Manual ERP BIOLOGOS SISTEMA DE GESTIÓN DEL COLEGIO OFICIAL DE BIOLOGOS DE CANARIAS

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1 Manual ERP BIOLOGOS SISTEMA DE GESTIÓN DEL COLEGIO OFICIAL DE BIOLOGOS DE CANARIAS 1

2 Contenido 1. INTRODUCCIÓN BARRA DE OPCIONES GENERALES... 7 Ayuda contextual ÁREA MI PERFIL: Mi cuenta Mi perfil Mi agenda Mis documentos personales Buzón del colegiado SERVICIOS CERTIFICADO Y SOLICITUDES ACCESORIOS BIBLIOTECA DOCUMENTAL COBCAN FAVORITOS PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES

3 1. INTRODUCCIÓN La OFICINA VIRTUAL DEL COLEGIO OFICIAL DE BIÓLOGOS DE CANARIAS es una iniciativa tecnológica basada en el diseño y desarrollo de un nuevo sistema de gestión y explotación multicanal y multiusuario. Es una clara apuesta por la mejora de los servicios, la accesibilidad, utilidad, flexibilidad y eficiencia hacia los colegiados, a través de un único canal integrado de servicios on line. Desde dicho canal se habilita a cada colegiado, una cuenta segura para el acceso directo a un espacio web integrado y personalizado de comunicación, interacción, participación y servicios con el Colegio que pone a su disposición desde un único punto, accesible vía Internet y personalizado a cada usuario, teniendo en cuenta su perfil, su rol y sus permisos asociados. Para poder acceder a la Oficina Virtual del COBCAN se debe acceder a través de la ruta actual habilitada actual y directa que es: Dicho acceso también se encuentra accesible a través de una sección "Oficina virtual" situada en el Portal Web del COBCAN ( en la sección izquierda que da acceso directo a la pantalla de bienvenida del sistema. Figura 1: Acceso a la Oficina Virtual 3

4 Al presionar sobre la sección de la Oficina Virtual se nos cargará en una ventana aparte del navegador la pantalla de bienvenida al sistema ERP BIOLOGOS tal y como aparece a continuación: Figura 2: Acceso de entrada con cuenta segura para el acceso al ERP BIOLOGOS (Oficina Virtual). Desde el acceso de entrada se debe disponer de una cuenta de acceso formada por un nombre de usuario y una clave en el sistema para poder acceder. Si se dispone de dicha cuenta y si es correcta accederás al escritorio interno de gestión. Si no se dispone o no se recuerda la cuenta de acceso se puede recuperar con un sistema de generación de claves presionando en el enlace denominado " Aún no tienes tu cuenta como colegiado?". Al presionar en la misma accederás a la siguiente ventana: 4

5 Figura 3: Acceso a la generación y envío de la cuenta de acceso como usuario colegiado. Dicha ventana te solicita que introduzcas tu número de colegiado con el formato que se expone en el ejemplo presentado. Una vez se haya introducido el número de colegiado, se presiona en el botón de "Nueva contraseña" y se le notificará el envío de su nueva clave a la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta del colegiado (usuario) en la base de datos registrada del sistema. En el caso que haya una equivocación o no encuentre dicho número de colegiado se lo notificará y le pedirá que lo introduzca de nuevo o que se ponga en contacto con el Colegio para poder resolver su incidencia. Lo importante es garantizar que cada colegiado o usuario asociado disponga de un número de colegiado con un formato correcto y de un correo electrónico válido donde remitirle la cuenta nueva asociada. En el caso que el colegiado (usuario) quiera posteriormente cambiar su contraseña por su clave anterior u otra, podrá hacerlo internamente a través de la opción "mi cuenta" situada en la sección "Mi Perfil". Si suponemos que ya dispone de la cuenta y de la clave adecuada, la introducimos en la entrada y presionamos en "Acceder". Al hacerlo entraremos en el escritorio principal de gestión personalizado, que dispondrá de todas las opciones de gestión y de herramientas asociados a tu perfil o rol en el sistema ERP del Colegio. 5

6 Figura 4: Ejemplo de escritorio principal de la Oficina Virtual del Colegiado Si se accede como administrador del sistema, tal como será en el caso del personal administrativo o responsable del Colegio, nos saldrá un escritorio central completo con todas las opciones de las áreas de gestión que pasamos a comentar a continuación: 6

7 2. BARRA DE OPCIONES GENERALES Figura 5: Barra superior de opciones generales del sistema y barra de navegación básica. La barra de opciones generales es el área de opciones de ámbito general centradas en dar información del usuario que está en ese momento en el sistema y su rol en el mismo (parte superior izquierda), dar un acceso general para volver a la pantalla de inicio de gestión (a través de la opción "inicio") y también de dos opciones más (situadas a la derecha) que son la "ayuda contextual" como el icono del salvavidas y la opción "cerrar sesión" que nos permitirá salir de forma segura del sistema a la parte pública. A fin de identificar las opciones comentadas pasamos a listarlas junto con su icono identificativo asociado: 7

8 IDENTIFICACIÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN Acceso a la ayuda contextual. Dicha ayuda permite informarse, incluir notas, trucos y Ayuda contextual ayuda por parte de usuarios con permisos para mejorar las opciones de ayuda al usuario dentro del sistema Opción cerrar sesión. Presionando sobre Cerrar sesión esta opción, te permite salir del sistema de una forma segura liberando tu sesión del navegador Opción volver a Inicio. Cuando se encuentra en una sección determinada Volver a Inicio interna y se quiere volver a la página principal de inicio de gestión se dispone de está opción. Tabla 1: Opciones operativas de la barra de opciones generales. 8

9 Ayuda contextual Al presionar en la Ayuda contextual y dependiente del área del sistema que te encuentres te mostrará una información general explicativa específica de la sección. Dicha información se muestra dentro de una viñeta específica tal y como mostramos a continuación: Figura 6: Visualización de opciones de la ayuda contextual, según el área donde te encuentres. Ejemplo de dos de ellas. 9

10 3. ÁREA MI PERFIL: Figura 7: Sección funcional del sistema asociada a herramientas personales del usuario colegiado Este área incluye las diferentes herramientas de uso personal que cualquier usuario (colegiado, administrativo, etc.) dispondrá dentro del sistema ERP de Biologos. Están organizados por diferentes secciones que realizan funciones distintas. 10

11 IDENTIFICACIÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN Desde la sección "mi cuenta" se puede Mi cuenta gestionar los datos y opciones asociados a tu cuenta personal en el sistema Desde la sección "mi perfil" puedes gestionar los datos y opciones asociados a Mi perfil tus datos personales, profesionales, económicos, etc. Incluidos en el sistema como usuario general o colegiado Desde la sección "mi agenda" puedes incluir los eventos o actividades personales Mi agenda dentro de tu entorno en el Colegio, así como elegir si se desea publicar algún evento a nivel general Desde la sección mis documentos podrás Mis documentos personales visualizar los documentos asociados que tengas a nivel personal, con posibilidad de compartirlos con otros grupos o públicos en el Colegio 11

12 Desde la sección Buzón del colegiado Buzón del colegiado podrás enviar un mensaje o consulta al Colegio para que lo reciba directamente la persona responsable Tabla 2: Opciones operativas de la Sección 'Mi Perfil'. Mi cuenta Desde la sección "mi cuenta" puedes gestionar los datos y opciones asociados a tu cuenta personal en el sistema. En concreto puedes gestionar los siguientes campos de información: Campo usuario. Campo clave. Nombre y apellidos de la persona. Correo electrónico asociado a la cuenta (envíos de notificación). Datos de consulta de su perfil de permisos de cuenta. En qué áreas de trabajo está activo dentro del sistema del Colegio. Tiempo en el que se establece que caduque la sesión de su cuenta. Cada usuario de esa manera podrá establecer sus criterios de seguridad en cuanto a su sesión. 12

13 Idioma con el que quiere trabajar el usuario en el sistema. Por defecto puede trabajar en español, pero podría seleccionar otros idiomas disponibles. Una vez se haya realizado los cambios o consultar la información del perfil se puede presionar sobre el botón "Guardar" y se guardaran los cambios realizados asociados. Figura 8: Módulo funcional del sistema asociada a herramientas personales del usuario colegiado. Mi perfil Desde la sección "mi perfil" puedes gestionar los datos y opciones asociados a tus datos personales, locativos, académicos, profesionales, económicos, etc. asociados en la base de datos de usuarios colegiados del sistema. Desde esta sección cualquier colegiado podrá tener actualizado y gestionar sus datos en el sistema del Colegio. Cuando accedes a la sección se presentan un conjunto amplio de datos (organizados por áreas temáticas) que se tienen recogidas en su ficha personal del colegiado usuario que son: 13

14 à Datos personales Foto y opción de subida de la fotografía asociada a la ficha. Subida de fichero de foto. Primer apellidoà campo de texto. Segundo apellidoà campo de texto. Nombreà campo de texto. Número de identificación (DNI/NIE). Ej. formato F. Fecha de nacimiento (Ej. Formato dd/mm/aaaa). Lugar de nacimientoà campo de texto. Poblaciónà campo de texto. Provinciaà campo de texto. Sexoà Selección disponible (hombre ó mujer). Documento de Curriculum Vitae. CVà Formulario de subida de ficheros de CV y enlace para descarga del mismo. Si el usuario acepta la política de privacidad que incluye el colegio. Se deberá leer las condiciones y presionar sobre la casilla para aceptar la política de protección de datos. Casilla de LOPD (leído y aceptado) à casilla de verificación. 14

15 à Datos básicos del colegiado Número de colegiadoà formato alfanumérico. Fecha de colegiaciónà (Ej. Formato dd/mm/aaaa). à Relación con el centro (Colegio) entidad Relación en el organigrama del Colegioà campo de opciones a elegir. Funciones y procesos asociados que realiza en el Centro (es decir en el Colegio)à campo de opciones a elegir. 15

16 Figura 9: Gestión del perfil de contacto. Datos personales, datos básicos asociados al colegio Biólogos y la relación con el Centro (Colegio) / Entidad. à Datos de contacto Teléfono fijo de contactoà campo numérico. Teléfono móvil de contactoà campo numérico. Número de faxà campo numérico. Correo electrónicoà Ej. Formato (usuario@dominio.sufijo obrito@proyectran.com). 16

17 Dirección de contacto (si la tuviera)à Campo de texto. Población de contactoà Campo de texto. Código postalà Campo numérico. Provinciaà Campo de texto. Estadoà Campo de texto. Dirección envíos postales (por si fuera diferente a la de contacto habitual)à Se rellena en el caso que exista una dirección alternativa postal frente a la dirección de referencia. Población envío postalesà Se rellena en el caso que exista una población alternativa postal frente a la población de referencia. Código postal para envíos postalesà Se rellena en el caso que exista código postal para los envíos frente a la dirección de referencia. Provincia para envíos postalesà Se rellena en el caso que exista una provincia alternativa postal frente a la provincia de referencia. Estado para envíos postalesà Se rellena en el caso que exista un Estado alternativo postal frente al Estado de referencia. à Redes sociales. Son datos opcionales de información en redes sociales para la dinamización, junto con los colegiados. MSN. Se incluirá la dirección de contacto en MSN que se disponga si la tiene. 17

18 Yahoo. Se incluirá la dirección de contacto en Yahoo que se disponga si la tiene. Twitter. Se incluirá la dirección del espacio Twitter que se disponga si la tiene. Facebook. Se incluirá la dirección de Facebook que se disponga si la tiene. LinkedIn. Se incluirá la dirección de LinkedIn que se disponga si la tiene. Google Plus: Se incluirá la dirección de Google plus que se disponga si la tiene. Figura 10: Gestión del perfil de contacto. Datos de contacto, postal y espacios en redes sociales o profesionales. 18

19 à Datos profesionales Campo de conocimiento. Se seleccionará de una lista ya predefinida de campos de conocimiento. Se seleccionará una opción y se asignará a tu ficha profesional à Campo de opciones para selección individual. Figura 11: Listado de opciones a seleccionar desde el campo de conocimiento Actividad profesional asociada. Seleccionando sobre el botón de Escoger opciones, nos aparecerá una matriz de diferentes opciones que pueden seleccionarse para poder asignar las actividades profesionales en las que tiene competencias el colegiado o usuario asociado. Se presentan diferentes pestañas organizadas por grupos de actividad profesional. 19

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21 Figura 12: Matriz de opciones de selección de actividades profesionales para asignar a la ficha profesional del colegiado usuario. Tipo de centro. En esta opción se puede seleccionar entre tipo de centro público o privado donde se realiza la actividad profesionalà campo de opción Situación de habilitación profesional. Puede seleccionar entre la opción activo, no activo o sin definirà campo de opción. Continúa dos viñetas más abajo. Sección informativa sobre la habilitación profesional donde se explica más en detalle lo que implica estar habilitado profesionalmenteà texto informativo aclaratorio En función de la situación en la que te encuentres activo e inactivo las opciones para incluir datos serán distintas. En el caso de estar en situación de activo rellenarás los siguientes datos: Nombre de la empresaà campo de texto Cargo ocupadoà campo de texto Actividad que desarrollaà campo de texto 21

22 Está interesado en peritaje?. Se elije sobre un cuadro de marcación (marcado o no marcado que equivale a si/no)à campo de marcación (si/no marcado / no marcado) Sección ocupado. Donde añaden otras ocupaciones referentes en sus actividades profesionalesà campo de texto Demandante de empleo. Se elije sobre un cuadro de marcación (marcado o no marcado que equivale a marcar que si/no eres demandante de empleo). En el caso de que estés activo y no seas demandante de empleo no marcarás la opción de Demandante de empleo. Si lo eres marcas que eres demandante de empleo y se debe incorporar el DARDE, mediante una herramienta de subida que lo adjunta a la ficha de la persona (botón seleccionar archivo). Desde el mismo se busca en su equipo en local el archivo DARDE digitalizado (preferentemente en formato pdf y el nombre sin dejar espacios entre las palabras) para su subida a la ficha del colegiado- usuario. Figura 13: Cuadro de examinar archivo para seleccionar en tu equipo informático el archivo DARDE para ser subido a la ficha profesional del colegiado usuario. 22

23 Nota aclaratoria: Dependiendo del sistema operativo que se utilice la vista anterior puede cambiar, pero en definitiva se mostrará un listado de archivos para que selecciones el DARDE activo a subir al sistema. Una vez se haya subido podrás presionar sobre un botón existente denominado DARDE y podrás ver el fichero DARDE subido que se muestra en ventana a parte en el navegador. Figura 14: Opciones de selección profesional en el caso que se marque la opción de no activo (fundamentalmente) y que aparecen también en la opción de activo. Jubilado. Si la persona asociada a la ficha ya está jubilado deberá marcar la opción Jubilado a través de una casilla que se marca o se desmarca. Con ello quedará constancia de su situación en el sistema que puede afectar a diferentes acciones en el sistema como la situación del tipo de cuota que se le asigne. En función de la situación en la que te encuentres activo e inactivo las opciones para incluir datos serán distintas. En el caso de estar en situación de no activo te aparecerán solo los datos asociados con esta situación y rellenarás los siguientes: Casilla de verificación de si eres o no demandante de empleo, marcando sobre el cuadro asociado. Sistema de inclusión del DARDE (tal y como se explicó anteriormente) Casilla de verificación de jubilado de si eres o no jubilado, marcando sobre el cuadro asociado. 23

24 Figura 15: Opciones de selección profesional en el caso que se marque la opción de no activo (fundamentalmente). Figura 16: Área de incorporación de datos. Área profesional. Ficha del colegiado usuario, dentro de sección mi perfil. à Datos académicos. Es la sección donde se incluyen los datos académicos del colegiado usuario más importantes. En la misma se incluyen: 24

25 Título de licenciado en. Se incluye los datos del título y centro donde se le otorgó. à Campo texto. Facultad. Facultad donde realizó la licenciaturaà Campo texto. Sección. Introducir secciónà Campo texto. Especialidad / Rama. Indicar la especialidad o ramaà Campo texto. Seleccionar la Universidad donde se consiguió el título de un listado existenteà Campo listado. En el modo consulta, no se puede modificar la universidad. Es sólo lectura. Año donde consiguió licenciaturaà Campo texto. Datos del examen de Grado Tesina en el que caso que lo haya realizado. Título, calificación y la fecha en la que se consiguióà Campo texto. Datos de tesis de doctorado, junto con el título, calificación y fecha asociadaà Campos de texto. Documentación acreditativa de las titulaciones académicas: Título. Nombre del título en la titulaciónà Campo texto. Expedido en. à Campo texto. Fecha de expediciónà Campo texto. Folio (M.E.C.)à Campo texto. Número (Nº)à Campo numérico. Código registroà Campo texto. 25

26 Localidadà Campo texto. Folio de registroà Campo texto. Nº. Número asociado al registroà Campo numérico. Resguardo. Datos del resguardoà Campo texto. Localidadà Campo texto. Fechaà Campo texto. Figura 17: Apartado de incorporación de datos. Datos académicos y de documentación acreditativa. Ficha del colegiado usuario, dentro de sección mi perfil. 26

27 à Datos cuotas y observaciones Se incluyen los datos básicos relacionados con la entidad bancaria asociado a cada colegiado usuario, donde se debe incluir: Entidad bancariaà campo listado para elegir la entidad adecuada. Número de la entidad bancariaà Número entidad de la oficina. Titular de la cuenta bancariaà Campo texto. Observaciones. Dentro del área de observaciones o información complementaria, incluimos datos de: Fecha de nacimiento o aniversarioà Campo fecha (dd/mm/aaaa). Notas complementarias. Información complementaria del colegiado usuario à Campo texto ampliado. Interesesà Información sobre diferentes aspectos de intereses que quiera incluir en el mismo. 27

28 Figura 18: Apartado de incorporación de datos. Cuotas (datos bancarios) y observaciones. Ficha del colegiado usuario, dentro de sección mi perfil. Mi agenda Desde la sección de mi perfil se dispone de la posibilidad de visualizar una agenda de consulta de diferentes eventos o actividades recordatorios del Colegio, que además puede asociarse a eventos específicos personalizados (del Colegio a un colegiado concreto). Para ello se presenta la agenda en formato 28

29 Figura 19: Módulo de mi agenda, dentro de la sección 'Mi perfil'. Mis documentos personales La sección de documentos personales en el ámbito de administración se puede disponer de un área personal de documentos (privado), al mismo tiempo que pueda gestionarse documentos que pueden estar dentro de un grupo de usuarios determinado o visibles a todos los usuarios. Ellos nos permitirá disponer de un repositorio de documentos que pueden utilizarse para diferentes usos, según las preferencias del Colegiado. Al entrar nos encontramos con una pantalla integrada que te permite tres áreas de operaciones que son: Área de búsqueda de documentos según diferentes criterios: Búsqueda por palabra abierta Por tipo de documento 29

30 Por proyecto o actividades registrada Listado de documentos filtrados, según el criterio elegido. Dicho listado puede gestionarse (rastrearse, editarse o borrarse), si dispones de permisos para ello. Creación de nuevos documentos, junto con toda la información que se solicita para su nuevo registro. A continuación visualizamos una pantalla relacionada con el área de búsqueda y una vez se ha buscado el listado de documentos personales filtrados. Figura 20: Módulo de 'Mis documentos personales', dentro de la sección 'Mi Perfil'. Si seleccionamos un registro de documento personal (creado por tu usuario), podemos gestionarlo desde el listado filtrado de búsqueda: Rastreo del documento (si dispones de permisos para ello). Si presionamos sobre dicha opción te presenta las posibles acciones que se hayan hecho sobre el registro de este documento. Ponemos un ejemplo a continuación: 30

31 Figura 21: Pantalla de registro de actividad de un documento personal del usuario en curso en el sistema Actualizar de datos del documento asociado (si dispones de permisos para ello) Figura 22: Pantalla de actualización o edición de un documento personal del usuario en curso en el sistema 31

32 Borrado del documento (si dispones de permisos para ello) Figura 23: Borrado de un documento personal del usuario en curso en el sistema. Al presionar sobre la opción de borrar documento, te pregunta sobre el mismo, si deseas borrarlo realmente. Si aceptas borrarlo, presiona en el botón "Aceptar" y si no deseas borrarlo, presiona en el botón "Cancelar". Para la creación de un nuevo documento personal, dispones de un formulario en la parte inferior de la misma venta que te permitirá hacerlo. A continuación se muestra la pantalla de dicho formulario: Figura 24: Módulo de 'Mis documentos personales'. Creación de nuevos documentos 32

33 Como se puede observar en la pantalla para dar de alta un documento debes rellenar: Área de trabajo asociadaà Seguramente no se cambia, porque será en la misma área de trabajo del colegiado. Si se dispusiera de otras áreas de trabajo podrías elegir registrar este documento en otras áreas de trabajo o en todas a las que tengas acceso. Clasificación del documento. En el mismo se incluyen dos opciones que son: Tipo de documento. Se nos muestran los tipos existentes de documentos para poder clasificar el nuevo documento que vamos a crear en el sistemaà Campo listado de opciones, con los siguientes campos. Por proyecto. Se pueden asignar nuevos documentos personales a proyectos o actividades dadas de alta en el sistema, siempre y cuando estuvieras asociado a un proyecto. Datos del documento: Fecha de actualización y registro del documentoà Campo fecha (Ej. dd/mm/aaaa). Título del documentoà campo texto. 33

34 Versión del documentoà campo texto. Resumen del documentoà campo de texto largo. Subida del fichero o documento asociado à campo de adjuntar ficheros. Ámbito de publicación y visibilidad con tres posibilidades (privado, grupo y público). Una vez se ha rellenado todos los datos necesarios para dar de alta un documento personal, presionamos sobre la opción "Crear". Al hacer esto el documento pasará al listado de documentos personales disponibles en el sistema asociados a tu cuenta. Buzón del colegiado Una manera sencilla y directa de contactar con el Colegio es enviar mensajes de consulta o de otra índole como miembro o colegiado al Colegio Oficial. Dichos mensajes le llegarán directamente a la persona responsable de atender a los colegiados y podrá conocer los datos de comunicación para poder responderle adecuadamente. Simplemente de deberá escribir el cuerpo del mensaje que se desee y presionar sobre la opción de "Enviar". Esperando unos segundos, el sistema le dará confirmación del envío del mensaje. El propio Colegio le contestará a su mensaje a la mayor brevedad posible. 34

35 Figura 25: Módulo del 'Buzón del colegiado', dentro de la sección 'Mi perfil' Figura 26: Módulo del 'Buzón del colegiado', dentro de la sección 'Mi perfil'. Confirmación de mensaje de colegiado enviado al Colegio. Al presionar al botón de OK, volveremos a la pantalla inicial del buzón del colegiado. Ya hemos finalizado de describir las opciones disponibles en el área funcional de "Mi perfil". A continuación comenzaremos a explicar el área funcional de "Servicios", donde encontraremos módulos funcionales y opciones operativas interesantes para la gestión del Colegio y del propio Colegiado. Se irán ampliando poco a poco las opciones de servicio al colegiado, pero actualmente está activa un servicio que pasamos a comentar. 35

36 4. SERVICIOS Figura 27: Área funcional del sistema asociada a servicios En el Área funcional de "Servicios" se engloban el conjunto de servicios orientados al colegiado y de comunicación directa con el Colegio que en cada momento estén disponibles. Actualmente está disponible el servicio de emisión de "Certificados y solicitudes". Comenzaremos por explicar de forma resumida el mismo, para posteriormente explicarlo más detalladamente. 36

37 IDENTIFICACIÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN Módulo de generación de certificados y Certificados y solicitudes solicitudes, serán los documentos que un colegiado puede solicitar al Colegio, pudiendo hacerlo vía on line, desde la oficina virtual. Tabla 3: Opciones operativas de la sección 'Servicios'. CERTIFICADO Y SOLICITUDES Módulo de generación de certificados y solicitudes, serán los documentos que un colegiado puede solicitar al Colegio, pudiendo hacerlo vía on line, desde la oficina virtual. 37

38 Figura 28: Módulo de Certificado y solicitudes. En esta página salen clasificados por pestañas, en certificados y solicitudes, los documentos que un colegiado puede solicitar al colegio. Los documentos se rellenarán con los datos del colegiado con la sesión activa. Los documentos se descargan pulsando la flecha verde apuntado hacia abajo. Si el colegiado lo desea puede contactar con el colegio, con el formulario que sale al pulsar el botón Contactar con mi colegio. 38

39 Figura 29: Módulo de Certificado y solicitudes. Certificado (1). Figura 30: Módulo de Certificado y solicitudes. Certificado (2). 39

40 Figura 31: Módulo de Certificado y solicitudes. Certificado (3). Figura 32: Módulo de Certificado y solicitudes. Solicitudes. 40

41 Figura 33: Módulo de Certificado y solicitudes. Solicitudes (1). Figura 34: Módulo de Certificado y solicitudes. Envío de correo de consulta al colegio. 41

42 Figura 35: Módulo de Certificado y solicitudes. Envío de correo de consulta al colegio. Envío realizado correctamente. 42

43 5. ACCESORIOS El área funcional de accesorios proporciona a la Oficina Virtual, un conjunto de herramientas complementarias de apoyo que ayudan a la dinámica y a las actividades entre los distintos colegiados y los responsables del Colegio. Figura 36: Área funcional del sistema asociada a Accesorios. Pasamos a describir las diferentes opciones funcionales existentes en el área funcional de Accesorios. IDENTIFICACIÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN Es una herramienta centralizada que Biblioteca documental COBCAN permite disponer un repositorio organizado documental por categorías, configurando una biblioteca en web que puede utilizarse para incluir documentos o recursos de apoyo para 43

44 los Colegiados o para otros usuarios. Se trata de incorporar un directorio de Favoritos enlaces favoritos que pueden configurarse y visualizarse por parte de los usuarios con acceso al mismo. Se trata de una herramienta de apoyo Preguntas y respuestas más frecuentes al conocimiento y a la resolución de dudas por parte de los usuarios colegiados fundamentalmente. El Colegio completará información al respecto. Tabla 4: Opciones operativas de la sección 'Accesorios'. A continuación se exponen de forma resumida las distintas pantallas de operaciones y funcionalidades de estos módulos accesorios que pueden utilizarse si así se desea. 44

45 BIBLIOTECA DOCUMENTAL COBCAN Figura 37: Módulo de Biblioteca documental COBCAN, dentro de la Sección Accesorios. 45

46 Desde la misma se podrá buscar documentos de la biblioteca por los diferentes criterios que aparecen en el siguiente buscador. Figura 38: Módulo de Biblioteca documental COBCAN. Búsqueda de documentos. Al buscar por diferentes opciones podremos acceder a documentos que puedan estar publicados para colegiados, ampliando la documentación que puedan consultar o descargar. Una vez realices la búsqueda podremos consultar los documentos listados. Figura 39: Módulo de Biblioteca documental COBCAN. Búsqueda y filtrado de documentos. 46

47 Figura 40: Módulo de Biblioteca documental COBCAN. Archivo de ejemplo. Además puedes subir nuevos documentos que puedan ser del interés del Colegio y de otros colegiados a través de esta herramienta, permitiendo ampliar la documentación en red, con la colaboración de todos los colegiados y el Colegio conjuntamente. 47

48 Figura 41: Módulo de Biblioteca documental COBCAN. Crear documentos. 48

49 FAVORITOS Los colegiados pueden asignar enlaces de interés o favoritos asociados al Colegio Oficial de Biólogos de Canarias. De esa forma podrán compartir enlaces entre todos ellos. Cuando se accede al módulo de favoritos, lo primero que aparece es un buscador donde se podrá buscar por criterio libre, por editor del favorito y por contexto de publicación. Es decir lo que hayas publicado en abierto y en privado (los tuyos personalizados). Una vez has seleccionado sobre la opción de búsqueda, presionas sobre el botón "Buscar" y te listará aquellos registros de favoritos existentes. Podrás editar aquellos favoritos que hayas creado. El resto podrás consultarlos. Figura 42: Módulo de Favoritos. Búsqueda y filtrado de favoritos. 49

50 Figura 43: Módulo de Favoritos. Crear favoritos. También puedes crear un nuevo registro de recurso favorito y decidir dejarlo en el ámbito privado o publicarlos en el ámbito público compartiendo con otros colegiados y usuarios. En el caso de actualizar los datos de favoritos que el colegio haya creado podrá actualizarlo. A continuación mostramos un ejemplo de pantalla en modo edición. 50

51 Figura 44: Módulo de Favoritos. Ejemplo de error al guardar un favorito. 51

52 PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES En esta sección se podrán consultar y registrar preguntas de interés y se comparten las mismas con el resto de colegiados, colaborando en la resolución de problemas, dudas o consultas de colegiados o del Colegio. De esa forma se dispone de un repositorio de conocimiento y de apoyo informativo al colegiado. Cuando accedes puedes buscar cualquier consulta libre o por colegiado o usuario. De las mismas se puede listar los distintas registros de conocimiento (pregunta junto con respuesta). Desde la misma puede consultarlo, tal y como presentamos a continuación: Figura 45: Módulo de Preguntas y respuestas frecuentes. Búsqueda y filtrado de consultas. 52

53 Figura 46: Módulo de Preguntas y respuestas frecuentes. Leer consultas. TABLÓN DE ANUNCIOS Desde el escritorio de inicio podemos consultar los anuncios publicados desde el Colegio. Figura 47: Módulo de Preguntas y respuestas frecuentes. Leer consultas. 53

54 Si se presiona sobre el enlace de "Ver más" podremos ver el listado completo de anuncios publicados en el Colegio. AGENDA GENERAL Desde el escritorio de inicio podemos consultar los eventos del Colegio a través de la agenda general, tal y como mostramos a continuación: Figura 48: Módulo de Calendario. Leer eventos 54