MANUAL DE USUARIO GERENTE DE ADMINISTRACIÓN. Gerente de Administración Página 1 de 19

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1 MANUAL DE USUARIO GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Gerente de Administración Página 1 de 19

2 ÍNDICE 1. Introducción Generalidades 1.2 Flujo de movimientos. 2. Gastos 2.1 Solicitud de gastos de viáticos 2.2 Anticipo. 2.3 Comprobante de gastos de viaje. 2.4 Caja chica. 3. Cuentas por Pagar. 3.1 Anticipo. 4. Cuentas por cobrar 4.1 Devolución de anticipos. 5. Ventas 5.1 Factura motocicletas. 6. Tesorería. 6.1 Solicitud de depósito. 6.2 Depósito Cheque 6.4 Transferencias. 6.5 Inversiones. 7. Recursos Humanos. 7.1 Evaluaciones. 7.2 Catálogo de personal. 7.3 Puestos Jornadas. 8. Reportes. 8.1 Cuentas por Cobrar. 8.2 Cuentas por Pagar 8.3 Tesorería. 8.4 Gastos Gerente de Administración Página 2 de 19

3 INTRODUCCIÓN GENERALIDADES El gerente de administración es responsable, en su mayoría, de autorizaciones referentes al manejo de dinero, debido a su función como administrador de la empresa su labor es supervisar y ejecutar actividades de varias áreas por lo que su participación dentro del proceso global es imprescindible. Durante este manual se mostrarán los procesos donde interviene. Gerente de Administración Página 3 de 19

4 ANTECESOR MÓDULO DE GASTOS SUCESOR Solicitud de gastos de viáticos Anticipo Solicitud Cheque Solicitud rechazada Solicitud de transferencia Solicitud Cheque Anticipo Comprobante Solicitud de transferencia Caja Chica Autorización Solicitud de Cheque Solicitud de transferencia MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR Nota de Crédito Devolución Solicitud de cheque Anticipo Gerente de Administración Página 4 de 19

5 ANTECESOR MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR SUCESOR Anticipo Entrada Compra Gasto ANTECESOR MÓDULO DE TESORERÍA SUCESOR Solicitud de depósito Depósito Depósito electrónico Solicitud de cheque Cheque Cheque electrónico Transferencia Gerente de Administración Página 5 de 19

6 Movimientos GASTOS Solicitud El movimiento solicitud en el módulo de Gastos lo capturará cada responsable cada vez que solicite un anticipo para gastos de viáticos. Las solicitudes que estén en espera de autorización por parte del gerente de administración se verán en el tablero de control de la siguiente forma. Cuando el movimiento Solicitud contiene el ícono será necesario abrirlo y afectar para generar un anticipo. Gerente de Administración Página 6 de 19

7 Una vez generado el anticipo se ingresará la cuenta de dinero de la cual se generará el cheque o transferencia. Cuando la cuenta es ingresada el movimiento anticipo se afecta para quedar en estatus PENDIENTE. Este Movimiento genera automáticamente una Solicitud de cheque o Solicitud de Transferencia. Comprobante Un comprobante es capturado por el responsable que comprobará el anticipo y una vez que esté listo aparecerá en el tablero de control como sigue: Gerente de Administración Página 7 de 19

8 El símbolo quiere decir que el movimiento se encuentra en Espera de Autorización. Gerente de Administración Página 8 de 19

9 Al abrirlo la bandera de situación se encuentra habilitada por lo que una vez que se decide autorizar se debe dar clic en el icono y cambiar la situación contabilidad continúe con el proceso de revisión. a Autorizado. Para que Una vez autorizado debe ser guardado estatus. para que Contabilidad pueda visualizar el nuevo Solicitud Rechazada El movimiento Solicitud rechazada se genera a partir de una Solicitud de Anticipos desde el módulo de gastos. Se debe dar clic en el botón de afectar en el movimiento solicitud Una vez afectada la solicitud y generada la Solicitud Rechazada se da clic en el botón Afectar para concluir el movimiento. Gerente de Administración Página 9 de 19

10 Caja Chica El movimiento caja chica es capturado por el responsable de cada una de las cajas chicas, este movimiento al igual que el comprobante debes er revisado y una vez que se decide autorizarlo se debe dar clic en el botón de situación para cambiarlo a Autorizado una vez autorizada se genera la correspondiente solicitud de cheque a nombre del empleado responsable de la caja chica, en el tablero de control aparece como sigue: Gerente de Administración Página 10 de 19

11 Al igual que el comprobante los movimientos que estén por autorizar aparecen con este icono Una vez que se decida autorizar es necesario entrar al movimiento y dar click en el botón de situación para cambiarla a Autorizada de esta forma se da luz verde para que el departamento de contabilidad valide los requerimientos fiscales de cada uno de los comprobantes. CUENTAS POR PAGAR Anticipo El movimiento Anticipo será capturado por asistentes administrativas, gerentes y encargados de área cuando se requiera realizar una compra de contado o que requiera anticipo. El movimiento anticipo requiere de una autorización ya que de esto se deriva la compra de mercancía o activo fijo. En el tablero de control de Cuentas por Pagar aparecerá como sigue: Gerente de Administración Página 11 de 19

12 El icono indica que require de una a utorización por lo que es necesario abrir el movimiento para poder indicar la cuenta de la cual se emitirá el pago por concepto de anticipo y para autorizar la operación. Una vez que se decida autorizar es necesario entrar al movimiento y dar click en el botón de situación para cambiarla a Autorizada de esta forma se da luz verde para que el departamento de contabilidad valide los requerimientos fiscales de cada uno de los comprobantes. Al indicar esto es necesario afectar el movimiento para que se genera la Solicitud de Cheque o Transferencia correspondiente y el estatus del movimiento queda como PENDIENTE CUENTA POR COBRAR Devolución Anticipos. El movimiento Devolución Anticipo se realiza cuando un cliente decide cancelar su pedido el movimiento debe generarse como nuevo y posteriormente llenar los datos como sigue: Gerente de Administración Página 12 de 19

13 Movimiento: Devolución Anticipo. Fecha Emisión: La fecha de registro del movimiento. Moneda: Moneda en que se le devolverá el anticipo. Cliente: Clave del cliente quien pagó el anticipo. Cuenta de Dinero: Cuenta bancaria de la cual se emitirá el cheque o tranferencia. Importe: Monto de la devolución sin impuestos. Impuestos: Monto equivalente a la tasa de impuestos. Concepto: Devolución de anticipo. Forma: Forma de pago en que se le devolverá el anticipo al cliente. Referencia: Número de volante emitido al cliente. Una vez que los datos son ingresados se da clic en el botón afectar para que el movimiento quede en estatus CONCLUIDO. Gerente de Administración Página 13 de 19

14 Devolución de Dinero por Nota de Crédito. Cuando el cliente solicita la devolución de su dinero al devolver mercancía el asistente administrativo marca la nota de crédito con una situación por lo que en el tablero del Gerente de Administración se verá como sigue: El movimiento debe ser abierto y posteriormente afectarlo para generar una Devolución. Gerente de Administración Página 14 de 19

15 Al generar el movimiento Devolución será necesario indicar la cuenta de dinero de la cual se emitirá el cheque o transferencia y afectar nuevamente el movimiento para dejarlo en estatus CONCLUIDO Gerente de Administración Página 15 de 19

16 VENTAS Factura motocicletas El movimiento factura motocicletas debe ser autorizado por el gerente de administración para que el vendedor pueda imprimir la carta factura al igual que los demás movimientos aparece con un icono de Alerta en espera de autorización. Se debe entrar al movimiento y oprimir el botón de situación para autorizarlo. Nota: Una vez que la situación es afectada se debe dar clic en el botón de guardar de los anticipos se puede consultar en Reportes / Cuentas por Cobrar / Pendientes.. Para aseugrarlse Gerente de Administración Página 16 de 19

17 TESORERÍA Solicitud de Depósito, Depósito y Depósito Electrónico. Al momento de registrar un cobro o un anticipo en el módulo ventas o cuentas por cobrar se verá reflejado en el módulo de tesorería con el movimiento Solicitud de Depósito. Este movimiento aparece pendiente hasta que el encargado de bancos confirme el depósito. Una vez que el depósito sea confirmado será necesario abrir el movimiento para afectarlo generar el Depósito o Depósito Electrónico (según sea el caso). y Una vez que se genero el movimiento correspondiente se deben ingresar las referencias correspondientes y posteriormente afectar el movimiento para quedar en estatus CONCLUIDO Gerente de Administración Página 17 de 19

18 El movimiento depósito queda en estatus concluido y con la situación por default en En firme sin embargo para el caso de depósito con cheque será necesario dar clic y ponerla en estatus Salvo buen cobro hasta que el cheque sea depositado en firme. Evaluaciones Personal Gerente de Administración Página 18 de 19

19 Puestos Jornadas Gerente de Administración Página 19 de 19

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