U NIVERSIDAD DE C ARABOBO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL RECTORADO UNIDAD DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA DE PROYECTOS LOCTI (UAAP-LOCTI) PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PROVENIENTES DE APORTES EMPRESARIALES EN EL MARCO DE LA L.O.C.T.I. Elaborado por: Prof. Mónica Oviedo UAAP-LOCTI -DAC Revisado por: Prof. Sioly Mora Despacho Rectoral Aprobado por: Consejo Universitario Vigente desde: Julio-2007 Versión N : 1

2 DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTRAL Objetivo Manejar todo lo relacionado con la materia administrativa, financiera, contable e impositiva de los recursos asignados a los proyectos de investigación enmarcados en la LOCTI, dirigiendo, coordinando y controlando el desarrollo de las actividades inherentes, a fin de garantizar un sistema de administración eficaz y eficiente, así como también suministrar información confiable y oportuna a los entes que legalmente lo requieran. Elaborado por: Prof. Mónica Oviedo UAAP-LOCTI -DAC Revisado por: Prof. Sioly Mora Despacho Rectoral Aprobado por: Consejo Universitario Vigente desde: Julio-2007 Versión N : 1

3 DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTRAL Alcance Comprende la administración, salvaguarda y trámites eficientes del presupuesto, bienes y recursos recibidos, basándose en principios de honestidad y transparencia, para garantizar una administración de éxito y calidad, con eficiencia y eficacia en la administración y ejecución de los recursos asignados a los Proyectos de Investigación enmarcados en la LOCTI. Rendir informes a los entes que legalmente lo requieran. Elaborado por: Prof. Mónica Oviedo UAAP-LOCTI-DAC Revisado por: Prof. Sioly Mora Despacho Rectoral Aprobado por: Consejo Universitario Vigente desde: Julio-2007 Versión N : 1

4 DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTRAL Marco Legal Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica de Ciencia Tecnología e Innovación y su Reglamento Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR y SNCF). Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP). Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP). Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Ley de Hacienda Pública Nacional Ley de Universidades Ley de Licitaciones y su Reglamento Ley del IVA, ISLR, y Decreto 1808 Reglamentos Internos de la Universidad de Carabobo Las demás que le señalen las Leyes, reglamentos y el órgano superior al cual se encuentra adscrito. Elaborado por: Prof. Mònica Oviedo UAAP-LOCTI-DAC Revisado por: Prof. Sioly Mora Despacho Rectoral Aprobado por: Consejo Universitario Vigente desde: Julio-2007 Versión N : 1

5 DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTRAL Normas para el manejo administrativo y financiero de los recursos transferidos a los investigadores, para desarrollar sus proyectos con los fondos aportados por las empresas en el marco de la LOCTI. La UAAP-LOCTI, adscrita a la Dirección de Administración Central del Rectorado (DAC), cumpliendo con las funciones que le fueron asignadas en el artículo seis, de las normas para la gestión de proyectos enmarcados en la LOCTI, aprobadas en el Consejo Universitario el 15/06/2007. Presenta la siguiente normativa e instructivo, para asesorar a los Investigadores en como llevar un control Administrativo y Financiero, de los recursos asignados a sus proyectos. Así como también supervisar que la administración de estos recursos esté enmarcada y acorde con las disposiciones legales que regulan a nuestra Institución, con la finalidad de evitar incumplimientos a las mismas que puedan generar sanciones pecuniarias y penales a nuestra Casa de Estudios. A tal efecto la UAAP-LOCTI, suministrará a los investigadores, responsables de cada proyecto, un instructivo, los formatos necesarios y copia de las disposiciones legales que deben cumplir por las erogaciones que van a realizar. Egresos necesarios para el desarrollo de sus proyectos, pero que deben estar apegados a las leyes que regulan a la Administración Pública. La UAAP-LOCTI, abrirá un expediente administrativo para cada proyecto conformado con los documentos presentados por cada investigador: el proyecto, el contrato y el cronograma de

6 desembolsos; se anexará los soportes que respaldan el aporte de la(s) empresa(s), que lo financian. Posteriormente se incluirá: los soportes de las remesas de fondos en avance, los datos de la cuenta bancaria con la que manejarán estos fondos. Máximo trimestralmente, se recibirán las rendiciones parciales, al finalizar el ejercicio económico (31de diciembre) las rendiciones de cierre y al finalizar el proyecto la rendición de culminación. El expediente de cada proyecto contendrá todos los documentos relacionados con el mismo y los soportes originales de los egresos. Indispensables para certificar el cumplimiento de las normativas y disposiciones legales. Así como también suministrar información a las empresas que realizaron aportes a la Universidad de Carabobo y facilitar las auditorias de los entes reguladores tales como: Ministerio del Poder Popular de Ciencia y Tecnología (MPPCyT), Contraloría General, SENIAT, Auditoria Interna de la Universidad de Carabobo, otros. Los investigadores responsables de cada proyecto, de acuerdo a las normas aprobadas en el CU el 15/06/2007, al artículo 49 y 88 de la ley y del artículo 31 del reglamento de la LOCTI, deberán cumplir con la siguiente normativa: 1. El responsable del proyecto deberá informar a La UAAP-LOCTI, en un plazo no mayor de cinco días hábiles; el nombre de la entidad bancaria en la cual se depositarán los recursos recibidos, así como también el número de cuenta y el nombre de las dos personas que firmarán conjuntas, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2 de las normas aprobadas por el Consejo Universitario.

7 2. El responsable del proyecto deberá llevar un registro detallado y en orden cronológico de todos los egresos realizados, así como también un archivo cronológico de las facturas y los comprobantes de egresos, de tal manera que facilite las auditorias, de acuerdo al artículo 6 literal f) del reglamento interno aprobado por el Consejo Universitario. 3. Todas las facturas, por erogaciones realizadas para desarrollar el proyecto de investigación, deberán cumplir con las exigencias establecidas por el SENIAT, en la ley del IVA. 4. Según el artículo 6 literal e) del reglamento interno aprobado por el Consejo Universitario; todos los gastos a ejecutar deben ser, única y exclusivamente, los que fueron incluidos y aprobados en el proyecto de investigación y autorizados con la firma conjunta del Responsable del proyecto, con el Director de Investigación o el Coordinador Administrativo, Decano u otra Autoridad. 5. Los gastos menores a 20 UT podrán ser realizados a través de Caja Chica, cumpliendo con el reglamento interno aprobado por el Consejo Universitario, para tal efecto. (20 UT * Bs = Bs ,oo)

8 6. Los gastos mayores a 20 UT deberán efectuarse a través de una orden de pago, cancelarse con cheque y su respectivo comprobante de pago. Todas las compras deben regirse por la ley de Licitaciones, los responsables del proyecto solo podrán realizar adjudicaciones directas (hasta UT, sin fraccionamiento), y deben cumplir con lo establecido para tal efecto. Es requisito indispensable la requisición de compra, así como también solicitar las tres cotizaciones de proveedores inscritos en el registro de proveedores internos de la UC. Si la compra supera las 500 UT, el artículo 36 de la Ley de Licitaciones, establece que la empresa debe estar inscrita y actualizada en el Registro Nacional de Contratistas. Las compras mayores a UT, licitación Selectiva o General, serán realizadas por el Departamento de Compras de la Dirección de Administración Central del Rectorado, las solicitudes se harán ante la DAC a través de requisiciones de compras. Las requisiciones deberán elaborarse por separado, según la partida presupuestaria 402 (materiales y suministros), en requisiciones distintas de la 404 ( activos reales). La 404 a su vez también deberá venir separada dependiendo

9 del tipo de activo: mobiliario, equipos de computación, otros. La DAC remitirá la requisición de compras al despacho rectoral para su aprobación y posteriormente al departamento de compras para el proceso correspondiente. Consideraciones en cuanto a la compra de bienes y servicios: A) Si es compra mayor o igual a 20 UT es objeto de retención del IVA, siempre y cuando el proveedor sea contribuyente ordinario, ya que si es contribuyente formal esta exento. B) Si es un Servicio: B-1.1) Si es un servicio prestado por una persona natural y es igual o mayor a la 83,33 UT, el pago será objeto de retención de I.S.L.R. B-1.2) Si el servicio es prestado por una persona jurídica y supere los Bolívares, el pago es objeto de retención de I.S.L.R. y de IVA si lo desglosa en la factura. C) Si el pago es a una Cooperativa esta exento de todo tipo de impuesto, siempre y cuando tenga la certificación de la administración tributaria y la

10 factura cumpla con lo establecido en el art. 57 de la ley de IVA. Toda orden de pago que sea objeto de retención deberá remitirse a la Unidad de Impuesto de D.A.C. del Rectorado para la elaboración del comprobante de retención. 7) Toda compra de Bienes muebles debe ser notificada al departamento de Inventario para su debido registro e incorporación al inventario y se deberá cumplir con las normas de seguridad y salvaguarda del Patrimonio de la UC. 8) El pago de viáticos dentro del país se regirá por la tabla de Viáticos vigente. 9) El pago de viáticos fuera del país requiere la aprobación de la Comisión Delegada y se regirá por Gaceta Oficial. 10) De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 y 6 del reglamento interno aprobado por el Consejo Universitario, el responsable de cada proyecto rendirá cuentas a la DAC, trimestralmente o cuando requieran nuevos avances de los fondos asignados a su proyecto. La rendición se efectuará en los formatos suministrados por esta dirección para tal efecto. Al finalizar cada año se hará una rendición para cerrar el ejercicio económico y reflejar la ejecución tanto a nivel contable como presupuestario, así como también el avance de cada proyecto. Las rendiciones deberán anexar a los formatos: los soportes de los egresos, copia de los estados de cuenta bancarios, las conciliaciones bancarias y la conciliación de los recursos (ingresos, egresos, saldo) con el saldo en bancos. Este Reglamento interno está actualmente en revisión, para someterlas a la aprobación del Consejo Universitario. Posteriormente se les entregará el Reglamento Interno definitivo aprobado por las autoridades.

11 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL Anexos: 1. Reglamento interno de Caja Chica 2. Ley del IVA 3. Providencia 56 A 4. Decreto Ley de licitaciones 6. Reglamento interno de viáticos dentro del país 7. Reglamento interno para compras 8. Reglamento interno para registro de bienes muebles 9. Formatos para la rendición de cuentas trimestral 10 Formato para conciliación bancaria mensual 11 Formato para la rendición de cuentas anual 12 Formato para la conciliación de los recursos con banco Elaborado por: Prof. Mónica Oviedo UAAP-LOCTI -DAC Revisado por: Prof. Sioly Mora Despacho Rectoral Aprobado por: Consejo Univeersitario Vigente desde: Julio/2007 Versión N : 1