -> Nueva reunión periódica. 3

En la siguiente pantalla, iremos a la pestaña Cita para especificar: el asunto de la reunión y la ubicación de la

4 En este ejemplo vamos a programar una reunión todos los días de la semana laboral durante 1 mes, de 9:00 a 9:30, ahora un clic sobre el botón Aceptar. En la siguiente pantalla, iremos a la pestaña Cita para especificar: el asunto de la reunión y la ubicación de la misma, así como el aviso acústico que deseamos que emita Outlook, el color de la etiqueta que deseamos que se muestre en el calendario, las direcciones de correo de otros asistentes (en su caso), etc. 4

una invitación mediante un correo electrónico a los asistentes de la reunión).

5 Después haremos clic sobre el botón Guardar. Finalmente haremos clic sobre el botón Enviar (en el caso que deseemos enviar una invitación mediante un correo electrónico a los asistentes de la reunión). Si, posteriormente, necesitásemos modificar las condiciones de la reunión haremos un clic sobre el botón Programación. 5

Podemos agregar más asistentes a las reuniones: Haciendo clic sobre el botón Agregar otros, para incluir nuevos asistentes de nuestra libreta de direcciones.

6 Podemos agregar más asistentes a las reuniones: Haciendo clic sobre el botón Agregar otros, para incluir nuevos asistentes de nuestra libreta de direcciones. O mecanizando la dirección directamente sobre la relación de asistentes. Para finalizar haremos un clic sobre el botón Guardar. Podemos observar que han quedado registradas todas las citas en el calendario. La función de reuniones en Outlook es muy similar a la de citas, por lo que la gestión de las mismas se ha refundido en un mismo artículo (ver artículo Gestión de las citas y reuniones ). 6

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